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檔案數字化掃描工作問(wèn)題探討與安全實(shí)施對策
摘要：檔案數字化就是把紙質(zhì)檔案、圖紙檔案通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲至計算機數據庫中。以實(shí)現快速檢索，方便利用，安全管理等功效。為方便利用檔案提供了一個(gè)信息平臺，也為創(chuàng )建數字化檔案室、或檔案館積累了大量的數據資源。
關(guān)鍵詞：檔案數字化;保密;掃描工作
一、檔案數字化掃描工作面臨諸多問(wèn)題
1、缺少人員、工作量大。筆者供職于科研設計單位，從事科技檔案管理工作。我們檔案室人員的分工是按工程設計來(lái)劃分的，即一名檔案管理人員負責至少一個(gè)工程設計專(zhuān)業(yè)的科技檔案的驗收、整理、歸檔等工作。此外還承擔日常的借閱、催還等工作。也就是俗話(huà)說(shuō)的，我們是“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，沒(méi)有閑人。我院檔案所藏檔案從建院開(kāi)始，現藏各種報告書(shū)、計算書(shū)、成果簿等文本檔案多達6萬(wàn)余冊;各種底圖檔案17萬(wàn)多張。雖然近十年來(lái)，我院開(kāi)始網(wǎng)上歸檔，有了電子檔案，但數量很少，占庫藏檔案總數不到15%。余下的85%都是紙質(zhì)檔案，都需要進(jìn)行數字化掃描。
2、缺少設備，人員亟待培訓。完成檔案數字化掃描工作，首先要有相應的掃描儀做為前提，其次要有熟練操作掃描儀的人員。二者缺一不可。而以上兩個(gè)條件我們現在都不具備，都要從頭來(lái)，既要購買(mǎi)設備，又要組織人員外出培訓、學(xué)習。但是，無(wú)論是購買(mǎi)設備，還是人員培訓都要花錢(qián)，而且是一筆不小的開(kāi)支。這些不是象我們這樣基層檔案室能說(shuō)了算的事，需要請示本單位領(lǐng)導來(lái)決定。
3、面臨外包與內包的選擇。外包就是把檔案掃描工作委托給專(zhuān)業(yè)的圖文公司;內包就是依靠檔案室現有人員自已的來(lái)完成。外包公司有專(zhuān)業(yè)設備、有操作熟練的工作人員，短時(shí)間內可以完成。但是費用昂貴，且不能保證掃描的質(zhì)量與檔案的安全。內包唯一的優(yōu)勢是能保證掃描的質(zhì)量與檔案安全，但缺乏數字化掃描經(jīng)驗仍然是制約內包數字化加工速度的一個(gè)重要因素。
二、如何解決檔案數字化掃描工作中的問(wèn)題
1、向領(lǐng)導匯報情況，爭取得到領(lǐng)導的支持。如我院紙質(zhì)檔案雖然也進(jìn)行了檔案鑒定工作，但由于科技檔案的特殊性，并沒(méi)有對鑒定過(guò)期或無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，致使我院檔案庫房越來(lái)越緊張。如果對鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行數字化掃描，不僅可以起到備份的作用，還可以防止“冤假錯案”的產(chǎn)生。
2、列入院生產(chǎn)計劃，組織人員外出調研和學(xué)習。檔案數字化不是自己的工作，需要院里統一領(lǐng)導，并成立數字加工領(lǐng)導小組，由院分管領(lǐng)導親自?huà)鞄浂綄�，落�?shí)責任分工。同時(shí)將數字化掃描工作列入院工作計劃，并制定具體的進(jìn)度實(shí)施方案。組織檔案人員外出調研和學(xué)習，借鑒外單位成功案例，結合本院實(shí)際情況，深入了解各個(gè)環(huán)節的工作流程和掃描儀等儀器的使用加工方法。使檔案工作人員能夠掌握檔案數字化的最新知識和理論，熟練掌握操作技能，為本單位能夠順利開(kāi)展檔案數字化掃描工作提供保障。
3、本著(zhù)先易后難的原則。如檔案現有人員自已干，選擇儀器要照顧本身要求，以現庫房情況全部突擊掃描下來(lái)費用至少需要數萬(wàn)元，等待數字化工作完成后，掃描儀也可以繼續使用。如委托外包單位加工，檔案損壞大，易丟失，而且存在不安全因素。結合以上種種因素可以先整理利用率低、保密性要求不高的檔案進(jìn)行外包處理。等外包工作結束后再對重要的、保密性高的檔案進(jìn)行內包處理。
三、檔案數字化掃描工作的安全實(shí)施對策
1、工作場(chǎng)地，人員組織配置。檔案數字化工作需要提供專(zhuān)業(yè)掃描場(chǎng)地，最好離檔案庫房近，利于檔案下架搬運工作，減少因為頻繁搬運可能帶來(lái)的檔案磨損、丟失等風(fēng)險。另外場(chǎng)地大小應滿(mǎn)足數字化操作所需空間，能夠容納大型高速檔案掃描儀、平板檔案掃描儀、工程掃描儀、電腦、交換機、桌椅等設備。人員方面需要有配合下架、整理的檔案專(zhuān)業(yè)人員1-2名，還有專(zhuān)門(mén)負責管理、技術(shù)支持、整理錄入、掃描、圖像優(yōu)化處理、查錯刻盤(pán)等工作專(zhuān)業(yè)掃描工作人員2-3名。
2、檔案的安全和保密措施。首先要提高全員安全意識，所有參與數字化掃描工作的人員都需要進(jìn)行保密教育，并簽訂數字化保密協(xié)議。為確保掃描場(chǎng)所安全有序，還需要安裝監控設備，并全程監督，確保檔案安全;其次需要結合有關(guān)法規及實(shí)際情況制定具體保密規章制度，并嚴格按照保密規章制度執行。主要包括嚴禁攜帶易燃易爆危險物品及相關(guān)的視頻采集、視頻通訊設備及MP3等數據存儲設備帶入加工現場(chǎng);嚴禁以各種形式對檔案紙質(zhì)資料進(jìn)行涂改、破壞及私自復制、刻錄帶離現場(chǎng)等等。
3、做好工作交接，保證掃描質(zhì)量。首先要做好檔案出入庫登記，認真做好檔案的逐卷或逐份清點(diǎn)裝箱工作，并填寫(xiě)出入庫檔案清單。每次清點(diǎn)交接工作必須有專(zhuān)門(mén)管理人員全程負責。清點(diǎn)交接工作必須認真仔細，逐筆核對，不允許出現任何差錯。提檔清單和入庫單等都必須填寫(xiě)完整清晰，并且有相關(guān)負責人簽字，避免因為手續不全、不規范，并未及時(shí)整理保存，可能導致檔案丟失，出現問(wèn)題互相“扯皮”，難以追責等問(wèn)題;其次要對檔案掃描加工做好校對工作。將已經(jīng)整理下架完畢的檔案調出，按照原件紙質(zhì)、清晰度、色調選擇使用不同速率的掃描儀和掃描方式對原件加工掃描，掃描后的文件要經(jīng)過(guò)3次校對工序全部通過(guò)后才能夠上載服務(wù)器。一校是對掃描圖像質(zhì)量處理、核對文件有漏掃或錯掃部分給補掃，對于錯誤的掃描文件順序給予糾正。二校重點(diǎn)在于確保每張圖像質(zhì)量完全符合要求。三校主要是檢查每條數據是否掛接了完整的掃描文件并能夠正常瀏覽。經(jīng)過(guò)三次校對，可以有效避免可能導致數字化信息不能長(cháng)期保存、正確讀取、有效檢索、準確遷移等安全隱患;最后做好質(zhì)量抽檢和數字化驗收工作。數字掃描工作完成后需要監控并抽檢已經(jīng)完成的工序質(zhì)量。主要對最終加工結果進(jìn)行抽檢，抽檢后還要進(jìn)行數字化驗收。
通過(guò)上述一系列數字化掃描工作的安全實(shí)施對策，必定能保證檔案數字化加工安全有序的進(jìn)行，為檔案利用者提供準確、清晰、完整的數字化檔案信息，為數字化檔案室、或檔案館建設提供基礎保障。
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