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藝術(shù)檔案收集中的問(wèn)題與對策
藝術(shù)檔案在歸檔、利用等環(huán)節之前，首先是要做好檔案收集，它是檔案業(yè)務(wù)管理工作的第一重要環(huán)節，處于環(huán)節之首，不僅是檔案管理工作的起步，同時(shí)也是檔案管理后續工作的支撐。藝術(shù)檔案管理工作中只有做好檔案收集工作，才能使檔案材料齊全、完整，從而為公共文化服務(wù)建設提供有力保障，為改革、創(chuàng )新提供重要參考依據。所以檔案收集將對整個(gè)檔案管理起到?jīng)Q定性作用。雖然從檔案法方面也好、單位自身也好、檔案管理員也好，都在不斷進(jìn)行完善和規范，相比過(guò)去有著(zhù)很大的改觀(guān)，但在實(shí)際工作中并不是有那么樂(lè )觀(guān)，或多或少都存在著(zhù)不同層面的現實(shí)問(wèn)題。以下結合自身工作談幾點(diǎn)體會(huì )：
一、檔案收集工作存在的問(wèn)題
1、檔案意識淡薄
單位各部門(mén)工作人員對檔案意識不強，認為此項工作是檔案員的事，認為自己干好了業(yè)務(wù)工作，舉辦好文化活動(dòng)，就完成了本職工作，而恰恰忽略了自己本職工作中最重要的部分，那就是可以證明工作業(yè)績(jì)的原始材料，不注意收集、整理，更談不上保管了，導致原始材料丟失，到年終考核整理材料時(shí)，拿不出有價(jià)值的東西出來(lái)，只能處于應付，能有多少交多少。這點(diǎn)是我們很多單位業(yè)務(wù)干部普遍存在的現象，忽略了平時(shí)工作的一個(gè)重要環(huán)節，甚至出現所做過(guò)的活動(dòng)，沒(méi)有留下任何痕跡。另外，很多檔案人員缺乏能動(dòng)性，對自身工作也是處于應付，自身要求不高，不能主動(dòng)去了解各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作性質(zhì)以及工作計劃，更談不上監督、指導了，也是草草了事，檔案只要做了就行，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的嚴重局面。
2、歸檔偏“科”
目前很多文化業(yè)務(wù)單位雖然把業(yè)務(wù)工作放在重要位置，但在檔案收集上卻把行政放在業(yè)務(wù)之上，作為首要任務(wù)，檔案室里多見(jiàn)文書(shū)檔案的收集比較完整，卻對藝術(shù)檔案的收集則比較忽視，有些活動(dòng)檔案，只有一張節目單和幾張圖片，連一個(gè)基本的前期方案都沒(méi)有，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代影像檔案、數字化電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更加無(wú)從談起。傳統和現代都不能體現完整性，最終就導致單位檔案種類(lèi)單一、缺失，原本較為重要的資料得不到有效管理，更談不上有效利用，給單位發(fā)展造成極大影像。
3、文檔人員業(yè)務(wù)和責任心不強
檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)技能不強，，也是造成檔案工作不能健康發(fā)展的主要原因。很多單位的文檔工作人員，大多數都是兼職或者都不是專(zhuān)業(yè)出身，由打字員轉崗的，缺乏對文書(shū)立卷的基礎知識，不能系統掌握檔案的要求，導致收集工作無(wú)法順利進(jìn)行。如請示、批復不在一起，底稿與正稿分家，正件與印件不完整。如果遇上不負責任的文檔管理人員，收集多少是多少，不按藝術(shù)檔案的歸檔要求加以督促和催辦，甚至出現文件材料不能及時(shí)理順歸檔，就會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的推移而將其丟失，人為地造成立卷工作中的“脫節”現象。
4、檔案收集過(guò)程缺乏規范
單位檔案員在收集各部門(mén)檔案時(shí)，通常只是電話(huà)通知，口述把什么什么項目的資料上交，在歸檔范圍、收集時(shí)間、數量等方面沒(méi)有明確導向，更不用說(shuō)以書(shū)面清單的形式進(jìn)行收集，導致松散現象，收集效率降低，對整個(gè)檔案管理的作用不明顯。特別是各業(yè)務(wù)部門(mén)職能和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢，各部門(mén)形成的檔案都具有自身的個(gè)性。所以檔案人員有必要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的具體指導和培訓，才能把收集工作落到實(shí)處。
5、檔案收集工作無(wú)硬性考核
幾乎所有文化業(yè)務(wù)單位，對檔案收集管理工作沒(méi)有具體的考核標準，即便有考核標準也是太籠統。雖然形式上有考核，只是檢查是否收集齊全完整，都是留于口頭，沒(méi)有硬性指標，而應對檢查的歸檔率實(shí)際也是自欺欺人，無(wú)非就是把實(shí)際歸檔數視作應當歸檔數，因此這種考核標準實(shí)際意義不大，對藝術(shù)檔案收集起不到促進(jìn)作用。
6、檔案收集執法不嚴
目前我國在《檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法規文件中針對歸檔的行為做出了相應處罰。但在實(shí)際情形中，由于單位內部管理上沒(méi)有把檔案工作提上工作日程，沒(méi)能真正加以重視，加上檔案材料不及時(shí)移交歸檔并未給單位造成眼前的各種損失和不利影響。導致在整個(gè)檔案收集過(guò)程中有法沒(méi)依，有制度不能有效執行，缺乏實(shí)效性，久而久之，工作人員的檔案法制意識就會(huì )淡薄，直接影響了檔案的收集歸檔。
二、有效解決檔案收集工作的問(wèn)題
1、加強領(lǐng)導引導，促進(jìn)全員檔案意識
文化藝術(shù)檔案本身就是一門(mén)藝術(shù)，領(lǐng)導重視是這項工作之根本，加強引導宣傳又是一個(gè)重要環(huán)節，首先必須單位領(lǐng)導自身要意識到文化藝術(shù)檔案的價(jià)值和重要性，才能督促下屬做好文化藝術(shù)檔案的收集、整理以及管理工作，要把文化藝術(shù)檔案管理工作列入到重要的工作日程，將檔案管理工作經(jīng)費納入到年度財政經(jīng)費預算，進(jìn)一步加大硬件設施的投入，解決實(shí)際困難和問(wèn)題。另外可以通過(guò)單位內部網(wǎng)絡(luò )、刊物、微信等平臺宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規定滲透各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，引起全員對單位檔案工作的重視，增強檔案積累、保護和收集歸檔意識。營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍。
2、不分主次，樹(shù)立大檔案的概念
一個(gè)單位，文書(shū)檔案固然重要，但對文化館來(lái)說(shuō)，他具有業(yè)務(wù)性非常強的性質(zhì)，主要工作是公共文化服務(wù)，都是通過(guò)不同的藝術(shù)形態(tài)和文化服務(wù)來(lái)滿(mǎn)足廣大人民群眾對日益增長(cháng)的文化需求，可想而知藝術(shù)檔案對文化館來(lái)說(shuō)更是一筆寶貴的財富，所以，凡是有保存價(jià)值的各種載體、各種形式、各種門(mén)類(lèi)的檔案都要及時(shí)收集，除了藝術(shù)檔案、文書(shū)檔案外，單位的設備檔案、會(huì )計檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來(lái)，并且根據社會(huì )發(fā)展，都要形成數字化管理，建立門(mén)類(lèi)齊全、資源豐富的檔案庫，才能更好地為單位各項工作服務(wù)，滿(mǎn)足利用者的查檔需求。
3、提高檔案員業(yè)務(wù)水平，加強責任意識
文化館工作本身與圖書(shū)館、博物館有著(zhù)很大的區別，所開(kāi)展的活動(dòng)也是具有多樣化的，那么面對檔案收集的標準也是分門(mén)別類(lèi)，這就需要我們從事檔案工作的人員自身要有熟悉各個(gè)門(mén)類(lèi)專(zhuān)業(yè)特征，了解各活動(dòng)項目所要歸檔的范圍，才能達到事半功倍的效果。除了有較強的業(yè)務(wù)水平外，責任心尤為重要，長(cháng)期以來(lái)，檔案收集基本處于被動(dòng)收集的局面，你來(lái)交我就收，交多少收多少，材料完整不完整，似乎與檔案人員毫無(wú)關(guān)系，責任意識不夠強烈。這種思想一定要改變，檔案人員必須清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，多于各部門(mén)加強溝通，變過(guò)去的被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，讓業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員時(shí)刻感受到檔案的重要性，贏(yíng)得大家的支持。
4、規范管理，責任到人
文化館應配備檔案管理工作專(zhuān)職人員，并能在內設機構確定兼職的檔案收集人員，形成整個(gè)單位的檔案管理隊伍，由檔案專(zhuān)職人員牽頭，每年年初和年末都要召集一次檔案管理工作碰頭會(huì )。年初就各部門(mén)年度重點(diǎn)工作計劃進(jìn)行調查摸底，通過(guò)各業(yè)務(wù)部門(mén)年度工作計劃，掌握主要工作項目和時(shí)間安排，便于及時(shí)督促相關(guān)人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，在反復強調材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求的同時(shí)，以書(shū)面形式，列出歸檔清單，落實(shí)好各部門(mén)責任人員，并簽訂相應責任書(shū);年末歸檔前要再次強調檔案歸檔工作的要求，便于大家及時(shí)整改，對于各部門(mén)提出的問(wèn)題，要共同交流，加以解決。
5、明確檔案收集考核，建立可操作性標準
建立健全切實(shí)可行的收集歸檔制度和檔案工作考核制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中，確保材料齊全完整。根據單位的一切事務(wù)，制定相關(guān)的檔案收集標準，在收集工作考核時(shí)，要抽樣檢查某個(gè)活動(dòng)項目，并結合業(yè)務(wù)部門(mén)針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，是否與制定的標準缺少什么材料，而不是簡(jiǎn)單地用一個(gè)歸檔率和卷宗數來(lái)說(shuō)明收集材料的齊全完整性。結合職工年度目標管理考核，實(shí)行獎懲分明，這樣可以避免一些自欺欺人現象的發(fā)生，使檔案人員和業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員都能從思想上高度重視起來(lái)，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進(jìn)相關(guān)工作的關(guān)注及材料收集工作的督查。
6、加大力度，依法治檔
進(jìn)一步制定、完善、規范針對性、操作性強的規章制度，使檔案管理工作有章可循，有法可依，從《檔案法》的執法高度來(lái)宣傳檔案收集工作的法律性與重要性。用制度規范行為，充分加強檔案執法情況的檢查和監督，必要時(shí)采取從行政上加強單位內部對檔案法規知識的學(xué)習，提高單位內依法行政、依法治檔的思想意識。并對檔案工作檢查中出現的違法違紀行為嚴予以查處，以此樹(shù)立依法治檔的權威性和嚴肅性，從而進(jìn)一步增強單位內工作人員的檔案法制和歸檔意識，杜絕各單位檔案拒不歸檔現象的發(fā)生，確保檔案收集工作的有序開(kāi)展。
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