試論做好高校教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)認識和建議
【論文摘要】教學(xué)秘書(shū)工作是高校教學(xué)管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節，教學(xué)秘書(shū)作為一線(xiàn)管理者，其地位獨特，在教學(xué)管理系統中發(fā)揮著(zhù)參謀助手、組織協(xié)調、服務(wù)保障的重要作用。并對如何做好教學(xué)秘書(shū)工作提出了創(chuàng )新理念，提高認識和服務(wù)意識，增強使命感和責任感；加強學(xué)習，提高管理水平和綜合能力；創(chuàng )新工作方法等建議。【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書(shū)；教學(xué)管理；高校
一、高校教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用
教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理在高校管理中占有特別重要的地位。教學(xué)質(zhì)量管理是教學(xué)管理的核心，是人才培養質(zhì)量的重要保證。教學(xué)秘書(shū)是系級教務(wù)管理工作的具體執行者、實(shí)施者，各項教學(xué)活動(dòng)的組織者、安排者，作為聯(lián)系教師和學(xué)生、教師和教師，系與系教學(xué)工作的橋梁和紐帶，滲透教學(xué)計劃管理、運行管理、質(zhì)量管理的各個(gè)方面和環(huán)節，因此其地位獨特，作用不容忽視。
1.助手參謀作用
教學(xué)秘書(shū)直接管理教學(xué)事務(wù)，獲取信息快捷而可靠，可以盡快糾正教學(xué)過(guò)程中執行任務(wù)的偏差，不僅協(xié)助系主任處理系里的具體事務(wù)，如教學(xué)工作方案的制定與實(shí)施、落實(shí)與檢查、評價(jià)與改進(jìn)等，還應該積極調查并發(fā)現新情況、解決新問(wèn)題，研究新方案、采取新措施，主動(dòng)為領(lǐng)導提供可靠的第一手資料，在必要的情況下提出合理化建議，為系領(lǐng)導的決策創(chuàng )造條件，起到參謀的作用。
2.組織協(xié)調作用
教學(xué)管理涉及方方面面，在這個(gè)蓬大而又相互牽連的網(wǎng)絡(luò )中，教學(xué)秘書(shū)處于樞紐位置。在教務(wù)管理工作中，教學(xué)秘書(shū)負責組織、落實(shí)各項教學(xué)工作，教學(xué)主管領(lǐng)導的工作一般是決策性、全局性、統籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學(xué)秘書(shū)直接管理和落實(shí)。如排課、調課、征訂教材、落實(shí)教學(xué)計劃、安排各類(lèi)考試、學(xué)生成績(jì)管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證書(shū)和學(xué)位證書(shū)管理、核算教師工作量及教學(xué)津貼等等，都要由教學(xué)秘書(shū)組織完成。同時(shí)，由于教學(xué)管理的許多活動(dòng)呈現縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò )關(guān)系，教學(xué)任務(wù)的完成是由許多部門(mén)共同完成的，教學(xué)秘書(shū)也是教師、學(xué)生和教學(xué)職能部門(mén)之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達、協(xié)調左右、互通情況、溝通信息、改善關(guān)系、合理統籌的作用，其協(xié)調職能發(fā)揮得好壞將對系（院）的教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生直接影響。如果協(xié)調不好，就會(huì )造成混亂，或者導致矛盾，從而影響教學(xué)質(zhì)量。
3.服務(wù)保障作用
管理也是一種服務(wù)。教學(xué)秘書(shū)從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理，是對教學(xué)計劃實(shí)施過(guò)程中的常規管理，是提高教學(xué)質(zhì)量的重要前提和基礎，是系（院）級教學(xué)秘書(shū)的一項日常性的工作，也是教學(xué)秘書(shū)工作的重點(diǎn)所在，其主要目的是維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。教學(xué)秘書(shū)扮演的是“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，應該加強與教師、學(xué)生的溝通，主動(dòng)為廣大師生著(zhù)想，及時(shí)反饋教學(xué)信息，切實(shí)做好本職工作，真正把服務(wù)落實(shí)于各項教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行提供保障。如：教師的教學(xué)工作進(jìn)度、課堂教學(xué)的考勤和質(zhì)量監控、教學(xué)工作量的核算、教研活動(dòng)的開(kāi)展、學(xué)生的學(xué)習情況、考試成績(jì)的及時(shí)記錄；學(xué)期中和學(xué)期末做的教學(xué)工作總結，考試后的教學(xué)質(zhì)量分析等，教學(xué)秘書(shū)都必須熟悉掌握，并組織力量，合理安排，切實(shí)實(shí)施。
二、關(guān)于做好教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)建議
綜上所述，教學(xué)秘書(shū)不只是“收發(fā)員”、“通信員”、“勤雜工”，必須認識到其在教學(xué)質(zhì)量管理中的重要性。有人說(shuō)：“教學(xué)秘書(shū)是半個(gè)系主任”，此話(huà)不無(wú)道理。因而，作為教學(xué)秘書(shū)不應存在自卑感，要充分發(fā)揮工作的積極性，主動(dòng)性和創(chuàng )造性，充分發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)質(zhì)量管理中的作用。 1.創(chuàng )新理念，提高認識和服務(wù)意識，增強使命感和責任感
理念創(chuàng )新就是指從事教學(xué)秘書(shū)工作的人員要沖破長(cháng)期以來(lái)部分人的偏見(jiàn)，熱愛(ài)本職工作。在實(shí)際工作中，一些系教學(xué)秘書(shū)放棄了所學(xué)的專(zhuān)業(yè)，把主要精力放在教學(xué)管理工作上，與同期從事專(zhuān)業(yè)的教師相比，他們要付出更多的努力，但部分高校的領(lǐng)導缺乏對教學(xué)秘書(shū)工作正確的認識和評價(jià)，輕視教學(xué)秘書(shū)在基層教學(xué)管理中發(fā)揮的作用，學(xué)校在教學(xué)秘書(shū)人員配備、業(yè)務(wù)學(xué)習、崗前培訓、工作待遇、職稱(chēng)評定等方面不夠重視，在客觀(guān)上造成從事教學(xué)秘書(shū)工作的人員有自卑心理，不熱愛(ài)自己的工作，也不安心自己的工作，尋找機會(huì )離開(kāi)原工作崗位去謀求自身的發(fā)展。這種境況要求在學(xué)校解決其自身存在問(wèn)題的同時(shí)，高校教學(xué)秘書(shū)必須具有高度的政治覺(jué)悟和高尚的道德情操，還必須有高度的責任感和強烈的事業(yè)心，認清自己從事的工作在高校生存和發(fā)展中所處的地位和作用，提高全心全意為教學(xué)服務(wù)，為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)的意識，忠于職守，在教學(xué)秘書(shū)崗位上不計較個(gè)人得失，樂(lè )于奉獻，全心全意為黨的教育事業(yè)服務(wù)，真正擔負起管理育人、服務(wù)育人的重擔，通過(guò)出色的工作實(shí)現自己的人生目標。
2.加強學(xué)習，提高管理水平和綜合能力
教學(xué)管理既是行政管理，又是學(xué)術(shù)管理。教學(xué)秘書(shū)首先要熟悉本單位各門(mén)學(xué)科的基本知識、結構體系，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門(mén)課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過(guò)程和教學(xué)規律，才能及時(shí)協(xié)助系領(lǐng)導解決教學(xué)中出現的問(wèn)題，當好領(lǐng)導的助手、參謀。其次，要學(xué)習管理科學(xué)知識，尤其是教育行政管理和教學(xué)管理的專(zhuān)門(mén)知識，只有具備了這方面的知識，才能建立緊跟時(shí)代脈搏的教育思想和教育觀(guān)念，實(shí)現“內行”管理。最后，教學(xué)秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)導管好教學(xué)工作，除具備相應的業(yè)務(wù)知識以外，還要具備較強的綜合、協(xié)調能力、組織能力和信息技術(shù)處理能力，必須不斷地提高計算機應用能力，熟練掌握網(wǎng)絡(luò )信息、數據庫操作、文字處理技術(shù)等，以適應時(shí)代的飛速發(fā)展。
3.創(chuàng )新工作方法
科學(xué)的工作方法是教學(xué)秘書(shū)順利完成教學(xué)管理工作的重要條件，也是教學(xué)秘書(shū)工作能力強弱的重要體現，有了科學(xué)的工作方法，教學(xué)秘書(shū)工作才能收到事半功倍的效果。從教學(xué)秘書(shū)工作的特點(diǎn)看，配合新時(shí)期高校教學(xué)管理改革和發(fā)展的需要，其工作方法必須實(shí)現創(chuàng )新。第一，教學(xué)秘書(shū)要有開(kāi)拓創(chuàng )新的精神，在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調性工作的基礎上，充分發(fā)揮自己的主觀(guān)能動(dòng)性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法和新思路，做到與俱進(jìn)，不斷提高。第二，在掌握教學(xué)管理規律的基礎上，實(shí)現教學(xué)管理的科學(xué)化、制度化、規范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報，重點(diǎn)處理。第四，必須有嚴謹求實(shí)的工作作風(fēng)，任何時(shí)候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細心。第五，要深入教師和學(xué)生中，一方面了解他們的工作和學(xué)習情況，幫助他們排憂(yōu)解難；另一方面有些常規性的工作可以交給他們去做，這樣既可以充分調動(dòng)師生工作的積極性，又減輕教學(xué)秘書(shū)的工作壓力；第六，在教學(xué)管理各環(huán)節上要充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，實(shí)行“電子教務(wù)”，即一些臨時(shí)性的事務(wù)通知，及一些教學(xué)管理文件，完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )發(fā)布出去，師生都養成從校園網(wǎng)上查看教學(xué)管理信息的習慣，使教學(xué)管理工作更快捷、更高效。
此外，學(xué)校要充分肯定教學(xué)秘書(shū)的地位和作用，高度重視教學(xué)秘書(shū)工作，從政策上、思想上和工作上關(guān)心、支持教學(xué)秘書(shū)的工作。無(wú)論是在獎金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱(chēng)評定、表彰先進(jìn)方面，還是在開(kāi)展教學(xué)管理、科學(xué)研究等問(wèn)題上，都要建立相應的激勵機制，并不定期地組織教學(xué)秘書(shū)參加培訓，把他們送到同類(lèi)院校參觀(guān)學(xué)習，定期組織開(kāi)展經(jīng)驗交流等等，通過(guò)多種渠道解決教學(xué)秘書(shū)的后顧之憂(yōu)。使教學(xué)秘書(shū)充分發(fā)揮其在教學(xué)質(zhì)量管理中的重要作用，共同為提高教學(xué)質(zhì)量，培養高素質(zhì)人才作貢獻。
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