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采購的常見(jiàn)問(wèn)題
面對眾多供應商，如何對其進(jìn)行全面而有效的評估，以最終選定最佳供應商?在采購過(guò)程中，如何保證采購與生產(chǎn)信息渠道暢通，以解決生產(chǎn)部門(mén)和采購部門(mén)因信息溝通不及時(shí)造成的影響?這都是采購過(guò)程中常會(huì )遇到的一些問(wèn)題，本文就采購常見(jiàn)問(wèn)題及解決辦法，為大家分享一些業(yè)內專(zhuān)業(yè)認識給出的解析建議。
采購常見(jiàn)問(wèn)題：
1) 面對眾多的供應商，如何進(jìn)行合理有效的評估?能否對發(fā)生交易的供應商從交期、價(jià)格、交貨準時(shí)率、供貨質(zhì)量、信用、服務(wù)水平等進(jìn)行全面的考核評估?
2) 如何保證采購與生產(chǎn)的信息渠道暢通?解決生產(chǎn)計劃部門(mén)由于無(wú)法及時(shí)獲得采購部門(mén)的采購單下單時(shí)間、單據執行狀態(tài)、物料到貨信息等信息，而造成物料不能全部保證及時(shí)供應，對生產(chǎn)排產(chǎn)造成影響?
3)如何滿(mǎn)足財務(wù)應付款需要沖銷(xiāo)到每一筆采購的核銷(xiāo)需求，而不是粗獷式的只根據供應商傳過(guò)來(lái)的發(fā)票形成應付款?
4)由于無(wú)法及時(shí)掌握全部產(chǎn)品采購，外協(xié)件的的近期缺料信息(包括缺什么?何時(shí)需要?)，缺乏對未來(lái)供貨市場(chǎng)供貨趨勢與走向的預測，造成臨時(shí)采購，外協(xié)現象較多，同時(shí)由于不少材料采購供應周期長(cháng)，采購部經(jīng)常處于措手不及的境地，忙于趕任務(wù)，缺乏良好的計劃性。并且容易遺漏小件，影響正常生產(chǎn)進(jìn)程。
5)采購成本難控制。由于供應商數量太多，采購價(jià)格體系較為混亂，無(wú)法真正形成多家比價(jià)管理，也不能進(jìn)行最高限價(jià)控制。導致采購成本偏高，資金占用大，影響利潤水平。
6)采購部的日常大量時(shí)間忙于了解各種信息和催貨，重“跟催”輕“計劃”。采購部門(mén)只能把工作重心放在到貨跟催上面，疲于奔命，結果還往往并不如意，供應缺貨常常造成生產(chǎn)停工待料。對于確實(shí)能直接產(chǎn)生效益的供應商選擇、比價(jià)控制等工作做的較少，日常工作重點(diǎn)主要在應對生產(chǎn)上。
7)由于采購資金周轉上的問(wèn)題，對供應商難于形成有效的監控，無(wú)法有效把握好最佳供貨期，控制供貨質(zhì)量，犧牲企業(yè)長(cháng)期利益。
方法
變被動(dòng)為主動(dòng)
通過(guò)與MRP運算需求結果直接相連，解決物料采購中多采購、少采購、重復采購、漏采購等現象的發(fā)生，實(shí)時(shí)的采購進(jìn)度查詢(xún)與數據分析使采購人員可輕松掌握生產(chǎn)缺什么料?缺多少料?且明細到班組與機臺的日生產(chǎn)計劃需求。從被動(dòng)式的以其他部門(mén)的跟催來(lái)決定工作計劃到主動(dòng)的有計劃、有目的的跟進(jìn)。使生產(chǎn)與采購井井有條。
多維比價(jià)策略
大多數企業(yè)的物料采購都具有多供應商、多規格、多等級、多產(chǎn)地等不同屬性的選擇，如何面對不同的服務(wù)、品質(zhì)、交期、信譽(yù)等對供應商實(shí)現全維的考核評估，來(lái)實(shí)現對供應商的細化管理，進(jìn)而獲得更合理的價(jià)格?通過(guò)應用中軟ERP的多維采購價(jià)格策略，來(lái)達到對同一產(chǎn)品，不同物料屬性，不同品質(zhì)與供應商的價(jià)格管控。將采購人員的工作重心從繁瑣的價(jià)格跟蹤中轉移到如何去挑選更有競爭力的供應商，來(lái)提升品質(zhì)與交期，以達到為企業(yè)創(chuàng )造更多的利潤。
多訂單合并采購
面對大量的訂單物料需求，如何做到快速、準確、高效的完成訂購需求，且能通過(guò)匯總合并采購來(lái)獲得更優(yōu)的議價(jià)空間?通過(guò)應用多訂單合并采購管理模式來(lái)建立全新的采購流程，達到采購與生產(chǎn)及倉庫相互連通，并能進(jìn)行成本歸集來(lái)核算出每張訂單的采購需求與實(shí)際需求，使企業(yè)的管理更為精細化。
入庫允收管控
供應商送多少收多少?財務(wù)見(jiàn)單就付款?事后無(wú)法核查?企業(yè)需要建立一個(gè)事前的管控機制，通過(guò)按需采購、按單入庫、按單核銷(xiāo)來(lái)形成多個(gè)部門(mén)的環(huán)環(huán)相扣運行模式。在倉庫收貨時(shí)，可按類(lèi)型、名稱(chēng)、供應商、對應訂單號來(lái)設置不同的允收上下限，減少由于企業(yè)流程的脫節而帶來(lái)的采購成本提升問(wèn)題。
靈活的流程配置
提供申購單、采購計劃單、詢(xún)價(jià)單、采購訂單、采購入庫單、采購掛帳單、付款單、采購報表、分析等業(yè)務(wù)管理功能，并可以根據企業(yè)要求定義流程;
豐富的價(jià)格策略
管理供應商價(jià)格，通過(guò)系統設置，對供應商的供貨價(jià)格進(jìn)行最高價(jià)格控管;
供應商自動(dòng)挑選機制
通過(guò)設置供應商配額資料，在根據采購申請做采購訂單時(shí)進(jìn)行多供應商的訂貨數量分配;
嚴謹的收貨入庫機制
在物料設置入庫允差上下%限制，通過(guò)參數對供應商的入庫數量進(jìn)行嚴格控制;
標準的品質(zhì)檢驗
結合質(zhì)量管理系統，在物料設置采購檢驗方式，通過(guò)參數控制要求檢驗物料必須檢驗合格或不良品通過(guò)讓步接受才能采購入庫;
跨部門(mén)的查詢(xún)平臺
提供生產(chǎn)、倉庫、銷(xiāo)售、質(zhì)量、成本等信息的查詢(xún)功能，提高采購部門(mén)與計劃、倉庫管理、生產(chǎn)部門(mén)間的溝通效率及協(xié)作能力。
多維度的計量方式
提供多單位管理方案，例如：采購單位、庫存單位、輔助單位等。
應用價(jià)值
1)提高采購業(yè)務(wù)處理速度40%以上，內部運作效率提高;
2)采購業(yè)務(wù)準確性提高到99%以上;
3)提高采購部、物控、倉管、生產(chǎn)部門(mén)間的溝通效率及協(xié)作能力;
4)加強供應商管理，提高供應鏈協(xié)作，保證產(chǎn)品質(zhì)量;
5)有效管理價(jià)格，增強采購透明度，降低采購成本。
采購的常見(jiàn)問(wèn)題和解決方法
1. 誤購重復或多余的物品
據研究調查，企業(yè)收到的發(fā)票中高達8.5%是重復的。
如果沒(méi)有一個(gè)有效的采購審批工作流程，員工可能會(huì )為已經(jīng)購買(mǎi)的產(chǎn)品或服務(wù)付款，或者他們可能會(huì )訂購超過(guò)他們需要的東西。當這種情況發(fā)生時(shí)，為了追回這筆錢(qián)，會(huì )浪費大量的時(shí)間和精力。
如何解決：
為了避免這些錯誤，請采用一種需要多人審批的采購協(xié)議。
你還應該在你的電子采購軟件中設置審批順序，以便更好地了解和洞察采購流程。先進(jìn)的采購管理軟件8Manage SRM支持按部門(mén)、費用等級等設置審批流程，自動(dòng)校驗采購預算并審核。你可以跟蹤現有的支出或預算使用，更明智地采購，減少浪費。
如果你已經(jīng)進(jìn)行了一次重復采購，你可以通過(guò)立即聯(lián)系供應商來(lái)糾正這一錯誤。如果你與相關(guān)的供應商有良好的關(guān)系，這通常會(huì )更有效。
2. 員工不從首選或認可的供應商處采購
這在大型和快速發(fā)展的企業(yè)中很常見(jiàn)，因為它們沒(méi)有一個(gè)集中的供應商信息數據庫。
沒(méi)有集中的數據庫，員工會(huì )從任意供應商那里購買(mǎi)，這樣可能會(huì )花費更多，并可能危及與現有的已審批供應商的關(guān)系。
從已審批的供應商處采購可以通過(guò)多種方式幫助企業(yè)。企業(yè)可以與他們的供應商建立關(guān)系，因此可以向長(cháng)期合作的供應商提出更多要求。已審批的供應商更有可能滿(mǎn)足企業(yè)的需求，提供更好的條款和價(jià)格，并在長(cháng)期內成為重要的合作伙伴。
如何解決：
為了防止這種情況，使用一個(gè)集中的、易于訪(fǎng)問(wèn)的供應商管理目錄。8Manage SRM的供應商目錄可見(jiàn)且易于訪(fǎng)問(wèn)，允許統一采購，幫助你節省時(shí)間和談判能力。
3. 采購超出預算（沒(méi)有人意識到這一點(diǎn)）
如果你的采購交易一直超出企業(yè)的支出預算，那可能不是因為亂花錢(qián)。預算的剩余情況與員工看到的內容之間可能存在溝通和可見(jiàn)性差距。
當員工看不到包含已批準（但尚未采購或支付）訂單的實(shí)時(shí)預算時(shí)，他們可能會(huì )進(jìn)行不必要的采購。
如何解決：
通過(guò)使用采購管理軟件，讓你的團隊對預算有實(shí)時(shí)的可見(jiàn)性，并使企業(yè)的支出得到控制。這將使你的團隊能夠看到已支付的項目、已采購的、已批準的和待定的支出請求，以及這些項目將如何影響預算。
4. 欺詐性的交易
欺詐可能是由員工單獨或與外部人員聯(lián)合進(jìn)行的。例如，員工可能在要采購的物品上標高價(jià)格，或制造假的發(fā)票。他們甚至可能從供應商那里收取回扣，或將合同授予空殼公司。
無(wú)論欺詐采取何種形式，你都需要迅速阻止它，以防止對企業(yè)利潤產(chǎn)生嚴重影響。
如何解決：
訓練員工在采購過(guò)程中發(fā)現并指出危險信號。例如，收到同一物品的幾張發(fā)票或采購訂單中包括價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格的物品，可能表明有問(wèn)題。
使用三方匹配來(lái)驗證付款并確保發(fā)票有效。在支付任何款項之前，確保供應商的發(fā)票與采購訂單和交易的收據相符。
使用集中的8Manage SRM采購管理系統實(shí)現采購自動(dòng)化。有了各個(gè)層面的檢查，員工會(huì )發(fā)現更難利用漏洞謀取私利。 在欺詐行為確實(shí)發(fā)生的情況下，可以幫助你追蹤欺詐性交易并采取行動(dòng)。
5. 供應商表現不佳
即使價(jià)格合適，供應商也可能無(wú)法按時(shí)交付或交付不合標準的庫存。幾次延遲發(fā)貨可能意味著(zhù)生產(chǎn)暫停，這將使你的客戶(hù)感到不滿(mǎn)意。使用劣質(zhì)商品會(huì )降低你制造的產(chǎn)品或提供的服務(wù)的質(zhì)量。無(wú)論哪種方式，與表現不佳的供應商合作對企業(yè)來(lái)說(shuō)都不是好事。
如何解決：
使用該采購管理軟件的供應商管理功能定期審查供應商的績(jì)效指標，如及時(shí)性、完整性、質(zhì)量等。如果供應商不符合你的標準，可能是時(shí)候考慮更換新的供應商了。
使用8Manage SRM解決采購問(wèn)題
無(wú)論多么小心，采購問(wèn)題都會(huì )出現。做好應對意外的準備，盡可能地減輕與采購問(wèn)題相關(guān)的風(fēng)險。
想要更主動(dòng)、更能預測采購，其中一種有效方法是使用采購管理軟件。它可定制的審批能幫助你防止重復采購、檢測欺詐并防止異常支出。借助采購管理軟件的供應商和目錄管理功能，你可以通過(guò)單一視圖查看供應商績(jì)效并存儲重要的供應商信息。實(shí)時(shí)可定制的預算可確保你隨時(shí)跟蹤支出，在需要時(shí)調整預測。
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