對高校畢業(yè)生檔案意識弱化的現狀分析及思考

　【論文關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生　檔案意識弱化　對策

【論文摘要】高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，高校畢業(yè)生檔案意識的強弱將對整個(gè)社會(huì )檔案意識的形成產(chǎn)生深刻影響。本文針對當前高校畢業(yè)生檔案意識弱化這一現狀，分析了高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因，并就如何增強高校畢業(yè)生檔案意識提出了對策和方法。

高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習、生活及重要社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是反映學(xué)生綜合素質(zhì)和家庭社會(huì )關(guān)系等方面的主要原始材料，也是用人單位選人、用人決策的重要依據。所謂檔案意識，就是人們對檔案以及檔案工作這一客觀(guān)事物的主觀(guān)反映，是對檔案和檔案工作態(tài)度和認知的總和，它決定了人們對檔案的社會(huì )地位和作用的認識。高校畢業(yè)生檔案意識的強弱直接關(guān)系到高校畢業(yè)生檔案管理水平的高低，因此，增強檔案意識是提高高校畢業(yè)生檔案管理水平的關(guān)鍵。
一、高校畢業(yè)生檔案意識弱化現狀的主要表現
（一）檔案意識淡薄，缺乏關(guān)心檔案去向的意識。高校畢業(yè)生不同程度的存在對檔案重視不夠，沒(méi)有認識到檔案的真正價(jià)值。多數畢業(yè)生對檔案采取漠不關(guān)心甚至完全忽視的態(tài)度，沒(méi)有主動(dòng)關(guān)心自己檔案材料內容和檔案去向的意識。一些畢業(yè)生認為自己的檔案到了單位后“沒(méi)什么用”；另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著(zhù)一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度；有些畢業(yè)生等到再需要檔案時(shí)，回到學(xué)院相關(guān)部門(mén)詢(xún)問(wèn)，已寄回到生源地的畢業(yè)生管理部門(mén)，再進(jìn)行查找就非常困難了。
（二）畢業(yè)生建檔意識薄弱，對檔案管理制度了解不夠。由于畢業(yè)生對學(xué)校檔案管理制度不了解或相關(guān)老師對檔案材料的規范強調不夠，這就造成了學(xué)生在建檔時(shí)出現好多問(wèn)題。如：學(xué)生在填寫(xiě)表格時(shí)用圓珠筆填寫(xiě)，用簡(jiǎn)化字或繁體字簽名，日期填寫(xiě)不完整，文字材料書(shū)寫(xiě)不規范，個(gè)別信息不真實(shí)等，致使檔案雜亂無(wú)體系，殘缺不完整，不能向用人單位反映大學(xué)生的全貌，不能為大學(xué)生就業(yè)提供真實(shí)可靠的依據。
二、高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因分析
（一）歷史原因
由于歷史的原因造成了檔案的封閉性和神秘感，新中國成立以來(lái)，片面強調檔案的機要性和保密性，使得檔案在人們的心中顯得很神秘。談到“檔案”二字，大家都覺(jué)得離自己有一定的距離，給人一種高深莫測之感，往往被人們誤解。改革開(kāi)放后這種誤解有所消除，但任何事物的發(fā)展都需要一個(gè)過(guò)程，因此，要徹底改變這種不成熟的檔案意識還需一定時(shí)日。
（二）社會(huì )原因
進(jìn)入21世紀，隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人才流動(dòng)隨之變得更加活躍和頻繁，整個(gè)社會(huì )彰顯出前所未有的生機與活力。這就加大了社會(huì )檔案管理工作的難度，也更加凸顯了提高檔案管理水平的重要性。同時(shí)，正是這空前大規模的人才流動(dòng)使得人們逐漸忽視了檔案的價(jià)值和作用，尤其是部分私營(yíng)企業(yè)和規模比較小的單位甚至根本不考慮畢業(yè)生的檔案問(wèn)題，從而影響到整個(gè)社會(huì )檔案意識呈現弱化的趨向，這直接或間接得影響了高校畢業(yè)生對自己檔案重要性的認識。
（三）高校原因
1.高校檔案管理部門(mén)宣傳力度不大。高校對檔案管理方面的法規制度宣傳力度不夠，致使畢業(yè)生對個(gè)人檔案享有的權利和應盡的義務(wù)知之甚少。檔案工作在高校工作中多處于默默無(wú)聞的幕后狀況，與師生有一定距離，在宣傳教育方面沒(méi)有“話(huà)語(yǔ)權”。有的檔案管理部門(mén)受歷史傳統觀(guān)念影響，認為檔案跟機密工作緊密相連，在工作中束手束腳，擔心畢業(yè)生隨意翻看、改動(dòng)、損壞檔案材料，這在無(wú)形中大大影響了檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。
2.高校檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，責任心不強。由于高校對學(xué)生檔案重視程度不高，管理投入不夠，大部分高校并沒(méi)有配備專(zhuān)職的學(xué)生檔案管理人員，而兼職檔案員都有自己的本職工作，不可能有充足的時(shí)間和精力投入到畢業(yè)生檔案管理工作中去。同時(shí)，兼職的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓，自身檔案意識淡薄，專(zhuān)業(yè)知識欠缺，未形成規范化、科學(xué)化的管理理念。這些不僅影響到學(xué)生檔案的管理，而且也難以適應人才市場(chǎng)對新時(shí)期畢業(yè)生檔案的新要求。
3.高校檔案管理體制亟待健全和完善。目前，各個(gè)高校學(xué)生檔案管理體制不一，缺乏必要的管理規章制度，多數高校無(wú)專(zhuān)職工作人員負責學(xué)生檔案管理，一般都是在畢業(yè)生離校前臨時(shí)突擊整理，完成畢業(yè)生檔案轉遞工作。此外，高校檔案知識教育長(cháng)期缺位，也直接導致大學(xué)生對自我檔案的重要性認識不足。
（四）畢業(yè)生自身原因
當前，高校畢業(yè)生為了能找到一份好工作，他們忙于包裝推銷(xiāo)自己，奔波在各個(gè)招聘會(huì )上，參加各種選聘考試，接受用人單位的面試。面對來(lái)自社會(huì )、家庭和學(xué)校的多重壓力，客觀(guān)上使得畢業(yè)生們無(wú)暇考慮自己的檔案問(wèn)題。同時(shí)，主觀(guān)上由來(lái)已久的淡薄的檔案意識也使他們大都忽略了自己的檔案。不少畢業(yè)生認為找工作看重的是能力，檔案是“身外之物”，無(wú)關(guān)緊要，有沒(méi)有，或放在哪里，都無(wú)所謂。
三、增強高校畢業(yè)生檔案意識的對策
（一）加強畢業(yè)生檔案意識教育，把檔案教育納入到畢業(yè)生就業(yè)指導工作體系中來(lái)。高校應在就業(yè)指導課及平時(shí)日常管理工作中，加大宣傳教育力度，如通過(guò)舉辦專(zhuān)題講座、集中培訓等方式，讓畢業(yè)生從主觀(guān)上認識到個(gè)人檔案對本人發(fā)展的重要性。高校要使畢業(yè)生認識到就業(yè)的過(guò)程不僅是一個(gè)尋找用人單位的過(guò)程，還是一個(gè)向社會(huì )提供畢業(yè)生信息資源的過(guò)程，這就需要畢業(yè)生在校學(xué)習期間不斷完善提升自我，總結積累各方面表現的信息資料，以最優(yōu)異的表現證明自己的實(shí)力，把自己的每一點(diǎn)成績(jì)都有意識的“歸檔”，使這種“有案可稽”的檔案意識成為自己的一種習慣或觀(guān)念。
（二）以誠信教育為重點(diǎn)，讓畢業(yè)生適當參與建檔的實(shí)踐，激發(fā)他們對檔案的興趣，強化畢業(yè)生檔案意識。在畢業(yè)生建檔過(guò)程中，可以指導畢業(yè)生模擬建檔，并借此對畢業(yè)生開(kāi)展檔案知識的宣傳和教育。一方面要教育學(xué)生通過(guò)自身努力，使自己的檔案更加充實(shí)、完美；另一方面要教育學(xué)生所有歸檔材料都要真實(shí)準確，不能有不誠實(shí)行為，要為用人單位及社會(huì )衡量個(gè)人品德提供重要依據。
（三）高校應提升畢業(yè)生檔案管理水平，不斷強化畢業(yè)生檔案意識。
1.健全高校畢業(yè)生檔案管理制度。一方面，針對目前高校檔案管理體制的現狀，應盡快建立健全檔案管理的各項規章制度，對畢業(yè)生檔案實(shí)行規范化管理。無(wú)論是《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，還是《普通高等學(xué)校管理規定》，均較少提及學(xué)生檔案管理。因此，教育主管部門(mén)應盡快制定高校學(xué)生檔案管理辦法，是高校畢業(yè)生檔案管理制度化、規范化。
2.強化檔案服務(wù)意識，提高畢業(yè)生檔案利用效率。一方面，高校畢業(yè)生檔案管理人員要擺正位置，牢固樹(shù)立“服務(wù)第一”的宗旨，服務(wù)過(guò)程中要熱情、細致、周到、方便、高效的為畢業(yè)生服務(wù)，從而使畢業(yè)生滿(mǎn)意。要克服以往那種“臉難看、事難辦”的不良現象，進(jìn)一步加強職業(yè)道德建設，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另一方面，畢業(yè)生檔案管理者要強化主動(dòng)服務(wù)的意識，落實(shí)畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)措施，使畢業(yè)生無(wú)論是在校內還是校外都能切實(shí)利用到自己的檔案，進(jìn)而提高檔案意識。此外，檔案管理者還要充分利用校園網(wǎng)等現代化信息平臺，將畢業(yè)生檔案材料的相關(guān)數據通過(guò)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)規范起來(lái)，提高檔案管理的技術(shù)水平和工作效率。
3.提高畢業(yè)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。建設一支高素質(zhì)的畢業(yè)生檔案工作人員隊伍，是做好畢業(yè)生檔案管理工作的基礎和前提。高校應配備專(zhuān)門(mén)管理人員，制定相關(guān)管理制度，明確各方面的工作職責。檔案管理者應不斷學(xué)習更新知識結構，真正為畢業(yè)生和用人單位提供服務(wù)。不斷學(xué)習更新知識結構，不斷改變傳統做法和習慣，不斷掌握新時(shí)期檔案管理的新理論和新技術(shù)，真正為畢業(yè)生和用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使畢業(yè)生檔案真正成為反映畢業(yè)生全面進(jìn)步的記錄，輔助就業(yè)的工具和成長(cháng)成才的載體。

參考文獻
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