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合同管理流程及其主要風(fēng)險分析與控制
建立與實(shí)施合同內部控制的主要目標是優(yōu)化流程、降低風(fēng)險、提高效率.這需要建立在合同管理流程和合同管理風(fēng)險分析基礎之上.下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。摘要：受到社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的影響，當前企業(yè)發(fā)展格局呈現著(zhù)空前繁榮的局面，促使企業(yè)各項經(jīng)濟活動(dòng)得以全面展開(kāi)。尤其隨著(zhù)建筑規模的擴大，使國內土地面臨著(zhù)嚴重緊缺的狀況，加之高層建筑頻繁出現，促使人們更加關(guān)注建筑工程整體施工質(zhì)量與施工安全問(wèn)題，從而使建筑企業(yè)的發(fā)展受到相應的影響。在實(shí)際調查中，建筑企業(yè)在建筑合同設定中，對施工流程、施工項目以及施工工藝未明確標注，不僅會(huì )對施工質(zhì)量造成影響，還會(huì )增加建筑成本的投入，甚至會(huì )導致建筑企業(yè)資金周轉困難。
關(guān)鍵詞：合同;管理流程;風(fēng)險;控制
關(guān)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、運營(yíng)管理工作，其合同管理屬于系統性行為，結合有效地管理流程與方法，對企業(yè)合同管理風(fēng)險問(wèn)題進(jìn)行合理防控。從本質(zhì)上講，合同管理屬于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的范疇，而企業(yè)運營(yíng)期間所存在的風(fēng)險、制因因素均會(huì )對合同管理工作產(chǎn)生制約，使企業(yè)內部控制工作呈現作用下降的趨勢，同時(shí)更會(huì )使企業(yè)的發(fā)展受到嚴重阻礙�；诖�，該文對建筑企業(yè)合同管理流程進(jìn)行分析，結合其存在的潛在風(fēng)險提出控制對策。
一、企業(yè)合同管理流程
在企業(yè)建筑項目運行期間，可通過(guò)對合同管理的方式，對其施工質(zhì)量進(jìn)行嚴格控制。具體的合同管理流程為：起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發(fā)、交底以及工作履行，下文對合同管理各個(gè)流程進(jìn)行重點(diǎn)闡述。
1.1起草和審批
合同起草一般由企業(yè)運營(yíng)管理部門(mén)負責，根據建筑雙方對合約的建議，編制與之相對應的合同模板;經(jīng)過(guò)供應部門(mén)、人力資源部門(mén)以及財務(wù)部門(mén)對合同條款的全面審核，移交至上級管理部門(mén)，完成合同審批工作，并經(jīng)過(guò)企業(yè)管理者簽字、蓋章后，合同各項內容方可執行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點(diǎn)進(jìn)行分析：首先，合同起草人員需對建筑項目中標情況、企業(yè)雙方判斷結果進(jìn)行充分分析，并以此為依據，對合同內容進(jìn)行編寫(xiě)。其次，在合同中所涉及的各類(lèi)資料數據，均應由企業(yè)供應部門(mén)和財務(wù)部門(mén)、工程部門(mén)、人力資源部門(mén)與監督部門(mén)開(kāi)展系統化審批與簽字工作，同時(shí)在合同審批期間，還應按照規定的審批流程，切忌不可出現越級審批行為。
1.2洽談、簽訂
合同管理中，洽談工作屬于重要流程環(huán)節，其應在建筑雙方洽談前，對洽談目標進(jìn)行確定，通過(guò)對自身與對方底線(xiàn)的判斷，在必要的情況，做出相應的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據主導性地位。同時(shí)合同條款應具備明確和完整、用詞準確以及責任細化的特點(diǎn)。在洽談工作結束后，依據企業(yè)雙方的洽談結果，由運營(yíng)部門(mén)對合同條款進(jìn)行適當調整，最終將合同矯治部門(mén)經(jīng)理審核，再移交董事長(cháng)對合同進(jìn)行審批和簽字，致使該項合同具有法律效益。另外在合同審批后，由企業(yè)雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時(shí)完成合同簽訂工作，應避免一方先行簽字蓋章行為的出現。
1.3存檔與分發(fā)、交底以及工作履行
存檔：對建筑合同實(shí)施存檔備案工作，其主要依據建筑類(lèi)型、功能以及簽訂時(shí)間的差異，對其進(jìn)行分類(lèi)存檔，以便于后期查閱。分發(fā)：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關(guān)資料信息，應分發(fā)至企業(yè)各個(gè)部門(mén)中，在此過(guò)程中，還應關(guān)注資料清單的執行情況。交底：通過(guò)對合同條款細節化的闡述，使相關(guān)設計人員、施工人員以及項目負責人能夠準確地對合同內容進(jìn)行判斷，并認識到自身職責的重要性，做好建筑工程施工質(zhì)量、施工安全的強制化管理，其中，所涉及的部門(mén)由項目部門(mén)和工程部門(mén)、財務(wù)部門(mén)以及供應部門(mén)等。工作履行：工作履行情況，對合同管理質(zhì)量有著(zhù)直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應通過(guò)對合同注意事項明確的方式，針對合同履行中存在的矛盾糾紛問(wèn)題，進(jìn)行全方位控制，確保建筑工程整體施工質(zhì)量。
二、合同管理風(fēng)險
在企業(yè)建筑合同管理工作中，常見(jiàn)風(fēng)險問(wèn)題，主要由外部因素、對方因素以及自身因素所導致，其中外部因素是指：國家關(guān)于建筑行業(yè)建設方針、市場(chǎng)經(jīng)濟宏觀(guān)調控政策、法律法規等外界制因;對方因素是指：對方蓄意違約、對方技術(shù)水平與生產(chǎn)能力較差、財務(wù)資金周轉失衡等;自身因素是指：合同管理人員素質(zhì)水平、管理能力與企業(yè)負責人經(jīng)濟決策能力、設計水平等。上述風(fēng)險制因因素的存在，促使企業(yè)在進(jìn)行建筑合同管理工作中，存在準備風(fēng)險、簽署風(fēng)險、履行風(fēng)險與管理風(fēng)險4種。
2.1準備風(fēng)險
合同準備階段，存在管理風(fēng)險為策劃風(fēng)險、調查風(fēng)險和合同對象風(fēng)險、談判風(fēng)險、文本風(fēng)險與審核風(fēng)險六種。策劃風(fēng)險為：合同內容設定不符合企業(yè)發(fā)展目標、合同內容與實(shí)際建筑項目之間出現嚴重偏差、對合同內容法律問(wèn)題出現有意規避行為;調查風(fēng)險：未按照客觀(guān)公正原則、對調查對的信譽(yù)度與合同履行情況過(guò)于高估;合同對象風(fēng)險：合同對象自身素質(zhì)水平不足、將合同履行能力較強的合同對象排除;談判風(fēng)險：對施工材料、施工工藝以及機械設備等產(chǎn)品規格與性能考慮不周，使自身利益受損;文本風(fēng)險：合同條款缺少完整性、精準性以及文字明晰性的特點(diǎn)，促使合同對象在合同履行期間出現誤解的狀況;審核風(fēng)險：審核人員專(zhuān)業(yè)技能缺失、工作責任認識不足，使其無(wú)法發(fā)現合同內容與條款中存在的風(fēng)險。
2.2簽署風(fēng)險
對于企業(yè)而言，在建筑合同簽署期間，也易發(fā)生相應的風(fēng)險，需引起企業(yè)管理者的高度重視，如超出規定簽署時(shí)間、印章措施、未按規定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對此，可采用企業(yè)部門(mén)職責細化、印章嚴格管理、程序化與專(zhuān)業(yè)化合同簽署的方式，對合同簽署風(fēng)險進(jìn)行有效控制，確保企業(yè)自身的經(jīng)濟利益。
2.3履行風(fēng)險
合同違約風(fēng)險、變更風(fēng)險、轉讓風(fēng)險與終止風(fēng)險，是當前企業(yè)合同履行階段中較為常見(jiàn)的管理風(fēng)險類(lèi)型。針對此，應事先做好合同對象的調查工作，結合準對象的歷史合同履行狀態(tài)，判斷其是否會(huì )在項目建設期間，出現合同違約與轉讓的問(wèn)題，若準合同對象不符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求，需在未開(kāi)展項目建設前期，對其進(jìn)行更換。同時(shí)針對合同變更與終止問(wèn)題，可選用施工項目實(shí)際完成情況，實(shí)時(shí)報道原則，對項目合同進(jìn)行標準化控制。
2.4管理風(fēng)險
合同管理環(huán)節，存在的管理風(fēng)險為：歸檔風(fēng)險與執行效果評價(jià)風(fēng)險，如合同所涉及的機密泄露、合同盜用或濫用狀況頻繁出現、執行評價(jià)管理體制不健全等。對此，應采用合同不定期檢查或查閱的方式，加之對準合同對象調查和結果反饋，構建健全且完善地評價(jià)體制，針對準合同對象出現的風(fēng)險遺失問(wèn)題進(jìn)行嚴格控制。
三、有效地合同管理風(fēng)險解決對策
3.1風(fēng)險規避
風(fēng)險規避是當前企業(yè)解決合同管理風(fēng)險行之有效地手段，一般適用于風(fēng)險承受能力相對較差的企業(yè)中。風(fēng)險規避屬于事前風(fēng)險控制的方式，其主要分為試探風(fēng)險承擔和拒絕風(fēng)險承擔兩種形式。首先，試探風(fēng)險承擔：在針對建筑工程項目合同風(fēng)險防控工作中即為常見(jiàn)，其主要依據風(fēng)險評估標準，對企業(yè)可能存在的風(fēng)險進(jìn)行判斷，結合合同條款的設定，判斷企業(yè)能夠承擔合同管理風(fēng)險的范圍。其次，拒絕風(fēng)險承擔：在針對合同管理風(fēng)險評估工作中，若企業(yè)缺少風(fēng)險降低的手段與能力，為了維持自身的穩定發(fā)展，可采用拒絕簽訂合同的方式，規避合同管理風(fēng)險。
3.2風(fēng)險承擔
企業(yè)風(fēng)險承擔手段，主要依據外界的作用，將合同管理風(fēng)險控制在標準的范圍內，在此期間，風(fēng)險承擔的方式分為兩種：一種是公司擔保;另一種是風(fēng)險分散。其中公司擔保為：企業(yè)在已知的情況下，無(wú)法對預期合同管理風(fēng)險進(jìn)行控制，而采取的風(fēng)險防控手段;風(fēng)險分散：企業(yè)選用合同拆分的方式，對當前企業(yè)合同管理風(fēng)險進(jìn)行合理分配，從而實(shí)現管理風(fēng)險降低的目的。在企業(yè)運營(yíng)活動(dòng)期間，公司擔保、風(fēng)險分散屬于企業(yè)常見(jiàn)風(fēng)險防控手段，不僅可降低合同管理風(fēng)險，還能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟利益的提升。
四、結語(yǔ)
綜上所述，通過(guò)對企業(yè)合同管理工作的分析，可知在企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)運營(yíng)期間，合同管理屬于日常工作管理的核心內容，同時(shí)也是企業(yè)實(shí)現各項工程建設的基礎。結合合同管理風(fēng)險，采取有效地風(fēng)險防控措施，可有效地降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險，實(shí)現企業(yè)經(jīng)濟效益的提升，同時(shí)還可強化企業(yè)合同管理工作的重要性，促進(jìn)企業(yè)整體競爭力的提高。
參考文獻
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