從教育評估談中職學(xué)校檔案管理面臨的挑戰

摘　要：文章闡述了教育評估與學(xué)校檔案的關(guān)系，提出在教育評估中學(xué)校檔案管理面臨的諸多挑戰，提出解決挑戰的辦法。
關(guān)鍵詞：教育評估　學(xué)校檔案　挑戰
        隨著(zhù)中職教育的超常規、跨越式發(fā)展，其教學(xué)水平、人才質(zhì)量更是引起了社會(huì )的廣泛關(guān)注，為促進(jìn)中職教育的健康、可持續發(fā)展，各種形式的教育評估在中職學(xué)校普遍展開(kāi)。如重點(diǎn)職校評估、示范職校評估、教學(xué)水平評估、示范專(zhuān)業(yè)評估、品牌實(shí)訓基地評估、科研評估、職教攻堅評估等，評估內容涉及到學(xué)校的各個(gè)方面。這是國家對中職學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量所進(jìn)行的全面而系統的評價(jià)，評估的結果直接影響到一所職校的聲譽(yù)和地位，是關(guān)系到學(xué)校前途的大事�？梢哉f(shuō)，在當前的國情下，教育評估將在很長(cháng)一段時(shí)期內作為教育行政管理部門(mén)檢查學(xué)校教育教學(xué)水平和人才質(zhì)量的一種手段。為此，中職學(xué)校在大力發(fā)展職業(yè)教育改革、提高人才質(zhì)量的同時(shí)，必須有預見(jiàn)性地認真做好各類(lèi)評估的準備工作，使教育評估與日常工作有機結合起來(lái)。
        一、教育評估與學(xué)校檔案的關(guān)系
        教育評估是根據一定的教育目標和標準，通過(guò)系統地搜集學(xué)校教育的主要信息，準確地了解實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)分析，對學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量作出估價(jià)，為學(xué)校改進(jìn)工作，開(kāi)展教育改革和教育管理部門(mén)改善宏觀(guān)管理提供依據。因而，每次的教育評估，教育行政管理部門(mén)都會(huì )根據評估要達到的目的，事先制定有針對性的評估指標體系。從以往的評估工作實(shí)踐來(lái)看，評估專(zhuān)家組主要通過(guò)系統查閱學(xué)校在各項工作中形成的原始檔案資料來(lái)搜集學(xué)校教育的主要信息。為此，中職學(xué)校在迎接教育評估的過(guò)程中，必須按照教育評估指標體系，搜集并整理相關(guān)檔案資料以形成“迎評檔案”供評估專(zhuān)家組查閱。
        中職學(xué)校檔案是廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理等各項活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等載體文件。從內容上看，它詳細記載了一所學(xué)校的歷史全貌和發(fā)展過(guò)程，它是隨著(zhù)學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著(zhù)學(xué)校的發(fā)展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看，它是學(xué)校文件有條件的轉化物，詳細地保留著(zhù)形成者的親筆手稿、領(lǐng)導簽署、上級機關(guān)批示和起草個(gè)人的印證，以及當時(shí)形象的照片錄像或原聲聲音，是形成者的原稿、原作、原聲、原貌，是全校師生教學(xué)經(jīng)驗和學(xué)校發(fā)展的總結和智慧的結晶，是知識和信息的儲存庫。接受教育評估的學(xué)校，無(wú)論評估指標體系、評估程序如何確定，其基本內容都離不開(kāi)大量的原始檔案資料，否則評估就會(huì )成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。
        “迎評檔案”是為迎接評估根據評估指標體系要求而形成的檔案，它來(lái)源于學(xué)校檔案，并客觀(guān)記錄和反映了學(xué)校教學(xué)管理與教學(xué)實(shí)踐結果，為學(xué)校開(kāi)展迎評工作提供客觀(guān)的文獻基礎，成為教育評估的基本依據和對象。
        二、學(xué)校檔案在教育評估中面臨的挑戰
        教育評估的主要方式是查看“迎評檔案”，而“迎評檔案”來(lái)源于學(xué)校檔案。因而，學(xué)校檔案的豐富、準確、完整與否，成為制約“迎評檔案”質(zhì)量高低的關(guān)鍵，并最終決定著(zhù)評估的結果。然而，從多年的評估工作實(shí)踐中，筆者發(fā)現，學(xué)校檔案在教育評估中面臨諸多挑戰。
        1.學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對教學(xué)實(shí)踐成果及社會(huì )評價(jià)檔案的要求。從教育評估的評估指標體系及要求來(lái)看，很大一部分“迎評檔案”主要是反映學(xué)校教學(xué)實(shí)踐成果及社會(huì )評價(jià)的檔案，這是傳統中職學(xué)校檔案管理范圍所不包括，且也是極度缺乏的。
        2.學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對學(xué)校辦學(xué)特色檔案的要求。從以往的教育評估實(shí)踐來(lái)看，大多數教育評估都單獨設立了一個(gè)考核指標，即“特色項目”，具體指學(xué)校的辦學(xué)特色、教育特色、教學(xué)特色、管理特色。包括辦學(xué)理念、辦學(xué)思路、治學(xué)方略方面的特色，特別是在質(zhì)量觀(guān)、發(fā)展觀(guān)方面形成的特色；人才培養模式、人才規格和培養目標的特色；課程體系、教學(xué)內容、教學(xué)方法、教學(xué)手段等教學(xué)改革的特色；教學(xué)管理創(chuàng )新、制度創(chuàng )新、機制創(chuàng )新等的特色。從當前中職學(xué)校檔案體系來(lái)看， 有關(guān)學(xué)校整體特色描述的檔案是難以找到的。
        3.學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對各類(lèi)統計分析數據的要求。
教育評估大多都有評估年限的確定，如國家級重點(diǎn)職校的評估，是每四年評估一次。評估針對的時(shí)限就是四年來(lái)學(xué)校的發(fā)展變化情況，相應的“迎評檔案”就要求反映這四年來(lái)學(xué)校的教育教學(xué)情況。既然教育評估針對的年限不是一年，而是兩年、三年甚至是四年，在教育評估過(guò)程中，評估指標體系往往要求學(xué)校針對評估內容、評估年限提供相關(guān)的統計分析數據，以便評估組專(zhuān)家從宏觀(guān)方面了解學(xué)校�！坝�評檔案”要求的各類(lèi)統計分析數據有（以三年作為評估年限為例）：三年來(lái)平均在校生人數；三年來(lái)畢業(yè)生就業(yè)率、升學(xué)率、雙證率；三年來(lái)新增校園面積、建筑面積；三年來(lái)“雙師型”教師增長(cháng)率；三年來(lái)教學(xué)設備投入值等。這些統計分析數據是不能從學(xué)校檔案中直接獲取的。因為學(xué)校各類(lèi)檔案基本上都是按年度或學(xué)年度歸檔的，很少是針對兩年或三年的。因而，學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對各類(lèi)統計分析數據的要求。       4.學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對教學(xué)管理與實(shí)踐環(huán)節過(guò)程檔案的要求。教育評估特別注重對教學(xué)管理和實(shí)踐環(huán)節過(guò)程的考察，由此，就需要有相關(guān)反映教學(xué)過(guò)程的檔案作為“迎評檔案”。反映教學(xué)過(guò)程的檔案有：教師教案、學(xué)生實(shí)習巡點(diǎn)記錄、課堂日志、學(xué)生上課點(diǎn)名冊、上課出勤統計表、課堂巡堂記錄等。這些檔案由于數量較多、分布較散、保存價(jià)值不大，往往不在學(xué)校檔案收集保存之列，從而導致在教育評估中往往較缺乏這方面的檔案。
        5.學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對實(shí)物檔案的要求。從以往的教育評估中，筆者發(fā)現“迎評檔案”還需要提供實(shí)物檔案供評估組專(zhuān)家對有關(guān)情況進(jìn)行核實(shí)或驗證，或者學(xué)校主動(dòng)展示有關(guān)實(shí)物檔案，以佐證學(xué)校的教育教學(xué)成果。這類(lèi)實(shí)物檔案主要指獎品實(shí)物，即學(xué)校、教師以及學(xué)生在各項活動(dòng)中獲得的省級以上（含省級）頒發(fā)的獎狀、獎杯、獎?wù)�、獎牌和證書(shū)、錦旗、榮譽(yù)冊、光榮冊等。近年來(lái)，由于國家大力發(fā)展職業(yè)教育，學(xué)校及師生獲獎機會(huì )大大增加。但由于對實(shí)物檔案認識不足，沒(méi)有歸檔的意識，從而使得這些獎品實(shí)物大多散落在教師及學(xué)生的個(gè)人手中。這些實(shí)物檔案也是現有學(xué)校檔案體系極為缺乏的。
        6.學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足“迎評檔案”對聲像檔案的要求。目前學(xué)校聲像檔案大多以照片、影片為主，內容大多是反映學(xué)校開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)的。而教育評估PPT或視頻匯報材料中，大多需有反映學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)規模、教學(xué)成果、畢業(yè)生、社會(huì )評價(jià)等方面的聲像檔案，而這部分檔案正是學(xué)校聲像檔案所缺乏的。因為如辦學(xué)條件、辦學(xué)規模、教學(xué)成果的內容，較難以通過(guò)聲像來(lái)反映，因而平時(shí)較易忽視對這些材料的收集；再如畢業(yè)生、社會(huì )評價(jià)的內容，因都發(fā)生在校外，且范圍較廣，所以此部分材料較難收集。
        三、解決學(xué)校檔案在教育評估中面臨挑戰的辦法
        筆者認為，要解決學(xué)校檔案在教育評估中面臨的挑戰，除要加大學(xué)校檔案宣傳力度、強化檔案意識、加強領(lǐng)導、建立健全學(xué)校檔案管理制度外，還需從以下方面加強學(xué)校檔案管理工作。
        1.適當擴大學(xué)校檔案收集范圍，提高學(xué)校檔案質(zhì)量。鑒于學(xué)校檔案無(wú)法滿(mǎn)足教育評估“迎評檔案”要求的實(shí)際，學(xué)校檔案管理部門(mén)應對各類(lèi)教育評估“迎評檔案”的內容進(jìn)行分析與研究，以確定哪些檔案是學(xué)校檔案收集范圍中沒(méi)有，而在教育評估“迎評檔案”中卻多次用到的，從而有意識地將這些檔案納入學(xué)校檔案管理范圍，適當擴大學(xué)校檔案收集范圍。筆者認為，既然教育評估將在很長(cháng)一段時(shí)期內作為教育行政管理部門(mén)檢查學(xué)校教育教學(xué)工作的一種手段，學(xué)校檔案管理部門(mén)應將一些在教育評估中經(jīng)常用到的檔案列入學(xué)校檔案歸檔范圍，如：官方或社會(huì )組織對學(xué)校的綜合實(shí)力、辦學(xué)水平、師資隊伍、辦學(xué)條件等方面的檔案。通過(guò)擴大學(xué)校檔案收集范圍，并加強收集力度，提高學(xué)校檔案質(zhì)量。
        2.建立學(xué)校特色檔案，豐富學(xué)校檔案內容。幾乎每次教育評估都涉及學(xué)校特色的內容，所以建立學(xué)校特色檔案顯得尤為重要。每個(gè)學(xué)校都有自己的辦學(xué)特色，學(xué)校檔案管理部門(mén)要努力收集相關(guān)的檔案資料，形成學(xué)校特色檔案。學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì )文化背景之下努力與校園文化建設相結合，努力體現獨具個(gè)性的文化氛圍，努力與德育教育各類(lèi)活動(dòng)相結合，成為校園文化建設的重要基地，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史面貌。體現學(xué)校在具有一般學(xué)校共性基礎上的與眾不同個(gè)性，避免“千校一面”，體現出學(xué)校的特色與優(yōu)勢。
        3.加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用�，F代社會(huì )，檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用越來(lái)越受到重視。學(xué)校檔案內容豐富，是寶貴的信息資源。學(xué)校檔案管理部門(mén)應圍繞學(xué)校教育教學(xué)中心工作，努力更新思想觀(guān)念，加強檔案信息的需求研究，把重要的學(xué)校檔案信息編制成專(zhuān)題材料，如：學(xué)校專(zhuān)題數據統計分析信息庫、學(xué)�；�礎數據庫、歷屆優(yōu)秀畢業(yè)生信息庫、學(xué)校人力資源信息庫，學(xué)校管理制度匯編，教師論文及科研成果匯編等，并通過(guò)檔案網(wǎng)頁(yè)、校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò )及時(shí)提供給利用者，真正實(shí)現資源共享，利用方便、快捷，以最大限度地滿(mǎn)足利用者對學(xué)校檔案信息資源的各種需求，為教育教學(xué)以及教育評估服務(wù)。

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