淺析電算化會(huì )計系統對審計的影響

淺析電算化會(huì )計系統對審計的影響 一、對審計線(xiàn)索的影響

　　審計線(xiàn)索對審計來(lái)說(shuō)是極為重要的。在手工會(huì )計中，審計線(xiàn)索包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等會(huì )計資料。這些資料都反映在書(shū)面上，審計人員利用這些資料就能夠從原始憑證開(kāi)始，通過(guò)記賬憑證、會(huì )計賬簿追蹤到會(huì )計報表，或者對報表之間、報表與賬簿之間的會(huì )計數據的勾稽關(guān)系進(jìn)行審查，通過(guò)這些可見(jiàn)的審計線(xiàn)索檢查證、賬、表數據所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合法性，通過(guò)每個(gè)會(huì )計人員手寫(xiě)筆跡的不同，確定每一責任人完成業(yè)務(wù)的正確性�？傊�，在手工會(huì )計中，會(huì )計人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的詳細記錄都躍然紙上，審計人員所需的審計線(xiàn)索，都可以通過(guò)這些書(shū)面記錄加以審計。審計人員進(jìn)行審計，完全可以根據需要進(jìn)行順查、調查或抽查。但是，在電算化會(huì )計中，計算機的使用改變了會(huì )計記錄的存儲與處理，表現在如下幾方面：

　　1．會(huì )計憑證的存儲與處理。原始憑證或記賬憑證一經(jīng)輸入計算機，便以文件的形式存人機內的數據文件。并且原始憑證一旦轉換到機器可識別的輸入介質(zhì)上，就不再在數據處理過(guò)程中使用;在某些系統中傳統的原始憑證可能由于采用直接采集數據的設備而不復存在(如在聯(lián)機實(shí)時(shí)處理系統中即如此)。

　　2．賬簿的存儲與處理�？偡诸�(lèi)賬為文件所代替，而在主文件中可能看不出計算匯總數據所依據的明細數據。明細分類(lèi)賬采用滿(mǎn)頁(yè)打印方式，因而導致兩類(lèi)數據之間的日常核對只能在機內進(jìn)行。賬簿登錄時(shí)，通過(guò)計算機登賬程序自動(dòng)執行，使用的是哪一種記賬程序難以判斷。

　　3．報表的編制采用按事先定義的公式到賬簿文件，其他報表文件中取數計算、數據來(lái)源、公式定義、編制結果、打印格式等均采用機內文件的形式。由于磁性介質(zhì)修改不留痕跡的特點(diǎn)，使審計人員很難相信打印輸出的會(huì )計報表，正是根據企業(yè)單位提供的公式定義文件加以編制的。假如有人在歪曲公式定義文件之后編制失真的財務(wù)報表，然后對公式定義文件復原，在這種情況下，審計人員便不能根據機內的公式定義文件作出判斷報表的編制是否正確。

　　以上情況表明，由于計算機采用磁性材料作為存儲介質(zhì)，處理過(guò)程都在機內文件之間進(jìn)行，因而使審計人員難以像在手工操作環(huán)境下那樣對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行追蹤審查。因此，電算化會(huì )計信息系統設計時(shí)要注意留下充分的審計線(xiàn)索，使審計人員在電算化條件下也能跟蹤審計線(xiàn)索，順利地完成審計任務(wù)。在現階段，盡管財政部在有關(guān)會(huì )計電算化制度中，規定所有憑證、賬簿、報表仍然應當打印輸出，使審計人員在審計工作中增加了審計的線(xiàn)索，但應當看到的是，這些書(shū)面的記錄是否與會(huì )計軟件的正確處理結果同出一轍，尚有待于進(jìn)一步的驗證。

　　二、對審計內容的影響

　　在會(huì )計電算化的條件下，審計的經(jīng)濟監督職能并沒(méi)有改變。但由于會(huì )計電算化信息系統的特點(diǎn)及其固有的風(fēng)險決定了審計的內容要發(fā)生相應的變化，包括對計算機處理和控制功能的審查。這是在傳統的手工審計中所沒(méi)有的。因此，電算化會(huì )計信息系統的審計內容就應當包括系統的開(kāi)發(fā)與設計、會(huì )計軟件的程序、數據文件以及內部控制的審計等。

　　在電算化會(huì )計信息系統申，由于會(huì )計事項由計算機按程序自動(dòng)進(jìn)行處理，諸如手工會(huì )計中因疏忽大意而引起的計算或過(guò)賬錯誤的機會(huì )大大減少了。但如果系統的應用程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會(huì )按給定的程序以同樣錯誤的方法處理所有有關(guān)的會(huì )計事項。錯誤的結果將是不堪設想的。系統也可能被神不知、鬼不覺(jué)地嵌人非法的舞弊程序，不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財物。系統的處理是否合規、合法，是否安全可靠，都與計算機系統的處理和控制功能有直接關(guān)系。在會(huì )計電算化條件下，審計人員要花費較多的時(shí)間和精力來(lái)了解和審查計算機系統的功能，以證實(shí)其處理的合法性、正確性和完整性，證實(shí)系統的安全可靠性。對計算機系統本身的審查，要求審計人員具有計算機及電算化會(huì )計的知識和技能。當一個(gè)系統已經(jīng)完成并投人使用后，要對它進(jìn)行改進(jìn)，這比在系統設計、開(kāi)發(fā)階段進(jìn)行困難得多，代價(jià)也要昂貴得多。因此，除了要對投人使用后的電算化會(huì )計信息系統進(jìn)行事后審計外，應提倡在電算化系統的設計、開(kāi)發(fā)階段，審計人員要對系統進(jìn)行事前和事中審計。電算化會(huì )計信息系統的設計應有審計人員參加。他們在系統設計開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段注意審查和考核下列問(wèn)題：(1)系統的功能是否恰當、完備，能否滿(mǎn)足用戶(hù)核算和管理的要求；(2)系統的數據流程、處理方法是否符合會(huì )計制度、法規、法令和財經(jīng)紀律；(3)系統是否建立了恰當的程序控制，以防止或及時(shí)發(fā)現無(wú)意的差錯或有意的舞弊；(4)系統是否保留了充分的審計線(xiàn)索，能否為日后順利開(kāi)展審計提供必要的條件；(5)系統的安全保密措施和管理制度是否健全，能否為系統日后安全可靠地運行提供保證；(6)在整個(gè)設計和開(kāi)發(fā)過(guò)程中是否遵守執行了系統的開(kāi)發(fā)控制。審計人員還應參加系統的調試、檢測和驗收，盡可能及時(shí)地發(fā)現系統存在的問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)。由于我國審計機關(guān)的人員有限，且審計任務(wù)繁重，要求每一個(gè)電算化系統的開(kāi)發(fā)都有審計機關(guān)的審計人員參加是不實(shí)際的。審計機關(guān)只能對大型的或將要廣泛使用的電算化會(huì )計系統進(jìn)行事前和事中審計。一般各單位的電算化會(huì )計系統可由其內審人員參加設計、檢測和驗收，完成事前或事中對系統處理和控制功能的審查。

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