會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制

企事業(yè)單位電算化系統的建立和，加快了會(huì )計信息處理的速度，提高了會(huì )計信息處理的質(zhì)量，同時(shí)也大大增加了會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的風(fēng)險。會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制風(fēng)險比較隱蔽，難以發(fā)現，如不引起足夠的重視，將會(huì )給單位和國家帶來(lái)重大危害。廣大會(huì )計人員在應用會(huì )計電算化系統進(jìn)行財務(wù)管理工作時(shí)，應充分認識到會(huì )計電算化系統可能存在的內部質(zhì)量控制風(fēng)險。本文從會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的角度對會(huì )計電算化系統存在的幾種風(fēng)險作一探討。

一、會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的特點(diǎn)

與手工會(huì )計系統相比，會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

（一）會(huì )計數據處理高度集中化、自動(dòng)化這不僅保證了數據處理的及時(shí)性。提高了處理效率，更重要的是保證了會(huì )計數據處理的一致性、完整性和準確性。有助于避免或減少人為錯誤的發(fā)生。

（二）會(huì )計數據的存儲隱蔽化

會(huì )計數據都是以電磁信號或光信號的形式存儲于存儲介質(zhì)中，大量的審計線(xiàn)索是審計人員肉眼不可見(jiàn)的，對審計線(xiàn)索的篡改、銷(xiāo)毀和復制也不會(huì )留下任何痕跡，手工會(huì )計系統中所要求的劃紅線(xiàn)并簽章的改錯失去了用武之地，這大大增加了會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的風(fēng)險。

（三）會(huì )計數據輸入輸出的介質(zhì)化

這是整個(gè)會(huì )計電算化系統數據處理速度最慢的一個(gè)環(huán)節，極易導致數據輸入的錯誤，必須設立有效的數據輸入校驗措施，保證數據的有效輸入。

（四）內部質(zhì)量控制的程序化

會(huì )計電算化系統使人工不能直接參與內部質(zhì)量控制工作，只能通過(guò)相應的程序來(lái)自動(dòng)完成，如操作權限控制、數據權限控制等。

（五）會(huì )計數據的代碼化

在會(huì )計電算化系統中，需要對會(huì )計數據統一編碼，這樣有助于會(huì )計數據的快速高效處理。

（六）人員要求的化

會(huì )計電算化系統的管理、操作和維護人員，不僅需要熟練掌握信息系統的和知識，也需要具備當的會(huì )計知識，這樣才能保證會(huì )計電算化系統的安全可靠運行。

二、會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的幾種風(fēng)險

針對會(huì )計電算化系統存在的特點(diǎn)，會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的風(fēng)險主要有以下幾種：

（一）系統風(fēng)險

系統風(fēng)險是指會(huì )計電算化系統本身由于會(huì )計軟件內部質(zhì)量控制制度不夠嚴密等原因造成的風(fēng)險，它包括以下幾個(gè)方面的主要：

1．所使用的會(huì )計軟件沒(méi)有通過(guò)財政部門(mén)的評審就投入使用，其內部質(zhì)量控制性能不完善。

2．所使用的會(huì )計軟件使用前已通過(guò)財政部門(mén)的評審，但在使用過(guò)程中由于各種原因，系統已被程序員、有關(guān)技術(shù)人員利用工作之便非法調用甚至修改，系統的內部質(zhì)量控制性能遭到破壞。

3．所使用的會(huì )計軟件隨著(zhù)時(shí)間的推移，其內部的會(huì )計核算方法與現行的會(huì )計制度可能存在不一致的地方。

4．會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制制度不夠嚴密，難以識別不同的操作者所具有的操作權限，甚至無(wú)法區別操作者是否合法，不能全面發(fā)揮預防、檢測和糾正錯弊的功能。

5．當會(huì )計電算化系統由機技術(shù)人員和單位財會(huì )人員共同開(kāi)發(fā)時(shí)，一方面，由于技術(shù)人員對財會(huì )業(yè)務(wù)不熟悉，沒(méi)有全面弄懂用戶(hù)要求就開(kāi)始設計系統，另一方面，財會(huì )人員對系統人員的有關(guān)技術(shù)術(shù)語(yǔ)望而生畏，難以準確表達其需求，所設計系統的內部質(zhì)量控制性能很難符合用戶(hù)的要求。

（二）錯誤的連續性風(fēng)險

手工會(huì )計中，從憑證到日記帳、明細帳、總帳均由不同人員計算登錄，并定期核對。所以幾個(gè)人同時(shí)出錯的可能性極��；而在會(huì )計電算化系統中，只要某一環(huán)節處理出錯，將會(huì )引發(fā)其他環(huán)節的一系列錯誤，這就是錯誤的連續性風(fēng)險。

（三）錯誤的重復性風(fēng)險

在手工會(huì )計中，會(huì )計人員在會(huì )計業(yè)務(wù)處理過(guò)程中重復出現同一錯誤的可能性很��；而在會(huì )計電算化系統中，一旦程序出現了錯誤甚至被非法篡改或被嵌入了舞弊的子程序，則系統將以同樣的錯誤快速地處理所有的會(huì )計業(yè)務(wù)，后果十分嚴重。

（四）人員操作風(fēng)險

這種風(fēng)險是由于會(huì )計電算化系統的操作人員、技術(shù)人員和維護人員等在工作過(guò)程中由于主觀(guān)或客觀(guān)的因素而造成的風(fēng)險，它包括以下幾個(gè)方面的主要內容：

1．會(huì )計電算化系統的程序、數據、文件等均保存在磁性介質(zhì)上，他們很容易被仿造、復制和修改，并不會(huì )留下任何痕跡，磁性介質(zhì)在受熱、受潮、彎曲、強磁場(chǎng)等因素的下都會(huì )損壞，造成會(huì )計信息的丟失。

2．原始數據一旦錄入，大部分處理均由計算機自動(dòng)完成，處理過(guò)程中出現的錯誤，很難追查責任人員。操作人員在錄入數據時(shí)可能發(fā)生錯誤，更有甚者，在錄入數據時(shí)人為采用虛構、修改、省略、重復錄入、延遲錄入等手段造成會(huì )計信息的失真。

3．數據庫技術(shù)和技術(shù)的運用，使得數據資料的共享程度提高，如果沒(méi)有有效的控制措施，有關(guān)操作人員就會(huì )非法操作，超越自己的權限進(jìn)行操作，有關(guān)技術(shù)人員、維護人員利用工作之便就會(huì )修改程序、刪除或篡改有關(guān)文件等。

4．獲得授權對系統進(jìn)行管理維護的管理人員、技術(shù)人員，在進(jìn)行非法操作時(shí)很具欺騙性，手段更隱蔽，往往很難及時(shí)發(fā)現。他們甚至利用工作之便竊取有關(guān)商業(yè)機密，非法獲取有關(guān)會(huì )計數據等。

（五）管理風(fēng)險

這是指會(huì )計電算化系統的有關(guān)管理制度不完善、不健全而引起的風(fēng)險。會(huì )計電算化系統在處理方式和內部結構上和原來(lái)的手工會(huì )計系統存在著(zhù)較大的差別，原來(lái)的一系列管理制度已不能適應會(huì )計電算化系統管理工作的需要。要保證會(huì )計電算化系統的正常、安全、有效運行，必須建立健全一系列管理制度，否則不但不能很好地發(fā)揮會(huì )計電算化系統的作用，而且還會(huì )造成單位會(huì )計工作的混亂，給各種非法舞弊行為以可乘之機，甚至會(huì )給國家、、集體造成無(wú)法挽回的損失。
三、電算化系統內部質(zhì)量控制的主要措施

對會(huì )計電算化系統中存在的種種內部質(zhì)量控制風(fēng)險，廣大財務(wù)人員必須要有充分的認識，并采取有效的風(fēng)險防范措施，充分發(fā)揮會(huì )計電算化系統的作用。我們可以綜合采用以下幾種措施來(lái)防范并減少會(huì )計電算化系統中內部質(zhì)量控制風(fēng)險的發(fā)生，提高會(huì )計電算化系統的效率和質(zhì)量。

（一）建立健全會(huì )計電算化系統的管理制度

要保證會(huì )計電算化系統能夠安全、準確、可靠地運行，必須特別重視會(huì )計電算化系統的管理工作，建立健全會(huì )計電算化系統的各項管理制度。實(shí)踐證明，不建立健全有效的管理制度，不嚴格執行這些制度，不但不能很好地發(fā)揮會(huì )計電算化系統的作用，甚至還會(huì )造成單位會(huì )計工作的混亂，給國家和集體造成損失。會(huì )計電算化系統的管理制度一般包括以下幾個(gè)方面的主要：各種人員的崗位責任制度，安全保密制度，系統的操作管理制度，數據管理制度，會(huì )計檔案管理制度，系統維護管理制度，會(huì )計軟件評審制度，系統工作環(huán)境制度等。

建立健全會(huì )計電算化系統的管理制度，不僅應當引起廣大會(huì )計人員的高度重視，更應該引起各級領(lǐng)導尤其是財務(wù)負責人的高度重視，杜絕并防范由于管理制度不健全不完善而帶來(lái)的各種內部控制風(fēng)險。

（二）完善會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制體系

手工會(huì )計中那種職權分離、互相牽制的控制不能有效地控制會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制風(fēng)險，必須重新建立一系列完善的會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制體系，這一內部質(zhì)量控制體系主要是從組織形式和會(huì )計軟件的功能兩個(gè)方面來(lái)實(shí)現的，分為常規控制和控制兩類(lèi)，包括以下幾個(gè)方面的主要內容：

1．組織控制制度。它是指會(huì )計電算化系統在組織結構和責職分離方面建立的內部質(zhì)量控制制度和保護性措施，它主要包括組織機構的劃分、技術(shù)人員與用戶(hù)的職能分離、技術(shù)人員之間的職能分離等。

2．操作控制制度。它是指系統在操作制度方面建立的各種質(zhì)量控制措施，通過(guò)制定和執行標準操作規程來(lái)保證系統運行的規范化、制度化以及操作人員的合法化。它主要包括崗位責任制度、系統操作規程、系統環(huán)境控制、系統接觸控制、系統后備控制、控制臺記錄規程、操作時(shí)間記錄、系統文檔控制標準等。

3．開(kāi)發(fā)與維護控制制度。它是指系統在開(kāi)發(fā)維護階段建立的各種強有力的控制措施，包括需求控制、系統設計控制、系統測試控制、系統試運行控制、系統運行與維護控制等。

4．輸入控制制度。會(huì )計電算化系統中輸入的數據量一般較大，有效的輸入控制可以使錯誤的數據輸入比較容易發(fā)現并及時(shí)得以糾正，一般可以通過(guò)確定輸入數據的范圍、兩次鍵入法、復核輸入法、校驗碼控制輸入法等多種方法來(lái)保證輸人數據的正確，會(huì )計電算化系統在設計時(shí)常將這幾種輸入控制法綜合使用。

5．處理控制制度。處理控制多為程序化的控制，主要通過(guò)系統內部控制程序的運行來(lái)自動(dòng)保證數據處理的正確性，一般通過(guò)程序設計和數據結構設計的方法來(lái)實(shí)現。

6．輸出控制制度。它是對會(huì )計電算化系統輸出環(huán)節的控制，它包括以下幾個(gè)方面的主要內容：第一，對輸出結果的正確性進(jìn)行檢查；第二，對輸出結果接受者的合法身份進(jìn)行檢查，防止重要信息的非法泄露；第三，對輸出結果的及時(shí)性和輸出結果傳遞過(guò)程的準確性進(jìn)行檢查，以保證輸出的會(huì )計信息準確、真實(shí)、可靠。

（三）加強會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量的符合性控制

符合性控制是對會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制的完整性、有效性和實(shí)施情況進(jìn)行控制。符合性控制可通過(guò)控制抽樣確定控制范圍，找出內部質(zhì)量的控制弱點(diǎn)，確定內部質(zhì)量控制的可靠性情況。進(jìn)行符合性控制時(shí)，需要在明確控制目標的基礎上，確定一定的控制標準進(jìn)行判斷．這些控制標準主要是指內部質(zhì)量控制系統的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標。

（四）加強人事管理，提高財務(wù)人員素質(zhì)會(huì )計電算化系統是一門(mén)邊緣學(xué)科，它涉及到財會(huì )及實(shí)務(wù)知識、機知識、管理、信息系統開(kāi)發(fā)技術(shù)等多方面的知識，對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求很高。加強財務(wù)人員管理，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，是有效防范會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制風(fēng)險的重要措施。要經(jīng)常對他們開(kāi)展會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制風(fēng)險的防范，增強風(fēng)險防范意識，經(jīng)常開(kāi)展和業(yè)務(wù)培訓，不斷提高財務(wù)人員的思想素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對違規人員一定要從嚴處理，直至調離工作崗位。

（五）綜合采用多種科學(xué)的審計方法，積極開(kāi)展會(huì )計電算化系統的審計工作

采用科學(xué)的審計方法對會(huì )計電算化系統進(jìn)行有效審計可以大大減少會(huì )計電算化系統存在的內部質(zhì)量控制風(fēng)險，保證會(huì )計電算化系統的正常運行。它主要包括以下幾個(gè)方面的內容：

1．在審計工作中可以綜合采用多種科學(xué)的審計方法，以最大程度地減少內部質(zhì)量控制風(fēng)險。目前針對會(huì )計電算化系統審計的特點(diǎn)，審計人員在審計工作中采用的審計方法主要有：調查問(wèn)卷法、模擬測試法、程序分析法、審計控制法、審計軟件法等。

2．積極開(kāi)展會(huì )計電算化系統的事前審計，對系統內部質(zhì)量控制制度的嚴密性、完善性，系統的合規合法性，系統的可審性等進(jìn)行評價(jià)，保證系統合法地、正確地運行。

3．積極開(kāi)展會(huì )計電算化系統的事中審計，定期對被審計單位會(huì )計電算化系統的內部質(zhì)量控制制度進(jìn)行審計，調查了解系統的實(shí)際運行情況，找出系統內部控制的薄弱環(huán)節，提出改進(jìn)內部控制的意見(jiàn)，督促被審單位進(jìn)一步完善內部控制系統。

4．重視會(huì )計電算化系統的事后審計。通過(guò)事后審計，對會(huì )計電算化系統的帳以及打印輸出資料的真實(shí)性、合法性進(jìn)行評價(jià)，對事前事中審計中提出的改進(jìn)意見(jiàn)執行情況進(jìn)行監督，尤其要監督檢查被審計單位會(huì )計電算化系統內部質(zhì)量控制薄弱環(huán)節的改進(jìn)情況。

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