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ACL軟件采購付款過(guò)程審計論文
IT環(huán)境中的采購付款流程是企業(yè)級會(huì )計信息系統的重要組成部分,如圖1所示。與傳統手工業(yè)務(wù)處理相比,IT技術(shù)的應用、企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組及其在ERP等系統中的固化,使得采購付款流程的風(fēng)險管理、內部控制、審計與舞弊調查方面,尤其是對應的實(shí)質(zhì)性測試程序具有極其顯著(zhù)的特點(diǎn),集中體現在獲取數據、準確性和完整性認定的測試、存在與發(fā)生和權利與義務(wù)認定測試三個(gè)方面。
一、獲取數據
實(shí)質(zhì)性測試涉及到從電子會(huì )計文件中提取數據,并加以分析。為此,審計人員需要對產(chǎn)生這些數據的系統和控制,以及存儲這些數據的文件的物理特性有所了解,并借助諸如ACL①之類(lèi)的CAATTs軟件實(shí)現。確認文件的正確版本對審計人員至關(guān)重要。為此審計人員必須了解會(huì )計信息系統中文件備份的步驟,而且只要有可能,就應使用原始文件。雖然使用ACL可直接讀出大部分的順序文件和關(guān)系型數據庫表格,但是復雜的文件結構在分析之前,需要簡(jiǎn)化。簡(jiǎn)化需額外的步驟和特殊程序來(lái)創(chuàng )建一份源文件備份,該備份的格式是ACL軟件可以接受的。如果公司的系統人員運行簡(jiǎn)化處理,審計人員必須確定其所使用的是源文件的正確版本,并且所有相關(guān)的數據都已轉移到備份文件中。
(一)存貨文件
存貨文件含有每種存貨的數量、價(jià)格、供應商以及倉庫地點(diǎn)等數據。系統首先檢查存貨文件中的記錄,找出需要訂購的貨物。當貨物被出售或用于生產(chǎn)后,存貨文件記錄中的存貨數量字段值就要自動(dòng)減少。隨著(zhù)各項存貨數量的減少,當現存數量低于再訂購點(diǎn)時(shí),系統再測試該再訂貨的其他條件,如符合,系統則自動(dòng)生成采購訂單,并發(fā)給供應商,同時(shí)在采購訂單文件中增加一條記錄�，F存數量將一直保持在低于再訂貨點(diǎn),直到從供應商處收到貨物,這個(gè)過(guò)程可能要幾天或幾周。為標記已訂購的貨物,防止系統重復訂貨,在存貨記錄的采購訂單號字段會(huì )填入系統產(chǎn)生的訂單號;否則,該字段值為空。
(二)采購訂單文件和采購訂單產(chǎn)品項目文件
采購訂單文件包含向供應商發(fā)出訂貨的記錄。在貨物抵達之前,記錄一直保持開(kāi)放狀態(tài)。把接收報告編碼填入指定字段后,該記錄當即關(guān)閉。采購訂單產(chǎn)品項目文件包含全部訂購項目,因為每個(gè)交易會(huì )涉及一個(gè)或多個(gè)產(chǎn)品,采購訂單文件中的每條記錄可以對應采購訂單產(chǎn)品項目文件中的一條或多條記錄。采購訂單號和項目編碼這兩個(gè)字段組合起來(lái)共同構成了采購訂單產(chǎn)品項目文件的主關(guān)鍵字。同時(shí),這兩個(gè)字段還提供了采購訂單產(chǎn)品項目文件與采購訂單文件、存貨文件之間的聯(lián)接。
(三)驗收報告文件
當訂購貨物從供應商處抵達公司后,驗收部門(mén)要進(jìn)行清點(diǎn)、檢查,并編制驗收報告文件。驗收員通過(guò)網(wǎng)絡(luò )系統終端,輸入驗貨信息后,系統執行以下任務(wù):1.增加存貨文件中顯存字段的值;2.將采購訂單號字段重新設置為空值,并取消再訂貨條件;3.新建一個(gè)關(guān)于驗收事件的日志記錄;4.將驗收報告編碼放入指定字段中,并關(guān)閉采購訂單文件。
(四)付款憑證文件
對于大多數公司而言,訂貨、驗收和付款中的金額差異是法律關(guān)注的問(wèn)題,必須在批準向供應商付款前將其解決。應付賬款部門(mén)的雇員檢查采購訂單文件和驗收報告文件中的對應記錄,并將這些記錄與供應商發(fā)票比對。如存貨項目、數量和價(jià)格相符,則編制付款憑證。按照供應商的貿易條款和公司的付款政策,填入支付日期并過(guò)賬。在每一個(gè)付款日,付款應用程序選擇到期的應付賬款記錄,通過(guò)在支票日期字段輸入當天日期的方式,將該應付賬款項目標識為“已付”,同時(shí)簽發(fā)支票,寄給供應商。支付憑證文件向審計人員提供了以下三個(gè)重要信息:1.記錄收到供應商發(fā)票的時(shí)間和實(shí)際數量;2.在此期間交易賬戶(hù)中所簽發(fā)支票的日記賬;3.在任何一個(gè)時(shí)點(diǎn)上,付款憑證文件中的開(kāi)放項目代表的就是公司所欠的應付賬款余額。上述文件都需要根據其物理存儲位置和邏輯存儲結構在A(yíng)CL軟件中先行定義文件,在實(shí)質(zhì)性測試階段,審計人員才能采用ACL軟件訪(fǎng)問(wèn)并提取這些文件中的數據。
二、準確性和完整性認定的測試
審計人員常在細節測試之前,首先進(jìn)行賬戶(hù)余額的分析性復核。在采購付款流程中,分析性復核程序可以為審計人員提供關(guān)于應付賬款和相關(guān)費用趨勢的概況,還可以確保交易和賬戶(hù)的完整性合理表達,從而盡可能地減少實(shí)質(zhì)性測試的工作量。實(shí)務(wù)中常用的實(shí)質(zhì)性測試程序如下:
(一)檢查支出憑證中的異常趨勢
過(guò)于集中地從同一家供應商購買(mǎi)商品,可能反映出不正常的商業(yè)依賴(lài)。如果該供應商提高價(jià)格或不按期交貨,就會(huì )給公司造成巨大損失,這也可能存在舞弊行為:采購員或其他管理人員接受了該供應商的高額回扣。存在大量的小額交易的供應商則說(shuō)明采購程序的效率不高。一項對美國多家公司的調研顯示:IT環(huán)境下,一筆采購訂單的處理成本為50—125美元,可見(jiàn)減少與公司做生意的供應商數量就可直接節省交易處理成本。管理層應該考慮減少供應商的數目,增加每次的訂貨品種和數量,以減少訂單的數量。這種現象也給審計人員一個(gè)信號:采購程序中的有效供應商方法沒(méi)有被采用。審計人員可以使用ACL軟件的分層和分類(lèi)功能找出和應付賬款支付程序有關(guān)的各種特點(diǎn)和異�，F象,生成各種累加報告。例如,某公司第一份累加報告給審計人員提供了一個(gè)關(guān)于采購過(guò)程的總體印象:78%的付款憑證的交易額之和僅占同期交易總額的15%;第二份累加報告則顯示了與單個(gè)供應商相關(guān)的商務(wù)活動(dòng):公司中超過(guò)53%的交易是和同一家供應商進(jìn)行的,而其他大多數供應商的交易額只占總交易額的很小部分。
(二)檢查發(fā)票價(jià)格的準確性
比較供應商發(fā)票上的價(jià)格和原始采購訂單上的價(jià)格,是為了測試準確性認定。實(shí)際價(jià)格和預期價(jià)格間的巨大差異可能是因為雇員在授權付款前沒(méi)有檢查相關(guān)文件,或在處理價(jià)格差異時(shí),應付賬款部門(mén)人員超越了他們的權限。使用人工方法,只能對一個(gè)會(huì )計期內處理的數以千計的發(fā)票中的一兩百張樣本進(jìn)行檢查,因此審計人員通過(guò)比較發(fā)票價(jià)格和采購訂單價(jià)格來(lái)確認價(jià)格準確性時(shí),只能用抽樣方法。IT環(huán)境下,通過(guò)ACL的連接功能,將付款憑證文件和采購訂單文件中的數據連接起來(lái)才能進(jìn)行比較,審計人員可以對需要檢查期內的文件中所有發(fā)票的價(jià)格進(jìn)行檢查。實(shí)務(wù)中,ACL生成的輸出文件可能非常大,直接瀏覽這些文件,尋找差錯費時(shí)費力,因此審計人員常常使用過(guò)濾功能,過(guò)濾掉所有訂單金額和實(shí)際金額相同的記錄,只剩下價(jià)格有差異的記錄;再結合ACL的其他功能,審計人員可以分析記錄價(jià)格的總差異,并對其重要性作出判斷。
三、存在與發(fā)生、權利與義務(wù)認定的測試
對已授權的采購訂單,只要從有效供應商處接收到存貨就意味著(zhù)債務(wù)的發(fā)生。但是,很多公司的會(huì )計信息系統在收到供應商的發(fā)票時(shí),才確認債務(wù),并記錄為一項應付賬款。供應商發(fā)票經(jīng)常落后于商品的接收,通常情況下,債務(wù)實(shí)現和確認之間的時(shí)間差不會(huì )影響財務(wù)報告。但在每個(gè)會(huì )計期末時(shí),收到存貨的供應商發(fā)票通常要到下個(gè)會(huì )計期才能收到,也就有可能沒(méi)有包括在應付賬款賬戶(hù)中,審計人員應相應調整債務(wù)記錄。
(一)查找未記錄債務(wù)
查找未記錄債務(wù)涉及付款憑證文件和驗收報告文件。在一個(gè)會(huì )計期內,每條存貨驗收記錄都應該與相應的付款憑證文件中的記錄相符。審計人員再次使用連接功能,將采購訂單文件和驗收報告文件連接起來(lái)。兩個(gè)文件的連接需要以同一個(gè)關(guān)鍵字排序,即采購訂單號。因為付款憑證文件已經(jīng)按照采購訂單號排序了,所以排序后的文件也可用于這項測試,只有驗收報告文件需要按照采購訂單號重新排序。此時(shí)的輸出文件中只需含有與主文件(驗收報告文件)中不相符的記錄清單,即那些審計人員試圖確認為沒(méi)有被記錄為債務(wù)的驗收報告記錄。如果輸出文件不為空,即表明存在與驗收報告文件不相符的采購訂單文件記錄,審計人員必須檢查和判斷是否對應付賬款余額做了適當調整。
(二)查找未授權支付憑證
對于應付賬款高估的風(fēng)險,審計人員應選擇付款文件為主文件,驗收報告文件為從屬文件,重新連接,輸出文件為公司沒(méi)有付款憑證對應的存貨驗收記錄。這可能意味著(zhù)付款的批準只是基于收到供應商的發(fā)票,而沒(méi)有檢查訂購的貨物是否已經(jīng)驗收入庫。沒(méi)有驗收記錄的付款憑證可能隱含一個(gè)舞弊,或者當內部控制環(huán)境較差時(shí),對同一筆采購重復付款。
(三)檢查向供應商重復付款
據調查,全美因為同一筆采購業(yè)務(wù)重復付款而造成的損失,每年高達數千萬(wàn)美元。出現故障的會(huì )計信息系統、計算機程序、數據輸入錯誤和授權控制失敗通常會(huì )造成重復付款。這偶爾也可能是因為不誠實(shí)的供應商對同一次購買(mǎi)發(fā)出兩份不同編碼的供應商發(fā)票,繞過(guò)內部控制造成的。有的供應商發(fā)出多聯(lián)同一發(fā)票,或是在發(fā)票的號碼后添加一個(gè)字母,以形成不同的發(fā)票。使用ACL軟件的重復功能,審計人員能在大批的發(fā)票記錄中查找相同編碼或相同金額的發(fā)票記錄。雖然任何一個(gè)或幾個(gè)字段的組合,都可以用來(lái)測試重復的發(fā)票記錄,但是審計人員必須理解各文件之間的數據傳遞關(guān)系,才能從結果中分析出有用的結論。例如,每一條付款憑證記錄都是為單一供應商發(fā)票的付款而簽署的,每一條發(fā)票記錄都只和一個(gè)采購業(yè)務(wù)相關(guān)。同一個(gè)采購訂單號值在付款憑證文件中一般不應該對應兩個(gè)以上的記錄。如果輸出文件顯示:除了幾條無(wú)序記錄以外有兩條發(fā)票記錄的采購訂單號相同,這時(shí),審計人員需詢(xún)問(wèn)經(jīng)管人員,做進(jìn)一步的檢查。
綜上,IT技術(shù)與企業(yè)信息系統建設使得傳統的審計程序和手段都發(fā)生了深刻的變化。在采購付款流程中,數據獲取方式,準確性和完整性認定,存在與發(fā)生、權利與義務(wù)認定及其測試程序都呈現出各自的特點(diǎn),這對當今審計工作者提出了新的要求和挑戰,也揭示了今后審計研究與發(fā)展的一個(gè)方向。
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