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秘書(shū)辦公室事務(wù)與管理
今天人們談到秘書(shū)，往往與文牘，領(lǐng)導的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的關(guān)于秘書(shū)辦公室事務(wù)與管理的知識，歡迎閱讀。
一、鑒定要點(diǎn)
掌握對辦公環(huán)境和辦公設備進(jìn)行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報銷(xiāo)手續、零用錢(qián)的管理、印章及介紹信的管理;辦公設備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時(shí)間表的方法;管理領(lǐng)導和自己的工作日志;熟悉文書(shū)形成與處理的基本程序。
二、重點(diǎn)提示
1.對辦公環(huán)境和辦公設備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。
2)發(fā)現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。
3)發(fā)現個(gè)人職權無(wú)法排除的危險，有責任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決。
4)發(fā)現隱患，認真填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅固安全、光線(xiàn)充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。
2)辦公室空間適當、噪聲要低。
3)辦公用品和設備要滿(mǎn)足工作、安全要求。
4)設置相應的消防設施和設備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。
2)在沒(méi)有確認對方身份前，不要通過(guò)電話(huà)、手機、答錄機等給出保密信息。
3)只向來(lái)訪(fǎng)者提供組織允許提供的信息。
4)按會(huì )議要求傳達會(huì )議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類(lèi)，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開(kāi)辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。
3)當傳真保密信息時(shí)，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。
4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷(xiāo)毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時(shí)要人不離機。
2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤(pán)不應帶出單位。
3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來(lái)的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3.安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內容：記好值班電話(huà)記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內容
1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡(jiǎn)短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用現金的管理
辦公室中設立一筆零用現金或稱(chēng)作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點(diǎn)費、停車(chē)費和添置少量的辦公用品。
(1)秘書(shū)必須建立一本零用現金賬簿。
(2)需要使用零用現金時(shí)，應填寫(xiě)“零用現金憑單”，秘書(shū)要認真核對零用現金憑單，經(jīng)授權人審批簽字后，方可將現金支付給需用者。
(3)秘書(shū)要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫(xiě)的完全一致，將發(fā)票等證據附在零用現金憑單后面。
(4)每當支出一筆現金，秘書(shū)均須及時(shí)在零用現金賬簿上記錄。
(5)當支出的費用到一定數額后或月末，秘書(shū)到財務(wù)部門(mén)報銷(xiāo)并將現金返還進(jìn)行周轉。
5.商務(wù)費用報銷(xiāo)
(1)申請人提交費用申請報告或填寫(xiě)費用申請表，經(jīng)組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。
(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門(mén)，領(lǐng)取支票或現金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無(wú)論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發(fā)票。
(3)商務(wù)工作結束后，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷(xiāo)單”后面，并親自簽字提交出納部門(mén)。
(4)如計劃的費用需要超出時(shí)，應提前向領(lǐng)導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷(xiāo)。
三、陪同領(lǐng)導外出注意事項
1、與領(lǐng)導充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內容和需要接見(jiàn)的對象，并根據工作內容和接見(jiàn)對象準備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機等等，安排好領(lǐng)導的行程。
2、如果是開(kāi)會(huì )，就應準備開(kāi)會(huì )需要的資料，自己應先學(xué)習有關(guān)會(huì )議的內容。以便能在開(kāi)會(huì )時(shí)做好會(huì )議的記錄。
3、如果是走訪(fǎng)或談判，就應當先做好對走訪(fǎng)或談判對象的一些調查和了解。
4、了解本次外出活動(dòng)的任務(wù)、目的及領(lǐng)導對一些重要問(wèn)題的基本看法，以便按領(lǐng)導意圖及時(shí)提供服務(wù)，避免因不解其意而手足無(wú)措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。
5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說(shuō)明此行目的和行程計劃等。
6、如果自己開(kāi)車(chē)，則要提前通知司機準備好車(chē)輛，帶好差旅費用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時(shí)間觀(guān)念要強。隨員在征求領(lǐng)導意見(jiàn)后，要與司機等隨行人員約定好出發(fā)時(shí)間及行車(chē)路線(xiàn);外出中的所有活動(dòng)，隨員都要提前做好準備，按時(shí)召集其他隨行人員等候領(lǐng)導，不能讓領(lǐng)導等其他人。
8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導外出時(shí)，一定要與領(lǐng)導及同行人員時(shí)刻保持聯(lián)系。因為在外出活動(dòng)中，情況隨時(shí)都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時(shí)間的單獨行動(dòng)也要與領(lǐng)導及同行人員保持聯(lián)絡(luò )的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間，要及時(shí)將同行者所住房號、內部電話(huà)撥法提供給領(lǐng)導，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò )。
四、陪同領(lǐng)導外出應注意的禮儀
1、乘車(chē)行走
(1)陪同領(lǐng)導行走時(shí)，隨員應在領(lǐng)導后側半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導和客人先上車(chē)，自己后上。
(3)要主動(dòng)打開(kāi)車(chē)門(mén)，并以手示意，待領(lǐng)導和客人坐穩后再關(guān)門(mén)。一般車(chē)的右門(mén)為上、為先、為尊，所以應先開(kāi)右門(mén)，關(guān)門(mén)時(shí)切忌用力過(guò)猛。
(4)注意乘車(chē)座位。一般是右為上，左為下。如果領(lǐng)導有坐副駕駛的習慣則另當別論。在到達目的地后，隨員要提前下車(chē)為領(lǐng)導開(kāi)啟車(chē)門(mén)。陪同客人時(shí)，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應遵循“先出后入”的規則，陪同領(lǐng)導乘坐電梯，若無(wú)人操作，隨行者應先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應后進(jìn)先出。
2、見(jiàn)面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪(fǎng)客戶(hù)，應先把客戶(hù)介紹給領(lǐng)導，如果對方領(lǐng)導是女士，則應先把領(lǐng)導介紹給對方。
(2)如果拜訪(fǎng)，如果對方身份較高，應先把領(lǐng)導介紹給對方。
(3)和對方的距離合適時(shí)才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時(shí)雙眼要正視對方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時(shí)，要待女士伸出手后方可伸手，握手時(shí)間不要過(guò)長(cháng)。
(7)與對方領(lǐng)導握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時(shí)要雙手接遞，并說(shuō)謝謝。接到對方名片時(shí)，不要立即收起，要先觀(guān)看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會(huì )議時(shí)，除大型會(huì )議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導聯(lián)絡(luò )的位置就座;如果是圓桌會(huì )議，是坐在桌前還是后排，則視與會(huì )人員的具體情況而定。
(2)就餐時(shí)，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導，且要等雙方主要領(lǐng)導就座后再入座;要注意安排好司機等通行的其他人員，因為接待方不可能認識所有來(lái)客。容易造成遺漏。
(3)會(huì )見(jiàn)時(shí)，主賓、主人席安排在面對正門(mén)位置，領(lǐng)導如果作為主賓座位應在主人右側，隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導一側就座。主方的陪見(jiàn)人在主人左側按職務(wù)高低就座。
(4)會(huì )談時(shí)，雙邊會(huì )談常用長(cháng)方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門(mén)為準，主人在背門(mén)一側，領(lǐng)導如果作為主賓應面向正門(mén)居中。如會(huì )談桌一端向正門(mén)，則以入門(mén)的方向為準，右為客方，左為主方。多邊會(huì )談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當
(1)商務(wù)活動(dòng)要講普通話(huà)，聲音自然、清晰，音量、語(yǔ)速適中。
(2)語(yǔ)言文明，不講粗話(huà)。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒(méi)關(guān)系、謝謝、再見(jiàn)”等禮貌用語(yǔ)。
(3)在陪同領(lǐng)導外出時(shí)，說(shuō)話(huà)非常重要，什么時(shí)候該說(shuō)，什么時(shí)候不該說(shuō)，該說(shuō)時(shí)怎么說(shuō)都有講究。不該說(shuō)時(shí)說(shuō)了會(huì )失禮，該說(shuō)時(shí)不說(shuō)會(huì )誤事。
(4)當客戶(hù)對本單位、具體情況詢(xún)問(wèn)時(shí)要及時(shí)為領(lǐng)導當好助手，作出補充，不能越俎代皰。
(5)在領(lǐng)導與客戶(hù)談話(huà)時(shí)，可以根據具體情況插話(huà)，但一點(diǎn)要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領(lǐng)導的配合
(1)如果客戶(hù)與領(lǐng)導是有直接的關(guān)系。作為隨從應該站在輔助的地位，和客戶(hù)初次見(jiàn)面時(shí)應該親切地寒暄，并且作適當的自我介紹，第一次就要給對方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話(huà)過(guò)程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺(jué)。當客戶(hù)和領(lǐng)導談話(huà)時(shí)，應該細心地傾聽(tīng)。如果對方有問(wèn)題問(wèn)你，需要直接或間接地征詢(xún)領(lǐng)導的意見(jiàn)，然后給對方以滿(mǎn)意的回答。談判過(guò)程中，如果領(lǐng)導和客戶(hù)在某個(gè)方面爭論得比較激烈，要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。在商談結束時(shí)，無(wú)論成交還是不成交，都不要被當時(shí)的氣氛所影響，應盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價(jià)：“這個(gè)公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂�！被蚴牵骸斑@個(gè)公司領(lǐng)導還不錯，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從�！�
(2)如果是請領(lǐng)導訪(fǎng)問(wèn)自己所熟悉的客戶(hù)。首先注意不要“越位”，應該將自己立于領(lǐng)導和客戶(hù)之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導有許多講話(huà)的機會(huì )。在領(lǐng)導與客戶(hù)商談時(shí)，應該注意領(lǐng)導的談判技巧和應對方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過(guò)“熱”時(shí)，適當地“降溫”;氣氛過(guò)“冷”時(shí)，不時(shí)地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當領(lǐng)導談判時(shí)進(jìn)一步向對方提問(wèn)時(shí)，可以若無(wú)其事地推動(dòng);當認為領(lǐng)導談判的內容不當或有必要進(jìn)行更正時(shí)，應該很在默契地助領(lǐng)導一臂之力。在陪同領(lǐng)導訪(fǎng)問(wèn)客戶(hù)時(shí)，配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級的關(guān)系，在客戶(hù)眼中看來(lái)，則是認為你是一個(gè)應對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽(yù)。
(3)陪同領(lǐng)導調研時(shí)，應對所調研的課題有所了解和思考，在領(lǐng)導發(fā)問(wèn)后對不清楚的地方一定要問(wèn)清楚、弄明白、記準確。
(4)陪同領(lǐng)導赴宴時(shí)，要把握好說(shuō)話(huà)的時(shí)機和分寸，不能搶話(huà)說(shuō)、隨意說(shuō)，既不能無(wú)原則地、過(guò)分的恭維主客雙方的領(lǐng)導，也不能目無(wú)領(lǐng)導、唯我獨尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應與自己的身份、所處場(chǎng)合相協(xié)調。在外活動(dòng)時(shí)應坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開(kāi)會(huì )，在進(jìn)入會(huì )場(chǎng)時(shí)應主動(dòng)把手機調到振動(dòng)檔位，無(wú)論是參加會(huì )議還是隨領(lǐng)導小范圍談話(huà)，接電話(huà)時(shí)都要離開(kāi)現場(chǎng)。
(3)隨領(lǐng)導參加重要會(huì )議或作講話(huà)時(shí)，如無(wú)極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導;如確需及時(shí)向領(lǐng)導匯報要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著(zhù)、發(fā)式等儀表儀容
(1)著(zhù)裝應整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動(dòng)要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著(zhù)裝時(shí)要扣好鈕扣，不得敞開(kāi)外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務(wù)活動(dòng)前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著(zhù)裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場(chǎng)合應避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說(shuō)笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場(chǎng)所不吸煙。在外單位吸煙時(shí)，必須先征求主人同意。
8、適時(shí)“進(jìn)”與“退”
(1)在陪同領(lǐng)導外出參加會(huì )議、會(huì )談時(shí)，要確定自己是否應該在場(chǎng)，如不需參加時(shí)，則應要弄清自己應在駐地還是在場(chǎng)外等候。
(2)如屬領(lǐng)導的小范圍談話(huà)，要根據實(shí)際情況及時(shí)作出判斷自己是否需要回避。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導在會(huì )后或賓館住地等的小范圍談話(huà)，特別是遇到老朋友、老同學(xué)時(shí)，可能要說(shuō)一些不宜公開(kāi)的話(huà)和知心話(huà)，這時(shí)隨員者就應該禮貌的為領(lǐng)導沏上茶水，作一些簡(jiǎn)單的服務(wù)性工作后適時(shí)退出。有時(shí)本來(lái)是研究探討某個(gè)問(wèn)題，自己應當在場(chǎng)，但當領(lǐng)導們說(shuō)起一個(gè)自己不應了解的話(huà)題時(shí)，也應有意識的退出一會(huì )兒，估計此話(huà)題已說(shuō)完再返回。
9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導外出期間，領(lǐng)導與隨行者之間談?wù)摰脑?huà)題和與其他人員之間談話(huà)的內容，除領(lǐng)導明確表示讓自己傳達的之外，其它內容決不可隨意透露，即使是餐桌上領(lǐng)導的玩笑話(huà)也不應隨便向外人提及。因為領(lǐng)導所說(shuō)的每一句話(huà)都是在某一特定環(huán)境下說(shuō)的。離開(kāi)了這個(gè)前提，就可能產(chǎn)生歧義，如果再傳就會(huì )走樣，給工作帶來(lái)影響。
10、會(huì )見(jiàn)和會(huì )談
(1)作為隨員應在會(huì )談與會(huì )見(jiàn)前要做好充分的準備工作。要掌握會(huì )談人姓名、職務(wù)、會(huì )談時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )談順序安排及有關(guān)事項。
(2)如對方到領(lǐng)導下榻處拜訪(fǎng)，則應以主人身份安排對方作為客人就座。
(3)領(lǐng)導與對方會(huì )見(jiàn)(會(huì )談)結束后，隨員應陪同領(lǐng)導送對方至車(chē)前或門(mén)口握別。
11、宴請客人
(1)根據宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規格、范圍、時(shí)間、地點(diǎn)。
(2)宴席前賓客到達時(shí)，隨員應陪同領(lǐng)導到門(mén)口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來(lái)賓的順序，引賓客進(jìn)入餐廳。
(4)宴請要考慮主賓的飲食習慣、民族、地區、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠近而定，右高、左低、近高、遠低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠近而定。
(7)通常對門(mén)口或居中的桌是主桌，主桌對門(mén)口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領(lǐng)導與第一主賓交談為主，隨員不要主動(dòng)提話(huà)題，不要隨便插斷領(lǐng)導與第一主賓的交談。
(10)宴會(huì )中要文明敬酒、理智飲酒，正式場(chǎng)合只喝本人酒量的1/3。文明進(jìn)餐，不發(fā)出不雅聲響。
(11)用餐時(shí)不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時(shí)不整理菜肴，不劃拳，吃過(guò)魚(yú)、雞的骨頭放在盤(pán)子外側。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時(shí)，要用左手遮住口部。
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