加強電算化會(huì )計內部控制的探討

加強電算化會(huì )計內部控制的探討

　　摘要：會(huì )計電算化的應用，對內部控制產(chǎn)生了深遠的影響，提出了新的要求，文章就加強電算化會(huì )計信息系統內部控制問(wèn)題進(jìn)行初步探討。

　　關(guān)鍵詞：加強　電算化　內部控制

　　隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的內部控制日益重要，特別是內部會(huì )計控制。財政部近年來(lái)陸續出臺了一系列有關(guān)會(huì )計控制規范，這說(shuō)明內部會(huì )計控制在企業(yè)管理中的地位，已得到了重視，隨著(zhù)會(huì )計電算化的普及應用，對內部控制制度提出了新的要求，同時(shí)也帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰。如何加強電算化會(huì )計的內部控制已成為亟待解決的問(wèn)題。

　　一、會(huì )計電算化給內部控制提出了新的要求

　　1.控制操作人員的職能，是會(huì )計電算化對內部控制提出的新要求之一。授權，批準控制是一種常見(jiàn)的基礎的內部控制。在手工會(huì )計系統中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每一環(huán)節，都要經(jīng)過(guò)某些相應權限人員的審核和簽章。但會(huì )計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統為主，因而電算化功能的高度集中導致了職責的集中；特別是會(huì )計人員的職能開(kāi)始從核算型向管理型轉移。某些人既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會(huì )使某些計算機操作員直接對使用中的程序和數據進(jìn)行修改，操縱處理結果，從而加大了出現錯誤和舞弊的風(fēng)險。

　　2.確保原始數據操作的準確度，是會(huì )計電算化對內部控制提出的新要求之二。在電算化會(huì )計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的數據自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會(huì )計報表等工作均在計算機程序的控制之下自動(dòng)進(jìn)行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機的，一旦原始數據在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無(wú)法識別，只會(huì )將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而自動(dòng)處理數據的準確性，完全依賴(lài)原始數據輸入的準確性，正因為會(huì )計電算化的這一固有弱點(diǎn)，所以對內部控制提出一些新的具體要求：一切數據的處理方法和過(guò)程都必須規范化，并保持準確性和相對穩定性，這樣才能保證會(huì )計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準確性。

　　3.避免會(huì )計檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險，是會(huì )計電算化對內部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上，增、刪、改了的憑證或會(huì )計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實(shí)行了電算化后，有形記錄較傳統手工會(huì )計系統大為減少，憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說(shuō)明和賬簿等大多要依賴(lài)計算機方可錄入、閱讀或查詢(xún)，在電算化會(huì )計下，數據的載體不同了。信息來(lái)源于數據和程序，并且從一開(kāi)始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結果可能不被打印出來(lái)，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數據。如果缺乏適當的內部控制，那么未經(jīng)批準擅自改動(dòng)數據的可能性就明顯增大，而且數據改動(dòng)后可不留下任何痕跡。

　　二、會(huì )計電算化的應用對內部會(huì )計控制的影響

　　會(huì )計電算化使傳統的會(huì )計系統、組織機構、會(huì )計核算形式及內部控制制度發(fā)生很大變化，其中對內部控制制度的影響最為明顯。

　　首先在傳統的手工會(huì )計工作環(huán)境下，內部控制的原則是職務(wù)相分離，職權不相容，不同的工作人員在各自確定的工作區域內工作。各司其職依照相應的制度進(jìn)行嚴格監督，也就是說(shuō)手工會(huì )計系統中，內部控制的方式，主要是人員的內部牽制制度，但在電算化會(huì )計信息系統下，這一制度的重要性下降，甚至得不到遵循。內部控制的形式已由原來(lái)的制度控制變?yōu)橹贫群统绦蜍浖�控制�?/P>

　　其次，隨著(zhù)電子商務(wù)、網(wǎng)上交易等的推行。每一項交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項交易的信息由相關(guān)人員直接輸入計算機并由計算機自動(dòng)記錄，原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種有必要核對審核的工作，有相當的部分變?yōu)橛嬎銠C自動(dòng)完成了，這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序，如果程序發(fā)生差錯或不起作用，就會(huì )使失效控制長(cháng)期不被發(fā)現，從而使系統在特定方面發(fā)生錯誤或違規行為的可能性增大。

　　由于上述影響，原有的內部控制制度已不能適應電算化系統的要求。因此，進(jìn)一步完善企業(yè)內部控制制度已刻不容緩。計算機會(huì )計系統的內部控制是一個(gè)范圍大，控制程序復雜的綜合性控制，要盡量使會(huì )計電算化運行的每一個(gè)過(guò)程都處于嚴密控制之中。

　　三、如何加強會(huì )計電算化條件下的內部控制制度

　　建立健全一整套電算化模式下的規章制度，形成良好的內控環(huán)境必須從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

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　　管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會(huì )計系統的各部門(mén)和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、監督管理、檔案管理等。

　　1.組織結構控制。在手工會(huì )計系統中，企業(yè)的財務(wù)部門(mén)一般主要從組織形式和組織程序上實(shí)行崗位控制，其中，組織形式控制是通過(guò)財務(wù)部門(mén)按經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)分為幾個(gè)不同的職能組來(lái)實(shí)現相互牽制和相互監督的控制作用；而組織程序，則是通過(guò)賬賬核對、賬證核對、賬實(shí)核對以及會(huì )計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來(lái)實(shí)現處理的合理性與合法性。在電算化會(huì )計信息系統下，盡管會(huì )計系統運作的主要原則沒(méi)有改，但在實(shí)現了會(huì )計電算化后，應對原有的組織機構進(jìn)行適當的調整，以適應計算機系統的要求。

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