科研課題財務(wù)治理信息化模式初探

【摘 要】 科研課題治理、核算是科研院所財務(wù)治理的重要組成部分，要創(chuàng )建將眾多課題分類(lèi)治理、多層面核算，使所需數據快速高效天生，以滿(mǎn)足不同使用者需求，通過(guò)主輔系統結合的科研課題財務(wù)治理的新平臺。筆者結合本單位的實(shí)際，對這一模式的構建與應用進(jìn)行初步探討。
　　【關(guān)鍵詞】 科研課題； 財務(wù)治理； 信息化； 系統
　　
　　一、引言
　　
　　中國輻射防護研究院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）科研課題的治理、核算是財務(wù)治理的重要組成部分，占全院財務(wù)工作量的40%，特別是“十一五”期間的縱向課題，各課題不僅實(shí)行分類(lèi)與單獨雙重核算，而且要進(jìn)行長(cháng)期跟蹤與治理。不論是縱向課題、橫向課題還是其他課題，每個(gè)課題涉及八個(gè)本錢(qián)項，其中縱向課題還有二十七個(gè)用度明細項。在日常核算中，各課題負責人要知道每個(gè)課題的收進(jìn)、支出、結余情況，每年年底95%的課題要進(jìn)行結算，30%的課題有水電費、治理費等分攤，最后將各課題結轉本錢(qián)，收進(jìn)與支出相抵，結余為下年收進(jìn)，重新開(kāi)始新一年的核算。如此龐大的數據運作，不僅要求數據正確，而且要求在短時(shí)間內完成，否則將影響后續工作，特別是年底決算工作的正常運行。
　　要解決上述題目，只靠現成的貿易軟件－“用友ERP-U8”系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)用友系統）只能完成一半的工作，而且數據分散在不同的表中，給數據的分析、查詢(xún)、利用造成一定的困難，不能及時(shí)正確地了解各課題的全部情況。為此，需要在此基礎上重新構建滿(mǎn)足我院科研課題財務(wù)治理需求的治理系統，以滿(mǎn)足會(huì )計信息使用者多樣化的需求，滿(mǎn)足我院科研治理發(fā)展的需求。
　　
　　二、科研課題核算、治理的基本流程
　　
　　研究院的科研課題分為縱向課題、橫向課題、其他課題三類(lèi)。每一類(lèi)按課題分別在不同的收進(jìn)與支出科目核算，收進(jìn)類(lèi)總賬科目為：撥進(jìn)科研費、預收賬款、其他業(yè)務(wù)收進(jìn)；支出類(lèi)總賬科目為：科研本錢(qián)、技術(shù)本錢(qián)、其他業(yè)務(wù)本錢(qián)；每個(gè)課題的收進(jìn)按科目、部分核算（三欄式賬簿），支出按科目、部分、項目核算（多欄式賬簿）。
　　由上面會(huì )計核算可知，要想得知某一課題的收進(jìn)與支出情況，在用友系統下，財會(huì )職員要查詢(xún)收進(jìn)科目、支出科目及相應的輔助核算，至少要操縱五步，才能得知該課題的基本情況�；�本流程如圖1所示。
　　
　　假如需查詢(xún)縱向課題的二十七個(gè)用度明細項需到治理會(huì )計的項目治理中才可查詢(xún)，而且每年的數據在當年的賬套中，其工作量之大可想而知。
　　為了解決用友系統在科研課題核算、治理中存在的上述題目，實(shí)時(shí)查詢(xún)各課題的收進(jìn)、支出、結余情況及其他相關(guān)情況，必須將涉及科研課題核算的科目、輔助核算項目、代碼通過(guò)接口系統導出到“科研課題治理系統”，通過(guò)重新計算、分類(lèi)匯總、多重關(guān)聯(lián)等功能，實(shí)現科研課題的集中核算與治理。
　　
　　三、科研課題治理系統的構建原則
　　
　�。ㄒ唬�從各系統接口導出、導進(jìn)的數據正確可靠
　　系統基礎數據來(lái)自用友系統，收進(jìn)科目是按部分核算的，支出科目是按項目、部分核算的，兩者唯一的共同點(diǎn)是收進(jìn)科目與支出項目中的課題號相同。由于用友系統對會(huì )計數據的采集、編輯、加工都是通過(guò)編碼進(jìn)行的，只要編碼不同就可視為不同的科目、不同的項目，實(shí)際操縱中難免出現同一課題號重復出現的情況。為此在系統的設計過(guò)程中，應保證數據的正確性、完整性。
　�。ǘ�）確保系統穩定運行
　　系統的數據通過(guò)導出、導進(jìn)、建立關(guān)聯(lián)、進(jìn)行分析計算等過(guò)程，最后導進(jìn)憑證庫，每個(gè)細節緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，若有一步出錯，可能導致整個(gè)過(guò)程失敗，出現數據錯誤，需要重新開(kāi)始。這就要求系統設計盡可能穩定可靠，保證多次的數據導進(jìn)、導出不發(fā)生錯誤。
　�。ㄈ�）操縱簡(jiǎn)單、減少人工干預
　　在用友系統眾多復雜核算的基礎上利用基礎數據構建滿(mǎn)足我院要求的科研課題治理系統。這就要求操縱簡(jiǎn)單、方便、直觀(guān)，避免操縱職員對數據的修改，減少人工干預，保證數據的正確性和有效性。
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　　財務(wù)信息的傳遞和交流是一種雙向、甚至多向交流模式，系統的報表數據應能夠天生不同類(lèi)型的數據格式，根據使用者的不同分別天生SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等數據格式，以滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需求。
　�。ㄎ澹┫到y的可擴充性良好
　　系統的設計應層次分明，具有良好的可擴充性，以適應業(yè)務(wù)迅速發(fā)展、系統功能不斷擴展的要求。
　　
　　四、科研課題治理系統的構建
　　
　　作為研究院會(huì )計信息系統中不可缺少的輔助核算系統，實(shí)行主輔系統相結合的方式和構架，既能適應日常會(huì )計核算的需要，又能滿(mǎn)足治理者對各科研課題治理信息的需求，全面反映科研課題的收進(jìn)、支出基本情況。系統基本流程如圖2所示。
　�。ㄒ唬�數據導出
　　從用友系統將數據導出為所需的格式文件，有三個(gè)收進(jìn)科目、三個(gè)支出科目、三個(gè)項目目錄，由于各科目的設置格式、核算方式不同，分別導出到不同的表中。數據導出流程圖見(jiàn)圖3。各種報表格式見(jiàn)表1、表2、表3（以橫向課題為例）。
　�。ǘ�）數據導進(jìn)
　　將各個(gè)表中的數據按一定的格式導進(jìn)該系統。
　　首次數據導進(jìn)：由于從用友系統中導出的數據，各字段長(cháng)度過(guò)于長(cháng)且復雜，數值型字段長(cháng)度20位，小數位數5位，字符型字段都比需要的長(cháng)度要長(cháng)，有的字段是不需要的。因此要將數據通過(guò)接口系統轉換為已制定好的標準格式，減少數據冗余度。
　　
　
　　
　　二次數據導進(jìn)：將各部分填制的結算表，輸進(jìn)或自動(dòng)導進(jìn)各對應字段，與前面數據表合并，產(chǎn)生新的數據表。
　�。ㄈ�）統計計算
　　分科目、項目、部分按課題號進(jìn)行關(guān)聯(lián)計算，統計出每個(gè)課題的收進(jìn)、支出、結余數據。為保證數據的唯一性、正確性，克服用友系統中課題號重復不提示，部分不對應不提示等弊端，分別采用計數法、正負數相抵法、以收進(jìn)部分為主與支出部分相比較法，及時(shí)提示會(huì )計職員查找原因并作相應處理。
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　　隨時(shí)可按部分、科目性質(zhì)輸出各課題收支余情況表，并轉換為EXCEL表格形式，提供給各部分。報表的發(fā)布形式有：打印紙質(zhì)、E-mail、導出至載體見(jiàn)表4。
　�。ㄎ澹┌幢壤�計算
　　年底除正常運算外，按一定比例再計算出各課題本錢(qián)、保存、結余等，數據全部正確后，按部分、科目性質(zhì)天生各標準數據模板，以備天生憑證需用。
　�。�六）導進(jìn)憑證
　　導進(jìn)本錢(qián)：將天生的標準數據模板，通過(guò)實(shí)現編碼內外核算的貫通，由數據接口系統分科目、項目、部分等導進(jìn)數據，自動(dòng)天生記賬憑證見(jiàn)表5。
　　結轉本錢(qián)：各課題本錢(qián)全部進(jìn)進(jìn)用友總賬系統后，系統登賬生玉成年數據，將數據導出為標準模板格式，通過(guò)接口軟件沖銷(xiāo)本錢(qián)、抵銷(xiāo)收進(jìn)、自動(dòng)得出結余，天生所有科目的記賬憑證數據見(jiàn)表6。
　�。ㄆ撸┹敵鰬{證
　　全部數據導進(jìn)完畢，憑證已自動(dòng)天生。進(jìn)進(jìn)用友系統，按憑證號輸出各個(gè)憑證。
　�。ò耍�歷史數據
　　將各課題收進(jìn)、支出科目的所有發(fā)生數據及各課題二十七個(gè)專(zhuān)屬要素按部分、科目性質(zhì)等規律追加到歷史數據庫，形成歷史數據。
　�。ň牛�數據綜合利用
　　對歷史數據、當年數據通過(guò)整合，實(shí)現對數據不同方式的利用，滿(mǎn)足各個(gè)時(shí)期、各種用戶(hù)對信息的不同需求。
　　
　　五、應用效果
　　
　�。ㄒ唬�數據清楚、直觀(guān)，所見(jiàn)即所得
　　憑證數據經(jīng)過(guò)組合、分解、再組合等過(guò)程將數據融合在一張表格中，隨時(shí)查詢(xún)、輸出科研課題經(jīng)費使用情況，特別是年終結算所需大量數據按部分、課題名稱(chēng)、課題編號、治理費等多項數據排列，滿(mǎn)足各種用戶(hù)對信息的不同需求。集核算、治理、憑證天生多種功能于一體，各系統間的數據傳遞實(shí)現無(wú)縫連接。
　�。ǘ�）年底結算，工作效率成倍進(jìn)步
　　應用本系統使科研課題年底結算、本錢(qián)結轉、制作憑證，由8～10天縮短為2～3天，工作效率大大進(jìn)步。2007年三大類(lèi)課題共計779個(gè)課題，每個(gè)課題有8個(gè)本錢(qián)項，結算后有數據5 530個(gè)，結轉本錢(qián)數據2 230個(gè)，沖減收進(jìn)數據779個(gè)，再加上輔助數據，總共數據9 500多個(gè)。在年底結算、決算，時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，若一筆一筆錄進(jìn)數據，其工作量是非常之大的（每筆憑證都要輸進(jìn)部分、項目輔助核算）。
　�。ㄈ�）主輔系統結合，搭建科研課題治理平臺
　　用友系統搭建了一個(gè)科目、項目、多功能輔助核算齊全的核算、治理平臺，其基礎數據豐富、多樣，科目編碼多級設置，是一個(gè)多層面的核算體系，但是只靠貿易軟件提供的核算，即使再精細也很難滿(mǎn)足個(gè)性化的需求。只有靠主輔核算互補、編碼內外結合，才能滿(mǎn)足不同使用者對會(huì )計信息的不同需求。該系統的建立為科研課題治理搭建了一個(gè)良好的平臺，使科研課題治理由分散型到集中型、粗放型到精細型，全面覆蓋各個(gè)課題。
　�。ㄋ模﹦�(dòng)態(tài)設置，系統操縱靈活方便
　　通過(guò)配置參數、修改公式，即可計算出各課題對應的本錢(qián)項及其他各項數據。數據達到最大限度共享，做到一次輸進(jìn)多次應用，盡量減少人工干預，為各部分及時(shí)提供每個(gè)課題經(jīng)費使用情況，加強資金核算工作。
　　
　　六、結語(yǔ)
　　
　　本系統以基礎數據為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)過(guò)數據的多次應用、組合等流程，得到必須的數據，可以隨時(shí)獲取大量動(dòng)態(tài)信息，滿(mǎn)足了科研課題治理的需求，解決和彌補了用友系統在科研課題核算、治理方面的諸多不足。它集治理、結算、憑證天生于一體，將眾多課題的收進(jìn)、本錢(qián)直接寫(xiě)進(jìn)用友系統憑證表及其他相關(guān)表中，極大地進(jìn)步了財會(huì )職員的工作效率，使每一個(gè)課題的相關(guān)數據不受年度限制及時(shí)、正確地轉存到“歷史數據庫”，便于數據的查詢(xún)、分析、利用。本系統的開(kāi)發(fā)和成功應用對進(jìn)步科研課題的治理水平有較大的現實(shí)意義，把科研課題治理水平推上一個(gè)新臺階。
　　
　　【參考文獻】
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