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加強電算化會(huì )計系統的內部控制
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論文摘要：電算化會(huì )計就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和數據庫以及計算機網(wǎng)絡(luò )等新興技術(shù)應用于會(huì )計核算和財務(wù)管理工作中．是用計算機代替人工記賬．以及部分替代人腦完成對會(huì )計信息的分析、預測、決策，內部控制制度是指在一個(gè)企業(yè)內部，為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保護資產(chǎn)的安全和完整而制定并實(shí)施的控制方法、措施和程序．分為內部會(huì )計控制和內部管理控制 企業(yè)在建立了會(huì )計電算化系統后．企業(yè)會(huì )計核算和會(huì )計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化．為企業(yè)的內部控制帶來(lái)了許多前所未有的新問(wèn)題．對企業(yè)內部控制制度造成了極大的沖擊．如何加強電算化會(huì )計系統的內部控制已經(jīng)成為亟待解決的問(wèn)題。
一、電算化會(huì )計系統內部控制環(huán)境的變化
企業(yè)實(shí)行會(huì )計電算化后．會(huì )計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，隨著(zhù)遠程通訊技術(shù)的發(fā)展．使會(huì )計信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能。因此．要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整．保證會(huì )計信息對企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)的正確反映．實(shí)現企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的目標．企業(yè)電算化會(huì )計系統的內部控制必然應隨著(zhù)會(huì )計環(huán)境的改變而改變。
1．控制的程序和形式不同。手工會(huì )計系統的內部控制主要是會(huì )計不相容崗位分離的控制．對會(huì )計人員進(jìn)行科學(xué)合理的分工．使之相互監督和制約，按照規定取得和填制原始憑證．設計良好的憑證格式．對憑證進(jìn)行連續編號．規定合理的憑證傳遞程序等等，在電算化會(huì )計中這些都轉移到了計算機內．計算機會(huì )自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡、余額平衡檢查等。
因此電算化條件下．企業(yè)會(huì )計系統的控制由單一的制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋�，�?huì )計系統控制不但要控制原始數據的輸入．還要對相關(guān)的計算機軟、硬件維護及電算化程序的安全進(jìn)行控制。
2．控制的內容不同。手工條件下的會(huì )計系統控制主要是針對經(jīng)濟事項本身的交易處理．即每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都要經(jīng)過(guò)有相應權限的人簽章．多個(gè)業(yè)務(wù)崗位和多個(gè)責任人獨立操作而形成明確的責任分工 在電算化條件下．原先應由會(huì )計人員按一定程序及授權處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項．現在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成：原先應由幾個(gè)部門(mén)按預定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項．現在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權進(jìn)行多項業(yè)務(wù)的操作．甚至不經(jīng)授權也可進(jìn)行某項操作，會(huì )計電算化的應用。給會(huì )計工作增加了新內容．不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數據文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會(huì )計數據和計算機程序，會(huì )計系統控制也應增加新的內容，如計算機系統的使用、授權、病毒的防治等進(jìn)行控制及軟硬件、磁盤(pán)、軟盤(pán)的安全控制。
由此可見(jiàn)．電算化會(huì )計系統的內部控制與手工會(huì )計系統的內部控制相比較．控制范同更大、控制程序更復雜。它將職能控制與程序控制、人工控制和計算機控制相結合，是一種綜合性多方位的控制。
二、電算化會(huì )計系統內部控制存在的問(wèn)題
1．相關(guān)人員的知識結構不合理。一方面電算化會(huì )計不僅要求從業(yè)人員掌握一定有會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識．還要掌握相關(guān)的計算機、財務(wù)軟件的操作方法以及相關(guān)設備的保養和維護知識。有些會(huì )計人員雖然在會(huì )計業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗豐富．但計算機專(zhuān)業(yè)知識卻很匱乏．難以勝任用計算機處理會(huì )計業(yè)務(wù)工作．在計算機面前表現得束手無(wú)策．不能將豐富的專(zhuān)業(yè)知識在計算機中進(jìn)行轉化。另一方面計算機軟件開(kāi)發(fā)及維護人員對會(huì )計知識掌握的不夠．因此軟件設計不能滿(mǎn)足會(huì )計系統內部控制的需求．或者是軟件功能與會(huì )計功能相脫離．導致計算機技術(shù)不斷升級．而會(huì )計功能徘徊不前的尷尬局面。
2．電算化軟件的成本與應用效果不成比例，由于財務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)未能實(shí)行統一的標準．再加上各單位使用的財務(wù)軟件是向不同的軟件開(kāi)發(fā)商購買(mǎi)的．軟件版本千差萬(wàn)別．就是同一公司的不同單位使用的軟件也不盡相同．或是相同軟件版本不同。導致了報表匯總、數據查詢(xún)、數據傳輸的不方便，不能有效利用計算機的強大功能實(shí)現會(huì )計系統的內部控制．浪費了資源，增加了核算成本。一些單位的領(lǐng)導對會(huì )計電算化T作還存在一些片面的認識．不舍得在軟件后期的開(kāi)發(fā)與維護、升級與培訓方面進(jìn)行必要的投入．造成電算化軟件強大的控制功能不能被有效地開(kāi)發(fā)利用，形成電算化軟件的閑置與浪費。
3．電算化控制制度不完善 2008年 6月 ．財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了 《企業(yè)內部控制基本規范》基本規范對內部控制及期 目標、原則、要求等進(jìn)行了明確．但是企業(yè)應如何應對，如何依據規范進(jìn)行實(shí)務(wù)操作 ．切實(shí)防范和規避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險 ，將是企業(yè)面臨的一個(gè)重要課題 財政部 1996年就發(fā)布了《會(huì )計基礎工作規范》、《會(huì )計核算軟件基本功能規范》，企業(yè)實(shí)現電算化后 ．會(huì )計部門(mén)人員的結構、會(huì )計業(yè)務(wù)的處理方法、會(huì )計檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了很大變化企業(yè)與之相應的規章制度卻不完善 ．給計算機犯罪留下可乘之機。
4．企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險加大 由于電算化軟件本身的缺陷及制度方面的不足給利用計算機犯罪的不法之徒提供 了便利 ．超越權 限或未經(jīng)制授權 的人員可能通過(guò)計算機和 網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據文件 ，篡改 、復制、偽造、銷(xiāo)毀重要的財務(wù)數據 ，達到犯罪的目的。據統計 ．全世界利用計算機犯罪直接盜走 的資金達 200多億 ．我國金融領(lǐng)域發(fā)現的利用計算機作案的經(jīng)濟案件達 l00多起 ．從 1986年深圳發(fā)現的第一起案件至今 ．涉及計算機的犯罪從類(lèi)型到發(fā)案率都在逐年上升犯罪方法和類(lèi)型成倍增加 可見(jiàn)利用計算機犯罪數額更大 ．手段更先進(jìn) ．方法更隱蔽 ，因此給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險更大 作為 內部控制 的一個(gè)重要組成部分，會(huì )計系統控制要求企業(yè)嚴格執行會(huì )計制度 ．加強會(huì )計基礎工作。明確會(huì )計憑證 、會(huì )計賬簿和會(huì )計報告的處理程序．保證會(huì )計資料 的真實(shí)完整。同時(shí)還要根據財政部發(fā)布的有相關(guān)制定出適合電算化特點(diǎn)的、能夠有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險的內部控制制度
三、如何加強 電算化會(huì )計系統的內部控制
1．在 內控制度上要有新內容原有的內部控制制度主要是針對會(huì )計核算過(guò)程進(jìn)行的控制．在電算化條件下．由于計算機的使用改變了原有會(huì )計憑證、會(huì )計數據的傳遞方法．原有的授權、審批程序發(fā)生了改變．這些變化要求在會(huì )計系統的控制制度中增加新的內容．以適應 電算化會(huì )計系統內部控制的要求 具體包括計算機的使用、數據管理、系統軟件的安裝、權限分配、密碼設置與更改等規章制度等，通過(guò)這些新的規章制度保證電算化會(huì )計核算的全程受控 。
2．在風(fēng)險控制上要有新舉措 電算化會(huì )計使企業(yè)的會(huì )計核算百高效更準確及時(shí)．但也 給企業(yè)帶來(lái)了更大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，利用計算機犯罪，手段更加隱蔽，篡改原始數據不易留下痕跡，企業(yè)必須根據電算化會(huì )計的特點(diǎn) ．制定嚴格的風(fēng)險控制程序 ．包括計算機系統內及磁盤(pán)內會(huì )計信息 的安全保護 ：網(wǎng)絡(luò )系統的安全控制 ；計算機操作員 、系統管理員 、系統維護員的崗位控制；數據備份控制 、憑證修改與刪除權限控制，反記賬與反結賬權限控制．計算機接觸控制等 ，只有控制措施得 當，才能降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險 ．減少企業(yè)的經(jīng)濟損失
3．在人員培訓上要有新形式 在電算化條件下．會(huì )計機構由財務(wù)人員和計算機人員共 同組成 ．改變了原來(lái)單一的組成形式 ．因此在人員的培訓上必須對這兩方面的人員進(jìn)行雙向培訓 ．即對會(huì )計人員在原有會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識培訓的基礎上增加計算機相關(guān)知識 的培訓 ．這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制：同時(shí)對 電算化軟件的開(kāi)發(fā)人員和計算機的維護人員進(jìn)行必要會(huì )計知識培訓．這樣會(huì )使軟件的開(kāi)發(fā)和編制更貼近會(huì )計核算T作的實(shí)際．更好地發(fā)揮企業(yè)會(huì )計系統內部控制的功能
4．在制度 的貫徹落實(shí)上要有新措施 會(huì )計系統的控制制度不但要與企業(yè)的發(fā)展同步 ．更重要的是要保證已經(jīng)制定的控制制度得到切實(shí)的貫徹落實(shí) ．不要讓制度停 留在紙上 ．而是落實(shí)在行動(dòng)中 以甘肅電力公 司財務(wù)處處長(cháng)顧慧娟tan污案為例．她能在短時(shí)間內tan污 1707萬(wàn)元 巨款不僅和她本人法制 觀(guān)念淡薄有關(guān) ．也和一些會(huì )計人員違犯內控程序進(jìn)行會(huì )計處理有關(guān)．試想如果每名財務(wù)人員都嚴格按會(huì )計系統控制程序處理會(huì )計業(yè)務(wù) ．那么從下屬電廠(chǎng)匯往甘肅電力公司的資金就不可能匯到外地的一個(gè)股票賬戶(hù)上 ．顧慧娟也達不到犯罪的 目的 所 以要在會(huì )計人員 當中進(jìn)行經(jīng)常性 的內控制度 的學(xué)習和貫徹 ．使內部控制制度真正落到實(shí)處．使會(huì )計系統的控制真正發(fā)揮作用
5．在 內部監督上要有新方法 企業(yè)內部審計機構是內部控制監督的執行部門(mén)．企業(yè) 內部審計要根據不 斷發(fā)展變化 的內部控制 環(huán)境 采取新 的審計方法 ．在會(huì )計實(shí)現電算化后 ．審計部門(mén)不僅要對會(huì )計核算的方法、過(guò)程、會(huì )計賬簿 、憑證進(jìn)行審計 ，還要對原始數據的輸入 、輸出進(jìn)行審計 ，由于內部審計人員熟悉本單位的業(yè)務(wù)和核算流程．通過(guò)內部審計及時(shí)發(fā)現電算化過(guò)程中存在的漏洞和不合理現象．及時(shí)整改，可以更有效地保護企業(yè)資產(chǎn)安全 、完整，保證企業(yè)經(jīng)濟工作的高效、有序．保證會(huì )計核算 的及時(shí)準確。
綜上所述 ．由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化．內部會(huì )計控制制度也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程．嚴格的內控制度是會(huì )計電算化信息真實(shí)可靠的保證 電算化條件下的內部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系 又要相互制約。我們要順應會(huì )計電算化發(fā)展 的要求．建立和完善更為科學(xué)的內部會(huì )計控制制度．并根據執行 中發(fā)現的問(wèn)題不斷完善和提高內部控制制度就目前我國開(kāi)展電算化的應用現狀來(lái)看．內部控制制度遠不適應 電算化發(fā)展的需要．因此強化內控管理．提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現代化企業(yè)制度的內在要求．也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
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