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辦公文秘如何適應信息時(shí)代的發(fā)展
對于辦公室文秘人員來(lái)說(shuō)，在信息時(shí)代，應具備較高的辦公自動(dòng)化知識，提高自身的競爭能力，才能在社會(huì )上有更好的發(fā)展空間和不敗的立足之地。 下面是小編搜索整理的關(guān)于辦公文秘如何適應信息時(shí)代的發(fā)展，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!
辦公文秘如何適應信息時(shí)代的發(fā)展
在當今這個(gè)發(fā)展迅速的信息時(shí)代，從市場(chǎng)需求來(lái)看秘書(shū)人員并不是只具備傳統的文字能力和事務(wù)能力，而更要有較高的辦公自動(dòng)化能力。秘書(shū)只有提高素養，提升能力，將所需要的各種能力融合到現代的信息時(shí)代中才是其成才的必經(jīng)之路。
一、秘書(shū)人員需在時(shí)代中成長(cháng)
社會(huì )中的秘書(shū)是在實(shí)踐與研究和探索中成長(cháng)的。在文秘專(zhuān)業(yè)頂崗實(shí)習中，經(jīng)常會(huì )出現不能勝任崗位工作的問(wèn)題，在無(wú)從適應中需要重新認識學(xué)習，重新適應。在不同的企業(yè)中對文秘人員的要求會(huì )有不同的要求，當前社會(huì )文秘人才的需求狀況是正在發(fā)生改變�，F在，文秘人員的就業(yè)渠道由行政事業(yè)單位轉向企業(yè)單位，尤其是各類(lèi)發(fā)展的中小企業(yè)。這類(lèi)企業(yè)規模小，秘書(shū)的工作分工范圍大，對文秘人員的綜合素質(zhì)有更高的要求。在這里文秘人員身兼數職，集文秘工作、財務(wù)、統計、人事、檔案管理等工作于一身，要求做到高標準的能力和較強的社會(huì )活動(dòng)能力。
�、僬莆瘴拿貙�(zhuān)業(yè)知識、能力和其他非文秘專(zhuān)業(yè)的基礎知識
�、诰邆滢k文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力，
�、凼煜ゑ{馭語(yǔ)言、有較強的自我意識、超前意識、公關(guān)意識、智商高、情商高、熟悉各種計算機軟件。
二、利用網(wǎng)絡(luò )做好辦公室日常工作
隨著(zhù)信息論的興起，現代社會(huì )進(jìn)入了一個(gè)全新的“信息時(shí)代”。網(wǎng)絡(luò )為我們提供了許多各種各樣的信息。我們足不出戶(hù)便可以充分的了解世界各地的經(jīng)濟發(fā)展狀況。對于只是利用網(wǎng)絡(luò )單純的發(fā)發(fā)郵件，制作一下表格或者幻燈片，以及統計各類(lèi)數據已不能滿(mǎn)足企業(yè)的需要。因此我們應該學(xué)會(huì )利用網(wǎng)上傳播的各種知識用它們?yōu)槲覀兊墓芾砗推髽I(yè)服務(wù)。
1.提高秘書(shū)的信息能力。秘書(shū)的信息能力是指秘書(shū)人員在從事秘書(shū)工作中所應具備的對于秘書(shū)工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。信息的能力包括：
第一、獲取信息的能力。學(xué)會(huì )建立的內部信息網(wǎng)絡(luò )和建立并掌握自己所熟悉的常規信息渠道，探索新的秘書(shū)工作信息資源，獲取所需的信息。例如，秘書(shū)人員要收集網(wǎng)絡(luò )上有關(guān)秘書(shū)工作方面的網(wǎng)頁(yè)、站點(diǎn)、欄目，尋找能快速查找與瀏覽信息的渠道和方法;下載和保存搜集到的信息及靈活并運用。
第二、信息選擇的能力。每天在接收信息和處理信息這個(gè)問(wèn)題上，信息垃圾、信息干擾和信息焦慮這些問(wèn)題在所難免。經(jīng)驗和實(shí)踐證明選擇信息的方法有：
�、賹W(xué)會(huì )篩選信息。對信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真、靈活運用;
�、趯W(xué)會(huì )理解、識別信息的含義。對收集到的信息進(jìn)行判斷，全面掌握所收集到的信息資料對領(lǐng)導決策和秘書(shū)工作產(chǎn)生的影響。
�、垲A測信息的能力。預測信息的能力屬于高層次的能力。它是指秘書(shū)人員對現有的信息進(jìn)行預見(jiàn)及推斷。信息預測能力是對理解信息的能動(dòng)反映，是在所獲取的信息上，對事物的理性判斷，它對秘書(shū)在輔助領(lǐng)導科學(xué)決策是非常重要的。
�、苄畔⑻幚淼哪芰�。信息處理的程序：加工、開(kāi)發(fā)、傳輸、存貯、調閱和吸收。處理信息一是對信息進(jìn)行綜合性的分析、整理排序及歸類(lèi)處理，來(lái)充實(shí)數據庫;二是對認識信息，有針對性的給領(lǐng)導提出建議和對策提供有參考價(jià)值的方法。
�、菪畔⑦\用的能力。信息運用能力是其他信息能力的綜合，是指秘書(shū)人員在的同時(shí)把自己的思想與見(jiàn)解充分融入到獲取和處理的信息中，用正當的手段將信息傳遞、分享、給他人，并交流的能力。對于信息的運用能力來(lái)說(shuō)，秘書(shū)集中表現在及時(shí)、準確、完整、有連續、有針對性的為領(lǐng)導決策提供有效的信息。
2.信息技術(shù)的發(fā)展對人學(xué)習知識、掌握知識、運用知識提出了新的挑戰。由于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用，人們的學(xué)習速度慢慢變快，同事說(shuō)明了從數字處理時(shí)代到微機時(shí)代，再到現在的網(wǎng)絡(luò )化時(shí)代，學(xué)習速度急速的改變，這就更加要求我們在日常工作中要適應新的模式和新的特點(diǎn)。因此，我們要更好的利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行工作和學(xué)習。
三、對文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系的探索
只有在學(xué)生在校之間進(jìn)行更好更獨特的教育，才能科學(xué)的在學(xué)校內培養適應社會(huì )需要的文秘人員。文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)應實(shí)行三個(gè)階梯：初級階梯—課堂模擬訓練;中級階段—實(shí)訓操作訓練以及秘書(shū)國家職業(yè)資格考證培訓;高級階段—依托校企合作的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)與實(shí)踐。
1.初級階梯—課堂模擬訓練
此階段在各專(zhuān)業(yè)課程的教學(xué)過(guò)程中建立，通過(guò)互動(dòng)進(jìn)行實(shí)踐讓學(xué)生在潛移默化的訓練中將理論與生活中的實(shí)踐結合起來(lái)，期具體形式有情景模擬訓練和紙上模擬訓練，訓練學(xué)生對日常事務(wù)的應變能力與處理能力，使其更加熟悉并且適應秘書(shū)的角色
2. 中級階段—實(shí)訓操作訓練以及秘書(shū)國家職業(yè)資格考證培訓
為了讓文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生較為系統的學(xué)習綜合的職業(yè)技能需通過(guò)連續的、有固定場(chǎng)所設施及時(shí)間保證的操作訓練下進(jìn)行。例如，設有專(zhuān)門(mén)的實(shí)訓中心：辦公自動(dòng)化實(shí)訓室，接待模擬室儀訓練室、文檔整理實(shí)訓室、模擬會(huì )議室、專(zhuān)業(yè)的機房，讓文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生進(jìn)行相關(guān)的實(shí)訓內容。相關(guān)的實(shí)訓項目包括：秘書(shū)實(shí)務(wù)實(shí)訓、辦公自動(dòng)化實(shí)訓、檔案計算機輔助管理知識實(shí)訓、專(zhuān)業(yè)知識實(shí)訓。此外，在專(zhuān)業(yè)機房讓學(xué)生進(jìn)行常用的辦公軟件和檔案管理的操作、使用及測試。對于秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生而言職業(yè)資格是進(jìn)入行業(yè)的重要依據，參加秘書(shū)資格考證，并安排學(xué)生進(jìn)行考試培訓，采用秘書(shū)工作情況分析、重點(diǎn)知識與技能點(diǎn)的講解與回顧性練習等對學(xué)生進(jìn)行強化培訓，在離校期間可以讓同學(xué)們多一個(gè)獲得職位、獲得成功的優(yōu)勢條件。
3. 高級階段—依托校企合作的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)與實(shí)踐
所謂的高級階段就是在社會(huì )這樣一個(gè)大課堂中，從分利用外界的資源促進(jìn)自身的成長(cháng)。培養學(xué)生對專(zhuān)業(yè)的認同感;有目的有計劃的進(jìn)行實(shí)崗鍛煉進(jìn)行專(zhuān)業(yè)實(shí)習階段在秘書(shū)崗位上探索出屬于自己的真諦，從而不斷更新知識、不斷進(jìn)步，進(jìn)而形成對企業(yè)有用的高級秘書(shū)人才，為企業(yè)做出自己的貢獻。
近年來(lái)，隨著(zhù)社會(huì )的信息時(shí)代潮流，秘書(shū)人員有了進(jìn)一步的提升，在個(gè)人思想上成熟而有能力地輔助領(lǐng)導讓企業(yè)更有利的向著(zhù)繁榮富強的方向發(fā)展。而對于以上文秘人員對信息時(shí)代適應性的研究與探索提供一定的借鑒作用，具體的實(shí)施過(guò)程還需要根據企業(yè)的秘書(shū)人員的實(shí)際情況具體情況具體分析，再進(jìn)行進(jìn)一步的完善和改進(jìn)，從而一層一層的向成功邁進(jìn)。
辦公文秘職能
工作管理
能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級，妥善運用自己的時(shí)間與資源，有效管理工作流程及進(jìn)度。
認真負責
確實(shí)達成工作職責及要求，能勇于承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。
主動(dòng)積極
不需他人指示或要求能自動(dòng)自發(fā)做事，面臨問(wèn)題立即采取行動(dòng)加以解決，且為達目標愿意主動(dòng)承擔額外責任。
顧客服務(wù)
對顧客展現服務(wù)熱忱，有效滿(mǎn)足顧客需求、解決顧客問(wèn)題，進(jìn)而提高顧客滿(mǎn)意度。
誠信正直
為人坦誠，確實(shí)遵守組織規定與社會(huì )規范，信守承諾且言行一致。
適變能力
對工作內容或環(huán)境的改變能夠保持鎮定，嘗試了解改變的原因并以開(kāi)放態(tài)度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。
問(wèn)題解決
能夠掌握問(wèn)題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失并采取實(shí)際行動(dòng)以排除障礙。
壓力承受
面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，并維持應有的工作表現與人際關(guān)系。
溝通協(xié)調
能視談話(huà)對象有條理地清楚表達想法，除確保對方專(zhuān)注聆聽(tīng)及充分了 解，并可正確解讀、響應、厘清他人所傳達的訊息以取得共識。
辦公文秘就業(yè)前景
(1)客戶(hù)服務(wù)與管理方向
本就業(yè)方向需要具有較強客戶(hù)服務(wù)理念，較強客戶(hù)管理與開(kāi)發(fā)能力，較強營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)組織策劃、人際溝通與現代信息管理能力，能為所在組織系統創(chuàng )造服務(wù)附加值的高等技能型專(zhuān)門(mén)人才。
(2)商務(wù)行政助理方向
本就業(yè)方向需要具有嚴謹踏實(shí)、謙遜誠懇、耐心細致，掌握組織系統日常辦公事務(wù)處理技能的行政助理類(lèi)高等技能型專(zhuān)門(mén)人才。
(3)公關(guān)秘書(shū)方向
本就業(yè)方向需要具有較強的商務(wù)活動(dòng)策劃和組織能力，較強的公關(guān)與商務(wù)談判能力，熟悉公關(guān)工作事務(wù)，能為組織創(chuàng )造良好的公眾形象的高等技能型專(zhuān)門(mén)人才。
辦公文秘工作
(一)
1、簡(jiǎn)單的辦公室管理
2、文書(shū)起草、有一定文字功底
3、熟悉office辦公軟件，打字速度快
文秘有行政文秘和企業(yè)文秘等幾種，它們之間既有相同或相似之處，又有不同之處。
如果做行政文秘，除具備公文寫(xiě)作能力、電腦文字處理能力之外，要有較為扎實(shí)的文字功底，還要對該行政機關(guān)(政府部門(mén))的業(yè)務(wù)以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的法律法規有一定的了解。
如果做企業(yè)文秘，應具備企業(yè)合同、協(xié)議等文本的起草能力，有一定的速記能力，有一定的法律法規功底，當然更要有操作電腦、文字處理的基本能力。
(二)
1 接聽(tīng)、轉接電話(huà);接待來(lái)訪(fǎng)人員。
2 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛生。
4 做好會(huì )議紀要。
5 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6 負責傳真件的收發(fā)工作。
7 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8 做好公司宣傳專(zhuān)欄的組稿。
9 按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。
10 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13 社會(huì )保險的投保、申領(lǐng)。
14 統計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。
15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節儉。
16 接受其他臨時(shí)工作。
(三)
文秘是要能干且漂亮的,要寫(xiě)得一手好文章,英文好.懂得與客戶(hù)溝通,必要時(shí)要應酬。
這一行是不太好做，什么都要做，不管是好與壞公與私，只要老板叫你做你就得做，外面太陽(yáng)多么大要出門(mén)時(shí)還是得出門(mén)。
1.負責人事處文秘、公章管理。
2.開(kāi)具各種信函(包括行政介紹信、證明等)和干部(工人)調動(dòng)通知。
3.負責各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。
4.負責本部門(mén)的信訪(fǎng)接待和日常事務(wù)工作。
5.負責人事檔案和文書(shū)檔案的管理工作。
6.協(xié)助做好人事統計報表的統計工作。
7.負責人事處網(wǎng)頁(yè)的維護和文件、表格的錄入工作。
8.做好本部門(mén)計生、安全保衛、保密等工作。
9.完成處領(lǐng)導交辦的其他工作。
(四)
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領(lǐng)導者意圖和領(lǐng)導班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導者主持、指導之下，起草領(lǐng)導講話(huà)稿。
擬定公文是秘書(shū)工作的傳統職能�，F代社會(huì )，擬定公文更成為秘書(shū)工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書(shū)人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡(jiǎn)稱(chēng)辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機關(guān)內部處理的全過(guò)程。
辦理公文是秘書(shū)工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類(lèi)。其中，發(fā)文過(guò)程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節;收文過(guò)程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節。在日常工作的發(fā)文和收文過(guò)程中，秘書(shū)人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過(guò)程的嚴謹、規范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應有的效能創(chuàng )造條件。
2.辦理組織會(huì )務(wù)
辦理組織會(huì )務(wù)簡(jiǎn)稱(chēng)辦會(huì )，是指機關(guān)秘書(shū)部門(mén)或臨時(shí)設立的會(huì )議秘書(shū)機構辦理與會(huì )議有關(guān)的各類(lèi)具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導人開(kāi)好會(huì )議做會(huì )前、會(huì )中和會(huì )后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì )過(guò)程中應主要做好以下工作：一是會(huì )議議題的協(xié)調與安排，應與各方面協(xié)調聯(lián)系，將會(huì )上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導，決定是否提交會(huì )議討論;二是會(huì )議的統籌安排，即從整體上安排好會(huì )議的各項方面事宜，如會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì )場(chǎng)布置等;三是會(huì )議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì )議期間的各項服務(wù);五是會(huì )議善后工作，如整理會(huì )議記錄、編寫(xiě)簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要、督促檢查會(huì )議決策的落實(shí)等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領(lǐng)導關(guān)心和急需解決的有關(guān)問(wèn)題，調查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫(xiě)出調查報告呈交給領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人。這是發(fā)揮秘書(shū)工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導決策服務(wù)的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實(shí)施和調查總結收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準備階段應根據領(lǐng)導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來(lái)的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫(xiě)出調查報告。
4.信息處理工作
秘書(shū)信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導機關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項工作。凡是領(lǐng)導工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問(wèn)題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導部門(mén)。
開(kāi)展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò )，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開(kāi)闊、反應敏捷，具有較強的觀(guān)察和分析問(wèn)題能力的信息員隊伍;最后要實(shí)現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開(kāi)展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調工作
對秘書(shū)工作而言，溝通協(xié)調工作的內容極為廣泛，依據協(xié)調對象劃分，有對上的協(xié)調(即對領(lǐng)導者之間和領(lǐng)導機關(guān)之間的協(xié)調)、對下的協(xié)調、同級之間的協(xié)調、上下級雙方的協(xié)調、同屬部門(mén)的協(xié)調、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調等，而其中最常見(jiàn)的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調，如會(huì )議協(xié)調、公文活動(dòng)協(xié)調、事項協(xié)調等�？傊�，凡是與領(lǐng)導決策和指導工作有關(guān)事項的協(xié)調，均屬于秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍。開(kāi)展秘書(shū)協(xié)調工作時(shí)，可以利用的方式有電話(huà)協(xié)調、送文上門(mén)協(xié)調、請人進(jìn)門(mén)協(xié)調、登門(mén)拜訪(fǎng)協(xié)調、召開(kāi)會(huì )議協(xié)調等。
6.信訪(fǎng)接待工作
信訪(fǎng)接待工作是處理群眾來(lái)信和接待群眾來(lái)訪(fǎng)工作的總稱(chēng)，是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體的秘書(shū)工作的一項經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來(lái)信，要及時(shí)拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關(guān)部門(mén)辦理。有群眾來(lái)訪(fǎng)時(shí)，要熱情接待，認真聽(tīng)記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個(gè)方面，即對黨的路線(xiàn)、方針、政策和黨政機關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對領(lǐng)導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會(huì )議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務(wù)接洽工作
公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導機關(guān)、平行單位、下級組織與本機關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體均不可缺少的一項工作，是作為機關(guān)“窗口”的秘書(shū)工作經(jīng)常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關(guān)單位直接派人或通過(guò)電話(huà)形式來(lái)本機關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò )公務(wù)，安排領(lǐng)導人接見(jiàn)，答復詢(xún)問(wèn)，落實(shí)承辦單位，解決來(lái)訪(fǎng)者食宿、交通等事項。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書(shū)人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話(huà)記錄。同時(shí)，還應熟悉領(lǐng)導者情況，與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系。此外，還應善于處理人際關(guān)系。
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