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電子商務(wù)化物資采購管理初探論文
伴隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子商務(wù)的物資采購模式已經(jīng)越來(lái)越多地被我國企業(yè)所運用。什么是電子商務(wù)?在電子商務(wù)企業(yè)采購的各環(huán)節中，它有什么風(fēng)險，如何進(jìn)行管理?本文將分析問(wèn)題的基礎上，提出解決的建議。
一、電子商務(wù)與電子商務(wù)物資采購
電子商務(wù)泛指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)從事的一切經(jīng)濟活動(dòng)。隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟，電子商務(wù)真正的發(fā)展將是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)上的，所以有人把電子商務(wù)簡(jiǎn)稱(chēng)為IC (Internet commerce )。電子商務(wù)物資采購，是企業(yè)運用基于電子商務(wù)的物資采購管理平臺，實(shí)施物資采購管理活動(dòng)。從采購的環(huán)節和流程來(lái)看，企業(yè)可以從尋找供應商開(kāi)始，一直到洽談、訂貨、在線(xiàn)付(收)款、開(kāi)據發(fā)票、納稅、物流配送、庫存盤(pán)點(diǎn)、統計核算等過(guò)程全部通過(guò)網(wǎng)絡(luò )平臺來(lái)完成。由于參與電子商務(wù)的各方主體是在網(wǎng)絡(luò )的虛擬空間進(jìn)行的，與傳統的商務(wù)活動(dòng)有巨大的差別。
二、電子商務(wù)企業(yè)采購的優(yōu)勢
相與較于傳統意義上的物資采購，電子商務(wù)化的物資采購擁有如下優(yōu)勢：
1.環(huán)節少，成本低，效率高。首先，通過(guò)電子商務(wù)能夠更加有效地組織內部資源，開(kāi)展集中采購，可以減少采購環(huán)節;其次，采購部門(mén)利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以人不出戶(hù)從而不發(fā)生差旅費用，可以大幅度地降低采購成本。同時(shí)，實(shí)行電子商務(wù)進(jìn)行采購，采購企業(yè)與供應商的信息溝通更加方便、準確、及時(shí)。供應商可快速了解采購方的需求，供貨及時(shí)，采購企業(yè)可準時(shí)采購，從而縮短采購周期，降低庫存，提高物流速度和庫存周轉率。再次，進(jìn)行電子商務(wù)企業(yè)采購，可共享信息資源，大大提高了采購效率。
2.信息準確全面，利于管理決策。在網(wǎng)絡(luò )平臺環(huán)境下的物資采購模式，有全面的數據庫作為支持。方便企業(yè)管理者了解各信息和采購過(guò)程中出現的問(wèn)題，利于管理者作出決策。
3.商務(wù)的采購平臺上，整個(gè)采購環(huán)節都是由計算機根據設定的流程自動(dòng)完成，并且是公開(kāi)進(jìn)行的，從而有效避免采購中的黑洞，使采購更透明、更規范，方便監督。
4.企業(yè)之間的競爭變“輸贏(yíng)”為“雙贏(yíng)”�，F代企業(yè)的競爭是供應鏈與供應鏈之間的競爭。電子商務(wù)采購模式可以使參與采購的供需雙方進(jìn)入供應鏈，建立起長(cháng)期的、互利的、信息共享的合作關(guān)系，從以往的“輸贏(yíng)關(guān)系”變?yōu)椤半p贏(yíng)關(guān)系”。
三、電子商務(wù)環(huán)境下采購環(huán)節管理
企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)主要包括申報計劃、采購方式和采購方案的確定、招標采購、供應商選擇、簽訂合同、合同執行和結算貨款等環(huán)節。在各環(huán)節中，影響采購活動(dòng)的風(fēng)險因素各有不同。企業(yè)要想有效防范采購風(fēng)險的發(fā)生，就要降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，全面提升企業(yè)核心競爭力，必須加強采購各個(gè)環(huán)節的管理。
1.采購計劃的編制。采購計劃是企業(yè)組織采購的重要依據，也是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運營(yíng)的基礎。要確保采購計劃合理，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項目建設等部門(mén)應當根據實(shí)際需求準確、及時(shí)編制需求計劃，建立年度需求計劃管理及需求預測管理，并結合批次計劃管理，物資部門(mén)結合庫存和實(shí)際情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過(guò)高或過(guò)低，還要將采購計劃應納入采購預算管理。
2.確定合適的采購方式和采購方案，擇優(yōu)確定供應商。供應商實(shí)力的大小，信譽(yù)的好壞，所供產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣，關(guān)系到采購方的生存與發(fā)展的大問(wèn)題。本著(zhù)“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應商提供均等的機會(huì )，選擇合適的采購方式和采購方案，盡量利用招標采購擇優(yōu)確定供應商，防范舞弊，減小采購風(fēng)險。企業(yè)要充分利用ERP信息管理平臺，掌握供應商資質(zhì)信譽(yù)情況，進(jìn)行供應商資質(zhì)能力審核，確定合格的供應商清單，建立合格供應商準入制度，把不合格供應商拒絕在大門(mén)之外，對供應商實(shí)行動(dòng)態(tài)分級管理，穩定供貨主渠道，確保生產(chǎn)平穩運行。
3.采購價(jià)格環(huán)節的管理。采購價(jià)格是決定采購成本的最重要因素之一，要健全采購機制，采用合理的采購方式和采購方案，通過(guò)采取協(xié)議采購、招標采購、詢(xún)比價(jià)采購、競談采購、超市化采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。采購部門(mén)應當定期收集大宗通用重要物資的市場(chǎng)行情、成本構成，進(jìn)行市場(chǎng)供求關(guān)系及價(jià)格走勢商情分析，建立采購價(jià)格數據庫。
4.談判簽約及履行合同環(huán)節的管理。采購合同是采購方和供應方之間明確采購權利和義務(wù)的協(xié)議，可能出現合同條款不明確、模糊不清容易出現爭議、代理人的無(wú)效代理、出現暗箱操作等等。建立常用合同范本，減少合同常用條款重復審核的時(shí)間，提高合同簽訂的效率，要建立采購合同的內部審查制度，對采購合同條款(內容)、采購合同產(chǎn)生過(guò)程以及履行情況進(jìn)行審查。
5.驗收及付款環(huán)節的管理。要建立采購驗收制度和完善驗收程序，采購部門(mén)與驗收部門(mén)應當相互分離，嚴格驗收程序，對于驗收過(guò)程中發(fā)現問(wèn)題，應及時(shí)報告，查明原因，妥善處理，還要建立退貨管理制度。建立供應商質(zhì)量管理制度，做到每個(gè)合同均有閉環(huán)管理機制、質(zhì)量反饋機制。在付款環(huán)節方面，要建立預付賬款和定金的授權審批制度，嚴格審核采購預算、合同、審批程序、驗收手續、發(fā)票等相關(guān)內容，并加強對應付賬款、應付票據等往來(lái)賬款的審計力度，加強合同管理，建立合同履約臺帳，做好每筆付款的記錄，定期與供應商核對金額，發(fā)現不符，查明原因，及時(shí)處理。
總之，隨著(zhù)市場(chǎng)競爭的日趨加劇，每個(gè)企業(yè)和物資采購部門(mén)所關(guān)心的問(wèn)題是，如何有效減少采購風(fēng)險、降低采購成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。采購管理的有效組織以及運作是一個(gè)企業(yè)成功的基礎性工作。因此，加強企業(yè)物資采購的管理，電子商務(wù)化模式為企業(yè)提供了有效的物資管理平臺和高效的物資采購手段。
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