談新背景下的高校教學(xué)檔案管理
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【論文摘要】擴招背景下,《國家中長(cháng)期教育改革和發(fā)展規劃綱要》對我國高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項工作順利開(kāi)展的前提和基礎。要使其更具現代化和科學(xué)化水平,就必須從檔案管理人員及管理部門(mén)的整體素質(zhì)、硬件設備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開(kāi)展高校的教學(xué)檔案管理工作,本文將試做闡述。
百年大計,教育為本。為提高國民素質(zhì)、建設富強、民主、文明、和諧的社會(huì )主義現代化國家,我國去年公布了《國家中長(cháng)期教育改革和發(fā)展規劃綱要》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《綱要》）,《綱要》為我國的教育發(fā)展作了詳盡的規劃,對我們解決當前普通高校教育中存在的各類(lèi)問(wèn)題都有重大的指導意義。
同時(shí),近幾年來(lái),我國大多數高校在規模上快速擴張,所帶來(lái)的教學(xué)檔案管理問(wèn)題也是遇到了新的挑戰。
一、當前我國普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問(wèn)題
《綱要》指出我國當前教育所存在的問(wèn)題時(shí)強調:“我國教育還不完全適應國家經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求,教育觀(guān)念相對落后,內容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問(wèn)題。
（1）對教學(xué)檔案管理的重要性認識不足。高校中某些部門(mén)甚至是領(lǐng)導,對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置到人員配置,再到經(jīng)濟投入,硬件建設上,難以滿(mǎn)足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來(lái),隨著(zhù)高校的大范圍擴招,國家的投入增加又相當有限的情況下,不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項目上,而對教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設有待加強。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全,相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規,或者未能?chē)栏癜捶ㄒ幑芾頇n案,檔案管理混亂、不規范,導致部分檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔;或者臨時(shí)收集的材料類(lèi)別混雜,需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
（3）教學(xué)檔案管理隊伍人員結構亟待調整。多數高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,管理意識較薄弱,隊伍結構亟待調整。教學(xué)檔案管理隊伍中,真正畢業(yè)于檔案管理專(zhuān)業(yè)或相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人員十分缺乏,大多數來(lái)自于學(xué)校其他專(zhuān)業(yè)的老師,部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識和理論素養, 對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足。 對檔案管理如何適應新形勢變化而進(jìn)行改革缺乏思考。
二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路
隨著(zhù)我國高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展,教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出, 教學(xué)檔案管理的規范化、科學(xué)化、現代化、網(wǎng)絡(luò )化已成為高校檔案管理的重要內容和舉措。
如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問(wèn)題,《綱要》為我們指明了方向。嚴格教學(xué)管理,健全教學(xué)質(zhì)量保障體系,改進(jìn)高校教學(xué)評估”、“做好學(xué)生成長(cháng)記錄,完善綜合素質(zhì)評價(jià)。”具體說(shuō)來(lái)包括以下幾點(diǎn):
（一）提高對教學(xué)檔案管理重要性的認識
（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規范教學(xué)秩序,幫助完善教學(xué)過(guò)程,使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循,有據可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性,對教學(xué)工作起到一個(gè)很好的監督作用。（2）教學(xué)檔案客觀(guān)地記錄了教師的教學(xué)工作,包含教師對每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導學(xué)生學(xué)習的情況記錄 學(xué)生成績(jì)的評定記錄等,為學(xué)校教學(xué)評估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據 。高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,教學(xué)成績(jì)如何,主要看教學(xué)檔案收集得是否齊全,教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規范。
（二）強調教學(xué)檔案管理的規范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎。面對高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案材料,有關(guān)管理部門(mén)應該根據檔案分類(lèi)和用途,明確各類(lèi)檔案收集的范圍,以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節組成的,哪個(gè)環(huán)節的缺位都會(huì )給工作帶來(lái)不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過(guò)程的連續性,必須建立一套完整的教學(xué)管理制度,統一格式,規范內容,做到有章可循、有據可依。
（三）提高高校教學(xué)檔案現代化管理水平
（1）加強高校電子教學(xué)檔案的管理。隨著(zhù)高校體制改革和招生規模的擴大,電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務(wù)。
高校檔案部門(mén)應該參照國家有關(guān)標準制訂適合高校的電子文件歸檔制度,對電子文件采取集中統一管理,根據電子檔案的特性,從維護其真實(shí)性、完整性、安全性等各方面統籌考慮,制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀制度,加強監督和指導工作,把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當前的重點(diǎn)工作來(lái)完成。
（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò )化建設。建設高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò )需要解決2個(gè)問(wèn)題: 一是制定網(wǎng)絡(luò )建設的總體規劃,制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò )建設的總體規劃,使工程有計劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò )建設的標準化。建設高校檔案信息網(wǎng)絡(luò )的目的是保證用戶(hù)能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取網(wǎng)絡(luò )中任何檔案數據庫中的信息。
三、結束語(yǔ)
《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養質(zhì)量”,因此我們要從思想上認識高校教學(xué)檔案管理的重要性,認真學(xué)習《高等學(xué)校檔案管理辦法》,結合高校自身特點(diǎn),積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開(kāi)展,使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項工作服務(wù)。
參考文獻:
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