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現代信息技術(shù)對辦公管理應用思考
信息技術(shù)是指人類(lèi)對數據、語(yǔ)言、文字、聲音、圖畫(huà)和影像等各種信息進(jìn)行采集、處理、存儲、傳輸和檢索的經(jīng)驗、知識及其手段、工具的總和。下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：隨著(zhù)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、信息產(chǎn)業(yè)化的不斷加快，傳統的辦公方式、辦公手段和辦公效率，已經(jīng)越來(lái)越不適應企業(yè)辦公管理的需要。同時(shí)，隨著(zhù)電力行業(yè)改革的逐步深入，電網(wǎng)企業(yè)的生存環(huán)境發(fā)生重大變化，進(jìn)一步對企業(yè)辦公管理工作提出新的要求。在這種背景下，創(chuàng )新辦公管理模式，應用先進(jìn)信息技術(shù)，提升辦公管理效率和質(zhì)量，努力實(shí)現企業(yè)辦公管理信息化，成為一個(gè)具有重要意義的研究課題。
一、辦公管理應用
現代信息技術(shù)的必要性現代信息技術(shù)是管理和處理各種信息使用的技術(shù)的總稱(chēng)。通常辦公管理業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量公文處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本公司、本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復件等�，F代信息技術(shù)的大力發(fā)展，正在影響甚至改變傳統的企業(yè)管理模式，使得辦公室自動(dòng)化被越來(lái)越廣泛的應用。采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔、存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設備，如復印機、傳真機等復制、掃描、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的最基本特征。計算機信息系統為規范辦公管理提供了良好平臺。信息技術(shù)在辦公管理中的應用，作用顯著(zhù)，突出體現在以計算機為中心，采用一系列現代化辦公設備和先進(jìn)通信技術(shù)，廣泛、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學(xué)管理與決策服務(wù)，以達到提高工作效率的目的。工作創(chuàng )新源于理念創(chuàng )新，具備創(chuàng )新意識是辦公管理創(chuàng )特色、上水平的必然要求。在科技發(fā)展日新月異的今天，辦公管理應充分采用已有的一切科技成果，為我所用，以信息化、數字化、現代化提升辦公管理水平。
二、具體操作
(一)定好“整體規劃，分步實(shí)施”的調子。信息化建設和管理是一項新型的系統工程，在信息化項目改造中，應堅決把握“整體規劃，分步實(shí)施”的原則，著(zhù)眼于企業(yè)和部門(mén)未來(lái)的長(cháng)期規劃目標，真正使信息化項目適應可持續發(fā)展的需要，在各階段起到應有的作用，實(shí)現效益最大化。辦公管理信息系統在實(shí)踐過(guò)程中，可基于客觀(guān)需求，不斷加載新功能，但總體原則應該保持、不可隨意改變，始終保持整體觀(guān)念，使局部小項目全部納入部門(mén)整體規劃之內，從而能夠服從整體管理的需要。同時(shí)，只有進(jìn)行了整體設計規劃以后，才能避免企業(yè)內部的各部門(mén)出現數據不一致的情況，為整體數據匯總和分析奠定基礎�？梢越档驼麄�(gè)系統的投資，避免資源浪費。
(二)量好“工作流程數字化”的尺子。信息化改造的過(guò)程就是把工作流程數字化的過(guò)程。在提出信息化改造時(shí)，需要有足夠的數據支持如何進(jìn)行信息化改造。數據思想貫穿整個(gè)改造過(guò)程，只有具備了充分、準確的數據支持，才能定制出一個(gè)合理的工作流程。根據信息加工的過(guò)程和企業(yè)管理的實(shí)際狀況確定系統實(shí)施的步驟，后一步驟應以前一步驟提供的數據為基礎，作更深一步地加工，這樣信息化過(guò)程中的數據就可以逐級提煉，實(shí)現從低級到高級的平滑過(guò)渡。
(三)邁好“分步執行，兼顧長(cháng)遠”的步子。進(jìn)行“整體規劃”，但不一定非要整體實(shí)施，根據各類(lèi)、各層級企業(yè)實(shí)施信息化改造的現狀，深入分析，只有進(jìn)行“分步實(shí)施”，才能最大限度地避免投資風(fēng)險和降低投資。有針對性地“分步執行”，可以隨時(shí)發(fā)現系統設計的問(wèn)題并將所造成的損失降到最小。對于亟需信息化改造的項目?jì)?yōu)先考慮，對于其它不太重要、不太緊急的改造計劃可適當推后;同時(shí)，分步執行可以分階段評估投資效益，避免因系統實(shí)施周期太長(cháng)而帶來(lái)的風(fēng)險。由于IT業(yè)急速發(fā)展，技術(shù)革新周期的縮短，為了適應多元化發(fā)展，信息化改造項目必須兼顧長(cháng)遠。有必要在做好整體規劃后，合理地分析系統日后的可擴展性、兼容性等因素。
三、應用意義
(一)全面整合現有資源。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)人力資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺上進(jìn)行管理使用。實(shí)現各種資源的互相促進(jìn)和增值，創(chuàng )造發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。有效積累企業(yè)內的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開(kāi)放，使員工互相學(xué)習，快速提高業(yè)務(wù)水平，達到事半功倍的效果。建立正規、科學(xué)、開(kāi)放的管理制度和文化，保持企業(yè)旺盛的生命力。
(二)進(jìn)一步加快信息流通。實(shí)時(shí)發(fā)布企業(yè)級和基層單位的各種工作信息，促進(jìn)各項工作的開(kāi)展。加快部門(mén)和處室工作計劃的編寫(xiě)上報和綜合整理，大幅度提高工作效率和工作策劃。通過(guò)在辦公管理平臺與個(gè)人手機之間以短信息形式互發(fā)臨時(shí)性通知、重點(diǎn)督辦工作以及其它特別信息，提高辦公室工作效率和準確度，促進(jìn)各項工作的貫徹落實(shí)。通過(guò)工作信息和大事記之間的轉換功能，提高歸檔速度。員工能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關(guān)系和文化氛圍。
(三)有效規范行為流程�，F代信息技術(shù)應用可使企業(yè)內部活動(dòng)進(jìn)一步公開(kāi)化、透明化，從而規范員工行為、辦公流程，建立起一個(gè)緊密、協(xié)調、可靠、簡(jiǎn)單的管理機制，讓辦公室充滿(mǎn)活力，促進(jìn)辦公室持續發(fā)展。使員工責任明確，權限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。辦公室的工作效率和工作執行力大大提高，辦公流程變得規范、有序。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )而不是麻煩的電話(huà)來(lái)詢(xún)問(wèn)和督辦工作進(jìn)度，從而節省大量時(shí)間和精力。員工們每天都能方便記錄下當天的工作內容和心得，領(lǐng)導層可以直接查看、指導。免去諸如打印、分發(fā)、打電話(huà)、找人等諸多困擾，節約紙張、人力等辦公成本，節省資源、精力和時(shí)間。
(四)大力提升辦公效率�，F代信息技術(shù)應用可使企業(yè)內外信息實(shí)現即時(shí)化，傳遞環(huán)節減少、速度加快。有效協(xié)調多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現高效協(xié)作辦公�？旖莸耐瑫r(shí)給大量個(gè)體終端發(fā)送手機短信，保持密切、穩定、準確的工作聯(lián)系。員工能夠清晰的查看到自己當前領(lǐng)取的各項任務(wù)狀態(tài)以合理安排時(shí)間。消除打印、復印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節，溝通點(diǎn)對點(diǎn)，傳遞一指通。隨時(shí)隨地都能夠在網(wǎng)上快捷地查看各種資料，調閱并打印出來(lái)，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時(shí)間。
綜上所述，現代信息技術(shù)發(fā)展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現代化轉變勢在必行。事實(shí)上，現代信息技術(shù)能夠使得大量的信息流得到技術(shù)的關(guān)注和處理，使得企業(yè)內部的部門(mén)層級能夠向扁平的網(wǎng)絡(luò )化轉變，最終成為柔性化狀態(tài)下的有機組織形式。信息化系統建設和推行如逆水行舟，不進(jìn)則退，因此，我們只有不斷順應時(shí)代潮流，加大力度完善和改進(jìn)，堅持以信息化帶動(dòng)辦公管理自動(dòng)化、現代化，才能充分利用現代信息技術(shù)帶來(lái)的好處，使企業(yè)各項活動(dòng)更有效率和效益，促進(jìn)企業(yè)健康持續發(fā)展。
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