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如何做好酒店采購管理
酒店采購管理工作是酒店成本控制的一個(gè)重要環(huán)節,同時(shí),采購工作雖不直接向客人提供服務(wù)，但其工作的好壞將直接影響到整個(gè)酒店向客人提供服務(wù)的質(zhì)量，因此，做好酒店的采購工作的管理是十分重要的，有利于提高酒店的服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟效益。那么如何做好酒店采購管理呢?下面請隨小編一同來(lái)了解下吧。
如何做好酒店采購管理
對采購工作的管理與控制，主要是由酒店采購經(jīng)理負責的，由于采購工作具有涉及面廣(涉及到酒店內部的成本控制、財務(wù)以及客房、餐飲等生產(chǎn)和服務(wù)部門(mén)，還有外部眾多的供應商、中間商)，情況復雜，政策性，季節性和隨機性強，要做好對采購工作的管理與控制，采購經(jīng)理必須抓好以下九個(gè)方面的工作。
一、重視采購員的思想教育工作。
經(jīng)理對采購工作的管理主要表現在對采購員的管理上，他的管理意圖，對市場(chǎng)情況的掌握，供應商的選擇以及對酒店成本控制等等，都要通過(guò)采購中央氣象臺工作體現出來(lái)，因此，做好對采購人中央氣象臺管理工作極為重要。針對采購工作的特點(diǎn)，采購經(jīng)理首先要加強對采購人員的法制教育，職業(yè)道德教育，提高其抵制不正之風(fēng)的自覺(jué)性，樹(shù)立堅強的組織觀(guān)念和嚴明紀律性，同時(shí)，要培養其企業(yè)主人翁的責任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風(fēng)。
二明確分工與職責，明確權力與義務(wù)。
科學(xué)明確的分工是良好協(xié)作的基礎和人效管理的手段，而合理授權則是實(shí)現職責的必要條件，對采購員在明確其業(yè)務(wù)及職責范圍后，要充分信任與授權，使之有獨立自主的處理問(wèn)題的權力，能想方設法，克服困難，完成任務(wù)，不必事事請示，但要有事事匯報制度，采購員應將每天工作中遇到的問(wèn)題處理的方法以及每天的到貨情況等寫(xiě)上《每日工作匯報部》以便經(jīng)理檢查，發(fā)現問(wèn)題時(shí)隨時(shí)解決。
三、嚴格要求并指導采購員學(xué)習與掌握必要的商品知識以及采購知識與技能。
在現實(shí)生活中，包括酒店行業(yè)，購買(mǎi)質(zhì)次價(jià)高的假冒偽劣商品，吃虧上當的事屢風(fēng)不鮮，一個(gè)很重要的原因就缺乏必要的商品知識，對所購買(mǎi)的商品不了解，結果不化險為夷損害了酒店客人的利益，而且使企業(yè)本身蒙受不應有的，甚至是巨大的損失，防止這種情況發(fā)生的辦法之一就是要求采購員必須掌握必要的商品知識----至少是他所分管的范圍的商品知識，包括商品的特性，產(chǎn)地，規格、用途、質(zhì)量、價(jià)格、供應商狀況等，此外，要搞好物品采購工作，還必須掌握物品采購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是掌握好采購的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各類(lèi)物品的特性和分類(lèi)方法，善于與客商洽談業(yè)務(wù)，商定供貨條款，了解采購國外不同物品的采購程序，熟練輸采購手續等。對一個(gè)采購員來(lái)說(shuō)，采購什么，到什么地方采購，什么時(shí)候采購怎樣采購等，應做到胸有成竹，這樣才有可能進(jìn)行一次成功的不必要的損失和成本的增加。
四、了解市場(chǎng)行情，控制采購成本。
了解市場(chǎng)行情，要隨物品特點(diǎn)而定，對時(shí)令物品，因供求情況和價(jià)格變化快，應隨時(shí)了掌握其變化，對季節性強的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產(chǎn)周期，掌握采購最佳時(shí)期，對大批量的日用品，要進(jìn)行專(zhuān)題調查，根據采購的質(zhì)、量、時(shí)間要求進(jìn)行選擇，如從外地進(jìn)貨還要了解運輸的情況和運輸費用的高低�？晒┎少徫锲返氖袌�(chǎng)是廣闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選擇如果采購員缺乏了解市場(chǎng)，懂得市場(chǎng)行情的能，在數以千計的生產(chǎn)同一貨品的供貨單位面前就會(huì )暈頭轉向了，導致采購失敗，市場(chǎng)上需要了解的內容有：貨物來(lái)自什么渠道?可從哪些供貨單位采購到哪些物品?各個(gè)供貨單位提供物品的質(zhì)量牌號，價(jià)格如何等等。同時(shí)還必要了解市場(chǎng)的其他一些因素，如市場(chǎng)物品流通渠道，產(chǎn)品供應的季節性，價(jià)格波動(dòng)，商業(yè)經(jīng)營(yíng)氣候等影響市場(chǎng)供應變動(dòng)的原因。要了解市場(chǎng)行情，就要進(jìn)行調查分析，根據酒店來(lái)一些同等的做法，這種調查分析可概括為“二個(gè)三”，第一個(gè)“三是貨比三家不吃虧。即采購時(shí)應盡可能多找幾家了行情，特別是多數物品采用市場(chǎng)調節方式銷(xiāo)售，由各售貨單位自行作價(jià)，對此要特別注意比價(jià);”第二個(gè)“三是三個(gè)層次，即使用部門(mén)經(jīng)辦人員，采購部人員，成本控制部人員，都要做調查工作，然后，集中將情況分析，這樣就有可能避免采購的盲目性和被“斬”情況的發(fā)生，即能確保采購質(zhì)量，也呆防止鞭些采購人員營(yíng)私舞弊，中飽私囊，從而有效地控制采購成本。
五、控制食品的采購價(jià)格。
成功的采購工作其目標之一是獲得理想的采購價(jià)格。入口的價(jià)格是受各種因素影響的，諸如市場(chǎng)的供求狀況，餐飲的需求程度，采購的數量，食品本身的質(zhì)量，供應的貨源渠道和經(jīng)營(yíng)成本，單位支配市場(chǎng)程度，其他供應者對其影響等，面對這樣的價(jià)格因素與餐飲經(jīng)營(yíng)的要求，對采購價(jià)格實(shí)行控制是必要的，實(shí)踐證明，以下幾條價(jià)格措施是行之有效的。
1、規定采購價(jià)格-----通過(guò)詳細的市場(chǎng)價(jià)格調查后，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價(jià)，采購員必須在限價(jià)以?xún)冗M(jìn)行采購，不得超過(guò)，限價(jià)商品的品種一般是指每日采購的新鮮蔬果肉類(lèi)
2、規定購貨渠道和供應單位----采購部門(mén)只能那些指定的供貨單位購貨，或者只許購置來(lái)自規定渠道的食品，如香煙，洋酒等。
3、控制大宗和貴重食品的購貨權-----貴重食品和大宗食品其價(jià)格是影響餐飲成本的主體。因此，由餐飲部門(mén)提供使用情況的報告，采購部門(mén)增加購貨量和改變購貨規格可根據需求情況，大批量采購，以便降低單價(jià)，這也是控制采購價(jià)格的一種策略，另外當某些食品的包裝規格有大有小時(shí)，購買(mǎi)酒店的適用規格，也呆降低單位價(jià)格。
4、向生產(chǎn)單位直接采購-----對采購批量大的物品，應盡呆能向生產(chǎn)單位直接采購，并要求經(jīng)批理優(yōu)惠價(jià)格供應。
5、根據市場(chǎng)行情適時(shí)采購-----當某些食品在市場(chǎng)上供過(guò)于求，價(jià)格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質(zhì)量并可作儲存的可趁此機會(huì )購進(jìn)，以備價(jià)格回升時(shí)使用。當應時(shí)食品上市，預計價(jià)格可能下跌，采購量應盡呆能地減少，只在適應需要即可，等到價(jià)格穩定時(shí)再行添購。
六、學(xué)會(huì )對購進(jìn)貨品價(jià)格的整體控制。
采購經(jīng)理每天要對很多的“采購申請單”、“計貨單”、支票申領(lǐng)單、中，西廚每日訂貨單“簽字”但他每天都要面對同一個(gè)課題，壓低進(jìn)貨價(jià)格降低成本。廚房每日用的鮮活海水產(chǎn)品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天進(jìn)，日日買(mǎi)，每種不過(guò)幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料制品，印刷品，一份計貨單批下來(lái)，常常過(guò)千元，上萬(wàn)元，特別是工程裝修，維修，甚至超過(guò)幾十萬(wàn)元。理論上講，對于每筆支出，無(wú)論巨細，大小，都要嚴格控制，所謂點(diǎn)滴節約，但實(shí)際上誰(shuí)也不可能完全做到保證采購部日常購買(mǎi)的所有商品，其質(zhì)量是全城最好的，其價(jià)格又是全市最平的，舉例說(shuō)明一般大路菜的單價(jià)，東西南北各個(gè)農貿市場(chǎng)價(jià)格相關(guān)一毛幾分，如果一定要求采購員和每期進(jìn)貨都“最好”，“最平”反而會(huì )使他們整日處于緊張忙亂之中，在當今社會(huì )節奏日益加快的時(shí)代，事事無(wú)巨細，筆筆支出都精細管理的做法，不公難以進(jìn)行，而且得不損失，因此，作為采購經(jīng)理，應采取從整體上掌握，控制采購成本的策略，這一策略主要體現在以下兩個(gè)方面。
1、眾多的日常小額開(kāi)支予以總的控制，只要是市場(chǎng)的平均價(jià)格之內，具體的一筆筆支出可以不必過(guò)分計較。因為是大量的常用品，管理的側重點(diǎn)放在保證質(zhì)量及快速反應上，即必須保證購進(jìn)的貨品貨量能用，好用，同時(shí)必須保證及時(shí)購進(jìn)，說(shuō)買(mǎi)就買(mǎi)的到，不耽誤使用。
2、小量的大額支出必須下功夫，多方了市場(chǎng)，多方尋價(jià)，認真淺談，仔細做報價(jià)，不允許購買(mǎi)出現失誤，嚴格控制，最好是經(jīng)理親自洽商。對這部分重點(diǎn)的大額支出，管理的側重點(diǎn)應是在保證質(zhì)量的前提下盡最大可能地省錢(qián)，在洽談過(guò)程中要“斤斤計較。幾毛錢(qián)，幾分錢(qián)地砍，例如一份印刷品要印要千萬(wàn)份，每份砍下一二分或三四厘錢(qián)，就能省下不少錢(qián)，
七、建立良好的采購工作程序，控制整個(gè)采購系統。
便是的采購工作程序將為采購部有條不紊地運作提供有力的保證，使所有的采購員有章可循，提高效率，減少失誤。各個(gè)酒店，賓館采購的采購工作程序中應注意以下幾個(gè)問(wèn)題。
1、嚴格按程序運作，不允許推委扯皮，該辦的必須辦理。
2、嚴格按程序所規定的職權范圍辦理，不得超越范圍。
3、密切協(xié)作關(guān)系，強調采購部與其他部門(mén)的協(xié)調，合作與配合，有困難，有疑問(wèn)應共同協(xié)商解決。
八、對采購計劃和購貨合同執行的控制。
為保證物品采購和購貨合同的有效執行，采購經(jīng)理必須對執行過(guò)程進(jìn)行控制。
1、指定專(zhuān)業(yè)人員負責至計劃的執行和購貨全責的履行進(jìn)行檢查。
2、設立物品計劃執行控制臺賬，記錄每種物品的采購計劃，簽約(合同)情況，交貨履約和庫存情況，如有條件可采用科學(xué)的酒店采購工作管理軟件，將這些數據輸入電腦，以備隨時(shí)檢查。
3、定期檢查與隨時(shí)檢查相結合，每月進(jìn)行全面檢查，對未按計劃和合同的進(jìn)度供貨的貨種，隨時(shí)通知經(jīng)辦采購員督促供應單位按時(shí)交貨，也可用掛牌方法把沒(méi)有按計劃執行，按合同供給的物品品種，用不同顏色牌子掛出，以便引起同事注意。
九、熟悉供應廠(chǎng)商，并與之建立良好和合作關(guān)系。
采購員的工作是有所分工的，在一個(gè)相對長(cháng)的時(shí)間里較固定地分管負責采購某一類(lèi)物品，使其對熟悉這尖物品的市場(chǎng)供應的廠(chǎng)家及供應商，作為采購綆，則應該熟悉所管的采購員與之聯(lián)系的所有供應廠(chǎng)商，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間實(shí)際采購的考察，對一引起信譽(yù)好的供應商，應考慮與之建立比較穩定的采購關(guān)系和良好的合作關(guān)系，以保證貨源的購進(jìn)，減輕采購工作量，同時(shí)，他應該負責解決采購員解決不了的問(wèn)題，買(mǎi)到采購員買(mǎi)不到的貨物，應注意不能出現這樣的情況：即一個(gè)采購員頻繁聯(lián)系供應商是采購經(jīng)理所不知道或不熟悉的，如果采購員和供應商長(cháng)年，不買(mǎi)采購部經(jīng)理的帳，那么采購經(jīng)理的工作將是十分被動(dòng)的。供應商為了得到更高的經(jīng)濟效益，會(huì )采取各種樣的辦法“困住“采購員，手段之一是”回扣“它不僅影響進(jìn)貨成本，損害酒店利益，還會(huì )腐蝕采購隊伍，如何控制這類(lèi)問(wèn)題的產(chǎn)生是所有采購經(jīng)理面臨的共同問(wèn)題，事實(shí)上，作為采購經(jīng)理不可能盯住所有采購員，跟著(zhù)他們滿(mǎn)街跑，只在對貨品采購進(jìn)行嚴密的控制管理，盯住貨品的單價(jià)，把單價(jià)控制住，回扣就可以降低到最低限度，甚至沒(méi)有�？傊�，酒店業(yè)中的采購供應工作是極其復雜的，其管理工作也是具有相當難度和挑戰性的，作為采購經(jīng)理，要想將采購工作的特有規律，進(jìn)而遵循這些規律去做，只有這樣才能提高采購工作的管理水平，在保證滿(mǎn)足酒店服務(wù)和生產(chǎn)需求的同時(shí)，最大程度地降低采購成本。
如何做好酒店采購管理
加強原材料管理
原材料采購，質(zhì)量控制是關(guān)鍵。物料缺陷太多，會(huì )造成酒店人力、物力的極大浪費。酒店管理者應該制定“標準采購規格”作為指導采購工作的依據，以保證原材料達到酒店質(zhì)量要求。
與供應商做朋友
對供應商也應該實(shí)行管理，但管理不等于是敵人。與供應商合作關(guān)系的好壞很大程度上影響著(zhù)酒店采購準時(shí)化能夠實(shí)現。如果做不到采購準時(shí)化，酒店就會(huì )額外付出很多的成本費用，造成利潤流失。
對供應商實(shí)行激勵機制
筆者曾經(jīng)接觸過(guò)一個(gè)酒店老板非常聰明，他對供應商實(shí)行價(jià)格折扣和柔性合同管理，他甚至提出以后會(huì )給優(yōu)質(zhì)供應商虛擬股份，讓供應商和酒店一起分享成功，達到雙贏(yíng)。
對供應商進(jìn)行科學(xué)評估
酒店要想順利實(shí)施供應商激勵機制，還需要對供應商進(jìn)行階段性評估，如質(zhì)量評估、時(shí)效評估、價(jià)格評估等。酒店與供應商對出現的問(wèn)題進(jìn)行溝通探討，促使供應商不斷進(jìn)行改進(jìn)，從而提高采購質(zhì)量和效率。
建立標準采購價(jià)格
酒店財務(wù)在管理者支持下根據市場(chǎng)變化和歷史數據以及收集到的價(jià)格變化，制定重點(diǎn)物料的采購標準費用，以此為參照。對采購費用過(guò)高的情況，酒店應及時(shí)關(guān)注，查找原因。
加強對采購人員的管理
建立采購人員行為規范制度，權責明晰，盡量避免多種權力集中到一個(gè)人身上；加強對采購人員的考核，可以重獎重罰；對采購憑證妥善保管，便于出問(wèn)題時(shí)迅速追究責任人等。
酒店采購管理，抓好了就是利潤，抓不好，就是浪費甚至腐敗。在當今競爭日益激烈、收益越來(lái)越薄的情況下，加強采購管理，控制好采購成本，就已經(jīng)是提前為酒店贏(yíng)得了利潤空間。
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