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論經(jīng)濟管理中的信息溝通與行為改變
隨著(zhù)企業(yè)規模日趨擴大,企業(yè)內部之間及內部與外部之間的關(guān)系也日益復雜。為了搞好企業(yè)內、外部的各種關(guān)系與合作,管理者要運用各種方式,進(jìn)行不斷的、廣泛的信息溝通和意見(jiàn)溝通。因此,溝通是協(xié)調功能的基礎。良好的溝通,對于改變員工的行為,完成工作任務(wù),實(shí)現組織目標,具有重要作用。
一當個(gè)體之間以各種方式聯(lián)系在一起時(shí),必須有一種渠道進(jìn)行交流,也就是溝通。所謂溝通,是指人與人之間傳達思想、觀(guān)點(diǎn)或交換信息的過(guò)程。實(shí)際上,作為社會(huì )性的人,總要同他人進(jìn)行溝通,如果溝通不暢,甚至沒(méi)有溝通,常常造成員工之間、領(lǐng)導者與被領(lǐng)導者之間的人際關(guān)系緊張、矛盾和沖突,給工作帶來(lái)?yè)p失。因此,良好順暢的溝通,是形成良好人際關(guān)系的重要前提條件。作為企業(yè)的員工最重視在工作中與周?chē)耐掠押孟嗵?良好的人際關(guān)系對調動(dòng)員工的工作積極性能夠起到一定的決定性作用。
(一)溝通是協(xié)調功能的基礎。從企業(yè)的組織內部來(lái)講,一個(gè)企業(yè)或組織要協(xié)調全體員工去實(shí)現某項目標,必須使每一個(gè)員工都了解明確其目標,就需要某種形式的溝通。缺乏溝通,則成了沒(méi)有方向的目標,其員工也將如一盤(pán)散沙。因此,所有的協(xié)調活動(dòng)都是在一定的溝通形式中進(jìn)行的,缺乏有效的交流、溝通,就無(wú)法協(xié)調。所以,溝通首先是協(xié)調的基礎,通過(guò)組織內部的溝通,我們可以了解各部門(mén)的生產(chǎn)或工作進(jìn)度、各部門(mén)之間的關(guān)系、各部門(mén)員工的士氣,以及管理的效能,等等,從而做出如何協(xié)調的決定。
(二)溝通是企業(yè)領(lǐng)導者和被領(lǐng)導者之間增進(jìn)了解、理解和保持一致的工具。一致性行為,為組織內部的持續穩定提供了前提條件。企業(yè)領(lǐng)導者為了動(dòng)員下級和員工努力工作,要說(shuō)明方針、政策、任務(wù)和要求,以幫助下級和員工理解和明確組織目標;同時(shí)領(lǐng)導者還必須善于傾聽(tīng)和溝通下級和員工的意見(jiàn)、要求,通過(guò)意見(jiàn)溝通和信息交流來(lái)理解與培養員工的感情,改變員工原有的態(tài)度,并表現出合作的行為。作為員工要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)的發(fā)展變化,積極獻計獻策,并提出合理化的建議和正確的意見(jiàn),使領(lǐng)導者與被領(lǐng)導者之間能夠互相理解、支持,并保持一致行為,共同實(shí)現組織目標。
(三)溝通是企業(yè)組織了解掌握公眾需求、建議和深化與其它企業(yè)關(guān)系的一個(gè)有效形式。在市場(chǎng)經(jīng)濟條件下,企業(yè)組織與市場(chǎng)和廣大的消費者聯(lián)系是非常密切的。企業(yè)決定生產(chǎn)何種產(chǎn)品,完全是根據社會(huì )發(fā)展以及廣大人民群眾的需要來(lái)進(jìn)行的。對于產(chǎn)品的規格、性能、質(zhì)量,又是根據市場(chǎng)信息和廣大消費者的意見(jiàn)、要求確定的,而不是盲目的、隨意的組織生產(chǎn)。另外,企業(yè)組織之間要形成良好的關(guān)系,也要經(jīng)常的進(jìn)行溝通、往來(lái)。體驗對方企業(yè)對本單位的態(tài)度和反應,不斷增強企業(yè)間的了解,密切企業(yè)間的關(guān)系。如果缺少必要的溝通或溝通渠道不暢,就會(huì )使企業(yè)之間發(fā)生誤會(huì )、矛盾和糾紛,影響到企業(yè)之間的關(guān)系與合作,給現代化建設事業(yè)造成損失。因此,溝通是企業(yè)組織了解和搜集社會(huì )公眾的需求和建議,以及深化與其它企業(yè)之間關(guān)系所必不可少的,而且也是一種有效的形式。
二溝通是人們在生活中和企業(yè)經(jīng)營(yíng)中相互發(fā)生聯(lián)系和接觸的活動(dòng),是解決矛盾分歧,密切員工之間、領(lǐng)導者與被領(lǐng)導者的關(guān)系的一個(gè)比較重要的模式。在溝通過(guò)程中,實(shí)際的溝通行為和彼此產(chǎn)生的效果是多種多樣的,由此所形成的溝通模式和類(lèi)型也是千差萬(wàn)別的。溝通的種類(lèi)或方式主要從以下幾個(gè)方面論述:
(一)從企業(yè)組織的結構和系統來(lái)劃分,可分為正式溝通與非正式溝通。正式溝通又可分為企業(yè)組織外部和內部。企業(yè)組織外部,如企業(yè)組織與其他企業(yè)組織的實(shí)際往來(lái)、商談、或通過(guò)公函、信件等方式進(jìn)行交流和溝通。在企業(yè)組織內部,如企業(yè)組織決定的傳達、各項通知、領(lǐng)導者講話(huà)、定期會(huì )議、部屬上級報告和企業(yè)的組織所舉辦的各種聚會(huì )活動(dòng)等。正式溝通是企業(yè)組織在正確的渠道內進(jìn)行的。這種渠道決定了規定、要求、信息在一個(gè)企業(yè)組織內所有部門(mén)和所有員工之間流通傳播的方向。正式溝通是企業(yè)組織進(jìn)行信息傳達和征求建議、意見(jiàn)的一個(gè)最基本的形式。非正式溝通,包括所有正式溝通以外的信息傳達與意見(jiàn)交流,如同事之間的私下交流,朋友之間議論企業(yè)里某人某事,等等。非正式溝通不僅能夠表露或反應員工的真實(shí)心理動(dòng)機,同時(shí)也能給管理者通過(guò)正式溝通而得不到的內外部信息。因此, 現在企業(yè)的管理者都很重視非正式溝通,常利用私人聚會(huì )及非正式團體的娛樂(lè )活動(dòng)等,從與員工接觸中獲取各種信息,作為改善管理或擬定決策的參考。
(二)按溝通流動(dòng)的方向可分為以下三種:下行溝通。即企業(yè)組織內最常見(jiàn)的將上級所擬定的組織目的、管理決策等傳達至屬下各基層。傳統的企業(yè)組織都偏重于下行溝通。上行溝通,是指員工向管理者報告工作情況、提出建議、意見(jiàn),表達自己的意愿等。平行溝通。也就是橫向溝通,在企業(yè)組織內部,同部門(mén)之間、員工之間的溝通。
(三)按溝通的方法可分為書(shū)面溝通和口頭溝通。書(shū)面溝通的優(yōu)點(diǎn)是具有權威性、正確性,不能在傳達過(guò)程中被歪曲,可永久保留�？陬^溝通的優(yōu)點(diǎn)是,有親切感,可以用表情、語(yǔ)調增加溝通的效果,可以馬上獲得對方的反應,具有雙向溝通的好處。
(四)按溝通的形式可分為單向溝通和雙向溝通。兩者之間的地位不變是單向溝通,如作報告、公布決定等,都屬于單向溝通。兩者之間的地位不斷互換則是雙向溝通。如雙方交談,協(xié)商交換意見(jiàn)等。
上述只是從一般的意義出發(fā),對溝通的幾種主要模式進(jìn)行探討,對溝通的基本方式作了一些大體的描述。從中不難看出,溝通的模式實(shí)際上不外乎是正式與非正式溝通和管理者與被管理者溝通兩大類(lèi)。正式與非正式溝通的最大特征在于,一種是正式渠道,另一種是非正式渠道。正式渠道是企業(yè)組織獲取信息資料,進(jìn)行溝通的一個(gè)主要形式。而非正式渠道又能使管理者得到在正式渠道得不到的信息資料。正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是便于集中和統一,傳統信息較快,也有組織性。在一般企事業(yè)組織中,主要采用正式溝通的模式。領(lǐng)導者與被領(lǐng)導者溝通模式的特征在于,管理者是溝通的中心人物,并起著(zhù)一種領(lǐng)導、支配和協(xié)調作用,匯集和傳遞各方面信息, 廣泛征求員工反饋的各種意見(jiàn)。其優(yōu)點(diǎn)是,便于員工與領(lǐng)導者進(jìn)行直接接觸和溝通意見(jiàn),能夠調動(dòng)員工溝通意見(jiàn)的主動(dòng)性和積極性。是管理者搜集信息,掌握員工的建議、意見(jiàn)、意愿的一個(gè)較理想的溝通模式。
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