會(huì )計信息化背景下高校網(wǎng)上報銷(xiāo)的問(wèn)題及對策
隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人與人之間溝通方式也發(fā)生了轉變，微信逐漸成為了目前人們溝通的主要方式。那么，會(huì )計信息化背景下，高校網(wǎng)上報銷(xiāo)還存在哪些問(wèn)題呢?
高校網(wǎng)上報銷(xiāo)的主要流程為：高校教職工登錄學(xué)校網(wǎng)上報銷(xiāo)系統→根據報銷(xiāo)業(yè)務(wù)的類(lèi)型，填寫(xiě)相應的報銷(xiāo)單據→選擇經(jīng)費編碼、預算指標以及結算方式等信息→填報信息核對無(wú)誤后保存并送審→打印網(wǎng)上報銷(xiāo)單，履行相應的簽字審批手續后，連同原始票據一同送至財務(wù)部門(mén)初審窗口→初審通過(guò)后，由會(huì )計人員對教職工填制的網(wǎng)上報銷(xiāo)單進(jìn)行審核通過(guò)后，生成記賬憑證。
一、高校網(wǎng)上報銷(xiāo)的特點(diǎn)
(一)提高了報銷(xiāo)的工作效率
對于報賬人員來(lái)說(shuō)不再需要排隊等候報銷(xiāo)，履行完網(wǎng)上報銷(xiāo)的流程后，便可隨時(shí)在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統查詢(xún)報銷(xiāo)的進(jìn)度，減少了報賬人員報銷(xiāo)所用的時(shí)間，也緩解了報銷(xiāo)排大隊的情況;對于會(huì )計人員來(lái)說(shuō)，網(wǎng)上報銷(xiāo)系統內設置了超預算、超范圍的審核規則，預算額度、預算指標與經(jīng)濟科目的匹配等都由系統控制，會(huì )計人員只需做好相關(guān)票據的審核工作，降低了會(huì )計核算的差錯率，提高了財務(wù)工作的效率。
(二)提高了經(jīng)費使用的效率
報賬人員在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統填寫(xiě)的報銷(xiāo)金額要在經(jīng)費可用額度范圍內，如果超出相應的額度，填寫(xiě)的報銷(xiāo)單將無(wú)法保存。報賬人員也可以通過(guò)網(wǎng)上報銷(xiāo)系統查詢(xún)相應的報銷(xiāo)業(yè)務(wù)，及時(shí)掌握經(jīng)費的去向、查詢(xún)經(jīng)費可用額度，合理安排開(kāi)支，提高了經(jīng)費的使用效率[1]。同時(shí)，報賬人員只有在部門(mén)或項目經(jīng)費的負責人授權后才可以進(jìn)行相應的網(wǎng)上報銷(xiāo)，這也在一定程度上規避了經(jīng)費被盜用或錯用的風(fēng)險。
(三)提升了財務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平
網(wǎng)上報銷(xiāo)實(shí)現了從“報銷(xiāo)難、排長(cháng)隊”到“無(wú)等候報銷(xiāo)”的轉變，報賬人員無(wú)需再耗費大量的時(shí)間和精力去排隊等候報銷(xiāo)，大大的拉近了財務(wù)人員與報賬人員之間的距離，提升了報賬人員對財務(wù)政策的理解。同時(shí)，網(wǎng)上報銷(xiāo)的增多也為財務(wù)工作人員提供了一個(gè)相對安靜、和諧的工作環(huán)境。不僅提高了廣大師生對財務(wù)部門(mén)的滿(mǎn)意度，也提升了財務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平。
二、高校網(wǎng)上報銷(xiāo)存在的問(wèn)題
(一)部分報賬人員不適應網(wǎng)上報銷(xiāo)系統
推行網(wǎng)上報銷(xiāo)，需要報賬人員了解網(wǎng)上報銷(xiāo)的操作流程、授權機制、報銷(xiāo)模塊等相關(guān)信息，網(wǎng)上報銷(xiāo)單的所有信息的填寫(xiě)都需要由報賬人員來(lái)完成，有些報銷(xiāo)單填寫(xiě)的內容也比較復雜，例如差旅費報銷(xiāo)單，需要報賬人員填寫(xiě)出差行程、計算差旅補助等。
有些報賬人員對網(wǎng)上報銷(xiāo)操作系統不適應或是忙于教學(xué)與科研，不愿花費太多的時(shí)間去學(xué)習網(wǎng)上報銷(xiāo)。
因此，他們仍然會(huì )選擇傳統的排隊等候的報銷(xiāo)方式，這也在一定程度上限制了網(wǎng)上報銷(xiāo)的推廣。
(二)網(wǎng)上報銷(xiāo)返工率高，信息反饋不暢通
報賬人員選擇網(wǎng)上報銷(xiāo)后，無(wú)需在財務(wù)大廳排隊等候。
會(huì )計人員在審核的過(guò)程中經(jīng)常會(huì )遇到報賬人員粘貼的票據不合規、報銷(xiāo)簽字審批手續不全、指標與經(jīng)濟科目選擇不符等問(wèn)題。
如果存在票據不合規等問(wèn)題時(shí)，報銷(xiāo)單則需要退回編制人，會(huì )計人員也會(huì )通過(guò)電話(huà)與報賬人員進(jìn)行溝通，需要報賬人員在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統重新填制，并遞交到初審窗口。
但在通過(guò)電話(huà)溝通的過(guò)程中，也存在著(zhù)教職工忙于教學(xué)與科研沒(méi)有及時(shí)聯(lián)系到報賬人或是填寫(xiě)的聯(lián)系方式有誤等問(wèn)題，從而耽擱報銷(xiāo)。
隨著(zhù)網(wǎng)上報銷(xiāo)業(yè)務(wù)量的增加，網(wǎng)上報銷(xiāo)單的返工量也隨之增加，這就需要會(huì )計人員花費大量的時(shí)間去與報賬人員進(jìn)行溝通，這也在一定程度上影響了報賬效率。
(三)網(wǎng)上報銷(xiāo)的財務(wù)審批功能不完備
報賬人員采用網(wǎng)上報銷(xiāo)后，報銷(xiāo)單的填制都在網(wǎng)上進(jìn)行，但簽字審批還要按照傳統的審批流程。
不同的經(jīng)費、根據金額的大小都會(huì )履行不同的簽字審批流程，報賬人員需要等到報銷(xiāo)單上相關(guān)部門(mén)全部審批通過(guò)后，才可以將報銷(xiāo)單和原始票據交到財務(wù)初審窗口。
由于有些經(jīng)費的報銷(xiāo)金額較大，需要審批的部門(mén)較多，如果某個(gè)環(huán)節出現問(wèn)題，整個(gè)審批過(guò)程花費的時(shí)間就會(huì )增加。
由于網(wǎng)上報銷(xiāo)系統還沒(méi)有實(shí)現經(jīng)費報銷(xiāo)網(wǎng)上審批功能，這也在一定程度上阻礙了網(wǎng)上報銷(xiāo)的推廣。
三、優(yōu)化高校網(wǎng)上報銷(xiāo)的對策
(一)加大網(wǎng)上報銷(xiāo)的宣傳和培訓工作
面對新鮮事物都有一個(gè)適應的過(guò)程，為了讓報賬人員更快的熟悉和適應網(wǎng)上報銷(xiāo)，財務(wù)部門(mén)就要加大對網(wǎng)上報銷(xiāo)的宣傳力度，可以通過(guò)學(xué)校和部門(mén)主頁(yè)、學(xué)校公文流轉、微信群和QQ群等多種渠道宣傳網(wǎng)上報銷(xiāo)，并上傳和印發(fā)網(wǎng)上報銷(xiāo)系統使用手冊、網(wǎng)上報銷(xiāo)操作流程、注意事項等相關(guān)資料，讓廣大師生充分了解網(wǎng)上報銷(xiāo)的快捷和便利。
同時(shí)，也要有針對性的做好培訓工作。
對于經(jīng)費和項目負責人，主要培訓網(wǎng)上報銷(xiāo)的授權審批和查詢(xún)功能等相關(guān)內容;對于學(xué)院及各部門(mén)的報賬人員，主要培訓網(wǎng)上報銷(xiāo)系統不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)的操作流程、經(jīng)濟科目的選擇以及常見(jiàn)的一些問(wèn)題的解答等。
(二)搭建信息化互動(dòng)平臺，加強雙方的溝通
隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人與人之間溝通方式也發(fā)生了轉變，微信逐漸成為了目前人們溝通的主要方式。
微信能夠隨時(shí)隨地的接收信息，能夠提供文字、圖片、語(yǔ)音、視頻等多種信息傳遞形式，更容易被廣大師生接受[2]。
通過(guò)搭建微信平臺，會(huì )計人員可以將審核過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題及時(shí)反饋給報賬人員，便于雙方的溝通聯(lián)系。
同時(shí)，財務(wù)部門(mén)可以將報銷(xiāo)相關(guān)規定、網(wǎng)上報銷(xiāo)的操作流程、常見(jiàn)問(wèn)題等發(fā)送到微信平臺。
報賬人員也可以對網(wǎng)上報銷(xiāo)過(guò)程中遇到的問(wèn)題隨時(shí)進(jìn)行咨詢(xún)。
通過(guò)搭建微信平臺，加強了財務(wù)人員與報賬人員之間的溝通與交流，增進(jìn)了報賬人員對財務(wù)工作的理解，也提高了網(wǎng)上報銷(xiāo)的成功率。
(三)完善網(wǎng)上報銷(xiāo)的簽字審批功能
網(wǎng)上報銷(xiāo)簽字審批功能應進(jìn)一步完善。
在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統中，建立經(jīng)費網(wǎng)上簽字審批功能模塊。
簽字審批模塊應具有原始票據影像、網(wǎng)上審批、結果查詢(xún)等功能，達到動(dòng)態(tài)審批的效果。
報賬人員填制完成網(wǎng)上報銷(xiāo)單進(jìn)行送審，系統會(huì )根據經(jīng)費的類(lèi)型、報銷(xiāo)的額度、所屬部門(mén)等信息將網(wǎng)上報銷(xiāo)單流轉到相應的審批模塊，審批人員會(huì )根據網(wǎng)上報銷(xiāo)系統的提示，隨時(shí)調閱網(wǎng)上報銷(xiāo)單和原始票據影像，在網(wǎng)上完成簽字審批手續[3]。
報賬人員也可以在網(wǎng)上報銷(xiāo)系統隨時(shí)查詢(xún)審批結果。
通過(guò)網(wǎng)上簽字審批系統的開(kāi)通，審批人可以隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)上審批，提高了網(wǎng)上報銷(xiāo)單的流轉速度，從而提高了財務(wù)報銷(xiāo)的效率。
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