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淺議醫院財務(wù)軟件特點(diǎn)及應用中若干問(wèn)題
[論文關(guān)鍵詞] 醫院 軟件 特點(diǎn) 若干問(wèn)題
[論文摘要]醫院應用財務(wù)軟件給財務(wù)工作者帶來(lái)很多方便,同時(shí)也有一些不足。本文針對醫院財務(wù)軟件的特點(diǎn)及在實(shí)際應用中的若干問(wèn)題介紹一些經(jīng)驗并提出個(gè)人見(jiàn)解,以期對醫院人員使用財務(wù)軟件時(shí)有所幫助。?
隨著(zhù)技術(shù)的快速發(fā)展,財務(wù)軟件的運用越來(lái)越廣泛。醫院財務(wù)軟件在及信息處理中的迅速普及,給我們帶來(lái)極大的方便和效益。然而,目前我們使用的財務(wù)軟件仍存在著(zhù)一些不足。下面筆者對醫院財務(wù)軟件的應用特點(diǎn)及出現的問(wèn)題進(jìn)行探討。
一、醫院財務(wù)軟件應用的特點(diǎn)
眾所周知,醫院財務(wù)軟件是醫院化系統結構中的核心,其功能的完善程度將直接影
響醫院財務(wù)信息的質(zhì)量。隨著(zhù)我國建設的高速發(fā)展,醫院的財務(wù)活動(dòng)發(fā)生了深刻的變化,會(huì )計電算化得到長(cháng)足的發(fā)展,財務(wù)軟件日趨完善。醫院財務(wù)軟件的出現,使日�？菰锏臅�(huì )計核算和程序大大簡(jiǎn)便,工作量大大減輕�？傎~、明細賬的自動(dòng)登錄,財務(wù)報表的自動(dòng)生成等,這些優(yōu)點(diǎn)受到了廣大財務(wù)人員的歡迎。應用財務(wù)軟件實(shí)現了會(huì )計電算化,帶來(lái)了會(huì )計史上一場(chǎng)技術(shù)革命。與傳統的手工會(huì )計相比,醫院財務(wù)軟件主要有以下3個(gè)方面特點(diǎn):
1.提高醫院會(huì )計數據處理的時(shí)效性、準確性以及會(huì )計核算的水平和質(zhì)量,減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度。醫院使用財務(wù)軟件之后,除了原始票據的審核到記賬憑證的編制仍需要人工處理之外,會(huì )計循環(huán)中的記賬、算賬和報表的編制等均由系統自動(dòng)實(shí)現,憑證一旦錄入系統,馬上就能在賬簿和報表中得到反映,從而能夠及時(shí)提供會(huì )計信息。由于我們業(yè)務(wù)量較大,過(guò)去手工制單需二人以上,且科目匯總易出差錯,找錯較煩瑣,使用財務(wù)軟件后現由一人制單,錄入憑證始末號科目匯總自動(dòng)完成。其次,由于會(huì )計循環(huán)中的大量數據處理工作均由計算機自動(dòng)完成,所以不但能將會(huì )計人員從繁雜、單調的事務(wù)中解脫出來(lái),而且減少手工會(huì )計經(jīng)常出現的抄寫(xiě)、計算錯誤,使會(huì )計處理的結果更加準確、真實(shí)和可靠,從而提高了會(huì )計核算水平和質(zhì)量。
2.提高醫院水平,為醫院領(lǐng)導制定決策提供快速、準確的依據。醫院應用財務(wù)軟件能夠輕松地編制出收入支出明細分析對比表及業(yè)務(wù)收支分析對比表,使相關(guān)人員一目了然地了解醫院收入支出各明細同期增、減情況及增、減比例,了解醫院財務(wù)狀況、資金流向等,從而找出醫院的主要經(jīng)濟增長(cháng)點(diǎn)和新的經(jīng)濟突破點(diǎn),并促使醫院充分挖掘內部潛力,積極增收節支,提高了資金使用的效益和經(jīng)濟效益。
3.提高醫院經(jīng)營(yíng)管理水平,使財務(wù)會(huì )計管理由事后管理向事先預測、事中控制轉變,為實(shí)現管理信息化打下良好的基礎。雖然財務(wù)軟件仍然以會(huì )計恒等式和會(huì )計循環(huán)為基礎,但已經(jīng)簡(jiǎn)化了賬簿體系和會(huì )計循環(huán),消除了手工會(huì )計信息處理的許多技術(shù)環(huán)節,并由此改善了信息處理的質(zhì)量,提高了經(jīng)營(yíng)管理水平。醫院財務(wù)軟件能實(shí)現會(huì )計數據的多元分類(lèi),隨時(shí)提供各種分類(lèi)核算的匯總和明細信息。
二、醫院軟件應用中出現的若干問(wèn)題
醫院財務(wù)軟件系統的開(kāi)發(fā)和應用,對實(shí)現醫院財務(wù)信息化、提高醫院質(zhì)量、提升醫院財務(wù)管理水平產(chǎn)生了深遠的影響。然而,在使用財務(wù)軟件的過(guò)程中,仍出現這樣或那樣的問(wèn)題。每當財務(wù)軟件出現問(wèn)題時(shí),即便是專(zhuān)業(yè)人員也不敢輕易去修改。因為,大家都清楚,一旦財務(wù)軟件出現崩潰,后果不堪設想。本文以用友財務(wù)軟件為例,介紹一下日常醫院財務(wù)軟件使用中出現的若干問(wèn)題。
1.已經(jīng)啟用系統情況下,在某科目的下級已有余額的科目中設置二級明細科目,系統不允許或方法麻煩。比如:
科目名稱(chēng) 科目代碼?
其他 123
衛生材料 12301 (已有余額)
衛生材料(醫用材料處) 1230101
衛生材料(設備處) 1230102
在已設置的下級明細科目衛生材料中,再按科室(設備處、醫用材料處)設置二級明細科目,系統不允許,或要等到年末結轉之后即在年初才能設置,如果在年中設置已有余額的科目,就必須得對已經(jīng)錄入憑證的相關(guān)科目進(jìn)行修改。此方法太麻煩,不適合業(yè)務(wù)量較大的用戶(hù),給我們科室核算等諸多方面帶來(lái)很多不利。
2.科目匯總時(shí),如果不輸入憑證始末號就無(wú)法預覽。憑證錄入后每一憑證分冊不能在同一界面相應地切換,要預覽必須每次輸入憑證起始號和憑證末尾號,給使用者帶來(lái)極大不便。為了方便使用,我們不得不單獨制作表格把每一分冊始末號記錄下來(lái),以便預覽和對賬(因為部分手工賬與電腦賬同時(shí)并用)。
3.在月末進(jìn)行管理費用分攤時(shí)出現手工計算結轉系數問(wèn)題。每月醫院要將管理費用的發(fā)生數全部分攤給醫療支出和品支出,其中分攤的這兩個(gè)科目是根據一定結轉系數的,醫療支出的結轉系數是:醫療人數/(醫療人數+藥品人數),藥品支出與此類(lèi)似。這個(gè)結轉系數如果是固定的,那么無(wú)須設置結轉系數,只需按照正常的分配來(lái)定義;如果人數經(jīng)常變動(dòng),導致分攤的結轉系數也經(jīng)常改變,這時(shí)就要不斷地去調整和更改設置。由于我們每月醫、藥人員數有所變動(dòng),每次進(jìn)行手工計算結轉系數,再把計算的結轉系數輸入、保存,然后再生成憑證。使用電腦為何用手工計算呢?是否應該借鑒一下其他軟件的優(yōu)點(diǎn)?
4.進(jìn)行管理費用分攤后收支結轉時(shí)結轉憑證里出現紅字沖分現象(以下簡(jiǎn)稱(chēng)為沖分現象)。有時(shí)結轉的憑證中出現多個(gè)科目沖分現象。因為管理費用全部分攤給醫療支出和藥品支出,即分攤后管理費用分攤給醫療支出加管理費用分攤給藥品支出應等于管理費用。例如,某一支出的管理費用為25元,把它進(jìn)行管理費用分攤、收支結轉,當月的結轉系數,醫療為0.930 6,藥品為0.069 4,那么,經(jīng)管理費用分攤后生成的憑證為:
經(jīng)收支結轉后生成的憑證為:
費用分攤后出現多分的現象,就是小數點(diǎn)取舍問(wèn)題,用友軟件在收支結轉生成的憑證中采用紅字沖分的方法進(jìn)行了管理費用平衡,但支出仍出現多分,這影響了報表的準確性。比如,在會(huì )計報表中的收支結余,在報表公式里用收支結余科目中取數與用收入減去支出的方法取數就會(huì )出現差分問(wèn)題。從上面兩個(gè)憑證中很直觀(guān)地看到紅字沖分只沖掉管理費用中某科目多分部分,未在支出的相關(guān)科目里紅字沖分,雖然管理費用平衡,但支出多分情況依然存在。以此類(lèi)推,到了年底就差幾角甚至更多。為了避免這種現象,我們進(jìn)行如下步驟:
第一,管理費用分攤后生成憑證 → 保存、記賬 → 收支結轉后生成憑證。
第二,檢查收支結轉生成的憑證有無(wú)紅字沖分科目,發(fā)現有紅字沖分科目,先不保存收支結轉生成的憑證。
第三,利用反記賬、取消審核、取消主管等,對已分攤管理費用憑證相應的多分科目進(jìn)行修改,使管理費用與分攤后醫療支出加品支出完全相等。
以下憑證為結轉之后修改的憑證。
5.賬簿不能跨年度查詢(xún)。在實(shí)際工作中財務(wù)賬簿隨時(shí)要進(jìn)行跨年度查詢(xún),而用友財務(wù)軟件只能跨期間查詢(xún),若要跨年查詢(xún),就必須進(jìn)行重注冊,從而影響了工作效率。
6.報表不能直接跨年引用。用友報表給使用者提供了很多便利條件,只要把公式設定,進(jìn)行表內計算就能完成完整的報表。但是,所有的報表不能直接跨年引用,如報表公式FS("40302",月,"貸","003",2008,,,)中的2008(年度),跨年引用公式時(shí)必須修改報表公式中的年度。另外,報表中不能設置頁(yè)號,工作表的名稱(chēng)也不能修改。
三、對醫院財務(wù)軟件的幾點(diǎn)建議
用友財務(wù)軟件為財務(wù)人員帶來(lái)很多好處,但有些細節給使用者帶來(lái)諸多不便。根據筆者多年使用財務(wù)軟件的經(jīng)驗,本文提出如下建議:
1.某科目已有余額,且要設置下級科目時(shí),那么設置時(shí)系統自動(dòng)把它的上級科目的余額轉到下級來(lái),不用修改已錄入的憑證。
2.科目匯總預覽,可以設置憑證分冊,屏幕左側是所有憑證分記錄,右側是當前分冊的憑證匯總表。用鼠標單擊每一分冊記錄時(shí),屏幕右側就顯示出相應的憑證匯總表,憑證分冊的格式可以通過(guò)相應的功能進(jìn)行切換。
3.賬簿查詢(xún)中增設年度,不用進(jìn)行重注冊,可以隨時(shí)查詢(xún)各年度賬簿。
4.費用分攤時(shí)系統設置成只要直接輸入醫療、品人數,就能生成管理費用分攤憑證。
5.管理費用分攤時(shí)設置檢查功能,即分攤后醫療支出加藥品支出是否等于管理費用,再生成憑證。
6.財務(wù)報表中的年度設置成啟用年度加1或減1的方法。
以上提到的問(wèn)題很多使用者可能已遇到過(guò),或個(gè)別問(wèn)題已經(jīng)解決了。財務(wù)軟件畢竟是人為設置的,希望軟件開(kāi)發(fā)人員應多借鑒其他財務(wù)軟件的優(yōu)點(diǎn),為使用者提供更加完善、簡(jiǎn)捷、準確的財務(wù)軟件。
參考文獻?
[1] 何靜濤,張煜.用友財務(wù)軟件應用的若干常見(jiàn)問(wèn)題及其解決方案[J]. 中國管理信息化,2008(14) .
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