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探析應收款系統賬務(wù)處理被忽視的有關(guān)問(wèn)題
摘要： 應收賬是企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)重要組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶(hù)之間的往來(lái)款項。本文主要針對用友ERP應收款系統賬務(wù)處理被忽視的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出了解決方法。
關(guān)鍵詞： ERP; 應收款系統; 忽視
在用友ERP-U8管理系統中,應收款系統屬于財務(wù)管理中的組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶(hù)之間的往來(lái)款項。
一、收款單據處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法
收款單據處理主要是對結算單據(收款單、付款單即紅字收款單)進(jìn)行管理。具體操作時(shí)應用以下方法解決問(wèn)題:
(一)如何形成預收款
如果預收了一個(gè)客戶(hù)的款項,當時(shí)還沒(méi)有發(fā)生銷(xiāo)售業(yè)務(wù),則可以錄入收款單,選擇款項類(lèi)型為預收款,則將該筆款項全部作為預收款。若一筆款項中,既包含了客戶(hù)支付的應收款,又包含客戶(hù)提前支付的預收款,則可將此筆業(yè)務(wù)錄入收款單,表體分為兩條記錄,支付應收款部分款項類(lèi)型為應收款,支付預收款部分款項類(lèi)型為預收款。
(二)代付款的形成與處理
如果收到一個(gè)單位的一筆款項,但它是為另外一個(gè)單位付的款。這時(shí)有兩種處理方式:將付款單位直接記錄為另外一個(gè)單位,金額為代付金額(即是正常的收款單)。將付款單位仍然記錄為該單位,但通過(guò)在表體輸入代付客戶(hù)的功能處理代付款業(yè)務(wù)。這種方式的好處是既可以保留該筆付款業(yè)務(wù)的原始信息,又可以處理同時(shí)代多個(gè)單位付款的情況。
二、核銷(xiāo)處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法
核銷(xiāo)處理指日常進(jìn)行的收款核銷(xiāo)應收款的工作。系統提供手工核銷(xiāo)、自動(dòng)核銷(xiāo)兩種方式。舉例:12月12日,銷(xiāo)售部收到某公司交來(lái)轉賬支票一張,金額78 000元,用以歸還前欠貨款。這是一筆核銷(xiāo)應收款的業(yè)務(wù)。具體操作時(shí)應注意:
(一)手工核銷(xiāo)
1.手工核銷(xiāo)時(shí)一次只能顯示一個(gè)客戶(hù)的單據記錄,且結算單列表根據表體記錄明細顯示。當結算單有代付處理時(shí),只顯示當前所選客戶(hù)的記錄。若需要對代付款進(jìn)行處理,則需要在過(guò)濾條件中輸入該代付單位,進(jìn)行核銷(xiāo)。
2.一次只能對一種結算單類(lèi)型進(jìn)行核銷(xiāo),即手工核銷(xiāo)的情況下需要將收款單和付款單分開(kāi)核銷(xiāo)。
3.手工核銷(xiāo)保存時(shí),若結算單列表的本次結算金額合計大于或小于被核銷(xiāo)單列表的本次結算金額合計,系統提示用戶(hù):結算金額不相等,不能保存。
4.核銷(xiāo)的記賬日期=處理時(shí)注冊日期。
5.若發(fā)票中同時(shí)存在紅藍記錄,則核銷(xiāo)時(shí)先進(jìn)行單據的內部對沖。
(二)自動(dòng)核銷(xiāo)
1.自動(dòng)核銷(xiāo)可對多個(gè)客戶(hù)進(jìn)行核銷(xiāo)處理,依據核銷(xiāo)規則對客戶(hù)單據進(jìn)行核銷(xiāo)處理。
2.自動(dòng)核銷(xiāo)允許在取消操作中按客戶(hù)進(jìn)行分別取消核銷(xiāo)處理。
三、轉賬處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法
轉賬處理:在日常處理中,經(jīng)常會(huì )發(fā)生以下幾種轉賬處理的情況。應收沖應付:用客戶(hù)的應收賬款沖抵供應商的應付款項。應收沖應收:當一個(gè)客戶(hù)為另一個(gè)客戶(hù)代付款時(shí),發(fā)生應收沖應收情況。預收沖應收:處理客戶(hù)的預收款和該客戶(hù)應收欠款的轉賬核銷(xiāo)業(yè)務(wù)。紅票對沖:當發(fā)生退貨時(shí),用紅字發(fā)票對沖藍字發(fā)票。僅舉一例,其他同理。
舉例:12月18日,用某公司交來(lái)的20 000元訂金沖抵其期初應收款項。這是一筆預收沖應收的業(yè)務(wù)。具體操作時(shí)應注意:第一,每一筆應收款的轉賬金額不能大于其余額。第二,應收款的轉賬金額合計應該等于預收款的轉賬金額合計。第三,在初始設置時(shí),如果將應收科目和預收科目設置為同一科目,將無(wú)法通過(guò)預收沖應收功能生成憑證。第四,如果是紅字預收款和紅字應收單進(jìn)行沖銷(xiāo),要把過(guò)濾條件中的“類(lèi)型”選為“付款單”。第五,如果有一筆預收款也可不沖應收款,待收到此筆貨款的剩余款項并進(jìn)行核銷(xiāo)時(shí),再同時(shí)使用此筆預收款進(jìn)行核銷(xiāo)。
四、壞賬處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法
壞賬處理主要包括壞賬計提、壞賬發(fā)生、壞賬收回等。具體操作時(shí)應注意:
(一)計提壞賬準備
系統提供計提壞賬的方法。以應收賬款百分比法為例。1.初次計提時(shí),首先應在初始設置進(jìn)行設置。設置內容包括提取比率、壞賬準備期初余額。2.應收賬款的余額默認值為本會(huì )計年度最后一天的所有未結算完的發(fā)票和應收單余額之和減去預收款數額。
(二)壞賬收回處理
在錄入一筆壞賬收回的款項時(shí),應該注意不要把該客戶(hù)其他的收款業(yè)務(wù)與該筆壞賬收回業(yè)務(wù)錄入到同一張收款單中。舉例:12月20日,某客戶(hù)付了一筆貨款,同時(shí)還付了一筆以前的壞賬款項,這時(shí),應錄入兩張收款單,分別記錄收到的貨款和收到的壞賬款項。另外,壞賬收回制單不受系統選項中“方向相反分錄是否合并”選項控制。
(三)壞賬制單處理
1.制單日期系統默認為當前業(yè)務(wù)日期。制單日期應大于等于所選單據的最大日期,但小于等于當前系統日期。2.如果同時(shí)使用了總賬系統,且總賬選項要求制單序時(shí),所輸入的制單日期應該滿(mǎn)足制單日期序時(shí)要求:即大于同月同憑證類(lèi)別的最大日期。
五、取消操作容易被忽視的問(wèn)題及解決方法
在應收款管理的各個(gè)業(yè)務(wù)處理環(huán)節,都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤,為方便修改,系統提供取消操作功能,可將其恢復到操作前的狀態(tài)。操作步驟:在菜單條上選取〖其他處理〗-〖期末處理〗-〖取消操作〗。取消操作類(lèi)型包括取消核銷(xiāo)、取消壞賬處理、取消匯兌損益、取消票據處理、取消并賬等幾類(lèi)。取消操作一般受一定條件限制。僅舉一例,其他同理。在具體操作時(shí)不能取消操作的原因總結如下:如果選擇恢復票據處理前狀態(tài),第一,如果票據日期在已經(jīng)結賬的月份內,不能被恢復。第二,如果票據在處理后已經(jīng)制單,應先刪除其對應的憑證,再進(jìn)行恢復。第三,票據轉出后所生成的應收單如果已經(jīng)進(jìn)行了核銷(xiāo)等處理,則不能恢復。第四,票據背書(shū)的對象如果是應付賬款系統的供應商,且應付賬款系統該月份已經(jīng)結賬,則也不能恢復。第五,票據計息和票據結算后,如果又進(jìn)行了其他處理,例如票據貼現等,則也不能恢復。
六、月末結賬處理容易被忽視的問(wèn)題及解決方法
月末結賬:如果確認本月的各項處理已經(jīng)結束,可以選擇執行月末結賬功能。當執行了月末結賬功能后,該月將不能再進(jìn)行任何處理。在具體操作時(shí)不能進(jìn)行月末結賬的原因總結如下:第一,如果這個(gè)月的前一個(gè)月沒(méi)有結賬,則本月不能結賬。第二,應收款系統與銷(xiāo)售系統集成使用,應在銷(xiāo)售系統結賬后,才能對應收款系統進(jìn)行結賬處理。第三,如果本月的結算單還有未審核的,不能結賬。第四,如果當月總賬系統已經(jīng)結賬,那么不能執行應收款系統取消結賬功能。
【參考文獻】
[1] 用友軟件股份有限公司編. ERP財務(wù)管理系統應用專(zhuān)家實(shí)驗教程[M]. 北京:中國物資出版社,2004.
[2] 王新玲,汪剛.會(huì )計信息系統實(shí)驗教程[M].北京:清華大學(xué)出版社 2006(9).
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