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行政執法文書(shū)及其規范
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一、行政執法文書(shū)概述行政執法文書(shū)是行政執法機關(guān)依照法定的授權、依照一定程序制定的、用于行政管理和行政處罰的書(shū)面的文本和格式，它是行政執法活動(dòng)的書(shū)面形式。行政執法文書(shū)必須由具有行政執法職權的行政機關(guān)制定，而且要符合法定的要求，具有規范的格式。任何其他機關(guān)和個(gè)人均無(wú)權制定行政執法文書(shū)。行政執法文書(shū)是一種必要的形式，是法定的形式。形式反映內容，內容決定形式。行政執法文書(shū)體現的是國家行政權力的權威性和不可抗拒性，體現的是法律規范的強制性，體現的是行政執法的嚴謹程序，關(guān)乎著(zhù)行政執法活動(dòng)的質(zhì)量與效能。法律的實(shí)施要求通過(guò)一定的規范化形式加以表達、傳遞，行政執法文書(shū)就是法律實(shí)施的載體。如果一項法律的實(shí)施沒(méi)有通過(guò)規范的形式表達出來(lái)，輕則只是內部制作人接受批評加以改正，重則影響一個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)理論素質(zhì)，甚至會(huì )使其在行政訴訟中敗訴。
因此，重視行政執法文書(shū)，是一項認真、嚴肅的工作，容不得半點(diǎn)馬虎大意和敷衍塞責。根據行政執法的適用方向不同，在實(shí)踐中可分為衛生行政執法文書(shū)、環(huán)境行政執法文書(shū)、質(zhì)量技術(shù)監督執法文書(shū)、農業(yè)行政執法文書(shū)以及交通行政執法文書(shū)等等。根據行政執法工作的需要，以用途劃分，行政執法文書(shū)可以分為行政強制措施文書(shū)、行政處罰文書(shū)、行政執法筆錄文書(shū)、行政執法函件文書(shū)和行政執法檔案文書(shū)等五種。其中，行政強制措施文書(shū)包括決定采取行政強制措施的命令、決定、意見(jiàn)等文書(shū)，一般多在現場(chǎng)檢查時(shí)使用。行政處罰文書(shū)是作出行政處罰決定的文書(shū)，只限于實(shí)施行政處罰時(shí)使用。行政執法筆錄文書(shū)主要是行政執法人員實(shí)施現場(chǎng)檢查、調查取證、核實(shí)情況或者申請行政復議時(shí)所使用的書(shū)面筆錄。行政執法函件文書(shū)是指傳遞行政執法的告知、移送、建議、回執等信息的文書(shū)。行政執法檔案文書(shū)是行政執法立卷建檔所需要的文書(shū)。
二、制定行政執法文書(shū)的目的（一）行政執法程序的要求，是行政執法的必要憑證。首先，下達關(guān)于行政執法的指令、要求和決定時(shí)，如果口頭下達，不僅在層層下達時(shí)容易出現失誤和不準確，更容易造成執行難的問(wèn)題。其次，從應訴方面來(lái)說(shuō)，這也是行政執法的必要憑證。行政機關(guān)制定執法文書(shū)，也是應訴時(shí)所必備的。訴訟講求證據，行政機關(guān)要證明自己的行政執法的合法性和合理性，必需有切實(shí)的證據。因此，制定執法文書(shū)，是行政執法的必要憑證，是行政機關(guān)證明自己行政行為的書(shū)面依據和法律根據，是使行政機關(guān)免于敗訴風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節。
�。ǘ┓奖愦鏅n，便于參考和查閱。制作行政執法文書(shū)還有一個(gè)考慮就是方便存檔。同時(shí)由于案卷記載了某一具體案件辦理過(guò)程中的詳細材料，它是一定時(shí)期行政執法工作的歷史資料檔案，方便查閱。將行政執法文書(shū)制作成文書(shū)，相比口頭執法可以保存。因為種種原因，一些行政執法的結果可能被查閱和重新界定，因此，原來(lái)的執法文書(shū)的存在就很重要，因為這樣可以方便參考。
�。ㄈ┦剐姓䦂谭l理化，清晰化。制作執法文書(shū)，則需要將行政執法的全過(guò)程詳細、條理地記錄下來(lái)，事實(shí)清楚，證據充分，同時(shí)輔以一定的說(shuō)明，更便于理解。而且這樣條理而又清晰的書(shū)面文字也便于應訴。因為一旦起了爭執需要進(jìn)行行政訴訟，則這樣的書(shū)面材料便可以清楚地記錄行政機關(guān)的行政管理或者處罰行為，怎樣的現場(chǎng)情況，怎樣的調查，以及有什么樣的證據等等，都羅列得很清楚很條理，便于法院采納和查證案情，也有利于更有力地維護行政機關(guān)的合法權益。
三、行政執法文書(shū)制作中出現的問(wèn)題及其規范化實(shí)體方面的問(wèn)題及規范必備文書(shū)的不適當省略現象及規范。以質(zhì)量技術(shù)監督執法文書(shū)為例，質(zhì)量技術(shù)監督執法文書(shū)除案卷、卷內目錄外必須使用的文書(shū)有9種，即現場(chǎng)檢查筆錄、立案審批表、調查筆錄、案件討論記錄、通知、相對人陳述申辯筆錄、行政處罰決定書(shū)、送達有關(guān)文書(shū)和結案審查表。缺少任何一種都屬于文書(shū)不齊備，但在實(shí)際辦案過(guò)程中往往就會(huì )出現問(wèn)題，如省略行政案件討論筆錄、不制作行政相對人陳述申辯筆錄等，影響了執法文書(shū)的嚴肅性，也直接影響了行政執法的有效性。針對這種不當省略現象，我們應該引起足夠的重視。首先要從思想上予以重視。因為行政執法文書(shū)不僅是對行政相對人的一種處罰文書(shū)，更是要存檔的文書(shū)，是以后閱卷或者訴訟中賴(lài)以存在的基礎性文書(shū)。因此，做好這一步，規范文書(shū)形式步驟是必要的。其次，工作人員在行政執法過(guò)程中應認真嚴肅地制作行政執法文書(shū)，任何一個(gè)環(huán)節，任何一個(gè)步驟都要有明確的記錄和表述，不能因為其只是一種步驟而不是結論性東西而加以省略，否則便會(huì )使行政執法文書(shū)的有效性大打折扣。
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