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淺談?dòng)嬎銠C檔案管理
在21世紀的今天，計算機技術(shù)的快速發(fā)展是有目共睹的，毋庸置疑，檔案實(shí)行計算機管理也是未來(lái)很長(cháng)一段時(shí)間我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢。實(shí)踐經(jīng)驗證明，部分單位和企業(yè)有效地將檔案管理與計算機技術(shù)結合起來(lái)，大大地提高了他們在檔案管理工作中的效率，不僅方便快捷，而且節省了相當一部分的人力、物力和財力。但是，在不同單位、不同管理模式或者其它因素的影響下，計算機檔案管理的效果也有所不同，現在最重要的是找出其中的一些不足之處，并加以改進(jìn)。
1 計算機檔案管理的重要作用
我國為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，特別制定了《中華人民共和國檔案法》，它逐步成為我們開(kāi)展檔案管理工作的最高法則。其中，在第三章“檔案的管理”第十三條中明確指出：采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現檔案管理的現代化。這表明新時(shí)期國家在制定檔案管理法律法規時(shí)也十分注重先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運用。近年來(lái)，隨著(zhù)計算機技術(shù)的普遍應用、辦公自動(dòng)化的廣泛普及，各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構在自身的檔案管理工作中也開(kāi)始紛紛向計算機技術(shù)借力，通過(guò)計算機技術(shù)的應用，建立起專(zhuān)門(mén)的電子信息檔案管理系統，有效地提高了檔案管理的效率，為強化自身的管理作出了重要貢獻。
2 現今計算機檔案管理中的不足
2.1 電子檔案的真實(shí)性與安全性受到威脅
不難發(fā)現，在日常檔案管理過(guò)程中我們常常保存的電子檔案其準確性并不高，特別是一些復雜數據或圖形往往是經(jīng)過(guò)掃描處理的，很難把握其內容的原貌，有的甚至會(huì )由于病毒等的侵害導致失去其原始性。所以，很難像紙質(zhì)文件那樣準確，這直接影響到電子文件的真實(shí)性與安全性。
2.2 各種檔案管理軟件的通用性不強
我們知道，現在的軟件市場(chǎng)上專(zhuān)門(mén)的計算機檔案管理軟件數不勝數，除了一些檔案部門(mén)自行研發(fā)、供本部門(mén)自己使用的系統外，很多企業(yè)也購買(mǎi)或開(kāi)發(fā)了多種檔案管理軟件，因為國家并沒(méi)有關(guān)于應用計算機檔案管理系統的統一規定，使得各單位、各部門(mén)的檔案信息管理系統功能不一，結構形式多樣，數據格式兼容性弱，導致各個(gè)系統之間的通用性差，為聯(lián)機檢索、數據交換以及資源共享等造成了諸多不便。
2.3 缺乏專(zhuān)業(yè)的計算機檔案管理人才
檔案管理事實(shí)上屬于一種特殊管理業(yè)務(wù)，它與紙質(zhì)檔案的管理不同，需要耐心細致的同時(shí)還需要管理人員具有操作計算機系統的能力，尤其是對重要檔案信息進(jìn)行錄入的過(guò)程中，一旦遇到一些系統故障要能夠及時(shí)診斷并排除，以免耽誤檔案的保存。當前，我們很多單位，特別是企業(yè)十分缺乏懂計算機的檔案管理人才，全都是一些文秘在負責檔案管理工作，顯然，這不利于計算機檔案的有效管理，也將在一定程度上影響其檔案管理的整體水平。
2.4 在計算機硬件設備方面投入不足
隨著(zhù)《檔案法》的頒布和實(shí)施，我國的各機關(guān)、單位及企業(yè)開(kāi)始把檔案管理工作提上了日程，但其中并沒(méi)有要求所有單位都要應用計算機技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，加之有的單位由于資金限制或眼光短淺，導致他們不愿意在計算機的硬件設備方面投入過(guò)多，導致計算機檔案管理根本無(wú)法有序實(shí)施。
3 計算機檔案管理的改進(jìn)建議
3.1 實(shí)時(shí)更新檔案管理系統的病毒查殺程序
為了確保電子檔案的真實(shí)性與安全性，我們必須在病毒查殺程序上下功夫，要對該程度進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。我們知道，互聯(lián)網(wǎng)就是一個(gè)“大染缸”，任何單位一旦將計算機聯(lián)網(wǎng)，病毒就會(huì )無(wú)孔不入，給計算機檔案管理與保護工作帶來(lái)了巨大的安全隱患�，F今，只有安裝較好的病毒查殺程序才能將病毒隔離，保持檔案的安全，避免造成巨大的損失。值得注意的是，當今的各種計算機病毒更新頻率快、破壞力強，所以必須實(shí)時(shí)更新病毒查殺程序避免病毒侵襲。
3.2 提高計算機檔案管理工作的標準化程度
檔案工作現代化的基礎就是標準化。當前，我們要極力解決檔案管理系統的通用性問(wèn)題。在這一問(wèn)題上，我們可以加強檔案部門(mén)之間的合作與探究，建立起計算機檔案管理方面的合作關(guān)系，搭建設備兼容、信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享平臺和信息檢索平臺，真正提高計算機檔案管理工作的標準化程度，實(shí)現各單位、各部門(mén)的信息互通、互用，減少資源浪費的同時(shí)也能夠逐步推動(dòng)和實(shí)現檔案管理的智能化和現代化水平。
3.3 廣泛吸納計算機技術(shù)專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)人才
人才不僅是強國之道，也是增強企業(yè)綜合實(shí)力的重要出路。各單位和企業(yè)要在充分認識計算機檔案管理工作重要性的基礎上，加大對人才的招攬和培養力度，在必要情況下可以進(jìn)行高素質(zhì)人才引進(jìn)。在這些人才引進(jìn)后還要加強對他們的技能培訓，特別是計算機操作技能和檔案管理技能的培訓，從而提高他們運用現代化技術(shù)管理檔案的能力，充分利用現代計算機技術(shù)開(kāi)展檔案服務(wù)工作。實(shí)踐證明，只有精通計算機操作和檔案業(yè)務(wù)知識的人才能在檔案管理現代化進(jìn)程中發(fā)揮積極作用。
3.4 加大對計算機硬件及軟件設施的投入
當前，社會(huì )各領(lǐng)域都在廣泛應用計算機技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，并且取得了不錯的效率。因此，現代企業(yè)應當摒棄檔案管理的傳統觀(guān)念，深刻意識到計算機檔案管理的重要性，并加大對計算機硬件和軟件的投入力度，逐步配套和建立起能夠適應高信息量、快運算速度的計算機檔案管理系統，不斷跟上社會(huì )發(fā)展的部分，積極推進(jìn)計算機檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。
3.5 進(jìn)一步建立健全計算機檔案管理制度
現階段，檔案數字化建設正在逐步推進(jìn)，國家檔案管理部門(mén)應盡快制定和健全計算機電子檔案管理制度和辦法，對電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時(shí)效等內容進(jìn)行統一的規范，確保檔案部門(mén)和檔案工作者有章可循。此外，要加強對計算機檔案管理工作的監督，確保每一個(gè)檔案管理者都在規范中進(jìn)行操作，要進(jìn)一步落實(shí)保密制度，確保各項機密檔案不被泄露。
4 結束語(yǔ)
總的來(lái)說(shuō)，在計算機技術(shù)的帶動(dòng)下，我們的檔案管理工作迎來(lái)了一個(gè)全新的時(shí)代，它為各個(gè)檔案部門(mén)的檔案管理工作帶來(lái)了便利。同時(shí)也不得不承認現有計算機檔案管理的缺陷也是存在的，各單位的檔案管理工作者應當發(fā)揮自身的聰明才智，積極采取措施彌補這些缺陷，筆者相信，未來(lái)計算機技術(shù)必將推進(jìn)我國檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。
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