從數據庫角度學(xué)習會(huì )計電算化論文

　�。壅�要］ “數據庫”與“會(huì )計電算化”是電算化會(huì )計專(zhuān)業(yè)的必修課，在學(xué)習過(guò)程中，學(xué)生總覺(jué)得前者難，后者易。筆者認為，通過(guò)探討它們之間的關(guān)系，在教學(xué)過(guò)程中將二者綜合起來(lái)，可以使“數據庫”課程變得簡(jiǎn)單易懂，從而深化學(xué)生對“會(huì )計電算化”這門(mén)學(xué)科的理解和認識，提高學(xué)生學(xué)習數據庫的興趣。

　�。坳P(guān)鍵詞］ 數據庫； 會(huì )計電算化； 學(xué)習興趣

　　會(huì )計電算化專(zhuān)業(yè)的學(xué)生在學(xué)習“會(huì )計電算化”這門(mén)必修課之前，要學(xué)習數據庫知識。對于中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生來(lái)講，“數據庫”這門(mén)課不太容易理解。在會(huì )計電算化的教學(xué)中，教學(xué)內容側重于會(huì )計軟件的操作，簡(jiǎn)單易懂；而數據庫不單單是操作問(wèn)題，它還有大量枯燥的數據庫原理。筆者從事“會(huì )計電算化”和“數據庫”課程的教學(xué)工作多年，針對學(xué)生的這些問(wèn)題，在教學(xué)過(guò)程中從Ａｃｃｅｓｓ數據庫的操作開(kāi)始，聯(lián)系其與會(huì )計電算化的關(guān)系，舉一反三，引導學(xué)生對數據庫的學(xué)習興趣，既達到了數據庫的學(xué)習目的，又增強了他們對會(huì )計電算化的理解。

　　首先，明確數據庫的含義，從數據庫的角度深入理解電算化會(huì )計信息系統的概念。

　　中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生沒(méi)有必要學(xué)習復雜的數據庫理論及編程，但是學(xué)會(huì )數據庫的基本概念和操作卻大有益處。Ａｃｃｅｓｓ數據庫是一個(gè)簡(jiǎn)單實(shí)用的數據庫系統，它是Ｏｆｆｉｃｅ的組件之一。它的強大功能主要體現在：數據表操作簡(jiǎn)單、易學(xué)易懂；可以通過(guò)向導創(chuàng )建表、查詢(xún)、窗體及報表；可以有效管理、分析數據等。通過(guò)學(xué)習Ａｃｃｅｓｓ數據庫的基本知識來(lái)了解電算化會(huì )計信息系統是非常實(shí)用的，可以起到事半功倍的效果。

　　數據庫是按照一定關(guān)系組織起來(lái)的有聯(lián)系的數據集合，在一個(gè)數據庫中，所有的數據相互關(guān)聯(lián)，構成了一個(gè)結構嚴謹、管理嚴密的信息系統。會(huì )計數據通常是指記錄下來(lái)的會(huì )計事實(shí)，是產(chǎn)生會(huì )計信息的源泉。會(huì )計數據數量龐大，分布在企業(yè)不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，需要經(jīng)過(guò)會(huì )計部門(mén)的不斷加工、處理才能形成有用的會(huì )計信息，因此，會(huì )計是一個(gè)信息系統，它所服務(wù)的對象是現代企業(yè)組織，它向與企業(yè)利益相關(guān)的各個(gè)方面傳遞以財務(wù)信息為主的經(jīng)濟信息。那么，怎樣把二者結合起來(lái)呢？

　　會(huì )計數據主要包括會(huì )計憑證數據、會(huì )計賬簿數據和會(huì )計報表數據，從手工會(huì )計核算上來(lái)看，它們之間的聯(lián)系是：

　　首先取得反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證，然后根據審核無(wú)誤的原始憑證登記反映會(huì )計要素增減變化的記賬憑證，再根據記賬憑證登記賬簿，最后根據賬簿信息編制會(huì )計報表。電算化會(huì )計則強調數據的輸入、處理和輸出這一流程，會(huì )計信息由輸入會(huì )計數據、保存會(huì )計數據和信息、會(huì )計數據的處理與轉換以及輸出會(huì )計信息構成，它是一種有序排列的結構。因此，把數據庫基本知識與會(huì )計信息系統結合起來(lái)，學(xué)習一些簡(jiǎn)單的數據庫操作，可以讓學(xué)生明確學(xué)習數據庫的意義，了解會(huì )計電算化系統的開(kāi)發(fā)原理。

　　其次，學(xué)習、認識數據表，幫助學(xué)生認識會(huì )計數據所包含的基本內容及存儲方式。創(chuàng )建了一個(gè)“庫”之后要在里面存放數據并對數據進(jìn)行管理，這就是“數據表”，它是數據庫的基礎。數據表是按行和列組織起來(lái)的數據集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的數據放在表中。例如，在會(huì )計核算中首先要根據原始憑證編制記賬憑證，在一張記賬憑證中不僅包含經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、內容摘要，還包含了經(jīng)濟業(yè)務(wù)引起的會(huì )計要素的增減變化，即會(huì )計科目的內容和數量的變化等，所有這些數據都可以放在一張數據表中，那么，這些數據如何在數據表中表現出來(lái)呢？

　　現實(shí)世界中客觀(guān)存在的事物一般都有多個(gè)屬性特征，一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生在會(huì )計記錄中可以表現為“發(fā)生時(shí)間”、“內容摘要”、“會(huì )計科目”、“金額”、“附件張數”、“責任人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關(guān)系型數據庫由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示數據的某一個(gè)屬性，在數據表中稱(chēng)為“字段”；表中的每一行表示一個(gè)具體的屬性值，在數據庫表中稱(chēng)為“記錄”。把發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”（即經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間）、“摘要”、“會(huì )計科目名稱(chēng)”、“借方金額”、“貸方金額”等內容，它們是一張數據表中的幾個(gè)字段，它們從不同方面表明了一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的屬性，在數據表中表現為不同的列；而這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的具體內容則以“行”的形式表現在表中，有多少筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)就有多少這樣的“行”，它們被稱(chēng)為數據表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是通過(guò)這樣的“表”表現出來(lái)的。如果開(kāi)發(fā)一個(gè)會(huì )計核算信息系統，首先就要設計表現和保存這些數據的“數據表”。如果操作財務(wù)軟件，就要明白輸入的會(huì )計數據保存在哪里了，它們是怎樣被保存的。

　　再次，通過(guò)數據表的操作，學(xué)習數據的屬性，讓學(xué)生更進(jìn)一步理解會(huì )計數據的內涵，進(jìn)而能規范會(huì )計軟件的操作。

　　明白了數據表的概念之后，還要學(xué)習一個(gè)重要概念：數據的類(lèi)型。定義數據類(lèi)型的目的是區別不同數據在輸入時(shí)的不同要求，即要遵循的相應規則。例如，在輸入會(huì )計憑證中的摘要信息時(shí)，要明確輸入的是“文本型數據”，就要按照文本型數據的輸入要求進(jìn)行操作；輸入借方、貸方的金額時(shí)，就要按照“數字型數據”的輸入要求輸入數字，而不能輸入文本。

　　設計了數據的類(lèi)型，還要對不同數據類(lèi)型的數據進(jìn)行屬性的設計。如定義數據的取值范圍，在數據表中就是定義字段的大小。這時(shí)，我們可以通過(guò)一些會(huì )計上的常識性知識去理解。如工資的計算，如果 職工的月工資不會(huì )超過(guò)萬(wàn)元，如何在輸入數據過(guò)程中防止異常數據？一張手工會(huì )計憑證的最大值是多少？這時(shí)很多學(xué)生會(huì )想到數據的長(cháng)度，進(jìn)一步又去思考小數點(diǎn)的問(wèn)題，小數位的問(wèn)題等。通過(guò)這些實(shí)例，學(xué)生很快明白了數據庫中的問(wèn)題：

　�。ǎ保� 不同的數據可以通過(guò)定義其類(lèi)型進(jìn)行區分。明確了這一點(diǎn)，學(xué)生在輸入數據時(shí)就不會(huì )輸入非法數據。例如輸入貨幣指標時(shí)不能輸入文本，輸入數字型的文本就不能進(jìn)行數學(xué)計算。

　�。ǎ玻� 不同類(lèi)型的數據其屬性是不同的，可以通過(guò)定義其屬性提高數據輸入的準確性。例如，一般情況下輸入會(huì )計憑證時(shí)不允許逆時(shí)，即輸入下一張憑證時(shí)其業(yè)務(wù)時(shí)間不能小于上一張憑證的業(yè)務(wù)時(shí)間，要對這一點(diǎn)進(jìn)行正確性驗證，可以為其定義有效性規則。

　　這些問(wèn)題都可以反映在會(huì )計軟件操作的規范性上，學(xué)生學(xué)習了數據表的相關(guān)操作之后，理解了數據表的設計原理，對會(huì )計軟件的規范化操作要求就有了更深刻的認識。明白了在會(huì )計軟件操作過(guò)程中為什么會(huì )有一些限制，出現操作錯誤之后很快就能知道錯誤所在。

　　最后，學(xué)習了數據庫和數據表之后，要創(chuàng )建數據表之間的關(guān)系，在這個(gè)學(xué)習階段，可以通過(guò)創(chuàng )建會(huì )計科目表與其他表之間的關(guān)系加深對數據庫的認識。

　　在電算化會(huì )計軟件的操作中，首先要進(jìn)行賬務(wù)系統的初始化。賬務(wù)系統的初始化是指將通用會(huì )計軟件轉化成適合本單位會(huì )計核算需要的專(zhuān)用會(huì )計軟件、將手工會(huì )計業(yè)務(wù)數據移植到計算機中等一系列的準備工作。在此除了要設置具體核算規則和方法外，還要輸入有關(guān)的基礎數據。在數據庫的教學(xué)中可以此為突破口，通過(guò)建立數據表之間的關(guān)系，深入講解數據之間的勾稽關(guān)系。例如，數據庫中有一個(gè)重要的規則“參照完整性規則”，它屬于數據庫的表間規則系統，用于控制數據的一致性。在Ａｃｃｅｓｓ中使用這個(gè)規則，系統可以確保相關(guān)表中記錄之間的有效性，對于一個(gè)數據庫中的相關(guān)表，如果只對其中的一個(gè)表進(jìn)行插入、更新或刪除操作，就會(huì )影響到數據的完整性。以會(huì )計科目表為例，進(jìn)行會(huì )計核算首先要創(chuàng )建“會(huì )計科目”表，這一張數據表非常重要，任何單位在設計會(huì )計制度時(shí)首先要明確其進(jìn)行會(huì )計核算所需要的會(huì )計科目，這是會(huì )計核算的基礎。在電算化會(huì )計系統中它是一個(gè)數據字典，填制記賬憑證、登記各種賬簿、編制報表都要以此為依據。因此，在一個(gè)會(huì )計核算系統中，會(huì )計科目表與其他數據有著(zhù)密切的聯(lián)系。

　　一個(gè)數據庫不能只含有一張表，它由一系列表組成，更為重要的是這些表之間是有關(guān)系的，在數據庫中我們把這些關(guān)系分為3種：一對一關(guān)系、一對多關(guān)系、多對多關(guān)系。在創(chuàng )建會(huì )計科目表的過(guò)程中，要讓學(xué)生找出會(huì )計科目表與反映記賬憑證的數據表、反映各種賬簿的數據表之間的關(guān)系。例如，在會(huì )計科目表中必須創(chuàng )建“會(huì )計科目編碼”字段、“會(huì )計科目名稱(chēng)”，其他可根據需要創(chuàng )建，在此應當明確“會(huì )計科目編碼”的含義，在手工會(huì )計系統，會(huì )計科目編碼的意義不很明顯，但是在電算化會(huì )計系統中會(huì )計科目編碼是數據處理的關(guān)鍵字，它便于檢索、分類(lèi)及匯總，可以提高輸入速度，減少工作量。如果在會(huì )計憑證中輸入了一個(gè)在會(huì )計科目表中不存在的科目編碼，軟件就會(huì )提示這張憑證輸入錯誤，那么，這個(gè)驗證是怎么實(shí)現的呢？這就是“參照完整性”規則在起作用。首先在“會(huì )計科目”表與“會(huì )計憑證”表之間通過(guò)“會(huì )計科目編碼”字段創(chuàng )建一個(gè)“一對多”的關(guān)系，然后實(shí)施“參照完整性”規則，“會(huì )計科目編碼”字段在會(huì )計科目表中是主鍵，在會(huì )計憑證表中是外鍵，參照完整性規則要求不能在相關(guān)表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵的值，這樣在輸入會(huì )計憑證時(shí)就不會(huì )出現非法數據，保證了數據的有效性。以此類(lèi)推還可以創(chuàng )建其他表之間的關(guān)系，充分體現了會(huì )計數據之間的內在聯(lián)系，保證會(huì )計信息的真實(shí)完整。這種關(guān)系的創(chuàng )建，讓學(xué)生很容易理解什么是“關(guān)鍵字”，進(jìn)而理解了會(huì )計軟件操作中為什么賬簿的數據是從記賬憑證中得來(lái)的，而不是手工輸入的。

　　以上僅僅是“數據庫”與“會(huì )計電算化”之間相互關(guān)聯(lián)的一些小例子，通過(guò)以上學(xué)習，學(xué)生運用會(huì )計軟件時(shí)，不僅能規范化操作，還能知道這樣做的原因，從而激發(fā)其對數據庫這門(mén)課的興趣。他們覺(jué)得，原來(lái)數據庫沒(méi)有那么難，更深一步來(lái)講，要學(xué)會(huì )用數據庫開(kāi)發(fā)會(huì )計軟件，而不是僅僅會(huì )使用會(huì )計軟件，那才是會(huì )計電算化專(zhuān)業(yè)的目標。

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