論電算化會(huì )計系統內部控制

摘　要：目前，由于會(huì )計電算化工作組織或業(yè)務(wù)實(shí)施等方面的原因，所導致的會(huì )計信息失真、不合理、不合法等方面的控制問(wèn)題，已引起相關(guān)方面的高度重視。電算化會(huì )計系統的內部控制突顯出十分重要的意義。由于電算化會(huì )計系統的特殊性，建立一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。會(huì )計電算化信息系統內部控制體系已成為當前最關(guān)注的話(huà)題之一。 　　關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化；會(huì )計系統；內部控制　　為了保證會(huì )計信息的真實(shí)、正確、完整和可靠性，保證會(huì )計處理過(guò)程和方法符合國家會(huì )計制度的有關(guān)規定，保護企事業(yè)單位財產(chǎn)，就必須建立、健全并認真執行一套完整的內部控制制度。計算機的應用，對會(huì )計數據儲存的形式，會(huì )計部門(mén)的崗位分工，核算過(guò)程和方法等各方面都產(chǎn)生了較大影響，它使得會(huì )計基本上單純的記賬、算賬和報賬中解脫出來(lái)，轉向管理，但與此同時(shí)它也給電算化會(huì )計內部控制的設置帶來(lái)了新的問(wèn)題�！�　一、會(huì )計電算化對內部控制的影響　　在手工操作下，內部控制制度主要是通過(guò)會(huì )計人員的崗位分工和各種內部牽制制度，以及賬、證、表的定期核對，來(lái)保證會(huì )計信息的正確性。實(shí)行電算化以后，雖然會(huì )計內部控制的原則仍然適用，但卻使大部分傳統的控制方法和措施失去了作用，增加了新的控制內容，提供了新的控制手段和技術(shù)，改變了會(huì )計內部控制制度的重點(diǎn)方法和措施�！　。ㄒ唬﹥炔靠刂菩问降淖兓�　　由于電子計算機具有高速、穩定的特點(diǎn)，有很強的邏輯判斷能力和邏輯分析能力，使內部控制形式主要有兩方面的變化：　　1.原手工下的一些內部控制措施在電算化下就沒(méi)有存在的必要了　　由于全部會(huì )計核算工作由計算機集中完成，憑證數據一次錄入后即在會(huì )計軟件的控制下迅速、多次、毫無(wú)差錯地分別記入各種賬薄，并據以編制報表，只要憑證和會(huì )計軟件正確，其輸出的會(huì )計信息也必然是正確的，這就使賬簿之間的核對沒(méi)有必要了。此外，編制科目匯總等試算平衡的檢查也成為多余�！　�2.原手工下的一些內部控制措施，在電算化后轉移到計算機內了　　如憑證的借貸平衡校驗；余額、發(fā)生額的平衡檢查；各核算與系統之間的數據核對；報表數據的勾稽關(guān)系檢查等�！　。ǘ�）內部控制制度內容的變化　　實(shí)現會(huì )計電算化后，給會(huì )計工作增加了新的工作內容，同時(shí)也增加了內部控制的新內容。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數據文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會(huì )計數據和計算機程序。如編程、維護人員與計算機操作人員內部控制、計算機機內及磁盤(pán)內會(huì )計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等�！　�1.實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計部門(mén)內部單純的會(huì )計核算崗位被撤銷(xiāo)，增加了計算機操作、數據錄入、憑證復核、會(huì )計軟件維護、硬件維護、系統管理、系統分析、系統設計、程序編制和調試等新的工作崗位，財務(wù)管理崗位比手工條件下劃分的更細、投入的人員更多、管理的更加深入。為此在電算化下必須針對新的組織機構和崗位分工重建其內部控制制度�！　�2.會(huì )計電算化數據的主要儲存形式轉變?yōu)闄C內文件，這使得計算機機內文件的安全保護、備份和恢復、禁止非法操作等成為會(huì )計內部控制的又一項重要內容�！　�3.由于計算機的應用，使防止計算機舞弊和計算機病毒破壞，成為會(huì )計內部控制一個(gè)新的、至關(guān)重要的事�！　。ㄈ�）內部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化　　會(huì )計電算化后的內部控制的重點(diǎn)將放在原始數據輸入、會(huì )計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接控制幾個(gè)方面�！　。ㄋ模﹥炔靠刂频氖侄魏图夹g(shù)發(fā)生了變化　　計算機的應用給我們提供了先進(jìn)的控制手段和技術(shù)，使會(huì )計內部控制的許多具體的方法和措施，可以編制計算機程序進(jìn)行嚴格的、一絲不茍的控制，如數據正確性校驗，口令及操作權限控制、操作過(guò)程自動(dòng)記錄等。其原則是，凡是能采用計算機控制的就一定編制成計算機控制程序，因為計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，應盡量減少人工的控制量�！　�二、會(huì )計電算化條件下內部控制的現存問(wèn)題　�。ㄒ唬�“一身多職，越俎代包”現象嚴重，安全意識淡漠　　傳統手工會(huì )計處理系統的內部控制是建立在不相容職能分離及相應職責分工的基礎上。采用電算化后，由于功能和知識度集中，導致職責的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會(huì )計人員大大減少，致使這些原則的重要程度下降。再加上安全意識淡漠，對實(shí)行電算化后新的組織機構和崗位之間的相互制約、相互監督和相互控制機制不夠重視，“一身多職，越俎代包”現象嚴重，這使得計算機舞弊現象時(shí)有發(fā)生�！　。ǘ�）原始憑證數字化，易于偽造　　在手工會(huì )計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均用紙張記錄，這些數據如果被修改，很容易辨別出被修改過(guò)的痕跡。但是，在會(huì )計電算化系統中，數據被直接記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)上，對數據修改可做到不留痕跡，這就給業(yè)務(wù)的記錄帶來(lái)了風(fēng)險，計算機的存儲方式是將信息轉化為數字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。這給一些不法之徒提供了機會(huì )，比如通過(guò)偽造或修改客戶(hù)、銀行的憑證，制造虛假交易，進(jìn)而侵吞公款等。篡改輸入是目前最簡(jiǎn)單的也是最常用的計算機舞弊手法，該方法通過(guò)在經(jīng)濟數據錄入前或錄入期間對數據做手腳來(lái)達到個(gè)人目的，其主要手段有：虛構業(yè)務(wù)數據、修改業(yè)務(wù)數據、刪除業(yè)務(wù)數據�！　。ㄈ�）內部控制的程序化使得差錯反復發(fā)生的可能性增大　　電算化系統中內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點(diǎn)。電算化系統許多應用程序中包含了內部控制功能，這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們依賴(lài)性以及程序運行的重復性，使得失效控制長(cháng)期不被發(fā)生，使用權系統“在特定方面發(fā)生錯誤或違規行為的可能性較大”�！　。ㄋ模�數據的安全性、保密性差　　很多時(shí)候，企事業(yè)單位財務(wù)上的數據是保密的，在很大程度上關(guān)系著(zhù)企事業(yè)單位生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統都在為完善會(huì )計功能和適應財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒(méi)有認真研究過(guò)數據的保密問(wèn)題，所謂加密，也無(wú)非是對軟件本身的加密，防止盜版。另外在進(jìn)入系統時(shí)加一些諸如用戶(hù)口令、聲音監測手段和用戶(hù)權限設置等限制手段，不能真正起到數據保密的作用。只要稍具備一些數據庫知識的人完全可以繞開(kāi)會(huì )計軟件的各種措施，通過(guò)數據庫管理系統，直接讀寫(xiě)這些數據庫文件，甚至對文件中的數據直接進(jìn)行增刪修改等操作，這樣會(huì )計數據的真實(shí)性和可靠性也就無(wú)法得到保證。此外，由于對計算機系統的依賴(lài)性很強，計算機硬件和軟件對會(huì )計數據的安全性起著(zhù)十分重要的作用，如系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數據丟失。電算化系統的主體是計算機軟件。因此其內部控制也更加依賴(lài)于程序的質(zhì)量。一旦程序中存在嚴重的BUG或惡意的“后門(mén)”，便會(huì )嚴重危害系統安全。而會(huì )計人員對計算機專(zhuān)業(yè)知識所知甚少，很難及時(shí)發(fā)現這些漏洞，致使系統會(huì )多次重復同一錯誤，擴大損失。這也是手工會(huì )計系統不會(huì )遇到的問(wèn)題。 　　三、電算化會(huì )計系統的內部控制　�。ㄒ唬┲贫瓤刂啤　≈贫瓤刂埔话闶且怨芾碇贫鹊男问綄�(shí)行的，即由主管部門(mén)制訂一系列規章制度強制或監督會(huì )計部門(mén)執行，從而保證會(huì )計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾、破壞，向企事業(yè)單位提供準確無(wú)誤的會(huì )計信息，制度控制包括以下幾點(diǎn)：　　1.組織控制　　如前所述，實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計工作組織及崗位分工發(fā)生了很大變化，其特點(diǎn)是將會(huì )計信息處理功能都集中在計算機操作使用部門(mén)，這樣就削弱了原手工核算時(shí)詳細劃分不相容職責的組織控制措施的作用。補救不相容職責集中化的主要控制措施就是：要重新設計會(huì )計系統各部門(mén)之間和部門(mén)內部各崗位之間的內部牽制制度�！　�2.系統操作環(huán)境管理和控制　　系統操作環(huán)境包括系統操作過(guò)程以及系統的維護，操作規程過(guò)程控制主要是通過(guò)建立一整套完整而嚴密的操作規程來(lái)明確操作方法和操作規程次序，防止重復、遺漏和誤操作。系統維護包括對硬件、軟件和數據的維護。對硬件的維護制度包括：設備的使用、檢查和維護，規定機房的溫度、電壓等環(huán)境條件，以及規定防火、防盜等措施，為以防止萬(wàn)一，關(guān)鍵性的硬件設備可采用雙系統備份�！　。ǘ�）程序控制程序　　控制是指靠計算機程序對會(huì )計核算進(jìn)行內部控制，以實(shí)現系統的自我保護，這種自我保護的內部控制往往比通過(guò)各種管理制度實(shí)現的控制更為有效�！　�1.會(huì )計數據的輸入控制　　電算化會(huì )計系統輸出質(zhì)量，主要決定于輸入數據的真實(shí)、準確和完整程序，因此必須嚴格控制輸入數據的正確性。在輸入控制中應堅持以計算機程序控制為主，原則上盡量用計算機程序控制�！　�2.數據處理過(guò)程的控制　　是指對計算機系統進(jìn)行的內部數據處理活動(dòng)（數據驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護、訪(fǎng)問(wèn)、糾錯等等）進(jìn)行控制。處理控制是通過(guò)計算機程序自動(dòng)進(jìn)行的。主要有處理的流程控制、數據修改控制、數據有效性檢驗和程序化處理有效性檢驗�！�　四、加強電算化系統的內部控制制度建設的其他建議　�。ㄒ唬┘訌妰炔繉徲嫛　�內部審計既是公司、企業(yè)內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會(huì )計監督的制度安排。對會(huì )計資料定期進(jìn)行審計，審查電算化會(huì )計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì )計法》及有關(guān)法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內控制度，憑證附件是否規范完整等；審查電子數據與書(shū)面資料的一致性，如查看賬冊?xún)热�，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時(shí)調整；監督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；對系統運行各環(huán)節進(jìn)行審查，防止存在漏洞�！　。ǘ�）建立健全人才培訓制度，提高會(huì )計人員素質(zhì)　　企業(yè)應高度重視電算化人才的開(kāi)發(fā)與培養，要提高會(huì )計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應高度重視電算化人才的開(kāi)發(fā)與培養，積極組織會(huì )計人員學(xué)習會(huì )計電算化知識，掌握計算機先進(jìn)技術(shù)，培養或聘用一批精通技術(shù)、熟練應用電算化程序的高級技術(shù)人才，推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變�！　。ㄈ�）嚴格對機構和人員的管理與控制　　必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責相分離。會(huì )計核算軟件投入正式使用后，原有會(huì )計機構必須做相應調整，對各類(lèi)人員制定崗位責任制度。會(huì )計電算化后的工作崗位可分為基本會(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位�；�本會(huì )計崗位可包括：會(huì )計主管、出納、會(huì )計核算、稽核、會(huì )計檔案管理等工作崗位；電算化會(huì )計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會(huì )計軟件系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實(shí)現職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤或違法行為。如規定系統開(kāi)發(fā)人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。用戶(hù)部門(mén)指產(chǎn)生原始數據的部門(mén)或人員（如出納），在這兩者之間進(jìn)行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權、執行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門(mén)內部的職責分離。通過(guò)進(jìn)行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足�！　。ㄋ模┙�立全面、規范的會(huì )計基礎管理制度　　管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據。會(huì )計基礎工作主要指會(huì )計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒(méi)有很好的基礎工作，電算化會(huì )計信息系統無(wú)法處理無(wú)規律、不規范的會(huì )計數據，電算化工作的開(kāi)展將遇到重重困難�！　‰S著(zhù)電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，會(huì )計電算化在社會(huì )經(jīng)濟中的運用越來(lái)越廣泛，隨之而來(lái)的如何發(fā)展我國的會(huì )計電算化的問(wèn)題也越來(lái)越引起人們的關(guān)注，我國進(jìn)入90年代以來(lái)，隨著(zhù)計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，會(huì )計電算化已有十余年的歷史，會(huì )計電算化由簡(jiǎn)單的數值計算發(fā)展到全面數值核算，進(jìn)而到具有人工智能的會(huì )計管理信息系統階段，會(huì )計電算化進(jìn)一步向深層次發(fā)展。從一定意義上講，電算化會(huì )計產(chǎn)生和發(fā)展的過(guò)程，也是突破傳統會(huì )計觀(guān)念，對現行會(huì )計理論和方法提出新問(wèn)題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過(guò)程。如電算化會(huì )計在系統設計、工作組織、信息處理及帳務(wù)處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現行會(huì )計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進(jìn)性的，但從長(cháng)期看，隨著(zhù)電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統的普及應用，新的問(wèn)題和新的課題將不斷出現，如：信息處理網(wǎng)絡(luò )建立后，企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會(huì )計信息，又能有效保護商業(yè)秘密；兩個(gè)會(huì )計子系統實(shí)現結合后，如何改進(jìn)現有財務(wù)報告；信息經(jīng)濟將對現行會(huì )計理論和方法產(chǎn)生什么影響等，對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會(huì )計理論和方法，而新的會(huì )計理論和方法的確立，又將使電算化會(huì )計在新的基礎上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。電算化在會(huì )計工作中起著(zhù)越來(lái)越重要的作用，這是一種必然的趨勢，我們應該以信心迎接它的發(fā)展�！　�參考文獻：　　[1]王玲。公司治理與內部控制[J].特區財會(huì )，2005，（1）：13-15　　[2]鄧庫平。會(huì )計電算化系統的內部控制問(wèn)題研究[J].財會(huì )研究，2005，（1）：34-36　　[3]王文京。企業(yè)信息化是全球競爭的通行證[J].中國青年，2006，（2）　　[4]張輝。會(huì )計電算化[M].北京：機械工業(yè)出版社，2004　　[5]陳玉菁。新《會(huì )計法》對會(huì )計監督理論的影響[J].上海會(huì )計，2001，（8）：10-11　　[6]唐勇軍，時(shí)薛原。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的會(huì )計信息內部控制研究[J].財會(huì )通訊，2003，（10）：58-59

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