人力資源專(zhuān)業(yè)MBA論文
摘要:1999年7月15日至8月6日,在B教授的指導下,作者赴深圳某上市公司進(jìn)行了為期23天的暑期研修,與該公司人力資源小組的同事們一起就人事管理的展開(kāi)思路和職務(wù)分析、考核等一些具體問(wèn)題進(jìn)行了充分細致的探討,并形成書(shū)面報告。本文是在此基礎上進(jìn)一步思考而成的。
摘要:人力資源管理 職務(wù)分析 職能
本文分別對職務(wù)分析的作用、職務(wù)分析流程、組織的任務(wù)、職務(wù)調查、工作分析、業(yè)務(wù)流程重組與職務(wù)設計、職務(wù)說(shuō)明書(shū)的形成、關(guān)于職務(wù)價(jià)值的確定、職務(wù)分析結果的運用等方面進(jìn)行了闡述,并以該公司總部人事部人力資源管理小組為例進(jìn)行分析示例。并在附件部分列出了組織結構圖、職務(wù)調查表、工作關(guān)系圖、職務(wù)說(shuō)明書(shū)示例等一些具體的示例或表格。
一、概述
現代人力資源管理的核心命題之一是解決人與組織的關(guān)系問(wèn)題,這一命題自然地集中在人與組織的結合點(diǎn)――工作及崗位上。職務(wù)是由工作內容基本相同的一族崗位構成,職務(wù)是人與工作結合的一種方式,側重點(diǎn)在于人的工作,而非工作中的人。
職務(wù)分析是現代人力資源開(kāi)發(fā)與管理的基礎,只有科學(xué)、準確的職務(wù)分析才能準確刻畫(huà)出工作職位的內容、性質(zhì)等,才能在此基礎上建立起來(lái)任職資格制度和職務(wù)等級制度,而這兩制度恰是人力資源管理制度,如人事考核制度、工資報酬制度、教育培訓制度、晉升制度的基礎和核心,見(jiàn)下圖:
。ㄒ唬.職務(wù)分析的作用:
職務(wù)分析作為人力資源管理的基礎和核心,其結果可直接用于:
l組織設計和職務(wù)設計;
l人員錄用與調配;
l員工教育與培訓;
l職務(wù)價(jià)值確定,從而決定薪酬;
l考核的依據/標準;
l工作業(yè)務(wù)流程重組/改善業(yè)務(wù)/職務(wù)再設計。
。ǘ.職務(wù)分析流程:
職務(wù)分析的對象是組織中人的工作,因而就必須從以下幾個(gè)方面來(lái)分析:1.組織的任務(wù)、職位的目標:分析所考察職務(wù)在組織價(jià)值鏈中的位置以及其所承擔的目標,這是組織所賦予的任務(wù);
2.工作所要解決的問(wèn)題:即工作中所要完成的事件(事情);
3.完成工作的人:即職務(wù)的擔當者。職務(wù)擔當者的能力與資格決定了組織目標和工作事情的完成程度與質(zhì)量。
通過(guò)以上三方面的分析,首先應明了組織賦予的任務(wù)、工作所要解決的問(wèn)題以及任職者的能力;然后進(jìn)行工作分析,即目標、人、事的具體結合,這是職務(wù)分析的核心所在,我們將在下面結合公司實(shí)際來(lái)說(shuō)明;最后,職務(wù)分析的結果,將用于形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)、確定任職資格、評定職務(wù)價(jià)值。職務(wù)分析的流程可參見(jiàn)下圖:
二、職務(wù)分析
根據職務(wù)分析的流程,我們以深圳某公司人力資源小組為研究對象,進(jìn)行示例分析:
。ㄒ唬、組織的任務(wù):
1.公司戰略與目標:(略)。
2.組織設計與組織結構圖:(見(jiàn)附件1)
3.部門(mén)的性質(zhì)、任務(wù)與部門(mén)內組織設計:
人事行政管理部屬于職能(參謀)部門(mén),其主要職責為:
a.以規劃、吸引、保留、發(fā)展、激勵人才,為公司各項工作的有效開(kāi)展提供組織保證;負責公司人力資源的開(kāi)發(fā)與使用;建立或重組公司人事管理體制、制定或調整公司人事政策;進(jìn)行日常人事管理(包括人員的調配、考核、任免等);開(kāi)展員工能力開(kāi)發(fā)與培訓工作;
b.以為總部提供完善的后勤保障為目的,進(jìn)行日常行政后勤事務(wù)、辦公管理和車(chē)輛管理。
根據業(yè)務(wù)歸類(lèi)并考慮業(yè)務(wù)量,人事行政管理部可分為三個(gè)小組:人力資源管理小組;員工培訓與開(kāi)發(fā)小組;行政管理小組。
4.人力資源管理小組的任務(wù):根據部門(mén)內小組分工,人力資源管理小組的職能為建立或重組公司人事管理體制、制定或調整公司人事政策、進(jìn)行日常人事管理,具體有:
a.招聘與調配:職務(wù)分析、人力資源規劃、甄選與錄用、人員調配;b.績(jì)效考核:人事考核制度的制定及組織、實(shí)施與分析;
c.薪酬福利:薪金、福利(含保險、休假、體檢等)制度的制定、檢討、核定及發(fā)放;
d.員工關(guān)系:?jiǎn)T工滿(mǎn)意度調查、溝通及勞動(dòng)糾紛的處理;
e.人事信息:人事檔案、勞動(dòng)合同、電子文檔、有關(guān)證明等。
。ǘ、職務(wù)調查:
1.職務(wù)調查的目的:調查出人事工作所需的各種基礎信息,直接用于工作分析、業(yè)務(wù)流程設計與重組,從而形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)以明確崗位職責和任職資格;同時(shí)還可用于培訓、考核等。
2.職務(wù)調查的方法:通常有實(shí)地觀(guān)察法、面談法、調查問(wèn)卷法等。實(shí)地調查法適用于簡(jiǎn)單的、容易觀(guān)察和度量的工作,如流水生產(chǎn)線(xiàn)上工人的工作;面談法適用于工作流程較為復雜、內容責任難以界定的工作;調查問(wèn)卷法適應范圍較寬,可廣泛應用。在這里,我們采用調查問(wèn)卷的方式進(jìn)行調查。
3.職務(wù)調查表的設計:職務(wù)調查表的內容應包含:崗位基本信息;工作的目標、內容、要點(diǎn)、程序、頻度、審核權限;責任與權利;職務(wù)關(guān)系分析;工作基本特性的調查;任職資格調查等。(詳見(jiàn)附件2)。
4.職務(wù)調查的展開(kāi):以最小的業(yè)務(wù)單位(如小組)展開(kāi),主管或直接上司應仔細核對調查表內容是否屬實(shí),確保工作無(wú)漏項。
三、工作分析:
1.根據職務(wù)調查表反饋的信息,可歸納出部門(mén)或小組應完成的具體的事情。如人力資源小組的工作有:
工資政策、工資審計、工資核算、獎金核算及相關(guān)說(shuō)明(含員工關(guān)系);保險研究、福利政策、實(shí)務(wù)操作與宣傳推廣;公司年度與年中考核評議;業(yè)績(jì)考核及專(zhuān)項考核;激勵體系
(車(chē)房改革、期權、獎懲)的方案設計、實(shí)施監督與相關(guān)說(shuō)明;招聘錄用;工作分析;人力資源分析;滿(mǎn)意度調查;月人力資源信息統計;外事工作(包括:辦理集團出國件、辦理臨時(shí)赴港澳件、辦理集團赴港長(cháng)證及管理、每年度外事年審、辦理深港兩地車(chē)手續、與出國赴港相關(guān)的工作);戶(hù)口調動(dòng)(包括接受應屆畢業(yè)生、招調工與商調干手續、戶(hù)口糧油落戶(hù)手續、市內調動(dòng)手續);勞動(dòng)合同(總部勞動(dòng)合同簽訂與解除、集團勞動(dòng)合同簽訂的跟蹤與管理、暫住證的辦理、年度勞動(dòng)年審);體檢(年度集團職員體檢工作、年度集團經(jīng)理體檢工作、幫助并指導集團下屬公司的年度體檢計劃、新職員入職體檢安排、不定期做網(wǎng)上保健);職稱(chēng)(辦理每年度職稱(chēng)評審;安排每年度職稱(chēng)考試);人事政策制定(有關(guān)招聘、薪酬、福利、考核等政策的檢討及修改完善);人事政策推廣、制度落實(shí);職務(wù)任免審批;員工關(guān)系;薪金(包括工資、午餐費、飲料費、獎金、雙薪、過(guò)節費等制單發(fā)放及申報工資報表、統計表);檔案、人力資源庫、人事部文檔管理(包括員工一、二級檔案及人事部文件歸檔管理;人事資料庫的增補和管理維護;新職員入職、轉正資料審核及資料核對及歸檔工作;利用人力資源庫資料做薪金、人員變動(dòng)情況表、職務(wù)任免等統計表);
人事部?jì)葎?wù)及日常事務(wù)工作;集團公司的戶(hù)口簿、糧油簿、人事部、公司黨委等印章管理;職員的賀禮、帛金及獨生子女等制單發(fā)放工作;接待來(lái)訪(fǎng);人事審批;人事部網(wǎng)頁(yè)維護;工資成本測算。
2.根據小組的任務(wù),按事件的性質(zhì)進(jìn)行歸類(lèi),可歸集為以下幾個(gè)模塊:
進(jìn)出、調配、任免模塊:人員招聘錄用、人員調配、人事任免;
工作分析、人力規劃模塊:進(jìn)行工作分析,組織設計與職務(wù)系列來(lái)確定,編制職務(wù)規范,職務(wù)價(jià)值評價(jià);人力資源規劃(預測人力資源需求,對人員需求與供給狀況進(jìn)行分析,編制人員招聘計劃、晉升計劃,人力成本分析與預算);
雜項模塊:滿(mǎn)意度調查、人力資源市場(chǎng)調查、網(wǎng)頁(yè)維護;
考核模塊:建立考核體系并組織實(shí)施,包括年度年中考核以及業(yè)績(jì)考核等專(zhuān)項考核;
薪酬前操作模塊:工資審計、工資調整、工資核算、獎金核算及相關(guān)說(shuō)明;
保險模塊:社會(huì )保險,商業(yè)保險的選擇、談判及投保;
福利模塊:完善福利體系,制定福利計劃并組織實(shí)施(體檢、網(wǎng)上保健、醫療、休假);
薪酬后操作模塊:薪金(包括工資、午餐費、飲料費、獎金、雙薪、過(guò)節費等制單發(fā)放及申報工資報表、統計表);
戶(hù)口、合同、印章模塊:集團公司的戶(hù)口簿、糧油簿、人事部、公司黨委等印章管理;職員的賀禮、帛金及獨生子女等制單發(fā)放工作;戶(hù)口調動(dòng)(包括接受應屆畢業(yè)生、招調工與商調干手續、戶(hù)口糧油落戶(hù)手續、市內調動(dòng)手續);勞動(dòng)合同(總部勞動(dòng)合同簽訂與解除、集團勞動(dòng)合同簽訂的跟蹤與管理、暫住證的辦理);
人事信息管理模塊:檔案、人力資源庫、人事部文檔管理(包括員工一、二級檔案及人事部文件歸檔管理;人事資料庫的增補和管理維護;新職員入職、轉正資料審核及資料核對及歸檔工作;利用人力資源庫資料做薪金、人員變動(dòng)情況表、職務(wù)任免等統計表);人事部?jì)葎?wù)及日常事務(wù)工作;人事部網(wǎng)頁(yè)維護;
外事模塊:辦理集團出國件、辦理臨時(shí)赴港澳件、辦理集團赴港長(cháng)證及管理、每年度外事年審、辦理深港兩地車(chē)手續、與出國赴港相關(guān)的工作;年度勞動(dòng)年審;
政策制定模塊:各種人事政策的制定、檢討與改進(jìn);人事審批;
員工關(guān)系模塊:勞資協(xié)調和咨詢(xún),勞資糾紛處理,離職面談,人事申訴的處理,員工合理化建議制度的推行,接待來(lái)訪(fǎng)等。
3.工作關(guān)系分析:
對上述十三個(gè)模塊之間進(jìn)行工作分析,找出各個(gè)模塊之間的相互關(guān)系,將主要和關(guān)鍵的關(guān)系列出。(見(jiàn)附件3)
4.工作分析的幾點(diǎn)說(shuō)明:
a.工作分析中將職務(wù)調查中得到的工作事件打亂羅列十分重要,這有助于管理者對部門(mén)工作進(jìn)行重新認識,有助于業(yè)務(wù)流程的創(chuàng )新;
b.工作模塊的設定與關(guān)系分析、職務(wù)設定實(shí)質(zhì)上是同一過(guò)程、按同一思路進(jìn)行的;
c.在附件3中可看出,各工作模塊與人事信息平臺之間的關(guān)系十分緊密,這對于信息平臺的要求很高,如人員素質(zhì)達不到,有可能形成瓶頸現象;另外一種方案,將人事信息平臺的功能分解到各個(gè)模塊,由各個(gè)職位管理相應的信息,就象企業(yè)現實(shí)情況一樣,這樣一來(lái)關(guān)系圖可大大簡(jiǎn)略,但由于不能信息共享而會(huì )造成資源浪費,亦不利于小組(部門(mén))的長(cháng)遠發(fā)展與規范化建設,故在此不對這一方案進(jìn)行討論。
四、職務(wù)設計:
在上述工作關(guān)系分析的基礎上,再考慮任職者的能力與資格,就可以設計出職務(wù),或對現有業(yè)務(wù)流程重組,進(jìn)行職務(wù)再設計。
1.職務(wù)設計的原則:
a.“因事設職”是總的原則,但在實(shí)踐中應考慮人的因素;
b.系統性原則:職務(wù)設計一定要與公司組織設計的思路相適應,不同的職務(wù)既要區別、又要相互依存,應形成一個(gè)有機的整體,發(fā)揮組織的最大效能;
c.實(shí)用性原則:在將工作事件與工作目標結合過(guò)程中應充分考慮工作現狀與人員的能力等方面,既不能要求過(guò)高,以免造成“寡婦的丈夫”這樣的職位;但也不能過(guò)于遷就于任職者的能力,應在一定程度上讓員工通過(guò)學(xué)習、努力來(lái)適應工作;
d.簡(jiǎn)單化原則:在進(jìn)行職務(wù)設定時(shí),應盡可能地將復雜的關(guān)系包含在一個(gè)職位中,這樣可減少人力成本并提高效率;
e.匹配原則:職務(wù)設計中應考慮每個(gè)人的工作量是否飽滿(mǎn),時(shí)間是否均衡等;
2.根據上述原則并結合小組情況,經(jīng)討論后認為可設定以下職位:
a.人力資源主管:負責政策制定與員工關(guān)系模塊,對小組工作全面負責;
b.招聘與錄用專(zhuān)員:負責進(jìn)出調配任免模塊、工作分析人力資源規劃模塊以及雜項;
c.績(jì)效與報酬管理專(zhuān)員:負責考核、薪酬前操作、保險、福利等;
d.人事信息管理專(zhuān)員:負責人事信息管理模塊、薪酬后操作模塊以及戶(hù)口、合同、印章模塊;
e.外事專(zhuān)員:負責外事模塊。
五、職務(wù)說(shuō)明書(shū)的形成:
1.職務(wù)說(shuō)明書(shū)用于明確職務(wù)的職責權限,崗位工作的基本特性,任職資格要求等,便于新任職者盡快了解熟悉工作,也便于對崗位工作進(jìn)行考核與監督;
2.職務(wù)說(shuō)明書(shū)的要素應包含職位基本信息、工作內容、工作基本特性、任職資格等(詳見(jiàn)附件4);
3.根據上面完成的職務(wù)分析與設計,可形成五個(gè)職務(wù)的職務(wù)說(shuō)明書(shū),在此僅以人力資源主管為例示意:(見(jiàn)附件4)
4.注意事項:
a.對于工作內容的描述,包括工作目標、要點(diǎn)、內容、時(shí)間頻度、程序、審批權限以及失誤等,應當盡可能地具體、量化(參見(jiàn)附件4);
b.區分職務(wù)與職位(崗位)的區別,工作目的、范圍、方法、職責等完全相同的職位(崗位)族構成職務(wù),在形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)時(shí)應注意,以免引起誤解。如人事部定崗定編材料中對行政后勤崗位的描述,該崗位定員4人,工作內容為固定資產(chǎn)綜合管理、前臺接待、辦公事務(wù)管理、宿舍房屋管理、食堂管理,顯然崗位職責不清,亦不可能形成同一職務(wù),職務(wù)說(shuō)明書(shū)未起到應有的作用;
c.對工作基本特性與任職資格的描述應按同一標準確定,以免發(fā)生偏差。
六、關(guān)于職務(wù)價(jià)值的確定:
1.職務(wù)價(jià)值評價(jià)的基本任務(wù)是對崗位進(jìn)行價(jià)值排序,即評估崗位重要性、確定崗位的職等職級。以此為基礎,確定薪酬、考核、晉升等才變得有根據,但是職務(wù)價(jià)值的確定較為復雜;
2.職務(wù)價(jià)值的評定是以工作為中心的,是對比的、判斷性的;
3.職務(wù)價(jià)值評定應考慮的因素:工作復雜性;所受的監督與給予的監督;言行的效力和影響范圍(責任與權力);與他人接觸的性質(zhì)、范圍和程度,處理人際關(guān)系的方法和能力;承擔本職位所需的資格條件;勞動(dòng)強度與工作環(huán)境等。
4.職務(wù)評價(jià)的方法:一般來(lái)講,有排列法、因素計總法、因素比較法等。
(1)排列法:有關(guān)人員組成合格的專(zhuān)門(mén)機構,如職務(wù)評定委員會(huì );根據職務(wù)調查資料或職務(wù)說(shuō)明書(shū)做出簡(jiǎn)潔的、易于對比的職務(wù)描述;確定評定標準,對各個(gè)職位打分;評定結果匯總,計算平均得分,進(jìn)而得出個(gè)職位的綜合相對次序。這種方法易出現主觀(guān)傾向,應通過(guò)培訓提高評價(jià)人員的價(jià)值判斷力,或可通過(guò)重復評價(jià)三次取平均值來(lái)消除主觀(guān)誤差。
(2)因素計總法:組建評價(jià)機構后,首先選擇關(guān)鍵性的評價(jià)要素并對要素進(jìn)行定義;確定要素的等級數目,確定要素權重;按照等級標準和等級點(diǎn)數打分;匯總得分并計算總平均點(diǎn)數;確定職務(wù)等級,制定職務(wù)等級與平均點(diǎn)數范圍之間的對應表。這種方法可避免一定的主觀(guān)隨意性,但操作起來(lái)較繁瑣。
(3)因素比較法:首先選擇一些有代表性的關(guān)鍵職位;按關(guān)鍵職位,選定評價(jià)因素,并確定因素分值;按照每個(gè)評價(jià)因素分別對關(guān)鍵職位排序,并配給適當的分數;將全部職位的各個(gè)因素與已評定完的關(guān)鍵職位對比,其職位的某因素與哪一關(guān)鍵職位的某因素相近,就參照它得分;將各職位的各因素得分加總,得出各職位的總分;對各職位的總得分相比較,就可訂出各職位的等級排序。這一方法較簡(jiǎn)便、客觀(guān),有一定的準確性和彈性。
5.由于時(shí)間的關(guān)系,在深圳實(shí)習期間未能完成職務(wù)價(jià)值的評定工作。
七、職務(wù)分析結果的運用:
職務(wù)分析過(guò)程對于組織設計、業(yè)務(wù)流程重組等的作用,在上述分析過(guò)程已經(jīng)說(shuō)明,其他方面的運用如下:
1.人員錄用與調配:根據任職資格要求,可指導錄取到適合工作的和對工作滿(mǎn)意的人員,并可使新職員盡快地熟悉工作;
2.員工教育與培訓:對于公司老職員,為使其更好地適應本工作或新崗位,可比照職務(wù)說(shuō)明書(shū)尋找差距(可結合考核結果),由人事部和員工本身共同努力通過(guò)再教育和培訓等提高員工能力;
3.工資確定:通過(guò)公司職務(wù)價(jià)值評價(jià),可得出公司各崗位之間的價(jià)值排序,如確定為1~9個(gè)職等;根據各個(gè)職位的任職資格要求和任職者的資歷、能力、貢獻等確定出職級(如可設計為1~20級);與每一職等、職級相對應,可確定出任職者在這一職位上的工資?捎煤瘮当硎鰹椋
職等=f(職務(wù)價(jià)值排序)
職級=g(任職資格,能力,貢獻等)
薪金等級N=N(職等,職級)
4.考核與晉升:職務(wù)分析界定了崗位的職責與任職資格,這可直接作為員工考核的標準和依據;職務(wù)分析同時(shí)也給出了職務(wù)的價(jià)值排序和對任職者的要求,這對員工崗位的調配、晉升以及隨之而來(lái)的薪酬調整提供了有力的根據。
三、幾個(gè)需注意的問(wèn)題
一、在職務(wù)分析過(guò)程中,尤其在職務(wù)調查和職務(wù)價(jià)值評價(jià)過(guò)程中,由于會(huì )關(guān)系到被調查者和評價(jià)者的利益,可能出現各崗位、各部門(mén)擴大其工作重要性的本位主義傾向,從而影響結果的可靠性;同時(shí)還可能受調查者和評價(jià)者的素質(zhì)、能力所限,比較容易出現信息失真。這就要求慎重選擇評價(jià)者、并給予適當的培訓;另一方面,亦可采用交叉評判的方法,以降低主觀(guān)誤差。
在職務(wù)說(shuō)明書(shū)中,對工作的描述容易出現兩種傾向:第一種傾向就是把各種工作的內容、職責等盡可能地詳細描述出來(lái);第二種傾向就是過(guò)于簡(jiǎn)略。第一種情況下,職務(wù)工作界定得太清楚則可能使員工有“各掃門(mén)前雪”的心理,不利于協(xié)作;第二種情況下,過(guò)于簡(jiǎn)略則易流于形式,起不到職務(wù)說(shuō)明的作用。對于非常具體、獨立的工作,如生產(chǎn)線(xiàn)的操作工,可以非常詳細地描述其工作內容與職責;而對于公司職員,在明確主要職責的同時(shí),應留出一定的模糊空間,容許交叉,以保證組織任務(wù)的完成。
二、動(dòng)態(tài)組織的情況:
通常職務(wù)分析體系基本上是建立在近似靜態(tài)的基礎上的,即職務(wù)相對穩定。但在經(jīng)濟全球化的宏觀(guān)大背景下,要求企業(yè)對外界要有迅速的反應,公司處于動(dòng)態(tài)的變化之中,這就意味著(zhù)公司的組織結構、部門(mén)的任務(wù)以及職務(wù)等會(huì )頻繁地被調整,這給職務(wù)分析帶來(lái)了新的挑戰。這就要求我們在進(jìn)行職務(wù)分析時(shí)要充分考慮到組織未來(lái)的變化和職務(wù)的適應性,例如在職務(wù)說(shuō)明書(shū)上對工作描述可以模塊化,即以獨立的工作單元為單位,以便調整。這一課題還有待于進(jìn)一步的研究。
三、關(guān)于職務(wù)價(jià)值評定。
在研修期間,有人提出職務(wù)分析的新思路,就是找出幾個(gè)相互獨立的客觀(guān)指標(如A、B、C、D、E等);再用這些指標對各崗位進(jìn)行評估,得出幾個(gè)參數(a、b、c、d、e);對于各個(gè)指標,可根據企業(yè)理念規定出各個(gè)指標的權重(q1,q2,q3,q4,q5),最后可得出崗位重要性指標為:x=a×q1+b×q2+c×q3+d×q4+e×q5。
但是從根本上講,職務(wù)價(jià)值評定反映了企業(yè)的文化價(jià)值觀(guān)與戰略思想,如高科技企業(yè)認為R&D很重要,而消費品制造商則認為營(yíng)銷(xiāo)很重要。對于人們頭腦中主觀(guān)的價(jià)值觀(guān)用較為客觀(guān)的指標來(lái)刻畫(huà),這是一件較困難的事;如果存在這樣的指標的話(huà),用他們來(lái)評估崗位重要性也是一個(gè)主觀(guān)的過(guò)程,他受評估者影響較大,很難做到真正客觀(guān)。所以說(shuō),用這種方法得出客觀(guān)的關(guān)于崗位重要性的量化指標基本上是不現實(shí)的;即便能得出,其成本亦太高。與其這樣,不如直接在主觀(guān)層面上進(jìn)行,自上而下展開(kāi),如用上述介紹的方法。
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