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國外人事檔案管理探析
美國的人事檔案管理因雇員任職機構的所有制差別，可以分為公有系統與私立系統兩大塊。在不同的系統，人事檔案采取了不同的管理模式。
公有系統的人事檔案一般采取的是集中管理模式。各級政府機構和其他公立組織的現職人員，其人事檔案均由所在機構的人事部門(mén)集中統一保管。人事管理總署就是聯(lián)邦政府管理公務(wù)員的中樞機構，總體負責聯(lián)邦政府所屬公務(wù)員的任用、考核、培訓、晉升和退休等事宜。
私立系統的人事檔案一般采取分散的社會(huì )化管理模式。企業(yè)、公司或其他私立組織的雇員，其人事檔案往往由本單位的人事部門(mén)保管。如果雇員出現死亡、辭職或工作調動(dòng)等情況，其人事檔案仍然保留在原供職單位。有的情況下，企業(yè)、公司或其他私立機構也把進(jìn)入半現行期的員工檔案移交到商業(yè)性文件中心寄存。雇員進(jìn)入新的單位，就建立起新的人事檔案�？梢�(jiàn)，這種做法的突出特點(diǎn)是“人檔分離”。
此外，美國人事檔案管理的特色之處還在于一些專(zhuān)業(yè)部門(mén)也保存著(zhù)大量的個(gè)人數據，如社會(huì )保障署建立的社會(huì )保障號和人事檔案記錄。
美國所有成年人都有一個(gè)由國家社會(huì )保障署頒發(fā)的社會(huì )保障號，社會(huì )保障號如同身份證一樣重要，如果公民有違規行為，就會(huì )被記錄在號碼中，對他的切身利益產(chǎn)生影響，以此作為日后獲取退休金、老年醫療保險、退伍軍人福利等各種社會(huì )保障的憑證。這種號碼可以隨時(shí)調出，起初僅用于社會(huì )保障服務(wù)體系，后來(lái)逐漸發(fā)展成為社會(huì )各界共享的、全國聯(lián)網(wǎng)的大型計算機數據庫系統。
法國：集中下的分級管理
法國公務(wù)員管理體制是統一領(lǐng)導下的分級負責制，公務(wù)員管理以政府各部門(mén)為主，因此公務(wù)員的人事檔案也均由政府各部門(mén)自行保管。行政和公職總局負責管理公務(wù)員的綜合協(xié)調工作;內政部地方權力機構總局負責協(xié)調地方公務(wù)員管理工作和制定地方公務(wù)員管理規則;衛生部醫院局負責制定醫療衛生人員的管理規則;經(jīng)濟財政和預算部預算局負責公務(wù)員的編制和退休金發(fā)放管理工作。
至于人事管理，政府各部門(mén)都設立有專(zhuān)門(mén)的人事司，司下還設有處、科兩級，負責公務(wù)員的考試錄用、考核、任用、獎懲、培訓、工資、福利等管理工作，并將這些方面的內容計入人事檔案進(jìn)行管理�？梢�(jiàn)，法國政府系統人事檔案采取的也是集中管理模式，現職人員的人事檔案都集中保存在各供職單位的人事部門(mén)。
日本：管理形式不統一
日本的人事管理機構主要有中央人事院、省廳人事機構與地方人事機關(guān)。中央人事院主要負責掌管公務(wù)員的待遇改善、考試、任免、福利、進(jìn)修、獎懲等相關(guān)事務(wù)。各省廳人事機構的名稱(chēng)不一，有的稱(chēng)為“人事局”，有的稱(chēng)為“人事課”，也有的叫“人事部”，它們負責保管各省廳機關(guān)的人事檔案;地方政府的人事機構多為“人事委員會(huì )”，負責保管同級機關(guān)的人事檔案。
長(cháng)期以來(lái)，日本人事管理的基礎主要是年功序列制度和終生雇傭制度。年功序列制度的主要內容是按照年齡和就職年數來(lái)升職、升級和加薪，工資的高低主要取決于工齡的長(cháng)短。職員在單位的任職時(shí)間一般都相當長(cháng)，因此人事部門(mén)要對職工進(jìn)行全面的人事記錄。
人事檔案不僅是涉及職工錄用、調配、晉升、培訓、待遇、福利和保健等人事管理的基礎資料，而且也是在職員工必不可少的資歷證明。因此一般來(lái)說(shuō)，各單位都會(huì )妥善保管人事檔案，即使員工退休或離職后也會(huì )保存相當長(cháng)一段時(shí)間。
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