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企業(yè)會(huì )計電算化若干問(wèn)題的探討
【摘要】會(huì )計電算化在我國已得到基本普及，但在應用過(guò)程中與以往的手工記賬相比，存在一定的問(wèn)題，本文擬就此略作探討，以求改進(jìn)電算化工作質(zhì)量，防止差錯，保障財務(wù)數據的安全性。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會(huì )計工作的質(zhì)量，改變了會(huì )計工作的面貌，會(huì )計核算和會(huì )計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。會(huì )計電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準確和及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大會(huì )計人員的歡迎。目前，我國會(huì )計電算化的普及及發(fā)展很快，但隨著(zhù)會(huì )計電算化的飛速發(fā)展，相應地產(chǎn)生了許多新問(wèn)題。筆者就這些問(wèn)題作些探討，以求共勉。
一、會(huì )計處理錯誤的隱蔽性
在手工操作中，操作人員要進(jìn)行證證，賬證，賬賬，賬表的核對才能報送報表。因此一般非人為性錯誤比較容易發(fā)現并糾正。而計算機操作中，只有憑證的錄入需要核對，而賬證，賬賬，賬表不再需要核對，由計算機自動(dòng)生成。對一些串錄或非金額性錯誤只有在對賬時(shí)或再次檢查時(shí)才能發(fā)現，因此，應加強對憑證錄入工作的審核，不僅要對原始憑證與記賬憑證進(jìn)行核對審核，而且要在計算機上結合明細賬進(jìn)行審核，以防串錄現象。
二、數據備份隱患多
在會(huì )計電算化法規中曾明確規定，實(shí)現會(huì )計電算化的單位應堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管。但在實(shí)際工作中往往出現以下幾種情況：
1.部分單位不能堅持每天備份，致使機器一旦出故障，部分賬務(wù)數據丟失。
2.備份的數據盤(pán)沒(méi)有定期檢查，一旦發(fā)生問(wèn)題沒(méi)有相應補救措施。
3.數據備份沒(méi)有符合要求的存放場(chǎng)所，容易導致軟盤(pán)被磁化，發(fā)生數據丟失現象。
三、財務(wù)數據的安全性難以保障
目前市場(chǎng)上有數百種會(huì )計軟件，有些單位還使用自己開(kāi)發(fā)的軟件，各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件安全性與保密性存在著(zhù)諸多問(wèn)題和不足，使得舞弊者有機可乘；許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時(shí)間和操作內容沒(méi)有具體記錄，出現問(wèn)題不便于追究責任；另外，數據庫缺少必要的加密措施，可以很方便地從外部打開(kāi)和修改，特別是一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市楊，為用戶(hù)提供修改以前年度賬目等功能。這些都為舞弊提供了便利。
因此，企業(yè)要完善和健全電算化內部控制制度。鑒于采用電算化，原有手工操作下的內部控制制度部分喪失作用，同時(shí)計算機數據處理易于篡改、舞弊等問(wèn)題，必須采取嚴密有效的措施。如：健全管理制度，授權控制制度，建立操作時(shí)序控制制度及操作日志記錄控制制度等措施。
四、沿用傳統的會(huì )計分工模式不利于會(huì )計電算化的內部控制和分工協(xié)作
目前，大部分單位實(shí)現會(huì )計電算化后，會(huì )計人員的分工仍按照原來(lái)的手工模式進(jìn)行崗位設置，這種分工模式不利于會(huì )計工作的內部控制和電算化的有效發(fā)展。因此，應建立職能分工制度。系統維護員、操作員和數據管理員應合理分工，相互制約，相互監督。
根據會(huì )計電算化工作要求，企業(yè)應配備以下人員：操作員及檔案管理員各一名，系統管理員、系統維護員及審核員各一名。
五、會(huì )計電算化歸檔工作沒(méi)有引起足夠重視，資料保管期限受到限制
按《會(huì )計電算化管理辦法》規定，電子計算機替代手工記賬后，其會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等會(huì )計檔案要打印輸出，而且要按照《會(huì )計檔案管理辦法》的規定執行。但目前一般實(shí)現會(huì )計電算化的單位，其會(huì )計檔案都是通過(guò)針式打印機打印出來(lái)的，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后，字跡往往會(huì )褪色，到不了規定的保存期限，字跡就難以辨清。為了保證財務(wù)數據的安全性，應明確要求所有財務(wù)資料全部用激光打印機打印，并裝訂成冊，隨同電算化備份資料一并保存。
對電算化資料保管應提出明確的存放要求和定期檢查要求。明確要求企業(yè)配備必要的場(chǎng)所保管軟件。檔案管理員應熟悉這些條款，并按規定保管。財政部門(mén)可加以研究并對原有規章作必要的修改。單位應當建立計算機檔案管理制度。為了防止非法改動(dòng)數據，必要時(shí)可把計算機文件定義為可讀文件、專(zhuān)用文件或保密文件，重要的文件予以加密，以加強文件數據的保護。
六、有些單位對會(huì )計電算化工作重視程度不夠
目前，有些單位會(huì )計電算化開(kāi)展的程度非常低，其中一個(gè)重要因素是部門(mén)單位領(lǐng)導和會(huì )計人員對會(huì )計電算化工作的重視程度不夠。部分會(huì )計人員認為實(shí)行會(huì )計電算化要從頭學(xué)起，以至于有些單位花錢(qián)買(mǎi)了計算機和軟件，卻沒(méi)有真正使用。
因此，企業(yè)應加強會(huì )計電算化人才培養。由于會(huì )計電算化是一門(mén)融計算機學(xué)、管理學(xué)、會(huì )計學(xué)、信息學(xué)于一體的應用技術(shù)，雖然大多數會(huì )計人員已接受計算機等級培訓，但與實(shí)際應用能力要求還有較大差距。具體表現在以下兩方面：
一是缺乏既懂會(huì )計又熟悉計算機的人員，這勢必會(huì )影響我國會(huì )計電算化的進(jìn)程，因此單位一方面要引進(jìn)人才，另一方面是對現有的會(huì )計人員加緊培訓。
二是會(huì )計電算化培訓內容滯后，實(shí)用性較差。目前的會(huì )計電算化培訓教材一般落后于會(huì )計核算對電算化的要求，會(huì )計人員通過(guò)培訓所學(xué)的知識回去后難以適應工作需要。
七、同一行業(yè)內部財務(wù)軟件的使用情況混雜
部分行業(yè)在開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，沒(méi)有從整個(gè)行業(yè)角度考慮。下屬各單位使用的財務(wù)軟件品種多，各種財務(wù)軟件的數據接口、使用方法不一樣，導致報表匯總、數據查詢(xún)、數據傳輸的不方便。對此，財政主管部門(mén)可以規定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財務(wù)軟件，這樣國家可以方便地通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行財務(wù)檢查、專(zhuān)用資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡(luò )及時(shí)地進(jìn)行財務(wù)報告的傳送。
八、會(huì )計軟件的開(kāi)發(fā)和應用不太成熟
目前我企業(yè)應用的財務(wù)軟件在使用過(guò)程中存在問(wèn)題較多，難以適應會(huì )計處理過(guò)程中的各種情況。主要有資產(chǎn)重組調賬難，業(yè)務(wù)調整不能隨經(jīng)濟業(yè)務(wù)的變化隨時(shí)調整等，制約了會(huì )計電算化的應用。會(huì )計軟件應用過(guò)程缺乏系統的培訓，導致財務(wù)人員應用軟件時(shí)出現一知半解的情況。因此，有關(guān)部門(mén)應盡快地制定出一些具體法規加強對財務(wù)軟件銷(xiāo)售公司的管理，進(jìn)一步規范會(huì )計電算化市場(chǎng)。
九、會(huì )計電算化市場(chǎng)有待進(jìn)一步規范
財務(wù)軟件產(chǎn)品與其他硬件產(chǎn)品不一樣，它存在著(zhù)服務(wù)期限長(cháng)、服務(wù)量大、技術(shù)要求高等特點(diǎn)。而目前部分從事財務(wù)軟件銷(xiāo)售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟效益，追求量的突破，而沒(méi)有真正做好售后服務(wù)，致使部分單位購買(mǎi)軟件后出了問(wèn)題無(wú)處問(wèn)，沒(méi)人管，從而極大地挫傷了會(huì )計人員電算化的積極性。
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