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探析信用社信息管理系統內部控制研究
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論文摘 要：在現代的信用社內部控制實(shí)施中，信息管理系統是其中重要的組成部分，對于信用社提升自身的內部管理水平以及降低管理成本有著(zhù)重要的意義。主要從信用社信息管理的重要性出發(fā)，結合信用社信息管理系統的組成要素，提出了關(guān)于改進(jìn)信用社信息管理提升內部控制效果的合理建議。
1 信用社信息管理的重要性
在當前的信用社管理中，信息是內部控制的基礎，利用各種信息的相互交換，來(lái)實(shí)現各種信息的監測、反饋和調節，最終達到內部控制的目的�？偟膩�(lái)說(shuō)，信用社的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程其實(shí)就是各種信息的流動(dòng)過(guò)程，而信用社開(kāi)展信息管理的目的就是為了建立一整套信用社信息的搜集、整理、儲存、加工和傳遞的管理控制系統。
信用社內部控制體系作為一個(gè)完整的系統，應該具備必要的開(kāi)放式的特點(diǎn)，也就是說(shuō)，信用社內部控制系統應該根據外部反饋的信息不斷進(jìn)行內部的控制和調節，從而使整個(gè)信用社內部控制系統更好的運轉和工作。而各種及時(shí)、可靠的內外部信息都可以看做是外部對信用社內部控制體系的一種正常反饋，只有這種反饋機制處于一種正常順利的情況下，信用社內部控制體系才能夠正常的形式其功能和作用。
2 構成信用社信息管理系統的基本要素
通常來(lái)講，信用社信息管理系統是由會(huì )計信息系統、管理信息系統、信息傳遞系統組成的。信用社的會(huì )計信息系統是建立在信用社的經(jīng)營(yíng)管理基礎上的，通過(guò)對信用社經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各類(lèi)事項進(jìn)行確認、計量、計算、報告等，從而為相關(guān)的管理層或相關(guān)職能部門(mén)提供必要的經(jīng)濟信息。管理信息系統主要面向的是信用社的管理層，為管理者提供必要的經(jīng)濟信息。會(huì )計信息以及決策信息等。信息傳遞系統主要是指信用社通過(guò)各種先進(jìn)的計算機技術(shù)或組織職能等手段，將信用社內部的各種會(huì )計、管理等信息在信用社內部進(jìn)行相互間的傳遞和交流。
信用社信息管理系統組成的三個(gè)要素之間相關(guān)聯(lián)系、不可分割。其中會(huì )計信息系統是三者的基礎和條件，它是信用社財務(wù)狀況真實(shí)反映的基礎，沒(méi)有會(huì )計信息系統就不可能存在管理信息系統。而管理信息系統則是整個(gè)信息管理系統的中心部分，其信息來(lái)源有會(huì )計信息系統和外部信息，所獲得的信息較之會(huì )計信息系統更為全面和深奧，并通過(guò)這些全面信息的獲得、處理和加工來(lái)為管理層的決策、控制等進(jìn)行調節和影響。信息傳遞系統就像是會(huì )計信息系統和管理信息系統之間的橋梁，沒(méi)有信息傳遞系統，其他二者之間就無(wú)法進(jìn)行正常的交流和溝通，更談不上二者功能的實(shí)現。
3 改進(jìn)信用社信息管理系統提升內部控制效果的建議
3.1 加強信息交流渠道的建設
在信用社的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，各種內部控制制度的實(shí)施以及相關(guān)信息的反饋都需要信息的交流，因此，加強信用社信息交流渠道的建設對于信用社的經(jīng)營(yíng)管理和內部控制有著(zhù)重要的作用。
(1)在信用社的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，應該重視相關(guān)信息渠道的建設，從而更加完善管理信息系統中信息獲得的有效、準確、暢通。不斷強化全體信用社員工對內部控制的重視程度，加強信用社不同層次員工之間的信息交流和溝通，強化部門(mén)間信息的流通和交流。
(2)信用社應該建立相關(guān)的定期報告和重大事件快速報告制度。在一定的時(shí)間內，各個(gè)信用社組成部門(mén)應該想上級管理層進(jìn)行相關(guān)工作的進(jìn)展報告，對于一些重大事件、存在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險的事件建立相應的直接報告制度，保證其快速有效的通知管理層。
(3)加強信息反饋制度的建設。信用社的各個(gè)組成部門(mén)應該加強相關(guān)監管工作的報告制度，從橫向和縱向上，對部門(mén)中的各種監管工作和制度建設進(jìn)行交流，加強不同部門(mén)間的相互合作交流。
(4)注重基層員工意見(jiàn)的傾聽(tīng)。信用社的管理層應該積極主動(dòng)的聽(tīng)取基層員工的意見(jiàn)和建議。因為他們有更多的機會(huì )了解信用社具體工作的開(kāi)展情況，對各種業(yè)務(wù)的熟悉程度更高，所以管理者應該更加注意鼓勵基層員工參與到內部控制中來(lái)，將他們的以及和建議進(jìn)行細致的思考，積極采納有效的意見(jiàn)，并對相應員工進(jìn)行獎勵，激發(fā)他們參與的熱情。
3.2 不斷完善信用社會(huì )計內部控制制度
(1)從信用社會(huì )計操作的規范流程出發(fā)，嚴格按照相關(guān)的會(huì )計準則和制度的要求，對信用社的會(huì )計業(yè)務(wù)操作進(jìn)行統一規范化的制度管理。這一制度管理應該細化到會(huì )計業(yè)務(wù)操作中的各個(gè)細節，實(shí)現精細化的業(yè)務(wù)操作管理制度，使相關(guān)人員在進(jìn)行工作時(shí)都能夠在精神高度集中的狀態(tài)下，業(yè)務(wù)操作流程化，工作方式定型化。此外，相關(guān)的會(huì )計人員在進(jìn)行會(huì )計操作時(shí)嚴格按照相關(guān)的規定和流程進(jìn)行，保證會(huì )計工作的操作流程化。
(2)嚴格按照崗位分工和授權分責的制度。在信用社會(huì )計業(yè)務(wù)工作中，應該對工作進(jìn)行精細的崗位分工，根據崗位的不同，制定這一崗位的具體工作職責和權限，并由特定人員進(jìn)行特定崗位的工作。在進(jìn)行會(huì )計業(yè)務(wù)處理時(shí)，更應該實(shí)行崗位分工制度，嚴禁一個(gè)人完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程的現象出現，應該定期對崗位進(jìn)行調整，實(shí)現人員的崗位輪換。在進(jìn)行會(huì )計業(yè)務(wù)處理時(shí)，會(huì )計人員應該實(shí)行逐級授權制，每一項操作都應該在取得授權的條件下進(jìn)行，超出授權范圍的應該由上一級進(jìn)行審批操作，而且上級授權需要按照相關(guān)的授權流程進(jìn)行，取得相應的授權手續后方可進(jìn)行。
(3)在信用社會(huì )計業(yè)務(wù)中實(shí)行內部牽制制度。這一制度應該包括職務(wù)牽制、實(shí)物牽制等多方面。在會(huì )計賬務(wù)處理中，一些必要的有效依據比方說(shuō)專(zhuān)用章、空白憑證等都要設置專(zhuān)人進(jìn)行看管，需要使用時(shí)，需要嚴格按照相關(guān)規定進(jìn)行控制。此外，信用社內部的資金和實(shí)物應該進(jìn)行單獨的核算管理，會(huì )計人員對空白憑證等重要單證應該在規定的使用登記條件下，設立單獨的使用登記記錄，現金和實(shí)物等需要由專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)進(jìn)行管理。
(4)不斷強化信用社會(huì )計業(yè)務(wù)處理中的監管力度。對信用社會(huì )計賬務(wù)的處理過(guò)程應該實(shí)行全面的監管，在業(yè)務(wù)受理時(shí)，除業(yè)務(wù)受力人員外，相近的其他業(yè)務(wù)人員應該對業(yè)務(wù)的真實(shí)、合法性進(jìn)行審查，而且對于憑證的傳遞過(guò)程應該嚴格按照記賬的順序進(jìn)行，保證手續的準確和及時(shí)。在會(huì )計對業(yè)務(wù)進(jìn)行處理時(shí)，各種相關(guān)的憑證、數據等都需要進(jìn)行仔細的復核審查，對于那些較為重大的業(yè)務(wù)應該由會(huì )計的主管進(jìn)行復核審查。此外，在會(huì )計業(yè)務(wù)處理完成后，還應該對業(yè)務(wù)的重點(diǎn)部分如會(huì )計憑證的要素、處理手續、綜合核算等進(jìn)行最后的審查監管，需要指出的是，業(yè)務(wù)完成后的審查應該與柜臺業(yè)務(wù)處理想分離，時(shí)間、地點(diǎn)以及人員都要進(jìn)行嚴格的分離審查。
3.3 加強電子化建設
(1)信用社要充分利用計算機，實(shí)現信息采集、處理、傳輸的自動(dòng)化，實(shí)現信息資源的共享。要通過(guò)建立數據庫、模型庫、方法庫，實(shí)行準確、快速的分析和預測，為內部控制提供信息來(lái)源和決策支持。加強內部控制軟件的開(kāi)發(fā)，并改善計算機風(fēng)險內部控制。
(2)充分應用計算機技術(shù)為加強會(huì )計內控服務(wù)。計算機技術(shù)改變一些原會(huì )計制度的基本規定，減少相應操作程序，變實(shí)時(shí)復核監督為事后集中監督，變制度規定軟約束為按部就班操作的硬約束。要加強計算機安全管理，明確程序開(kāi)發(fā)員、系統管理員和會(huì )計操作員三者之間的權利和責任，禁止程序員直接上機操作，所有會(huì )計業(yè)務(wù)操作都應記錄日志文件。
(3)利用電子技術(shù)，優(yōu)化內控方式。具體來(lái)說(shuō)，一是實(shí)施電子化監控方式。對一線(xiàn)網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)人員的操作行為實(shí)行電子錄像監控，依靠設計的電腦程序自動(dòng)拒絕非法違規操作，將操作的每一筆業(yè)務(wù)通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò )輸送到幕后進(jìn)行監督。二是實(shí)施集中遠程監控方式，依靠電子網(wǎng)絡(luò )將事后監督、審貸分離、現場(chǎng)稽核等傳統的分散的監控轉變?yōu)榧斜O控，通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò )的程序，實(shí)行遠距離集中監控。
總之，在當前信用社的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，信息管理對于信用社的經(jīng)營(yíng)和管理有著(zhù)重要的作用和意義，加強信息管理水平可以有效的提升信用社的管理水平和內部控制制度建設，對于信用社的長(cháng)就發(fā)展有著(zhù)重要的推動(dòng)作用。因此，信息管理系統建設應該充分的引起信用社管理者的重視。
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