如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀要點(diǎn)
如何接電話(huà),也是一門(mén)藝術(shù),要想做一個(gè)合格的受話(huà)人,有許多禮儀要學(xué)。下面是應屆畢業(yè)生小編為大家整理的如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀要點(diǎn),歡迎大家閱讀。
一、及時(shí)接聽(tīng)
如果電話(huà)鈴聲一響起,就應立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí),就會(huì )反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度,而且應該親自接聽(tīng)電話(huà),輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話(huà)時(shí),我們提倡“鈴響不過(guò)三”:接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次,就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì )讓打電話(huà)的人大吃一驚,如有持殊原因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話(huà)時(shí)向對方說(shuō)明情況,棱示歉意。
正常情況下,不允許不接聽(tīng)來(lái)電,特別是“應約而來(lái)”的電話(huà)。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén),就會(huì )讓對方嚇一跳,而且還會(huì )認為你清閑得聚精會(huì )神地等著(zhù)別人來(lái)敲門(mén)。如果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答,又會(huì )被認為沒(méi)有人在,或者是不想理。
二、確認對方
一般情況下.對方打來(lái)電話(huà)后都會(huì )主動(dòng)介紹自己。如果對方打來(lái)電話(huà),沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚,你就應該主動(dòng)問(wèn);“請問(wèn)您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是,人們習慣性的做法是,拿起電話(huà)聽(tīng)筒后便會(huì )向對方盤(pán)問(wèn):“喂:哪位 ”這讓對方會(huì )感到阿生而且感情疏遠,缺少人情昧。接起電話(huà)。拿起聽(tīng)筒后應首先自我介紹::“您好,我是某某某”
三、非常規電話(huà)的.處理
如果接到打錯的電話(huà),不要發(fā)怒更不能出口傷人,正確做法是簡(jiǎn)短向對方說(shuō)明情況后掛斷電話(huà)。有時(shí)候接起電話(huà),問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對方說(shuō)話(huà),這時(shí)絕對不可以不外青紅皂白,認為是惡意騷擾電話(huà)而破門(mén)大罵。因為,這種情況極可能由電話(huà)線(xiàn)路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對方的聲音,但是對方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對方是你的客戶(hù)或上級,聽(tīng)到你在這端破口大罵,會(huì )造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話(huà),應簡(jiǎn)短而嚴歷地批評對方。不必長(cháng)篇大淪,更不應該說(shuō)臟話(huà);如果問(wèn)題嚴重,可以考慮報警解決。
四、分清主次
1.接聽(tīng)電話(huà)要專(zhuān)心,與其他人交談,邊聽(tīng)電話(huà)邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì )晤貴賓或會(huì )議期間接到電話(huà),可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話(huà)的原因,并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽(tīng)電話(huà)時(shí)如果有別的電話(huà)打進(jìn)來(lái),千萬(wàn)不要不理睬,因為很可能是急事?烧埱笳谕ㄔ(huà)的一方稍等片刻,并對其講明原因,然后立即去接另一個(gè)電話(huà),問(wèn)清情況后先訪(fǎng)對方稍候,或晚會(huì )兒再打進(jìn)來(lái),之后再繼續和前者通話(huà)。
4.不能因為圖清凈隨便撥下電話(huà)線(xiàn)。
五、規范地代接電話(huà)
代別人接電話(huà)時(shí)。要特別住意講話(huà)順序,首先要禮貌地告訴對方來(lái)歷才能問(wèn)對方是何人,所為何事,但不要詢(xún)問(wèn)對方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話(huà)時(shí),忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽(tīng)別人通話(huà)、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的事情。
2.記憶準確要點(diǎn):如果對方要找的人不在,應先詢(xún)問(wèn)對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿,應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容,如對方姓名、單位、電話(huà)、通話(huà)要點(diǎn)等,以免事后忘記,對方講完后,應再與其驗證一遍,避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達內容。代接電話(huà)時(shí),要先弄清對方要找誰(shuí),如果對方不愿問(wèn)答自已是誰(shuí),也不要勉強。如果對方要找的人不在,要如實(shí)相告,然后再詢(xún)問(wèn)對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容,托他人轉告。
六、錄音電話(huà)
1.留言制作要規范。留言?xún)热菀话惆ㄟ@么幾項:?jiǎn)?wèn)候語(yǔ)、機主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。
2.如非很必要,盡量少使用錄音電話(huà),要及時(shí)處理錄音電話(huà)上打進(jìn)來(lái)的電話(huà)。
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