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商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求和素質(zhì)培養
一、商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求
與其他行業(yè)秘書(shū)比較，商務(wù)秘書(shū)處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、營(yíng)利性、易變性和時(shí)代性等特點(diǎn)，這對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務(wù)秘書(shū)必需具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng )新能力、較高的學(xué)習應變能力、良好的知識結構、快速處理信息能力、較強的合作能力和人際交往能力。
1.良好的心理素質(zhì)和創(chuàng )新能力。商業(yè)創(chuàng )新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。人是否具有創(chuàng )新意識、創(chuàng )新能力，是決定企業(yè)能否實(shí)現經(jīng)營(yíng)理念創(chuàng )新、科技創(chuàng )新、管理創(chuàng )新的前提。商務(wù)秘書(shū)必須時(shí)刻保持求新創(chuàng )新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng )新意，如將繁瑣的辦文程序簡(jiǎn)化，以多媒體手段管理文檔等，就會(huì )使秘書(shū)工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經(jīng)濟創(chuàng )新的豐富內涵和企業(yè)工作的快節奏，以及秘書(shū)工作服務(wù)性協(xié)調性強的特點(diǎn)，要求企業(yè)秘書(shū)必須具備良好的心理素質(zhì)。
2.較強的學(xué)習應變能力。商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時(shí)有出現、新知識層出不窮，商務(wù)秘書(shū)應具有超強的學(xué)習能力以適應新的情況。這種學(xué)習能力具有以下特點(diǎn)：一是強調自主學(xué)習;二是強調持久的、終身的學(xué)習;三是強調“工作學(xué)習化，學(xué)習工作化”;四是強調“雙環(huán)學(xué)習”;五是強調學(xué)會(huì )學(xué)習;六是強調學(xué)后有新行為;七是強調組織學(xué)習。商務(wù)秘書(shū)要對各種巨大變革的突發(fā)事件具有應變能力，以適應商業(yè)環(huán)境的多變性。
3.良好的知識結構。商務(wù)秘書(shū)面臨處理行政、經(jīng)濟、法律、商務(wù)談判、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、商業(yè)調查等中信息和情況的要求，從而對其知識結構提出了更高要求。從商務(wù)秘書(shū)的各種結構來(lái)看，必須要具有文、工、商、農和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專(zhuān)業(yè)人才;從秘書(shū)知識要求來(lái)看，必須要具有法律學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、價(jià)格學(xué)、預測學(xué)、消費心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟法學(xué)、行政管理學(xué)、運籌學(xué)控制論、現代企業(yè)管理及計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)應用等知識。我國加人世貿組織后，對我國各行各業(yè)人員的英語(yǔ)水平要求大大提高。商務(wù)秘書(shū)都要掌握英語(yǔ)，這是全球多邊貿易的基本要求。
4.較高的信息處理能力。商務(wù)秘書(shū)要加工處理各種商務(wù)信息，要對商務(wù)數據進(jìn)行迅速處理為領(lǐng)導提供幫助。這要求商務(wù)秘書(shū)能熟練應用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著(zhù)電子商務(wù)的飛速發(fā)展及外國跨國公司的大量涌人，企業(yè)間的合作與競爭將更多地通過(guò)電子商務(wù)手段解決，無(wú)紙辦公、無(wú)紙貿易將成為現實(shí)。同時(shí)，每一個(gè)辦公室中的秘書(shū)面臨的都是與領(lǐng)導等同的網(wǎng)絡(luò )信息資源。
5.合作精神和人際交往能力。商業(yè)活動(dòng)本質(zhì)是平等的自愿基礎上的交易，需要參與方的合作才能實(shí)現。商務(wù)秘書(shū)應具有合作精神，結成創(chuàng )新團隊進(jìn)行工作。社會(huì )分工越來(lái)越細，經(jīng)濟、社會(huì )交往的范圍越來(lái)越大。信息獲取、經(jīng)濟運作、科學(xué)研究以至生活質(zhì)量的提高都離不開(kāi)與他人的交往。學(xué)會(huì )合作也是商務(wù)秘書(shū)的一項重要能力素質(zhì)。商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)，使商務(wù)秘書(shū)處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書(shū)注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。
二、商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)培養
為了培養商務(wù)秘書(shū)必需的基本素質(zhì)能力，應著(zhù)重從以下幾方面入手：
1.實(shí)施信息培訓制度。必須制定并實(shí)施嚴格的信息素質(zhì)培訓制度，強調針對性、實(shí)用性和先進(jìn)性，加大對商務(wù)秘書(shū)進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)培訓的力度，增強各種應用、處理信息的能力。
2.進(jìn)行自我教育，更新知識。沒(méi)有知識的更新，很難實(shí)現工作的創(chuàng )新，一方面組織單位要為秘書(shū)的自學(xué)和脫產(chǎn)深造創(chuàng )造條件，努力擴大秘書(shū)的知識面，使他們不僅熟悉本專(zhuān)業(yè)的基本知識，將現代管理理念運用到實(shí)踐中，運用現代管理方法和現代化管理技術(shù)開(kāi)展管理和輔助管理。
3.培育創(chuàng )新思維。秘書(shū)工作同其他工作一樣，也有創(chuàng )新問(wèn)題，無(wú)創(chuàng )新就無(wú)發(fā)展，無(wú)創(chuàng )新思維就無(wú)創(chuàng )新工作。秘書(shū)人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調性工作的基礎上，充分發(fā)揮自己的主觀(guān)能動(dòng)性，積極開(kāi)動(dòng)腦筋，對工作任務(wù)、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語(yǔ)言。
4.加強業(yè)務(wù)培訓，提高工作水平。業(yè)務(wù)培訓有崗前培訓、參加管理研討班、經(jīng)驗交流等多種形式，目的都是通過(guò)理論學(xué)習、經(jīng)驗交流，提高秘書(shū)的工作能力。
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