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事業(yè)單位檔案管理工作標準化規范化探析論文
摘要：事業(yè)單位檔案管理工作具有保密性、公共服務(wù)性等特征, 會(huì )受諸多因素的制約, 在單位內部發(fā)揮著(zhù)重要的作用, 是實(shí)現規范化、標準化、科學(xué)化管理的關(guān)鍵�，F階段, 事業(yè)單位實(shí)施檔案管理工作時(shí), 面臨諸多問(wèn)題, 嚴重影響檔案管理的水平, 不利于管理工作的有序開(kāi)展, 所以要根據實(shí)際情況采取有效的措施, 積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規范化、程序化、科學(xué)化、標準化發(fā)展。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位; 檔案管理工作; 規范化; 標準化; 策略;
我國事業(yè)單位在新形勢背景下獲得了良好的發(fā)展空間, 但其也會(huì )受諸多因素的制約, 所以對其檔案管理提出了更新的要求, 需要做好檔案的規范化標準化管理, 加快推進(jìn)新一輪事業(yè)單位的改革工作。對于事業(yè)單位而言, 其檔案管理工作還存在不標準、不規范的問(wèn)題, 制約檔案管理水平的提高, 所以要注重檔案管理工作, 采取一系列措施, 實(shí)現檔案的科學(xué)化、標準化、規范化管理。
一、事業(yè)單位檔案管理工作概述
(一) 重要性
檔案形成于社會(huì )實(shí)踐活動(dòng), 旨在客觀(guān)記錄歷史情況, 屬于確鑿的歷史證件與原始材料, 所以做好事業(yè)單位的檔案管理工作顯得尤為重要。首先, 對于事業(yè)單位的檔案材料來(lái)說(shuō), 涵蓋了單位發(fā)展中的總結與成果, 集中體現著(zhù)單位的科學(xué)管理, 通過(guò)應用和查詢(xún)單位的檔案材料, 可為后期內部管理提供有力參考。其次, 檔案管理不僅是事業(yè)單位發(fā)展和建設記錄的重要材料, 也是職工人生經(jīng)歷的參考資料, 有利于促進(jìn)事業(yè)單位的長(cháng)遠發(fā)展。最后, 由于單位檔案具有保密性等特征, 可為相關(guān)法律部門(mén)提供檔案查詢(xún)機服務(wù), 更好地保障單位權益, 推進(jìn)檔案的規范化、標準化管理。
(二) 現狀
事業(yè)單位檔案管理工作現狀主要表現為如下幾點(diǎn):1.重視不足。當前很多事業(yè)單位開(kāi)始意識到檔案管理的重要作用, 逐步完善檔案管理工作, 使其更好地服務(wù)于自身, 但由于各種因素的影響, 不能全面、科學(xué)認識檔案管理, 不重視檔案管理, 無(wú)法做好相關(guān)管理工作, 導致檔案孤本、分散等情況, 難以符合系統、集中、優(yōu)質(zhì)的社會(huì )檔案利用要求, 不利于實(shí)現檔案管理工作的良性發(fā)展。2.基礎業(yè)務(wù)和法律規范意識薄弱。雖然有些事業(yè)單位完善了檔案管理制度, 但不能將其落到實(shí)處, 組卷沒(méi)有嚴格按照規范的要求進(jìn)行整理, 易造成組卷混亂問(wèn)題;同時(shí)一些單位沒(méi)有按照法定的程序來(lái)尚自銷(xiāo)毀文件材料, 或者是沒(méi)有開(kāi)展檔案鑒定等工作。此外, 有些事業(yè)單位不能貫徹落實(shí)相關(guān)法律法規的學(xué)習, 如《檔案管理辦法》和《檔案法》等, 沒(méi)有充分意識到檔案的優(yōu)勢, 致使檔案管理混亂, 難以將工作落實(shí)到位。3.檔案資源開(kāi)發(fā)利用與管理設施有待加強。部分事業(yè)單位不能將檔案的作用加以發(fā)揮, 忽略檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用, 只關(guān)注檔案的整理、收集等, 片面認為檔案不破損、不丟失即可。事業(yè)單位的檔案室庫房相對簡(jiǎn)陋、空氣污濁, 甚至堆放易燃雜物;接待室、辦公室、檔案室未實(shí)現三分開(kāi), 檔案保護設置缺乏齊全的配置。4.專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低且隊伍不穩定。由于檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性極強, 其工作效率取決于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì), 而部分事業(yè)單位對檔案工作的專(zhuān)業(yè)性加以忽視, 導致人員頻繁變動(dòng), 加上人員專(zhuān)業(yè)能力不強、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低等問(wèn)題, 這些都在很大程度上制約著(zhù)工作的有序實(shí)施。
二、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規范化標準化的策略
第一, 提高認識, 加強宣傳。為了做好檔案管理工作, 事業(yè)單位應該加強檔案宣傳, 鼓勵人員積極學(xué)習與了解檔案法律法律等方式, 增強職工及領(lǐng)導的檔案意識, 讓其從思想層面意識到檔案的重要性, 推動(dòng)事業(yè)單位的持續、穩定發(fā)展。同時(shí)事業(yè)單位要保障檔案管理人員的穩定性, 要求工作人員應具備較強的操作性及實(shí)踐性, 擁有豐富的工作經(jīng)驗, 大力培養人員的專(zhuān)業(yè)技能及綜合素質(zhì), 使其形成為社會(huì )服務(wù)的理念, 熟練掌握及靈活運用現代化信息技術(shù), 推進(jìn)檔案管理工作的規范化標準化發(fā)展。
第二, 加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度。事業(yè)單位要想達到檔案的規范化和標準化管理, 必須要打破傳統的管理形式與工作理念, 形成良好科學(xué)的管理意識, 充分利用資源信息。同時(shí)單位落實(shí)檔案應用工作時(shí), 應該對相應的檔案進(jìn)行參考, 合理編輯單位實(shí)際發(fā)展情況, 進(jìn)而提高單位的知名度, 保障不同部門(mén)的便利使用, 推動(dòng)單位的良性發(fā)展;或者是在檔案管理工作中適當滲透現代化設備, 為社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。除此之外, 相關(guān)人員對檔案資源進(jìn)行使用時(shí), 需要積極完善和優(yōu)化檔案管理制度, 進(jìn)一步提高自身的專(zhuān)業(yè)能力及管理水準, 滿(mǎn)足檔案規范化標準化管理的目標。
第三, 遵循“以我為主”的立卷歸檔原則。無(wú)序的立卷組合是影響檔案標準化規范化管理的重要因素, 所以在管理工作中應嚴格執行“以我為主”的立卷歸檔原則, 做好相應地文書(shū)立卷歸檔工作, 實(shí)現便捷化的檢索利用、完善化的案卷、最大化的檔案保管利用價(jià)值。當然在實(shí)際工作中, 事業(yè)單位應嚴格執行相關(guān)文件要求, 切實(shí)解決好如下問(wèn)題:1.明確立卷歸檔的重點(diǎn), 合理分工立卷, 準確區分資料和文件, 如很多文件資料在形式、內容等方面有所相似, 這就需要針對具體的問(wèn)題進(jìn)行綜合分析, 防止檔案管理的信息冗余及重復讀, 促進(jìn)檔案利用率的提升。2.對文件立卷歸檔的時(shí)效性進(jìn)行準確把握, 做好現行文件任務(wù)后方可歸檔或立卷, 以免出現檔案的無(wú)序管理。3.由于檔案材料是否完整收集關(guān)系到檔案的價(jià)值, 而案卷的裝訂質(zhì)量與立卷方法對檔案管理效果具有重要影響, 所以要妥善處理好案卷裝訂質(zhì)量及立卷方法等問(wèn)題, 實(shí)現檔案的規范化和標準化管理。
第四, 深化檔案改革及管理方式。新形勢下, 事業(yè)單位面臨較大的工作壓力, 在檢查、治理和管理的過(guò)程中會(huì )使用以往的檢查數據, 借助現代化檔案管理的方式, 對以往數據進(jìn)行及時(shí)調取, 促進(jìn)監管效率的提升。由于檔案材料類(lèi)型豐富多樣, 單位人員在管理環(huán)節要維護檔案資料, 通過(guò)數字化掃描的方式來(lái)備份重要檔案資料, 做到妥善保管, 節省工作時(shí)間, 提高工作效率, 推動(dòng)檔案的信息化建設。
第五, 依法治檔, 明確職責。事業(yè)單位應該依法治檔, 構建系統科學(xué)的檔案管理工作制度, 保障檔案管理工作按照制度化、程序化、規范化的軌道運行。值得注意的是, 完善的機制和健全的機構是落實(shí)檔案管理工作的基礎, 事業(yè)單位只有在內部成立綜合檔案室, 合理確定檔案人員、檔案室主任、檔案分管領(lǐng)導, 對其職責加以明確, 根據內設機構的具體情況配備人員, 形成系統的檔案管理網(wǎng)絡(luò ), 才能滿(mǎn)足檔案室工作實(shí)際需求。
三、結語(yǔ)
綜上所述, 檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要內容, 在實(shí)際工作中還存在諸多問(wèn)題, 如重視不足、礎業(yè)務(wù)和法律規范意識薄弱、檔案資源開(kāi)發(fā)利用與管理設施有待加強、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低且隊伍不穩定等, 影響檔案管理工作的順利實(shí)施。因此事業(yè)單位要從實(shí)際情況出發(fā), 提高認識, 加強宣傳和檔案信息資源的開(kāi)發(fā), 遵循“以我為主”的立卷歸檔原則, 深化檔案改革及管理方式, 依法治檔, 明確職責, 從而提高檔案管理的效能, 實(shí)現檔案的現代化、科學(xué)化、標準化、規范化管理。
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