采購管理如何做好
采購管理(Procurement Management)是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結算的采購活動(dòng)的全過(guò)程，對采購過(guò)程中物流運動(dòng)的各個(gè)環(huán)節狀態(tài)進(jìn)行嚴密的跟蹤、監督，實(shí)現對企業(yè)采購活動(dòng)執行過(guò)程的科學(xué)管理。
1、采購計劃管理
采購計劃管理對企業(yè)的采購計劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準確的采購計劃和執行路線(xiàn)。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務(wù)計劃(如系統根據銷(xiāo)售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過(guò)對多對象多元素的采購計劃的編制、分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統支持企業(yè)以銷(xiāo)定購、以銷(xiāo)定產(chǎn)、以產(chǎn)定購的多種采購應用模式，支持多種設置靈活的采購單生成流程。
如何做好采購管理?
2、采購訂單管理
采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商確認訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個(gè)環(huán)節進(jìn)行準確的跟蹤，實(shí)現全過(guò)程管理。通過(guò)流程配置，可進(jìn)行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過(guò)到貨質(zhì)檢環(huán)節后檢驗入庫等，在整個(gè)過(guò)程中，可以實(shí)現對采購存貨的計劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監控和管理。采購訂單可以直接通過(guò)電子商務(wù)系統發(fā)向對應的供應商，進(jìn)行在線(xiàn)采購。
3、發(fā)票校驗
發(fā)票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的.消耗性采購處理，直運采購業(yè)務(wù)，受托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過(guò)對流程進(jìn)行配置，允許用戶(hù)更改各種業(yè)務(wù)的處理規則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規則，以適應企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
采購管理的重要性
采購在企業(yè)中占據著(zhù)非常重要的地位，因為購進(jìn)的零部件和輔助材料一般要占到最終產(chǎn)品銷(xiāo)售價(jià)值的40%~60%。這意味著(zhù)，在獲得物料方面所做的點(diǎn)滴成本節約對利潤產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷(xiāo)售領(lǐng)域內相同數量的節約給利潤帶來(lái)的影響。采購的目標：
提供不間斷的物料流和物資流從而保障組織運作;
使庫存投資和損失保持最小;
保持并提高質(zhì)量;
發(fā)展有競爭力的`供應商;
當條件允許的時(shí)候，將所購物料標準化;
以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù);
提高公司的競爭地位;
協(xié)調企業(yè)內部各職能部門(mén)間合作;
以最低的管理費用完成采購目標;
采購作業(yè)內容是從收到"請購案件"開(kāi)始進(jìn)行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內容，查閱"廠(chǎng)商資料"、"采購記錄"及其他有關(guān)資料后，開(kāi)始辦理詢(xún)價(jià)，于報價(jià)后，整理報價(jià)資料，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決權限，呈核訂購。 采購管理的原則
1.首先必須建立完善的供應商評審體制:對具體的供應商資格、評審程序、評審方法等都要作出明確的規定。
2.建立采購流程、價(jià)格審核流程、驗收流程、付款結算流程。
3.完善采購員的培訓制度，保證采購流程有效實(shí)施。
4.價(jià)格的評審應由相應程序規定由相關(guān)負責人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗廂操作。
5.規范樣品的確認制度，分散采購部的權力。
6.不定期的監督，規范采購行為。
7.建立獎勵制度，下調價(jià)格后應對采購員進(jìn)行獎勵。
8.加強開(kāi)發(fā)能力，尋求廉價(jià)代替品。
采購管理的要素
第一， 要確定供應商的'資格 第二，采購價(jià)格形成機制。第三，付款方式的確定。第四，數量核查。 第五，質(zhì)量核查。
采購管理的行業(yè)差異
當我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時(shí)候，首先我們需要理解采購管理的行業(yè)差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來(lái)管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據各行業(yè)采購工作的通性和個(gè)性，我們將采購管理工作分為四類(lèi)：
第一類(lèi)叫做生產(chǎn)性采購
就是我們采購這個(gè)物品是直接為了公司生產(chǎn)運營(yíng)所需。而生產(chǎn)性采購又分為兩類(lèi)：
第1類(lèi)是原材料性采購(MRP性物料采購)。所采購的此類(lèi)物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品;
第2類(lèi)是零配件的采購(MRO性采購，就是維修，維護、修理、運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產(chǎn)運作所需要的維修、更換配件。 這兩類(lèi)物品的采購管理性質(zhì)不同，運作方式也不同，看問(wèn)題的角度也不同。
第二類(lèi)叫做商貿性采購
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產(chǎn)性采購，屬于商貿性采購，商貿性采購和生產(chǎn)性采購最大的區別是什么?批發(fā)商、零售商在采購物品時(shí)(像沃爾瑪采購的東西)，采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢(qián)，筆筆都得賺錢(qián)，不賺錢(qián)就沒(méi)有必要采購進(jìn)貨。西瓜不賺錢(qián)，可以采購蘋(píng)果。但是對于生產(chǎn)性采購來(lái)講就不行，這個(gè)產(chǎn)品我們公司只能用這個(gè)原材料，我做餅干的，只能買(mǎi)面粉，不能說(shuō)面粉太貴就不買(mǎi)了，不買(mǎi)就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購都賺錢(qián)，而且采購的盈利性也不能直接反應出來(lái)的。我們舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：一個(gè)很稱(chēng)職的生產(chǎn)采購部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商、零售商去做采購管理，也許過(guò)不了半年就被炒掉了，為什么?因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
第三類(lèi)是一般日常用品性采購
像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點(diǎn)是采購品類(lèi)繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
第四類(lèi)是項目性采購
有時(shí)候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說(shuō)買(mǎi)一臺設備，蓋一個(gè)車(chē)間等。項目性采購的主要特點(diǎn)是一次性。很少有重復性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開(kāi)始，以往的經(jīng)驗和關(guān)系很少能用到。 采購管理中應該注意的問(wèn)題及解決方法
采購是供應鏈當中的.一個(gè)重要環(huán)節，它對企業(yè)管理是否成功有著(zhù)巨大的影響。對任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。
在實(shí)際操作中，要把采購當成供應鏈的一部分進(jìn)行管理，要想管理得當，需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1、制定采購計劃，其中包括采購商品的價(jià)格，付款條件，質(zhì)量，商品來(lái)源地，交貨方式和運輸方式等。
2、選擇合適的供應商并確定他們的合作方式。
3、確定采購的數量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運輸成本。
用ERP做企業(yè)采購管理
一、強化采購管理的現實(shí)意義
1.采購成本過(guò)大，不利于企業(yè)參與市場(chǎng)競爭。市場(chǎng)競爭中價(jià)格的競爭，表面上看來(lái)是產(chǎn)品價(jià)格高低的競爭，實(shí)際上是成本高低的較量。降低成本有兩個(gè)基本途徑：一是降低生產(chǎn)過(guò)程中的消耗，二是降低采購過(guò)程中的采購價(jià)格。傳統的成本管理主要解決降低生產(chǎn)消耗的問(wèn)題，實(shí)際上對很多企業(yè)來(lái)講更重要的是降低采購成本。生產(chǎn)過(guò)程中的成本挖潛是很有限的，比較起來(lái)采購過(guò)程中的潛力卻大得多，而且由于市場(chǎng)隨時(shí)在變，采購過(guò)程中的挖潛可以說(shuō)是永無(wú)止境。
2.賣(mài)方市場(chǎng)的.形成，增加了企業(yè)采購的難度。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，我國的市場(chǎng)供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化，在市場(chǎng)供大于求的情況下，賣(mài)方競爭激烈，這種競爭會(huì )使產(chǎn)品的種類(lèi)、規格、性能、包裝等日趨多樣化。這就為采購行為增加了難度，企業(yè)必須對采購物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨方式、信譽(yù)等多方面加以比較選擇，這就要求企業(yè)要切實(shí)加強采購管理。
3.規范花的采購管理，避免企業(yè)遭受不必要的損失。在市場(chǎng)競爭異常激烈的今天，賣(mài)方會(huì )利用五花)的促銷(xiāo)手段，甚至是不規范的返利、回扣、提成等方法來(lái)推銷(xiāo)產(chǎn)品，這種情況下，如果沒(méi)有嚴格的采購管理制度加以規范和監督，就會(huì )極大的損害企業(yè)利益。
二、目前采購工作中普遍存在的問(wèn)題
1.采購過(guò)程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購工作中，采購部門(mén)作為一個(gè)單獨的職能部門(mén)，相對獨立地開(kāi)展工作，與企業(yè)內其他部門(mén)很少進(jìn)行直接的接觸，采購人員很少與銷(xiāo)售人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員和財務(wù)人員進(jìn)行溝通，通常采購部門(mén)關(guān)心的是物料的制造和供應，采購人員只是在物料計劃員和供應商之間起了一個(gè)中介入的作用，在兩者之間傳遞信息。一旦某個(gè)環(huán)節對信息的理解出現失誤或者信息的有效流通受到阻礙，就會(huì )造成物料的重復采購和資金的積壓。
2.采購工作缺少監督制衡機制。物資采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著(zhù)大量的資金使用權，必須有有效的監督措施。但目前很多企業(yè)的物資采購往往掌握在一個(gè)部門(mén)或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監督和制約機制。長(cháng)此下去，在采購工作中還會(huì )出現不正之風(fēng)，影響企業(yè)正常的物資采購工作。
3.企業(yè)對供應商的管理有待加強。目前很多企業(yè)的采購工作都存在著(zhù)一個(gè)誤區，認為采購工作就是和供應商搞好關(guān)系，然后在這種關(guān)系基礎上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對企業(yè)而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長(cháng)此以往，就會(huì )產(chǎn)生企業(yè)對某些特定供應商的依賴(lài)，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng )新，也會(huì )在企業(yè)內部滋生腐朽行為，損害企業(yè)的利益。
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