淺談知識經(jīng)濟時(shí)代呼喚秘書(shū)更新知識結構

    論文關(guān)鍵詞：秘書(shū)工作 知識結構 自我調節

    論文摘要：伴隨知識經(jīng)濟時(shí)代的到來(lái)，國內外企業(yè)對秘書(shū)的要求越來(lái)越高。本文論述了秘書(shū)如何更新知識結構，全面提升自身的職業(yè)能力，來(lái)滿(mǎn)足當代經(jīng)濟發(fā)展的職業(yè)需要。
　　秘書(shū)的正式定義為“專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導決策及實(shí)施服務(wù)的人員”。秘書(shū)在日常工作中經(jīng)常要與單位各個(gè)部門(mén)和人員打交道，對單位的日常工作和整體狀況要有比較全面的了解。另外秘書(shū)職業(yè)也是一個(gè)單位的窗口，和其他公司的主管部門(mén)、大客戶(hù)都有聯(lián)系，在工作中頻繁與外界接觸。尤其隨著(zhù)現代社會(huì )的不斷發(fā)展，在新的知識經(jīng)濟時(shí)代到來(lái)之際，秘書(shū)職業(yè)更能鍛煉人，培養人。秘書(shū)工作再也不是傳統觀(guān)念中簡(jiǎn)單的電話(huà)接線(xiàn)員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，工作涵蓋面更廣，要求更高更嚴，掌握簡(jiǎn)單的秘書(shū)知識已難以滿(mǎn)足工作的需要。21世紀是知識經(jīng)濟的時(shí)代，新的時(shí)代要求秘書(shū)工作制度化、專(zhuān)業(yè)化、現代化，擔任秘書(shū)的人員應不斷充實(shí)自己，提高自己，應該時(shí)刻保持拾遺補缺、不斷更新、不斷優(yōu)化自己的知識結構。
　　一、應具備一定的信息素養
　　信息素養(Information Literacy)的本質(zhì)是全球信息化需要人們具備的一種基本能力，即能夠判斷什么時(shí)候需要信息，如何去獲取信息，如何去評價(jià)和有效利用所需的信息。在現代社會(huì )，秘書(shū)人員具備較高的信息素養十分重要。秘書(shū)應該能夠熟練地使用各種信息工具，充分利用網(wǎng)絡(luò )、媒體接收來(lái)自不同渠道的文件資料，根據自己的工作內容有效地收集各種公共決策信息，并對收集的信息進(jìn)行歸納、分類(lèi)、鑒別、遴選、分析綜合、抽象概括和表達，在多渠道多方位收集信息的交互作用的基礎上，迸發(fā)創(chuàng )造思維的火花，產(chǎn)生新信息的生長(cháng)點(diǎn)，從而掌握并創(chuàng )造新信息，達到收集信息的終極目的。只有這樣，才能夠做好領(lǐng)導的參謀，及時(shí)為領(lǐng)導提供各種有用有效的信息資料，幫助領(lǐng)導不斷充實(shí)完善工作信息和對決策進(jìn)行輔助取舍，起到一定的補充提醒作用。
　　二、應具備較強的辦公自動(dòng)化能力
　　辦公自動(dòng)化（Office Automation）是將現代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò )功能結合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì )的產(chǎn)物。它是集人、機器（設備）、信息資源三者為一體，構成了服務(wù)于各種目標的人機信息處理系統。辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設，并占據領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。秘書(shū)作為辦公室的重要角色，辦公自動(dòng)化能力是最重要的，尤其是知識經(jīng)濟時(shí)代，有人提出已經(jīng)進(jìn)入了無(wú)紙化辦公，因此熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設備是秘書(shū)最基本的素質(zhì)之一。秘書(shū)辦公自動(dòng)化能力包括熟練使用計算機處理各種文字數據等材料，如Word文本的編輯和使用，Excel表格軟件的高級應用，PPT的制作和使用。當然僅僅使用計算機、傳真機、復印機等設備還不夠，還需要掌握一些多媒體的使用技能，以及網(wǎng)絡(luò )信息傳輸、網(wǎng)絡(luò )安全、網(wǎng)絡(luò )銀行、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議等多種應用技能。這樣的秘書(shū)才能跟上時(shí)代的節拍，才能為科學(xué)管理和決策服務(wù)，達到提高行政效率的目的。
　　三、具備良好的現代公關(guān)工作能力
　　秘書(shū)工作作為單位的一個(gè)對外窗口，在對外交流過(guò)程中，要求具有良好的公關(guān)意識，更加出色地完成秘書(shū)工作的各項任務(wù)。因此現代秘書(shū)要時(shí)刻保持塑造組織形象的意識，保障各種信息暢通的意識，樹(shù)立服務(wù)公眾的意識，顯示真誠互惠的合作意識。秘書(shū)具有公關(guān)知識十分重要，這包括要掌握公共關(guān)系基本理論知識，公共關(guān)系實(shí)務(wù)知識，相關(guān)學(xué)科的知識。公共關(guān)系是一門(mén)新興的學(xué)科，有較強的綜合性和多學(xué)科交叉性，同傳播學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、心理學(xué)、社會(huì )學(xué)、廣告學(xué)、信息學(xué)等相關(guān)學(xué)科有著(zhù)密切的聯(lián)系。因此秘書(shū)人員應根據工作需要，對這些學(xué)科進(jìn)行廣泛涉獵。只有掌握了豐富的相關(guān)學(xué)科知識，才能站在一個(gè)綜合、系統的高度，以更加開(kāi)闊的視野去分析、策劃和開(kāi)展公共關(guān)系工作。
　　在具體工作中還要時(shí)刻注意樹(shù)立單位良好形象的意識，因為秘書(shū)經(jīng)常出現在重大的、關(guān)鍵的場(chǎng)合，客觀(guān)上承擔了公共關(guān)系的職責。還要具有廣結良緣的意識，知識經(jīng)濟時(shí)代的企業(yè)，必須與股東、員工、社區、競爭者、消費者、原料供應商、經(jīng)銷(xiāo)商、代銷(xiāo)商、甚至是金融機構、新聞媒體等多種人群、多個(gè)部門(mén)打交道。一個(gè)廣結良緣的單位和個(gè)人，能夠代表或者協(xié)助領(lǐng)導部門(mén)真誠地和他們友好相處，與各類(lèi)單位建立并保持良好關(guān)系，為單位結交到越來(lái)越多的朋友，在工作中才能得到內外公眾的合作。這些能力雖然從書(shū)本上難以系統全面地學(xué)到，但是秘書(shū)應該在實(shí)踐中慢慢積累，提高自己的公關(guān)能力。
　　四、企業(yè)管理及法律法規知識
　　企業(yè)作為市場(chǎng)競爭的主體，受到外部市場(chǎng)壓力以及內在市場(chǎng)動(dòng)力的影響，面臨諸多的風(fēng)險和變數，為了避免更大的風(fēng)險，就應該未雨綢繆，防范化解。作為企業(yè)的重要員工，秘書(shū)更應該掌握一定的法律知識，如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識修養，往往給工作帶來(lái)不利，甚至還會(huì )造成嚴重后果。因此，企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。當然，法律政策體系規模龐大，秘書(shū)人員可結合工作需要，先掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎，然后有針對性地學(xué)習有關(guān)的法律政策知識。首先要熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內；其次要熟悉并了解現行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導在法律允許的范圍內拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；再次，還要密切注意本企業(yè)的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業(yè)。另外，涉外法律知識在現代企業(yè)進(jìn)行對外經(jīng)濟貿易活動(dòng)中也越來(lái)越重要，簽訂涉外經(jīng)濟合同更應具有嚴格的法律規定�，F代企業(yè)秘書(shū)必須熟練掌握涉外法律知識，既要了解我國的法律，也要掌握國際上相關(guān)國家的有關(guān)法律規定。與此同時(shí)，還要掌握國際上隨時(shí)變化著(zhù)的情況，如中國加入WTO后，秘書(shū)還要掌握WTO法等一些法律知識。
　　五、掌握與工作相關(guān)的其他知識
　　現在秘書(shū)工作內容越來(lái)越豐富，而且因單位性質(zhì)不同，除一些基礎工作外，秘書(shū)工作也不盡相同。這就要求不同單位的秘書(shū)人員，從自身工作實(shí)際出發(fā)，有針對性地選擇學(xué)習一些與自己工作息息相關(guān)的知識，更新自己的知識結構。就事業(yè)單位而言，首先要掌握一定的保密知識�，F在隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展，給大家工作帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的泄密隱患，所以學(xué)習一定的網(wǎng)絡(luò )保密知識，提高自己的保密意識，在工作中嚴格遵守各項保密規定，在保護國家秘密的同時(shí)，也保護好自己。另外，掌握一定的涉外知識，隨著(zhù)中國加入世貿組織，國際溝通的日益頻繁，也為單位走出去提供了更多更好的機會(huì )和渠道，秘書(shū)人員懂得一些涉外知識也是適應這一潮流的需要。
　　總之，現代企業(yè)秘書(shū)應不斷地自我調節知識結構，加深加固基礎和專(zhuān)業(yè)知識，把握好秘書(shū)所應具備的知識結構，并用發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，真正成為像心理學(xué)家一樣善于觀(guān)察和理解他人，像政治家一樣有靈敏的頭腦，熟悉了解各項工作，解決各類(lèi)棘手問(wèn)題，不斷提高自己工作能力，把秘書(shū)工作做好、做精、做細。
　　
　　參考文獻：
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