會(huì )計信息化下事業(yè)單位網(wǎng)上報銷(xiāo)的問(wèn)題及對策論文
摘要：隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)+及人工智能的迅速普及，事業(yè)單位財務(wù)報銷(xiāo)模式由傳統的手工模式向網(wǎng)上報銷(xiāo)模式轉變。本文以某事業(yè)單位網(wǎng)上報銷(xiāo)中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，針對該事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)日益繁多、各項經(jīng)費逐漸增加、報銷(xiāo)業(yè)務(wù)量與日俱增，對該事業(yè)單位傳統報銷(xiāo)存在的不足進(jìn)行分析，對該事業(yè)單位實(shí)施網(wǎng)上報銷(xiāo)的可行性進(jìn)行研究，為推動(dòng)該事業(yè)單位財務(wù)管理現代化，提升財務(wù)管理水平奠定基礎。
關(guān)鍵詞：會(huì )計信息化 事業(yè)單位 網(wǎng)上報銷(xiāo) 問(wèn)題對策
近年來(lái)隨著(zhù)我國事業(yè)單位規模的擴大，經(jīng)費來(lái)源呈現出多元化趨勢。事業(yè)單位傳統的財務(wù)報銷(xiāo)模式中的報銷(xiāo)手續復雜、報賬時(shí)間的分布缺乏均衡性、廣大工作人員等候時(shí)間較長(cháng)、業(yè)務(wù)審批效率低下，從而造成了巨大的財務(wù)審核壓力，并且預算審批效果較差，這些問(wèn)題的存在已經(jīng)無(wú)法適應現代財務(wù)管理提出的新要求。S事業(yè)單位財務(wù)工作量大、報賬經(jīng)費項目繁多，已經(jīng)基本實(shí)現了財務(wù)傳統報銷(xiāo)模式的轉化，雖然已經(jīng)擺脫了手工記賬中存在的各種弊端，但是隨著(zhù)該事業(yè)單位報銷(xiāo)業(yè)務(wù)量的不斷激增，再加之報賬時(shí)間較為集中、財務(wù)審核壓力巨大、信息化程度低等問(wèn)題逐漸凸顯出來(lái)。針對這些問(wèn)題，需要在該事業(yè)單位中構建以電子化、信息化為基本手段，實(shí)現業(yè)務(wù)辦理程序的簡(jiǎn)單化，并進(jìn)一步規范單據的填報、財務(wù)制單的自動(dòng)化、付款方式電子化為主要目標的新型財務(wù)報銷(xiāo)管理系統。
1 我國會(huì )計信息系統的發(fā)展歷程與趨勢
1.1我國會(huì )計信息系統的發(fā)展歷程
我國在財務(wù)管理中使用計算機開(kāi)始于20世紀70年代末，主要是由長(cháng)春第一汽車(chē)制造廠(chǎng)首先利用計算機輔助進(jìn)行會(huì )計核算。在大數據時(shí)代，面對日益激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境，現代企業(yè)要想在市場(chǎng)競爭中獲得一席之地，就必須對各種財務(wù)信息進(jìn)行有效整合、對財務(wù)數據進(jìn)行準確分析，便以此為契機來(lái)應對變化莫測的市場(chǎng)競爭，從而幫助企業(yè)做出正確的戰略決策。這一目標的實(shí)現需要企業(yè)結合自身實(shí)際業(yè)務(wù)，構建一套以計算機網(wǎng)絡(luò )環(huán)境為基礎，集合了計劃管理、人事管理、財務(wù)管理等于一體的集成性、綜合性系統，從而為企業(yè)的正確決策提供科學(xué)的數據依據。面對這一大環(huán)境，企業(yè)計算機會(huì )計信息系統的建設應向著(zhù)綜合管理模式的方向發(fā)展。
1.2會(huì )計信息系統發(fā)展的趨勢
在如今這個(gè)經(jīng)濟全球化發(fā)展、信息化與網(wǎng)絡(luò )化不斷更新的年代，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在企業(yè)管理中的應用越來(lái)越廣泛，由于傳統的財務(wù)管理模式存在較大的局限性，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當前社會(huì )發(fā)展的要求，財務(wù)管理的信息化發(fā)展趨勢更加明朗。會(huì )計信息系統的發(fā)展將會(huì )呈現出如下幾種趨勢：實(shí)現會(huì )計信息系統與其他系統的關(guān)聯(lián)性，實(shí)現財務(wù)管理系統與其他系統的一體化和協(xié)同性，會(huì )計信息系統功能模塊逐漸增加并趨于完善。
2 計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)——會(huì )計信息系統的技術(shù)支撐
2.1計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的基本內涵
所謂計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)主要是指將分布于不同地理位置的計算機，充分利用各種通信設備進(jìn)行連接，互聯(lián)成一個(gè)具有強大功能的計算機系統，不同的計算機之間彼此遵循相應的協(xié)議，從而實(shí)現了信息的有效傳遞，硬件、軟件、數據信息等相關(guān)資源的共享和整合利用。
2.2計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的主要功能
計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)具有強大的功能，主要表現在：實(shí)現了數據間的相互通信功能，實(shí)現了資源共享功能，實(shí)現了用戶(hù)間的信息交換功能。
2.3計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在財務(wù)管理中的應用
在信息化不斷發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和信息技術(shù)在各行各業(yè)中的應用為各行各業(yè)的發(fā)展提供了便利。構建符合事業(yè)單位發(fā)展的財務(wù)報銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò )管理系統，能夠有效解決在傳統財務(wù)報銷(xiāo)模式中存在的問(wèn)題，并且能夠進(jìn)一步優(yōu)化報賬流程，使財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò )保持通暢，實(shí)現財務(wù)數據的集中化、標準化、流程化處理。從而為財務(wù)管理與決策提供巨大的支撐。
3 事業(yè)單位報銷(xiāo)管理系統中存在的問(wèn)題分析——以S事業(yè)單位為例
3.1 S事業(yè)單位基本情況介紹
S事業(yè)單位屬于社會(huì )科學(xué)研究單位，創(chuàng )建于1958年，是新中國最早建立的社會(huì )科學(xué)院，上海唯一的綜合性人文和社會(huì )科學(xué)研究機構，是全國最大的地方社會(huì )科學(xué)院之一。在職工作人員約760人，其中50%以上擁有博士學(xué)位，正高133人，副高194人。S社會(huì )科學(xué)院是首批國務(wù)院學(xué)位委員會(huì )批準的學(xué)位授予單位。目前擁有8個(gè)博士學(xué)位授權點(diǎn)、62個(gè)碩士學(xué)位授權點(diǎn)、2個(gè)博士后科研流動(dòng)站，面向全球招收國外留學(xué)生。在讀研究生650余人。
3.2 S事業(yè)單位報銷(xiāo)管理信息系統中存在的問(wèn)題
3.2.1信息化程度較低
S單位非常重視信息化建設與發(fā)展的步伐，但是各部門(mén)彼此之間信息系統構建缺乏兼容性，從而在單位內部形成一座座信息孤島，特別是財務(wù)預算系統與科研管理系統、人事管理系統之間缺乏無(wú)縫鏈接，缺乏有效的對接端口，各個(gè)部門(mén)管理未能在同一系統中有效銜接，經(jīng)費管理條塊分割，渠道不暢，從而對報銷(xiāo)效率的提升產(chǎn)生了制約作用，監督也無(wú)法落實(shí)。無(wú)法做到財務(wù)信息的快速查詢(xún)、有效共享、財務(wù)人員大量的工作時(shí)間花在數據整理輸入當中，會(huì )計信息的質(zhì)量和數據的準確率堪憂(yōu)。
3.2.2對預算控制的效果較差
S單位采取的預防管理是由各部門(mén)手工進(jìn)行預算編制、然后再由財務(wù)部門(mén)進(jìn)行審批、計算機控制等相融合的管理模式，其中耗時(shí)最大的是手工編制環(huán)節和人工審批環(huán)節。在該單位預算報送期間，很多部門(mén)為了能夠及時(shí)報送預算數據出現了預算編制隨意、預算定額缺乏合理性與科學(xué)性、預算編制不合理不科學(xué)的問(wèn)題。在實(shí)行網(wǎng)上報銷(xiāo)系統后，各職能部門(mén)的負責人、各項經(jīng)費的管理者與決策者能夠實(shí)現對項目經(jīng)費使用情況的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)掌控，通過(guò)集團財務(wù)系統了解相關(guān)信息，并對信息進(jìn)行統計分類(lèi)。從表面上看，S單位已經(jīng)實(shí)現了動(dòng)態(tài)預算控制，但是在實(shí)際中的應用并不盡如人意。如，預算執行效果差，項目的管理者只能通過(guò)項目經(jīng)費本動(dòng)態(tài)預算控制參與預算的執行，但是并未真正參與到預算的編制過(guò)程中，預算編制仍使用的是傳統的手工方式，當出現預算不合理需要進(jìn)行調整時(shí)，作為項目的管理者需要往返于科研部門(mén)、財務(wù)部門(mén)進(jìn)行申請；S單位有大量的專(zhuān)項經(jīng)費、科研經(jīng)費，要想真正實(shí)現預算的全面控制，工作量巨大。
3.2.3業(yè)務(wù)簽批的效率較低
通過(guò)調查發(fā)現，S單位中的廣大職工對報銷(xiāo)業(yè)務(wù)的審批流程并不滿(mǎn)意，如審批所占用的時(shí)間較長(cháng)、各級領(lǐng)導簽字繁多，這已經(jīng)成為影響報銷(xiāo)的主要問(wèn)題。在傳統的報銷(xiāo)模式中，職工必須手持報銷(xiāo)單據到本部門(mén)負責人處簽字審批，然后再根據報銷(xiāo)經(jīng)費的用途到各責任處室負責人處進(jìn)行審批簽字。但是簽字的過(guò)程并非一帆風(fēng)順，需要報銷(xiāo)人員靠運氣，而遇到負責領(lǐng)導外出或開(kāi)會(huì )時(shí)與之相關(guān)的報銷(xiāo)業(yè)務(wù)只能向后拖延，有時(shí)甚至會(huì )出現嚴重超出報銷(xiāo)時(shí)限的問(wèn)題，還可能出現報銷(xiāo)單據丟失的問(wèn)題。
3.2.4財務(wù)審核的壓力較大效率低下
作為S單位的財務(wù)人員應該對報銷(xiāo)的各項憑證單據逐一進(jìn)行審核，主要審核事項和科研項目是否存在一定的關(guān)聯(lián)性、合理性，是否符合預算，審核發(fā)票、合同及相關(guān)材料是一致性是否缺少單據、漏查。審核是否超過(guò)標準，比如出國經(jīng)費是否符合《因公臨時(shí)出國經(jīng)費管理辦法》經(jīng)費標準。由于科研經(jīng)費發(fā)票量過(guò)大，項目過(guò)多，而有些報銷(xiāo)人員影響著(zhù)會(huì )計審核人員的職場(chǎng)前途，若是經(jīng)常拒絕，人際關(guān)系會(huì )難處，造成財務(wù)人員審核走過(guò)場(chǎng)情況時(shí)常出現。
3.2.5支付方式存在問(wèn)題
對于S單位報銷(xiāo)資金支付環(huán)節，出于對單位財務(wù)的安全和操作復雜程度考慮及上海財政要求，先是通過(guò)上海市市級財政專(zhuān)項資金統一管理平臺審批然后再通過(guò)銀行的對公窗口進(jìn)行批量辦理。該單位的會(huì )計工作人員只負責統計數據金額，而資金流轉工作由該單位的出納人員完成，每月定期將匯總的報銷(xiāo)款項及金額通過(guò)銀行打入到該單位員工的工資卡和公務(wù)卡中。由于卡號眾多，卡號的準確性難保證，無(wú)法支付，退票現象頻出。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )資金支付技術(shù)的逐漸成熟，微信支付、支付寶等較為便捷的小額現金流轉支付方式，大大減輕了財務(wù)人員工作量，而網(wǎng)上銀行的實(shí)施則節約了在銀行排隊及路途中花費的時(shí)間耗費。
3.2.6查詢(xún)系統缺乏時(shí)效性、功能性
S單位現在使用集團財務(wù)軟件系統，只有財務(wù)人員完成當月憑證的記賬之后才能查詢(xún)項目經(jīng)費進(jìn)度，而項目負責人希望實(shí)時(shí)的了解項目經(jīng)費到賬、使用和結余情況，信息嚴重滯后。實(shí)行網(wǎng)上報銷(xiāo)系統的主要目的是要突破時(shí)間和空間的限制，盡量避免線(xiàn)下操作，但是在實(shí)際應用過(guò)程中，該單位網(wǎng)上查詢(xún)系統卻缺乏功能性和時(shí)效性。無(wú)法實(shí)現經(jīng)費使用全過(guò)程監督，無(wú)預算和超預算現象頻出。
4 會(huì )計信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位網(wǎng)上報銷(xiāo)的策略
4.1實(shí)現報銷(xiāo)流程的再造
針對該事業(yè)單位報銷(xiāo)流程繁瑣低效的問(wèn)題，實(shí)現報銷(xiāo)流程的再造勢在必行。所謂流程再造，主要是指將現有流程中存在的缺陷徹底消除，盡量減少非增值過(guò)程、對繁瑣過(guò)程進(jìn)行分化、對關(guān)鍵流程進(jìn)行改善，并在現代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的支撐下實(shí)現對報銷(xiāo)流程的重組優(yōu)化設計，并以此為基礎開(kāi)發(fā)網(wǎng)上報銷(xiāo)系統。讓那些消耗時(shí)間的業(yè)務(wù)流程在財務(wù)系統以外的場(chǎng)所完成并行，從而突破時(shí)間與空間的界限，減少報銷(xiāo)業(yè)務(wù)在財務(wù)部門(mén)的時(shí)間消耗，在該單位財務(wù)人員編制不增加的情況下解決報銷(xiāo)難題。
4.2實(shí)現審批流程的數字化
S單位報銷(xiāo)人員在進(jìn)行報銷(xiāo)時(shí)，應先在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統中提交表單，然后進(jìn)入報銷(xiāo)流程，直到收到報銷(xiāo)款項期間不做任何操作，而只是在空閑時(shí)將報銷(xiāo)的相關(guān)單據送到財務(wù)部門(mén)即可。把現代信息技術(shù)手段的支撐下財務(wù)部門(mén)核對工作工作量大大減輕，徹底解放了財務(wù)人員勞動(dòng)力。各種合法的報銷(xiāo)單據通過(guò)網(wǎng)上報銷(xiāo)系統，依次流轉給不同的領(lǐng)導進(jìn)行簽字審批，領(lǐng)導使用的安全簽名技術(shù)避免了被模仿的隱患，從而保證了簽批的唯一性和安全性。
4.3實(shí)現與預算管理系統的集成
當報銷(xiāo)人員提交報銷(xiāo)單據時(shí)，系統會(huì )對其報銷(xiāo)經(jīng)費預算的合法性進(jìn)行檢查，對于超出預算的報銷(xiāo)單據不能進(jìn)行提交，這就要求報銷(xiāo)人員不得不重新審視預算的控制問(wèn)題。系統與預算管理系統的集成，許多報銷(xiāo)人員不需要登錄單位的預算系統就能在腦海中形成預算的概念，從而實(shí)現了對預算的事前控制。全程規范預算的可執行性、嚴肅性、合理性。對于需要調整或不合理的預算可以通過(guò)審批程序進(jìn)行調整�？梢�(jiàn)，網(wǎng)上報銷(xiāo)系統的實(shí)施實(shí)現了對經(jīng)費預算的全過(guò)程、實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)化監管，對各項預算進(jìn)度進(jìn)行了合理而科學(xué)的控制，為該單位實(shí)行全面預算管理的精細化奠定了基礎。
4.4簡(jiǎn)化審批手續
為了有效避免一項報銷(xiāo)業(yè)務(wù)涉及多件審批材料的問(wèn)題，網(wǎng)上報銷(xiāo)系統必須盡可能將各類(lèi)審批報表進(jìn)行細化、整合與完善，并將其并入到系統中。如，差旅費的報銷(xiāo)業(yè)務(wù)中可以將國內公務(wù)出差審批單整合到網(wǎng)上報銷(xiāo)系統中，出差人在出差前進(jìn)行網(wǎng)上填寫(xiě)，經(jīng)審批合格后系統可以選擇調用該出差審批單，并作為報銷(xiāo)的附件進(jìn)行打印。
4.5預先設定相應的標準與公式
上海市財政局頒布過(guò)差旅費、會(huì )議費、培訓費、出國經(jīng)費等費用的支出標準，這就要求S事業(yè)單位必須事先在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統中設定統一的歸口和標準，設定統一的計算公式，盡量避免出現返工的現象。如，在會(huì )議費用報銷(xiāo)的預算部分中，可以設定各級會(huì )議的各項費用標準，當職工發(fā)起會(huì )議費用報銷(xiāo)申請時(shí)，只需填寫(xiě)參加會(huì )議人數、會(huì )議的級別、開(kāi)會(huì )的天數，就可以由計算機自動(dòng)計算出相關(guān)的餐飲費、會(huì )議室租用費、會(huì )議住宿費等費用上限，超出上限就無(wú)法提交報銷(xiāo)單據。
4.6實(shí)現無(wú)現金支付系統的完善
S事業(yè)單位在實(shí)施網(wǎng)上報銷(xiāo)系統時(shí)必須依托上海市市級財政專(zhuān)項資金統一管理平臺，通過(guò)系統的無(wú)縫對接，徹底打通財政平臺、銀行與單位的支付通道，通過(guò)國庫直接支付和公務(wù)卡等新型結算系統的使用徹底改造傳統的、低效的資金支付流程和手續，在保證資金安全的同時(shí)最大限度地提升資金使用效率。財務(wù)人員無(wú)需每日盤(pán)點(diǎn)現金庫存，大額現金報銷(xiāo)也無(wú)需預約，實(shí)現少見(jiàn)人，不見(jiàn)錢(qián)的財務(wù)環(huán)境。減少了報銷(xiāo)人攜帶和管理現金的風(fēng)險。
4.7實(shí)現憑證自動(dòng)生成記賬功能
由于網(wǎng)上填報報銷(xiāo)單據的時(shí)候，已經(jīng)將事由、科目、項目等憑證要素填報完畢，故只要復核沒(méi)問(wèn)題，一旦報銷(xiāo)程序完畢，報銷(xiāo)數據就可直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)為平臺和記賬財務(wù)軟件對接，按照事先設置好的軟件程序，直接生成記賬憑證，做到了不同軟件間的數據傳輸、避免了手工錄入記賬的人為失誤，防止錯制、重制和漏制憑證，大大提高了財務(wù)工作的效率。
4.8加強對財務(wù)報賬相關(guān)知識的宣傳及培訓
新系統新技術(shù)的使用對事業(yè)單位職工計算機應用能力提出了更高的要求，由于在我國大部分事業(yè)單位中員工年齡結構層次不同，對計算機的熟練操作掌握不同，對新系統的適應能力也存在欠缺，因此，為了確保網(wǎng)上報銷(xiāo)系統的應用，必須在事業(yè)單位中加大宣傳力度，對員工進(jìn)行培訓，使員工能夠盡快掌握網(wǎng)上報銷(xiāo)系統的常用功能，盡量避免錯誤操作的發(fā)生，有效降低由于不正確使用系統而導致的差異。
4.9實(shí)現對預約報銷(xiāo)的優(yōu)先處理
經(jīng)費經(jīng)辦人員原本需在財務(wù)部門(mén)排隊進(jìn)行經(jīng)費處理過(guò)程，如遇問(wèn)題，還得往返數次，耗費人力、物力并導致報銷(xiāo)周期較長(cháng)。實(shí)施網(wǎng)上報銷(xiāo)系統后，事業(yè)單位的報銷(xiāo)人員應該在報銷(xiāo)時(shí)先進(jìn)行網(wǎng)上預約，單位的財務(wù)人員可以通過(guò)系統查詢(xún)獲得某一時(shí)間段報銷(xiāo)的預約量，如果報銷(xiāo)比較繁忙可以增加工作人員，而當報銷(xiāo)預約數超過(guò)系統規定的上限時(shí)系統會(huì )對報銷(xiāo)人員做出報銷(xiāo)預約時(shí)間推遲的提示。預約報銷(xiāo)的優(yōu)先處理實(shí)現了辦公資源的有效整合，合理分配了業(yè)務(wù)工作量，最大限度的提高了辦公效率。
綜上所述，現代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用使得傳統業(yè)務(wù)系統面臨新的環(huán)境，這就要求我們必須使用全新的思路和技術(shù)手段，不斷進(jìn)行創(chuàng )新與改變。事業(yè)單位網(wǎng)上報銷(xiāo)系統的實(shí)施大幅提升了事業(yè)單位財務(wù)管理大幅提升了事業(yè)單位財務(wù)管理，財務(wù)部門(mén)主要精力轉向更有價(jià)值、與業(yè)務(wù)緊密結合的財務(wù)管理。
參考文獻：
[1] 李文慧.應用網(wǎng)上報銷(xiāo)系統強化財務(wù)報銷(xiāo)管控[J].煉油與化工，2014（2）：48- 50.
[2] 王謙，王浩.高校網(wǎng)上報賬的系統的構建[J].電腦知識與技術(shù)，2014（11）：2687- 2688.
[3] 潘峰.淺談高校無(wú)現金報賬的優(yōu)勢、衍生的新問(wèn)題及對策[J].江蘇商論，2014（8）： 234- 235.
[4] 侯晶，張秀芹.大數據時(shí)代下企業(yè)財務(wù)信息化探討[J].價(jià)值工程，2015 （28）：55- 56.
[5] 楊茜.高校財務(wù)報銷(xiāo)新模式探討——開(kāi)展網(wǎng)上自助報銷(xiāo)[J].商，2016（26）：66- 67 .
[6] 丁宏.網(wǎng)上報銷(xiāo)系統提升服務(wù)質(zhì)量與財務(wù)管理水平[J].財經(jīng)界，2013，（21）：170- 171.
[7] 莊麗.科研事業(yè)單位網(wǎng)上報銷(xiāo)財務(wù)控制系統基礎建設[J].財會(huì )研究，2013（23）：227.
【會(huì )計信息化下事業(yè)單位網(wǎng)上報銷(xiāo)的問(wèn)題及對策論文】相關(guān)文章：
會(huì )計信息化背景下高校網(wǎng)上報銷(xiāo)的問(wèn)題及對策11-15
高校財務(wù)報銷(xiāo)審核中的問(wèn)題與完善對策論文12-11
事業(yè)單位會(huì )計制度存在的問(wèn)題及對策畢業(yè)論文03-20
信息化下企業(yè)財務(wù)會(huì )計挑戰與對策論文02-22
煤炭企業(yè)會(huì )計信息化內部控制問(wèn)題及對策的會(huì )計畢業(yè)論文12-06
會(huì )計改革下會(huì )計信息化的論文04-01
網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下會(huì )計電算化存在的問(wèn)題以及對策論文11-17
人本思想在事業(yè)單位管理中的運用問(wèn)題及對策論文11-16
- 相關(guān)推薦