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如何提升電力企業(yè)辦公室文秘的工作水平
隨著(zhù)電力企業(yè)改革和形勢的發(fā)展，辦公室的工作任務(wù)日益加重，要求也越來(lái)越高。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
企業(yè)辦公室作為企業(yè)組織結構體系中一個(gè)十分重要的部門(mén)，既是企業(yè)的參謀部、指揮部，也是企業(yè)的綜合管理部門(mén)，在企業(yè)運轉過(guò)程中發(fā)揮著(zhù)參謀助手、協(xié)調綜合、審核把關(guān)、運轉保障、督促檢查等多重職能。作為企業(yè)辦公室工作人員，要用心謀事、用心想事、用心做事，做到參之有道、謀之有方。
一、電力企業(yè)秘書(shū)工作的重要性
1.為領(lǐng)導工作做鋪墊。
秘書(shū)工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導工作作鋪墊。如領(lǐng)導決策前秘書(shū)的信息收集處理工作;領(lǐng)導召開(kāi)會(huì )議前，秘書(shū)的會(huì )前籌備，會(huì )中服務(wù)，會(huì )后整理工作;領(lǐng)導出差，秘書(shū)的出差事務(wù)準備工作;領(lǐng)導批閱文件前，秘書(shū)的文件處理擬辦工作等等。秘書(shū)的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導工作的進(jìn)程及其效率和效果。因此，秘書(shū)一是要準確把握領(lǐng)導工作目標;二是要明確領(lǐng)導工作進(jìn)程的環(huán)節，明確領(lǐng)導工作進(jìn)程各環(huán)節的時(shí)間要求、任務(wù)內容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等;三是要明確領(lǐng)導在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準備;四是要加強與領(lǐng)導的溝通。
2.對領(lǐng)導工作拓展伸延。
領(lǐng)導工作的拓展與伸延，具體表現在，領(lǐng)導作出決策以后，秘書(shū)要草擬決策文件，將領(lǐng)導決策內容用文字準確表達，制成文件，下發(fā)各單位;文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導把握執行動(dòng)態(tài)、反映及效果;領(lǐng)導召開(kāi)的會(huì )議結束后，秘書(shū)要做會(huì )議文件的立卷歸檔工作，會(huì )后的落實(shí)、催辦工作;領(lǐng)導出差以后，秘書(shū)要整理領(lǐng)導帶回的有關(guān)材料，辦理后續事務(wù)等。對領(lǐng)導工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導工作的預期效果為目標，嚴格按照要求辦事，在注重整體連續性和承繼性的同時(shí)，注重適變和應變，使工作落在實(shí)處，產(chǎn)生實(shí)效。
二、當前辦公室文秘工作存在的問(wèn)題
1.忙于日常事務(wù)，統籌協(xié)調、解決問(wèn)題的能力不高。
針對辦公室集文秘、服務(wù)、企業(yè)文化、接待等綜合職責，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛繁復雜的事務(wù)中，沒(méi)有把握住工作重點(diǎn)，有時(shí)統籌協(xié)調、解決問(wèn)題的能力不高，以至于出現上下溝通不夠，協(xié)調不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。
2.辦公室文秘人員少，工作負擔重。
目前，電力企業(yè)主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時(shí)候出現頭痛醫頭腳痛醫腳，顧此失彼的現象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質(zhì)量不好、領(lǐng)導不滿(mǎn)意，嚴重影響了辦公室工作的開(kāi)展。
3.文秘人員的綜合素質(zhì)跟不上工作要求。
由于工作要求越來(lái)越高，辦公室文秘人員現有的專(zhuān)業(yè)知識已遠遠不能適應新形勢下對文秘人員的要求。第一，專(zhuān)業(yè)知識欠缺�，F在的文秘人員基本是半路出身，沒(méi)有系統學(xué)過(guò)文秘專(zhuān)業(yè)知識，不能滿(mǎn)足工作的需要。第二，知識更新過(guò)慢，思路不寬。辦公室人員外出學(xué)習培訓機會(huì )少，視野不開(kāi)闊，工作思路不寬，知識更新慢，無(wú)論是辦文、辦會(huì )、辦事都與領(lǐng)導的要求還有差距。
4.信息調研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。
由于辦公室工作的局限性，下鄉調研時(shí)間較少，面上情況掌握不清，報送信息滯后，雖然花了不少的時(shí)間和精力，卻沒(méi)有達到預期的最佳效果。
三、提升辦公室文秘工作水平的思考
1.堅持服務(wù)第一，增強服務(wù)意識。
企業(yè)辦公室的職責就是服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)機關(guān)、服務(wù)基層。要做好“三服務(wù)”工作，必須增強服務(wù)意識，堅持服務(wù)第一的理念。堅持服務(wù)第一，就是要求企業(yè)辦公室要樹(shù)立服務(wù)的思想，服務(wù)要熱情，服務(wù)要周到，服務(wù)要到位，服務(wù)要真誠。作為企業(yè)辦公室工作人員，要有一顆火熱的心。對于領(lǐng)導交辦的事情、部門(mén)協(xié)同的事項要積極主動(dòng)辦好;對待來(lái)辦公室請示、匯報工作的基層單位要做到“一張笑臉相迎、一把椅子請坐、一杯茶水解渴、一副解決問(wèn)題的熱心腸”。
樹(shù)立服務(wù)第一的思想，自覺(jué)主動(dòng)地做好服務(wù)工作，杜絕“不能心貼心、工作兩張皮”的現象，真誠服務(wù)，周到服務(wù)，真正做到服務(wù)好領(lǐng)導，服務(wù)好機關(guān)，服務(wù)好基層，發(fā)揮好辦公室的橋梁紐帶、中樞協(xié)調作用，這樣，對外既能展示企業(yè)良好形象，對內能進(jìn)一步提高辦公室工作人員職業(yè)素養，也能進(jìn)一步豐富完善企業(yè)文化內涵。
2.進(jìn)一步加強系統學(xué)習，提高綜合素質(zhì)。
工作方式方法的創(chuàng )新來(lái)源于勤奮學(xué)習、善于學(xué)習。我們要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的中心，按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細節、保證質(zhì)量”的要求，一是進(jìn)一步加強對集團公司和油田重要政策、法律法規、業(yè)務(wù)知識等方面的學(xué)習，提高思想認識和政治敏銳性，學(xué)會(huì )從政治的角度來(lái)辯證地分析問(wèn)題和解決問(wèn)題;二是辦公室工作涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要我們必須“吸眾家之長(cháng)，補一己之短”，把提高自己的寫(xiě)作水平作為增強能力的重點(diǎn)來(lái)勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫(xiě)、開(kāi)口能講、遇事能辦”。三是加強文秘人員的培訓。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對于其他業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)培訓機會(huì )較少，文秘人員現有的知識很難滿(mǎn)足工作的需要。因此，要著(zhù)力加強辦公室人員的“三基本”建設培訓，即：基本思路訓練、基本能力培養、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高文秘人員的思維能力、履職能力、執行能力，做到履職有思路、辦事懂規則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節奏”上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng )新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。
3.改進(jìn)工作方法，提高辦事效率。
公室的工作千頭萬(wàn)緒，每一項工作都與全局有著(zhù)密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作方法上下功夫，提高自己的辦事效率。
一要甘于奉獻，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作宗旨就是服務(wù)，服務(wù)就意味著(zhù)奉獻。因為我們的工作有時(shí)沒(méi)有節假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時(shí)間很少，腦神經(jīng)長(cháng)處于緊張的備戰狀態(tài)。因此，要做好辦公室工作沒(méi)有吃苦耐勞、無(wú)私奉獻的精神是難以勝任的;必須要有一種不圖名、不圖利、默默無(wú)聞、忘我精神;要將任勞任怨作為修身養性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。
二要理清思路，有條不紊地做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。我們要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，還要善于思考，別人沒(méi)有想到的問(wèn)題我們要想到，別人沒(méi)有考慮到的我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動(dòng)各方面積極性，不斷摸索工作規律，防止埋于事務(wù)堆中，而無(wú)時(shí)間抓信息宣傳工作和調研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考，按工作的輕重緩急來(lái)依次處理。
三要注重細節，加強溝通協(xié)調。“細節決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中我們要按照“超前謀劃、系統落實(shí)、注重細節、保證質(zhì)量”的工作方針，堅持“嚴、細、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，低調做人、潛心做事、謙虛謹慎，以更加認真、更加負責的態(tài)度，強化大局意識，積極思考，投入100%的精力，一絲不茍;同時(shí)要正確認識和對待組織、自己和他人，以實(shí)際行為來(lái)感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系，有利于各項工作的開(kāi)展。
四要抓住重點(diǎn)，做好辦公室服務(wù)工作。辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)主要是辦文、搞好信息宣傳。首先會(huì )議未開(kāi)，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導講話(huà)稿前，必須要領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意圖，然后認真思考，精心構思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦、重要會(huì )議和重大活動(dòng)籌辦，確保萬(wàn)無(wú)一失。其次做好文件的上傳下達工作。要在嚴格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時(shí)，努力做好文件的上傳下達工作，尤其是一些重要文件的上傳下達工作，防止因錯誤領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖，錯傳錯發(fā)文件。最后是積極主動(dòng)，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動(dòng)態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級領(lǐng)導科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報送原則就是有喜報喜、有憂(yōu)報憂(yōu)、憂(yōu)喜結合。所以，在報送信息的時(shí)候一定要把問(wèn)題搞清楚，在肯定成績(jì)的前提下，指出隱藏在成績(jì)背后的矛盾和問(wèn)題，提醒領(lǐng)導注意。
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