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恒大招標采購管理辦法
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總 則
一、采購管理范圍
本規程是公司購買(mǎi)原材料、物資、零部件、設備、辦公用品、勞動(dòng)保護用品以及其他物資過(guò)程中的決策、價(jià)格監督、質(zhì)量檢驗等行為的基本規范。
二、采購管理原則
按照科學(xué)有效、公開(kāi)公正、比質(zhì)比價(jià)、監督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過(guò)程中的不正當行為發(fā)生。
采購管理機構和采購管理體制
一、采購管理機構
負責使用部門(mén)及工程方面日常物資、材料、設備采購;
負責物資采購的詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)及招標;
負責采購合同的擬訂、簽訂;
負責按時(shí)、按質(zhì)、按量地采購使用部門(mén)所需各種物資;
負責物資采購管理制度和各崗位職責的制定;
負責物資采購員的監督與管理;
負責對供應商的開(kāi)發(fā)與管理;
負責與使用部門(mén)、倉管部門(mén)的溝通與協(xié)調;
采購工作的監督管理機構，專(zhuān)司采購監督管理職能;
配合采購部制定和完善各項采購工作制度、流程;
會(huì )同采購部定期參與大宗物資、材料的招標、評審以及供應商的甄選;
定期收集采購信息需求，嚴把采購價(jià)格關(guān)、質(zhì)量關(guān)、實(shí)用關(guān)，及時(shí)向管理層反饋意見(jiàn);
嚴格執行各項采購工作紀律。
采購監督機構
1、工程部
2、綜合部
3、財務(wù)部
4、經(jīng)營(yíng)部
事前價(jià)格審核;
參與大宗物資材料的采購;
監督采購價(jià)格，控制采購成本;
采購紀律檢查。
驗收機構
1、庫管員
2、使用部門(mén)
3、項目經(jīng)理
各類(lèi)物資、材料的驗收、管理，建立臺帳和材料數據庫;
及時(shí)反饋物資使用信息，按月統計物資使用情況。
二、采購管理體制
(一)采購決策管理
1、建立健全物資采購決策程序，根據采購物資類(lèi)別和金額的大小，實(shí)行分級分權管理，明確各級管理者、各有關(guān)部門(mén)及人員的權限。
2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購的重大事項，由公司決策層和相關(guān)部門(mén)負責人通過(guò)會(huì )議或其他的形式實(shí)行決策。
3、加強對采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、數量的監督，設立物資采購監管委員會(huì )。
4、使用部門(mén)、項目經(jīng)理、庫管員對其審批的物資采購負有審查、監督責任。
(二)比質(zhì)比價(jià)采購
1、采購部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購物資信息變化，并根據市場(chǎng)做到比質(zhì)、比價(jià)采購。
2、除僅有唯一供貨商或公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有特殊要求外，公司大宗物資的采購應當選擇三個(gè)以上的供貨商，從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面擇優(yōu)進(jìn)貨。
3、采購部大宗物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨商資格;對已確定的供貨商，應當及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)變化情況。
4、采購中心大宗物資的采購以及其他較大金額的物資采購，具備招標采購條件的，應實(shí)行招標采購。
(三)價(jià)格監督
1、采購監管委員會(huì )人員應當嚴格履行職責，監督采購價(jià)格，控制采購成本。
2、大宗物資應當經(jīng)價(jià)格監督部門(mén)事前進(jìn)行價(jià)格審核，采購部應當在價(jià)格監督部門(mén)審核的價(jià)格內進(jìn)行采購，特殊情況除外。
3、采購監管委員會(huì )應當對所采購的物資的價(jià)格單據進(jìn)行審核，對未在審核的價(jià)格內或高于市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行采購而損害公司利益的，應及時(shí)向公司領(lǐng)導反映并提出處理意見(jiàn)。
4、物資采購監管委員會(huì )等價(jià)格監督職能的部門(mén)或人員應當及時(shí)了解、掌握大宗采購物資的市場(chǎng)價(jià)格，并對其審核的物資采購價(jià)格承擔相應責任。
(四)質(zhì)量檢驗監督
1、庫管員及各使用部門(mén)應對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗證，進(jìn)行質(zhì)量監督與使用信息反饋，采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗或驗證不予辦理正式入庫和結算手續，特殊情況除外。
2、采購部應當根據生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要完善必要的質(zhì)量、計量檢測條件。不具備檢測條件的需要對采購物資進(jìn)行檢驗的，可以委托檢驗或要求供貨商出具國家認定的檢測機構的質(zhì)量檢驗報告。
3、質(zhì)量檢驗或驗證人員應當嚴格按標準和程序進(jìn)行檢驗和驗證，并對檢驗、驗證結果承擔責任。
4、對大宗采購物資，采購中心可以根據需要留樣存檔，并進(jìn)行復檢。
采購管理信息庫建設
一、建立物資材料價(jià)格數據庫
在工程部電腦上建立一套統一的物資價(jià)格數據庫，增加各類(lèi)物資價(jià)格透明度，使公司領(lǐng)導及時(shí)準確掌握各類(lèi)物資的最新信息和動(dòng)態(tài)，最大限度的降低企業(yè)物資采購成本。
二、建立合格物資供應商數據庫
健全供應商管理制度，建立合格物資供應商數據庫，及時(shí)更新合格供應商信息，通報對違反規定的供應商的處罰。方便查詢(xún)供應商的最新物資價(jià)格、交易記錄、信譽(yù)等級、售后服務(wù)水平，以利于各公司做出相應調整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。
三、采購信息數據庫的統計分析
工程部每月定期向公司提交當月各類(lèi)物資進(jìn)銷(xiāo)存明細及使用情況，由采購部根據匯總數據及供應商最新動(dòng)態(tài)，對當月采購信息數據進(jìn)行匯總和統計分析，按照物資材料的采購價(jià)格進(jìn)行由高到低排序，生成物資采購匯總數據庫。
四、財務(wù)審計部門(mén)的有效監督
為保證采購信息數據的真實(shí)、準確、有效，物資采購監管委員會(huì )應加大監督力度，管理部門(mén)可以根據采購信息數據庫保留對采購人員責任的追溯權。
通過(guò)采購信息數據庫的公布和統計分析，加上采購監管委員會(huì )的有效監督，保證了采購數據的真實(shí)、準確、有效，有利于采購成本的降低，使公司實(shí)現了材料核算、成本分析、材料管理和財務(wù)管理的一體化，由此實(shí)現 “陽(yáng)光采購”平穩運行。
采購管理規定
一、采購工作基本要求
1、未經(jīng)審核批準的申購物資一律不得采購;
2、在同等質(zhì)量，同等價(jià)格的情況下，應選擇就近采購;
3、對長(cháng)期訂貨和大額款項的采購，應通過(guò)簽訂合同和實(shí)行銀行結算;
4、在比價(jià)過(guò)程中，嚴格執行同類(lèi)企業(yè)比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比信譽(yù)，擇優(yōu)確定供應商;
5、對于先試用后采購的物資，不得在試用鑒定前采購。
6、大宗物資實(shí)行集中采購，以邀請招標、競爭性談判、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源和定點(diǎn)、定向等多種方式采購。
凡進(jìn)行大宗材料物資的采購活動(dòng)，必須實(shí)行三方參與的原則，即在公司統一領(lǐng)導下，由采購部、使用部門(mén)、采購監管委員三方共同參與大宗物資(設備)的采購。
二、物資采購管理
1、日常辦公用品及大宗物資的采購，實(shí)行按月上報采購計劃。各單位編制采購計劃時(shí)，要從實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要出發(fā)，避免盲目提報，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由申購公司/部門(mén)負責人承擔責任。
2、如臨時(shí)需要應急采購的，則應至少提前3小時(shí)并經(jīng)公司領(lǐng)導批準下使用企業(yè)備用金采購，由相關(guān)采購人員負責采買(mǎi)。
3、計劃外急需采購的物資，由使用部門(mén)填制《急需物資申購單》，部門(mén)負責人簽字，公司分管領(lǐng)導簽署意見(jiàn)。經(jīng)總經(jīng)理批準后報采購部根據所需物資的單價(jià)及數量比照既定標準進(jìn)行采購，采購部應向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時(shí)間到貨需向使用單位說(shuō)明原因并積極配合解決。
4、使用部門(mén)在填寫(xiě)相關(guān)申購單時(shí)，務(wù)必寫(xiě)清所購物資的品名、規格、型號、單位、數量等信息，如因申購單填寫(xiě)不清，而影響采購進(jìn)度的，后果由本部門(mén)自負。
5、 物資采購時(shí)必須嚴格按照采購原則、采購計劃進(jìn)行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時(shí)準確做好物資貨源落實(shí)工作。
6、采購部備有一定數額的采購備用金，用于應急采購與需現付的零散物資采購。備用金所購應急物資，購入后仍需補齊相關(guān)手續，方可予以報銷(xiāo)。
7、簽訂物資采購合同時(shí)，要嚴格執行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標的、數量、規格、型號、價(jià)格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點(diǎn)、結算方式、運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式。
注明保修年限、保修期結束后的零配件提供及價(jià)格、年限等事項，簽訂合同各方經(jīng)濟責任以及其它需要明確的事項，一般按照先到貨驗收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)相關(guān)負責人批準。
8、對短缺物資，采購員應及時(shí)反饋信息，并征求使用部門(mén)意見(jiàn)，經(jīng)使用部門(mén)同意后方可采購代用品，并做好存檔備案。否則，出現后果由采購員負責。
9、采購人員必須按采購作業(yè)期限運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成經(jīng)濟損失的，均由采購人員承擔責任。
10、因特殊原因，采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)或無(wú)法按周期采購物資的，應及時(shí)告知采購部門(mén)負責人并說(shuō)明異常原因，提出相應意見(jiàn)方案。
采購部負責人應及時(shí)與申購部門(mén)反饋和溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經(jīng)理。
采購監管委員會(huì )
一、組織機構設置
組長(cháng)：XXX
委員：XXX
二、采購監管委員會(huì )與采購部的關(guān)系
采購監管委員會(huì )在公司董事會(huì )的領(lǐng)導下，負責對采購部定期進(jìn)行采購信息反饋和監督管理，是服務(wù)與監督的關(guān)系。
三、采購監管委員會(huì )主要職能
詳見(jiàn)第二章“采購管理機構”
四、采購監管委員會(huì )工作制度
1、會(huì )議制度。
2、信息反饋制度。
采購監管委員會(huì )應及時(shí)加強采購信息交流溝通，達到采購信息資源共享，貨比三家，物美價(jià)廉之功效。
采購監管委員會(huì )每月將工作開(kāi)展情況向采購部通報，并向總經(jīng)理及時(shí)匯報。
3、采購物資驗收把關(guān)制度。
采購監管委員會(huì )負責對采購物品價(jià)格、質(zhì)量驗收、審核把關(guān)，對供應商因質(zhì)量、價(jià)格產(chǎn)生的欺詐行為及時(shí)向采購部通報，并提出對供應商的懲罰意見(jiàn)。
供應商管理規定
為了促進(jìn)供應商與我公司建立健康、和諧、穩定的供需關(guān)系，促使供應商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時(shí)，提高服務(wù)水平，對供應商管理做如下規定：
一、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的供應商，并具有與其所承擔的供應物資相應的經(jīng)濟實(shí)力和資信等級的供應商都在本規定的范圍。
二、各相關(guān)部門(mén)職責
(一)使用部門(mén)職責
1、對工程材料、專(zhuān)業(yè)材料和設備等物資，須由各專(zhuān)業(yè)技術(shù)指定責任人到場(chǎng)進(jìn)行物資驗收工作，以確保質(zhì)量。
2、負責提供物資在使用過(guò)程中的實(shí)際情況及出現的問(wèn)題。
(二)庫房職責
1、負責對供應商到貨物資的驗貨、收貨工作，辦理入庫手續。
2、及時(shí)將供應商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購部反饋，并提出意見(jiàn)。
3、每月定期向采購部提交當月各類(lèi)物資進(jìn)銷(xiāo)存明細及使用情況。
(三)采購部職責
1、做好供應商的開(kāi)發(fā)工作，積極尋找貨源，開(kāi)辟新的供貨渠道，對于同類(lèi)產(chǎn)品，應至少備有兩家以上供應商，以便做到價(jià)格互補、貨源互補。
2、做好供應商的管理工作，及時(shí)對違反合同規定的供應商進(jìn)行處理，不定期抽檢供應商送達的貨物，到收貨現場(chǎng)監督驗貨，督促供應商貨物配送的及時(shí)性，以確保使用部門(mén)的正常供應。
3、負責收集和建立供應商信息數據庫，考察評估供應商的資質(zhì)，建立《合格供應商名冊》，隨時(shí)為開(kāi)辟新的供貨渠道做好準備。
4、負責定期對供應商進(jìn)行評估、考核和甄選工作。每月依據供應商交貨的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品價(jià)格及履約能力等方面進(jìn)行評分并通知供應商。
5、與常用物資供貨商簽訂相關(guān)的《供貨承諾書(shū)》。
三、對供應商的獎懲規定。
1、對于履約能力強，信譽(yù)好、送貨及時(shí)、提供高性?xún)r(jià)比物資的供應商，給予及時(shí)結帳，并將其列入次年的合作對象。
2、對于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應商，將予以堅決打擊、制止，應扣罰其相應部分的貨款，并取消供應商供貨資格。
3、對于無(wú)法與各公司良好配合、出現重大問(wèn)題無(wú)法改善的或經(jīng)評定連續數月未達標的供應商將取消供貨資格。因無(wú)法找到替代的合格供應商，暫時(shí)保留其供應商資格，但須將評鑒結果通知供應商并責令其改進(jìn)。
4、貨物配送由供應商送貨的，應在訂立合同時(shí)談定預交信譽(yù)保證金與質(zhì)量保證金。供應商未能在指定時(shí)間將所訂物資送抵指定地點(diǎn)的，扣繳一定數額的信譽(yù)保證金;供應商所送物資質(zhì)量因不符合同所約定的，應扣繳一定數額的質(zhì)量保證金。
四、加強物資供應商的信息管理工作。
1、加強與供應商的信息溝通，及時(shí)了解重要物資生產(chǎn)廠(chǎng)家的價(jià)格變化趨勢及產(chǎn)品更新動(dòng)態(tài)。
2、定期開(kāi)展供應商調查活動(dòng)，根據供應商返回的《供應商調查表》，建立供應商資質(zhì)等相關(guān)內容的《合格供應商名冊》。根據使用部門(mén)反饋的產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)水平等信息，及時(shí)做出相應的調整，以便更好地處理在供需中所存在的問(wèn)題。
3、分管的采購人員應詳盡記錄本人經(jīng)辦的采購物資使用部門(mén)反饋信息，為評價(jià)供應商提供相關(guān)信息資料支持。
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