溝通管理計劃內容

　　所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳達給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過(guò)程。

　　按照美國項目管理協(xié)會(huì )的描述，溝通管理計劃應該包括以下內容。

　　(1)項目干系人溝通要求。

　　(2)對要發(fā)布信息的描述，包括格式、內容和詳盡程度。

　　(3)信息接收的個(gè)人或組織。

　　(4)傳達信息所需的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和/或新聞發(fā)布等。

　　(5)溝通頻率，如每周溝通等。

　　(6)上報過(guò)程，對下層無(wú)法解決的問(wèn)題，確定問(wèn)題上報的時(shí)間要求和管理鏈(名稱(chēng))。

　　(7)隨項目的進(jìn)展對溝通管理計劃更新與細化的方法。

　　(8)通用詞語(yǔ)表。

　　下面就對與溝通管理計劃有關(guān)的各部分內容進(jìn)行詳細說(shuō)明。

　　1.信息的傳遞方式

　　信息的傳遞有很多種方式，以下是常見(jiàn)的項目?jì)炔啃畔�傳遞方式。

　　(1)會(huì )議。

　　(2)書(shū)面通知，包括電子郵件。

　　(3)’專(zhuān)設的項目管理軟件。

　　2.信息收集和文件歸檔的結構

　　根據實(shí)施項目公司的管理需要和項目周期的特點(diǎn)，界定項目當中會(huì )產(chǎn)生哪些信息，來(lái)自哪些部門(mén)，以何種介質(zhì)存在，對于舊信息如何處理等問(wèn)題。另外，文件的編碼規則也屬于這一范疇。

　　可以參考IS09000中對文件和質(zhì)量記錄管理的規定來(lái)制定相關(guān)條款。

　　(1)描述信息發(fā)送的對象、時(shí)間、方式。

　　根據干系人的不同需求，可以制定不同的發(fā)送方式，例如：

　�、偌堎|(zhì)文件。

　�、陔娮游募�。

　�、壅�式的商務(wù)信函。

　�、軅髡�。

　�、輹�(huì )議傳達。

　　一個(gè)系統集成項目的部分干系人溝通需求的描述信息和文檔結構如表12-1所示。

　　(2)項目進(jìn)展狀態(tài)報告的格式。

　　一般來(lái)講，統一的進(jìn)展報告應該發(fā)送給全體項剛羽隊成員，以便成員了解項目的進(jìn)度。因此，公司有必要對這一報告制定統一規定的文檔模板。項目經(jīng)理可以根據統一制定酌模板進(jìn)行修改，定期發(fā)送項目的進(jìn)展狀態(tài)報告。

　　(3)用于創(chuàng )建和獲得信息的日程表。

　　結合項目計劃，規定誰(shuí)負責創(chuàng )建、收集和發(fā)送關(guān)鍵項目信息。時(shí)間表需要項目干系人全都了解，以提醒他們按照時(shí)間表及時(shí)創(chuàng )建、接受或者傳送項目信息。時(shí)間表中要強調重要時(shí)間點(diǎn)，如項目會(huì )議的時(shí)間、與客戶(hù)見(jiàn)面的時(shí)間等。

　　3.項目干系人溝通分析

　　在了解和調查干系人之后，就可以根據干系人的需求進(jìn)行分析和應對，制定干系人溝通計劃。其主要內容是：項目成員可以看到哪些信息，項目經(jīng)理需要哪些信息，高層管理者需要哪些信息以及客戶(hù)需要哪些信息等;文件的訪(fǎng)問(wèn)權限、訪(fǎng)問(wèn)路徑以及文件的接受格式等。

　　根據項目團隊組織結構確定內部人員的信息瀏覽權限，還需要考慮客戶(hù)、客戶(hù)的領(lǐng)導層和分包商等關(guān)鍵的干系人的溝通需求。

　　項目還應該在初期計劃的時(shí)候規定好一些主要的溝通規則。例如，哪類(lèi)事情是由誰(shuí)來(lái)發(fā)布、哪些會(huì )議由誰(shuí)來(lái)召集、由誰(shuí)來(lái)發(fā)布正式的文檔等。

　　以上內容都應反映到溝通管理計劃中。

　　4.更新溝通管理計劃的方法

　　溝通管理計劃也許要更新，當項目不斷深入開(kāi)展時(shí)，溝通也許要根據實(shí)際需求加以調整，例如增加干系人、變更溝通文檔以及召開(kāi)臨時(shí)會(huì )議等。

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