淺析企業(yè)ERP系統對企業(yè)治理及財務(wù)會(huì )計工作的影響

ERP系統是企業(yè)治理領(lǐng)域使用的重要工具，也是各大軟件開(kāi)發(fā)商的開(kāi)發(fā)重點(diǎn)。這里以一個(gè)初步實(shí)現ERP運行，并從中受益的企業(yè)治理者角度淺議ERP為企業(yè)治理及財務(wù)工作帶來(lái)的�！　�1、什么是ERP　　ERP是enterprise resource planning的縮寫(xiě)，中文意思是企業(yè)資源計劃，是目前企業(yè)治理界較為流行的一個(gè)名詞，但并不是一個(gè)全新的概念，對于企業(yè)治理者來(lái)說(shuō)，經(jīng)營(yíng)治理本身就是對企業(yè)可支配的各種資源的整合利用，創(chuàng )造價(jià)值的過(guò)程。但這時(shí)候的企業(yè)資源計劃關(guān)注的往往是單個(gè)企業(yè)內部資源的配置，治理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統處理流程進(jìn)行。隨著(zhù)企業(yè)規模的不斷擴大，企業(yè)資源及信息已難以通過(guò)手工操縱實(shí)現快速集中和優(yōu)化，而市場(chǎng)競爭卻日趨激烈，需要不斷進(jìn)步反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術(shù)實(shí)現企業(yè)資源計劃成為企業(yè)治理的一個(gè)共同的需要。把客戶(hù)需求和企業(yè)內部的制造活動(dòng)、供給商的制造資源整合在一起，形成企業(yè)一個(gè)完整的供給鏈并對供給鏈上所有環(huán)節如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運輸、分銷(xiāo)、服務(wù)與維護、財務(wù)治理、人事治理、實(shí)驗室治理、項目治理、配方治理等進(jìn)行有效治理，就具有非常重要的意義。這里提出的企業(yè)ERP系統是利用先進(jìn)的機及工具，配合實(shí)用的治理軟件，利用信息技術(shù)手段優(yōu)化企業(yè)價(jià)值鏈資源計劃，達到高效、即時(shí)、高度綜合的效果，為公司治理提供更有指導意義的資源信息。目前國際上有ORACLE、SAR等品牌，國內如用友、金蝶等都有自己的ERP軟件產(chǎn)品。但在目前國內企業(yè)中鮮有完整的成功實(shí)施例證�！　�2、ERP作為企業(yè)治理的先進(jìn)思想和工具，他為企業(yè)治理帶來(lái)的變化。　�。�1）整合企業(yè)供給、生產(chǎn)、銷(xiāo)售價(jià)值鏈�！　“殡S企業(yè)競爭范圍的擴大，企業(yè)為了應對競爭，不但需要對自身資源信息的把握，同時(shí)需要將供給商和銷(xiāo)售商信息進(jìn)行整合形成相對完整的供銷(xiāo)體系信息，以共同應對變化的市場(chǎng)和競爭對手的多變的競爭手段，力爭實(shí)現集體的競爭上風(fēng)，達到共贏(yíng)的目的。由于有了先進(jìn)的信息技術(shù)和ERP，使企業(yè)有了實(shí)現整合價(jià)值鏈信息的技術(shù)平臺，解決了手段的�！　。�2）治理思想的改變�！　�傳統的治理模式夸大事前預計、事中控制、事后審核，業(yè)務(wù)的發(fā)生人為分為幾個(gè)環(huán)節，而ERP的思想則是實(shí)時(shí)的跟蹤，治理者可以跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操縱，隨時(shí)發(fā)現存在的題目。甚至通過(guò)專(zhuān)門(mén)的軟件設計，讓系統自動(dòng)通報題目。公司的治理成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統，一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的過(guò)程。而且部分原有的業(yè)務(wù)流程要重新調整，減少隨意性，加強規范性。治理信息越來(lái)越精細和集成。例如在傳統信息流體系下，要想得到實(shí)時(shí)的銷(xiāo)售信息幾乎是不可能的，只有天天或每一規定的時(shí)段由銷(xiāo)售統計職員將一定時(shí)間的銷(xiāo)售信息進(jìn)行匯總后才能提供完整的銷(xiāo)售信息。而在企業(yè)ERP系統下，物流和信息流是同時(shí)進(jìn)行的，治理者可隨時(shí)得到任何時(shí)間和任何時(shí)段的銷(xiāo)售信息�！　。�3）信息來(lái)源的變化�！　≡谠�有的治理系統中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來(lái)源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領(lǐng)料、銷(xiāo)售。在日常的運轉中信息流是與其他活動(dòng)相分離的，他們之間的關(guān)系只有月度結算后才明朗，而ERP系統則把三者和而為一，每一種活動(dòng)都連帶其他活動(dòng)，而且同時(shí)分不同的渠道各自集中，信息的來(lái)源已不是業(yè)務(wù)部分出物流信息，財務(wù)部分出資金流和信息流，而是，三流同時(shí)、即時(shí)活動(dòng)。信息的來(lái)源向業(yè)務(wù)的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流職員在物流業(yè)務(wù)處理同時(shí)天生信息流，并定期或隨時(shí)傳遞到整個(gè)系統。信息不必在規定的時(shí)間集中處理，財務(wù)職員的匯總各種信息載體的功能將向業(yè)務(wù)部分轉變，財務(wù)更多的是監視信息的形成、信息、提出建議。業(yè)務(wù)與財務(wù)已經(jīng)真正連為一體，信息共享。傳統的企業(yè)財務(wù)信息處理系統，基本可以分為一級核算和二級核算兩種模式，在一級核算模式下，企業(yè)的財務(wù)信息全部由財務(wù)部分根據各業(yè)務(wù)部分提供的原始單據集中處理，形成財務(wù)信息，出具各種會(huì )計報表。在二級核算體制下，企業(yè)財務(wù)信息處理由兩層組成，第一層次的本錢(qián)回集、核算由各生產(chǎn)車(chē)間設立的本錢(qián)核算員完成，企業(yè)財務(wù)會(huì )計部分負責形成其他會(huì )計信息，出具財務(wù)報表。在這兩種模式下，企業(yè)都可以使用手工處理，也可以利用一些簡(jiǎn)單的會(huì )計軟件。但終極的財務(wù)信息、會(huì )計憑證、會(huì )計分錄都是由財務(wù)部分制做。但在ERP處理背景下，企業(yè)財務(wù)信息的來(lái)源發(fā)生了一些變化，由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節中，比如采購模塊由采購部分使用、庫存模塊由倉儲部分使用，銷(xiāo)售模塊由銷(xiāo)售部分使用，總帳、往來(lái)帳模塊由財務(wù)部分使用，各模塊使用者通過(guò)一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成終極的集成信息，而某些財務(wù)信息是在業(yè)務(wù)操縱時(shí)就已形成，比如：采購流程中，發(fā)出訂單時(shí)不產(chǎn)生會(huì )計信息，驗收進(jìn)庫時(shí)則通過(guò)對采購信息的匹配自動(dòng)天生標準本錢(qián)會(huì )計分錄：　　CR：原材料等　　DR：應付帳款-中轉科目　　當財務(wù)部分核銷(xiāo)供給商發(fā)票時(shí)天生如下科目：　　CR：應付帳款-中轉科目　　DR應付帳款-某供給商　　同時(shí)對于實(shí)際本錢(qián)與標準本錢(qián)的價(jià)差進(jìn)行處理。由以上處理可以看出，會(huì )計信息在倉儲部分的驗收過(guò)程中已經(jīng)產(chǎn)生，是在系統中通過(guò)對已經(jīng)存在的采購定單的核銷(xiāo)過(guò)程中形成的，但這種信息的重點(diǎn)是形成庫存信息，用于指導采購和生產(chǎn)，而財務(wù)部分對供給商發(fā)票的處理過(guò)程是依據倉儲部分的驗收進(jìn)行的核對和錄進(jìn)過(guò)程，產(chǎn)生的主要是對供給商的付款信息，兩部信息通過(guò)一個(gè)中轉科目合并成有效的財務(wù)信息。而且在這個(gè)過(guò)程中企業(yè)財務(wù)部分可以實(shí)現對采購價(jià)格的盡對監控，在財務(wù)部分維護價(jià)格的情況下，采購訂單的價(jià)格信息自動(dòng)天生。在產(chǎn)品銷(xiāo)售環(huán)節也是如此，產(chǎn)品根據銷(xiāo)售定單，產(chǎn)品出廠(chǎng)時(shí)銷(xiāo)售系統會(huì )天生如下分錄　　CR：產(chǎn)品銷(xiāo)售本錢(qián)—標準本錢(qián)　　DR：產(chǎn)成品—標準本錢(qián)　　月末結算時(shí)調整實(shí)際本錢(qián)與標準本錢(qián)的差異，并在系統中天生發(fā)票，系統分錄為：　　CR：應收帳款-某客戶(hù)　　DR：主營(yíng)業(yè)務(wù)收進(jìn)—某產(chǎn)品　　由以上可見(jiàn)，財務(wù)信息的來(lái)源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，財務(wù)會(huì )計部分所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節處理的正確性、及時(shí)性，并進(jìn)行修訂。傳統信息處理方式下要等到材料進(jìn)庫、驗收、財務(wù)部分核對供給商發(fā)票并登錄帳薄后才能了解材料的進(jìn)、出、存。而在使用ERP系統處理中，每一個(gè)環(huán)節業(yè)務(wù)的處理都有相應的信息形成，并可以隨時(shí)檢索使用�！　�3、實(shí)施ERP的背景及遠景　　隨著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)規模的不斷擴大，信息量越來(lái)越大，利用原有的信息處理流程和信息載體，已無(wú)法使信息及時(shí)得到整理和傳達，決策者得到的甚至是過(guò)期的信息，國內傳統的公司企業(yè)一般主要經(jīng)營(yíng)地都集中在某一區域，資產(chǎn)、市場(chǎng)區域、職員結構都比較簡(jiǎn)單，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者可以及時(shí)獲得各方面的信息，對自己把握的資源可以說(shuō)一清二楚，甚至可以通過(guò)現場(chǎng)的巡查獲得信息。但是隨著(zhù)的，企業(yè)為了擁有更有利的競爭上風(fēng)，通過(guò)擴大生產(chǎn)和實(shí)行收購吞并等策略使規模急劇擴張，例如上市公司通過(guò)收購、吞并、合資建廠(chǎng)等手段使旗下企業(yè)可以多達幾十家、甚至幾百家。而且處于不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，不同的地理位置，具有不同的治理水平。在信息極度分散的情況下如何及時(shí)獲得信息，實(shí)現對公司的有效控制、及時(shí)決策。都成為擺在經(jīng)營(yíng)者眼前確當務(wù)之急。在這種情況下，某些領(lǐng)先的公司開(kāi)始推行ERP，實(shí)施ERP系統對公司治理水平的要求是比較高的，具有全新的治理思想。對于國內企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于治理體制的，很多公司無(wú)法接受規范化的治理，甚至以為限制了公司的操縱。實(shí)際上，一個(gè)公司假如真的想發(fā)展、就必須走規范化的道路。甚至不得不有限度的放棄效率。否則必然陷進(jìn)混亂的境地，這已經(jīng)有太多的例證了�！　�4、ERP與外部環(huán)境　　ERP實(shí)施尚受到國內環(huán)境的，由于國內經(jīng)濟運行機制與國際環(huán)境有不同之處，受?chē)鴥菶RP軟件發(fā)展時(shí)間有限制，國內軟件在滿(mǎn)足團體用戶(hù)上尚有差距，所以很多大型企業(yè)團體采用國際軟件，如聯(lián)想團體使用SAP，青島啤酒使用ORACLE等。但國際軟件受其開(kāi)發(fā)環(huán)境的影響，具有標準的軟件功能，不一定完全適合國內環(huán)境，必須經(jīng)過(guò)一系列軟件的二次開(kāi)發(fā)和利用其他輔助手段實(shí)現軟件功能與企業(yè)信息需求之間的匹配。比如銷(xiāo)售發(fā)票，國際上通行的做法是形式發(fā)票，企業(yè)根據自己?jiǎn)挝婚_(kāi)出的形式發(fā)票作為原始憑證和報稅依據，而國內企業(yè)必須使用到稅務(wù)機關(guān)領(lǐng)用的發(fā)票確認交易和據以報稅，這樣一來(lái)企業(yè)ERP系統天生的發(fā)票必須與按照稅務(wù)機關(guān)要求開(kāi)出的發(fā)票進(jìn)行銜接，特別是在機開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的情況下，企業(yè)要從系統中引出形式發(fā)票的匯總信息，再利用稅務(wù)機構的開(kāi)票系統開(kāi)增值稅專(zhuān)用發(fā)票。由于國內貿易習慣使用含稅價(jià)，造成不含稅價(jià)經(jīng)常出現多位小數，甚至循環(huán)。在數目足夠大的情況下，系統數據和開(kāi)票系統會(huì )出現一定差額，企業(yè)要根據稅務(wù)開(kāi)票系統數據調整ERP數據。再比如：國內會(huì )計報表審計習慣于原有的會(huì )計處理流程，使用ERP后，會(huì )計信息來(lái)源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，而且出現了一些中轉科目，帳戶(hù)信息的查詢(xún)方式、信息的列示方式都發(fā)生了相應的變化，如何適應這種變化，為審計領(lǐng)域提出了新的要求。還有，企業(yè)ERP系統假如能夠與企業(yè)的商務(wù)系統、供給鏈治理、網(wǎng)上銀行系統實(shí)現對接則可以更大的發(fā)揮信息技術(shù)所帶來(lái)高效率。但是這些在目前的國內信息技術(shù)發(fā)展程度上無(wú)法全面實(shí)現，先行者必須考慮將來(lái)的發(fā)展趨勢，留出足夠的發(fā)展空間�！　�5、ERP給財務(wù)會(huì )計工作提出更高的要求。　　對于長(cháng)期使用手工操縱進(jìn)行財務(wù)會(huì )計處理或是使用電子計算機模擬手工操縱的財務(wù)軟件進(jìn)行會(huì )計處理的財務(wù)會(huì )計職員提出了新的要求�！　�1、計算機操縱能力的進(jìn)步，由于ERP操縱全部依靠電腦進(jìn)行，操縱職員必須具備一定的電腦操縱能力�！　�2、財務(wù)會(huì )計職員崗位的變化，受財務(wù)信息來(lái)源的影響，很多原來(lái)由財務(wù)會(huì )計職員處理的信息向下延伸，會(huì )計工作量會(huì )下降，而且操縱有嚴格的規范，不懂財務(wù)會(huì )計的職員甚至也能按規范操縱完成工作，會(huì )計職員面臨崗位減少的挑戰�！　�3、財務(wù)會(huì )計職員角色的變化，會(huì )計職員直接處理的業(yè)務(wù)減少了，但是維護系統正常運行，保證各環(huán)節按照操縱規程操縱，保證會(huì )計及其他信息的及時(shí)、完整，減少誤操縱對信息造成的不良影響成為財務(wù)會(huì )計職員的一項新的工作，同時(shí)，由于工作量上的變化，財務(wù)會(huì )計職員應盡快實(shí)現角色的轉變，學(xué)會(huì )利用系統提供的信息進(jìn)行加工分析，形成更有價(jià)值的信息�！　�4、財務(wù)會(huì )計職員工作方式的變化　　受?chē)�家財�?wù)處理業(yè)務(wù)周期性影響，原來(lái)的財務(wù)會(huì )計工作業(yè)務(wù)量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時(shí)性要求，經(jīng)常需要加班。而月中則比較平淡，財務(wù)會(huì )計職員經(jīng)常無(wú)所事事，財務(wù)職員想將業(yè)務(wù)日�；�，但沒(méi)有集中的信息難以實(shí)現。實(shí)施ERP后，大量的業(yè)務(wù)如收料、發(fā)料、用度分配、發(fā)貨等在實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)即可形成會(huì )計信息，業(yè)務(wù)量向日常轉移，月末僅對涉及總帳的業(yè)務(wù)進(jìn)行過(guò)帳處理，省掉大量的匯總、分類(lèi)等計算工作，可以實(shí)現業(yè)務(wù)處理的均衡化�！　】傊�，企業(yè)ERP系統是有效、先進(jìn)的治理工具和思想，但我們必須了解它可能帶來(lái)的變化，包括業(yè)務(wù)流程和治理、操縱思路的變化，并要求治理者具有接受新事物、調整治理方式的心理預備。假如僅僅是葉公好龍，ERP肯定無(wú)法實(shí)施。而一旦有效運轉ERP系統，企業(yè)將獲得無(wú)法估量的效益。

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