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優(yōu)秀CEO的時(shí)間管理技巧
作為一個(gè)創(chuàng )始人、初創(chuàng )公司顧問(wèn)和風(fēng)險投資人，Bill Trenchard 曾幫幾十個(gè)創(chuàng )業(yè)公司落地，通過(guò)高增長(cháng)贏(yíng)得競爭。
作為一個(gè)創(chuàng )始人、初創(chuàng )公司顧問(wèn)和風(fēng)險投資人，Bill Trenchard 曾幫幾十個(gè)創(chuàng )業(yè)公司落地，通過(guò)高增長(cháng)贏(yíng)得競爭。他目前是 First Round Capital 合伙人。在這篇文章中，他向創(chuàng )業(yè)者和投資人總結了自己是如何管理時(shí)間的。
首當其沖，學(xué)會(huì )學(xué)“不”
這一點(diǎn)非常重要。因為隨著(zhù)公司壯大，你要處理的事也越來(lái)越多。你身邊會(huì )冒出無(wú)數人，通過(guò) LinkedIn、電子郵件之類(lèi)約你見(jiàn)面，請你幫忙，甚至會(huì )冒出一位你 20 年都沒(méi)見(jiàn)過(guò)的兒時(shí)伙伴，請你將你 臉譜網(wǎng) 上那些有影響力的朋友介紹給他。這時(shí)，你要說(shuō)“不”。
學(xué)“不”當然很難，因為你有顆感恩的心，你想回報，你覺(jué)得很多人幫過(guò)你，你也應該這樣。但是你得有條底線(xiàn)，同時(shí)還要學(xué)會(huì )一些容易說(shuō)“不”的技巧。
試試下面這個(gè)“拒絕模板”，它適用大多數情況。我第一次從一位企業(yè)家兼投資人那里聽(tīng)到這個(gè)東西，它幫我節約了無(wú)數時(shí)間，并減輕我的焦慮。舉個(gè)例子：
“Hi Bill，很開(kāi)心收到你消息，愿你一切都好。目前我公司剛剛起步，發(fā)展還不錯，但面對遠期目標，我仍有很大壓力。我會(huì )參與一些圈內社交，但近期我可能不太方便。 祝好! ——Josh”
用這個(gè)方式，對那些你不想浪費時(shí)間精力的事做統一回復。你要用誠懇態(tài)度告訴對方目前你實(shí)際狀況，不要把事情搞得模棱兩可。
而有自己“拒絕模板”后，你可以對任何推銷(xiāo)人士說(shuō)“不”。在不需要融資時(shí)，對那些投資邀約說(shuō)“不”;投資人介紹各種各樣的人給你，你也不必跟每個(gè)人都見(jiàn)面;董事會(huì )成員任意提出請求，你也不必每個(gè)都點(diǎn)頭答應。包括 LinkedIn 上信息、長(cháng)久失聯(lián)的朋友要求見(jiàn)面等等諸如此類(lèi)，立刻為每個(gè)此類(lèi)事情寫(xiě)個(gè)拒絕模板。
第二步：做“電郵達人”
我特別向那些還沒(méi)用過(guò) SaneBox 的人介紹這個(gè)軟件。我很愛(ài)用，因為它簡(jiǎn)單，幫我節省很多時(shí)間。它就有點(diǎn)像谷歌優(yōu)先項郵箱，設立一個(gè)群發(fā)郵件文件夾，把所有群發(fā)郵件從收件箱分出，所有你不想親自查閱的郵件，你永遠都看不見(jiàn)。
我認識的許多 CEO，在清空收件箱方面都是高手。想想郵局如何分信：會(huì )把信拿起來(lái)左看右看，然后來(lái)來(lái)回回斟酌每一封嗎?這種做法真讓人崩潰，但恰恰是大多數人處理郵件的方式。我觀(guān)察到“電郵忍者”們通常用三種方法處理：
全天候。一直開(kāi)著(zhù)收件箱，郵件收到就立刻處理。但即使你極具責任心，對需要深思熟慮的郵件，這種方式可能也有點(diǎn)草率。第二種，批處理。一天集中處理 2 到 4 次。第三種，找助理。找個(gè)全天候或虛擬助理幫你分類(lèi)郵件，標記那些需要你親自回復、重要的郵件。
如果你沒(méi)助理，我建議第二種方法，它讓你處理郵件時(shí)集中精力，省出時(shí)間專(zhuān)注其它工作，同時(shí)處理多任務(wù)結果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它辦法還有: 裝些如 Asana 類(lèi)任務(wù)管理插件，可以迅速將你 Email 移入移出任務(wù)管理器。
其它經(jīng)驗：如果一封郵件你可以 2 分鐘內處理，那就立刻處理掉它，如果時(shí)間需要超過(guò) 2 分鐘，就把它移到任務(wù)管理器。這樣做，你可以學(xué)會(huì )分辨每個(gè)郵件輕重緩急，看郵件也不會(huì )占用大把時(shí)間。最后，可能也是最有效辦法：用 TextExpander 或其他“快速輸入神器”，將常用內容設置成簡(jiǎn)短字符，輕敲幾下就寫(xiě)完一封郵件。
第三步：保持精力
過(guò)去，我們平均每天走路 12 英里，現在我們天天坐著(zhù)。但久坐不動(dòng)危害堪比吸煙�？萍脊ぷ髡呙刻炱骄� 9.3 小時(shí)，比睡覺(jué)都長(cháng)，但是生命在于運動(dòng)，下面有三個(gè)放松小技巧：
7 分鐘鍛煉法�！都~約時(shí)報》曾報過(guò)這個(gè)方法，在 7 分鐘里做 12 個(gè)動(dòng)作，這種方法科學(xué)且有用;第二，步行會(huì )議。幾乎所有人都會(huì )有一對一會(huì )議，可以用散步替代坐在辦公司或咖啡館;第三，使用站立式辦公桌�，F在許多公司都批準這類(lèi)請求，它已被證實(shí)可以有效降低心臟病和癌癥，并可以提高士氣保持頭腦清醒。如果你公司允許移動(dòng)辦公，試試它。
保持健康不光指身體健康，更包括心理健康。我們都知道睡眠規律，知道深度睡眠和 REM 周期的重要性，但常常忽略個(gè)人每天睡眠規律，要利用好每個(gè)人的“上升周期”，你應該像個(gè)運動(dòng)員一樣建立一套自己的計劃表，把全天最有效率的一兩個(gè)小時(shí)，花在你認為最重要的三件事上。
典型 CEO 通常把上午時(shí)間花在最需創(chuàng )新的事上。調查表明：實(shí)際上大多數人也是上午最具創(chuàng )新意識;而處理郵件、站立會(huì )議則被排后，然后每天最后時(shí)間，還是安排處理郵件。
注意，每?jì)杉轮卸荚撚行菹r(shí)間，以便你做每件事時(shí)可以專(zhuān)注。另外非常重要：當你休息時(shí)，你就真的是在休息，比如找個(gè)人聊天，聽(tīng)聽(tīng)音樂(lè )放松，做點(diǎn)跟工作無(wú)關(guān)的事。
第四步：制作“執行手冊”
每件你做過(guò)超過(guò)三次以上的事，把它詳細過(guò)程記錄下來(lái)，然后制作成一本你可以移交給其他人的執行手冊，這樣其他人就可以按你想法執行。盡量制作詳細、不要讓他人拿著(zhù)它一而再、再而三問(wèn)你下一步該怎么做，或是下一步負責人該找誰(shuí)。
這其實(shí)也是 Uber 迅速擴張的原因。Uber 在美國 70 個(gè)城市迅速發(fā)展并占領(lǐng)市場(chǎng)，他如何做到的?使用執行手冊!在每個(gè)城市擴張時(shí)，他們都有每個(gè)城市單獨的執行手冊，每個(gè)不同城市做小范圍差別調整。每擴張一個(gè)城市，他們都實(shí)踐、檢驗并記錄到執行手冊�，F在，他們只需按這份完整的手冊執行，就像一把“萬(wàn)用鑰匙”。
熱衷創(chuàng )新的人都愛(ài)記錄，但對初創(chuàng )公司，僅僅記錄不夠，我所見(jiàn)過(guò)發(fā)展最成功的創(chuàng )業(yè)公司，都是早早就系統化自己日常行為和核心產(chǎn)品，讓他們在發(fā)展中成為一種習慣。
第五步：從外部會(huì )議獲益
你花了多少時(shí)間去見(jiàn)那些對你企業(yè)很重要的人，卻沒(méi)辦法增進(jìn)你們之間關(guān)系?這些人，可能是生意發(fā)展伙伴或是一位客戶(hù)。為打破這種僵局，您需要了解他們的專(zhuān)業(yè)挑戰。如果你不知道，就去問(wèn)。假設你在一個(gè) B2B 環(huán)境，你客戶(hù)的客戶(hù)要求是什么?你又能幫他做點(diǎn)什么?我們中有多少人可以列出：我們客戶(hù)要面對的專(zhuān)業(yè)挑戰的前三位?
所以要真正從各類(lèi)見(jiàn)面中有所得，你就必須在私人和專(zhuān)業(yè)間搭一座橋。它沒(méi)必要深奧，簡(jiǎn)單得甚至可以是問(wèn)問(wèn)他們接下來(lái)的假期準備去哪里旅行。當他們回答這些問(wèn)題時(shí)，你要記錄一下，也就是說(shuō)：你要創(chuàng )造機會(huì )在會(huì )議之外深入了解這個(gè)人。如果談到單車(chē)騎行，你可以給他發(fā)一些很棒的單車(chē)騎行路線(xiàn)，這會(huì )帶來(lái)變革性不同。
第六步：合理規劃內部會(huì )議
初創(chuàng )公司每天都有無(wú)數會(huì )議，會(huì )開(kāi)的多，收獲卻很少。我認為最該砍掉的會(huì )議就是匯報狀況的會(huì )，你不需團隊時(shí)刻匯報進(jìn)展，把這些情況寫(xiě)進(jìn) Google Doc，每周發(fā)給大家閱讀即可。
同時(shí)做出決議前，永遠不要離開(kāi)會(huì )議。也包括決策會(huì )議時(shí)，迅速作出可逆決定，初創(chuàng )公司大多數決策是可逆的，但我們花太多時(shí)間思考這些。請將正確的數據和正確的人聚集起來(lái)，自然就可以得出正確決議。
所有決策會(huì )議都該如此，除非這是一個(gè)不可逆決議。多花點(diǎn)時(shí)間在這些不可逆決議上，多跟你指導者和董事們溝通。作為初創(chuàng )公司，你最大優(yōu)勢就是規模不龐大，轉變起來(lái)很快。
第七步：找個(gè)助理
科技偉大之處是讓我們更有效率，但它也有限，你應該找個(gè)助理幫你，無(wú)論是辦公室還是遠程都可以。TaskRabbit 類(lèi)遠程助理雖然可以幫你分類(lèi)任務(wù)，但不知道你在想什么也無(wú)法替你做決定。
所以如果有可能，雇一個(gè)全職助理，效果會(huì )超乎你想象。助理除了能根據你行為，判斷你想法代你做決定外，還能幫你分擔其他事情。
如果你沒(méi)法雇用全職助理，試試虛擬助理，市面上有很多便宜的虛擬助理服務(wù)，比如 Prialto，它們可以替你處理很多事，比如訂購、寄送禮物、還有聽(tīng)寫(xiě)功能、安排會(huì )議等。
特別是聽(tīng)寫(xiě)功能。這個(gè)功能非常有效，絕不該被低估。我建議你下載一個(gè)叫 Voxie 的 App。你只需對它說(shuō)，“請寫(xiě)封 Email 給 Chris”，然后接著(zhù)說(shuō)內容：“你好 Chris，很高興早晨與你見(jiàn)面，謝謝你抽空過(guò)來(lái)�！边@位虛擬助理可以輕松做出語(yǔ)音記錄，當你打開(kāi)收件箱，你會(huì )看到這些語(yǔ)音已被整理成文字草稿，你只需輕輕一點(diǎn)發(fā)送出去。
會(huì )議后的跟進(jìn)工作影響很大，但請問(wèn)你多久才會(huì )去做?現在，你可以用語(yǔ)音記錄，會(huì )后立即起草。
第八：給你團隊成員一臂之力
我最近跟一位效率極高的 CEO 聊天，他信奉“行走式管理”。這模式和它名字一樣，他每天就在辦公室來(lái)回走，跟團隊內成員一對一或小團體交談，他問(wèn)：是什么阻止了你工作進(jìn)展?你困難是什么?這些是我能幫你突破的瓶頸或障礙嗎?怎樣的資源或方法可以快速推進(jìn)你工作?
我建議你問(wèn)問(wèn)你團隊成員這些問(wèn)題，然后幫他解決。如果你想讓他們高效，你就得自己高效，在他們需要時(shí)提供及時(shí)幫助�？焖俜磻瞧渲幸粋�(gè)關(guān)鍵，你還可以用 AwayFind 批處理和處理有緊急請求的郵件，當有人發(fā)你一封高優(yōu)先級郵件，你可以馬上得知。
很多時(shí)候，你會(huì )發(fā)現員工很容易就“卡”住。他們會(huì )為部署新功能或給重要人物發(fā)郵件緊張，會(huì )為修復一個(gè)小小 Bug 揮汗如雨，卻忽略掉整個(gè)大項目已經(jīng)由此停滯!當這類(lèi)事阻礙他們工作進(jìn)展，你該問(wèn)的最好問(wèn)題是：這個(gè)錯誤會(huì )帶來(lái)多少損失?如果 200 萬(wàn)人里只有兩個(gè)人認為這個(gè)新功能不完美，你根本就沒(méi)必要浪費時(shí)間在修復 Bug 上。如果你是一個(gè)管理者，這些地方才是你最該花的時(shí)間。
實(shí)際上，80/20 法則適用任何事，80% 時(shí)間該被花在重要事情上，其余 20% 花在瑣事上。停止尋找完美，許多初創(chuàng )公司雇員，特別是技術(shù)人員喜歡萬(wàn)事追求完美，但這并不是你作為 CEO 該追求的，速度才是。如果你掌握了如上技巧，可以將你 70% 時(shí)間最大化利用，你會(huì )在開(kāi)會(huì )及看郵件方面省力不少。更重要的是，你可以將省下時(shí)間放在領(lǐng)導團隊，鼓舞人心、談判生意及改變世界上。
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