淺談如何提高高職院系教務(wù)秘書(shū)能力素質(zhì)
淺談如何提高高職院系教務(wù)秘書(shū)能力素質(zhì)
隨著(zhù)十八大提出“加快發(fā)展現代職業(yè)教育，推動(dòng)高等教育內涵式發(fā)展”的新要求，進(jìn)一步加強并推進(jìn)高等職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量和人才培養模式的改革與創(chuàng )新成為了吉林省教育發(fā)展的重中之重。高職院校教學(xué)質(zhì)量的提升離不開(kāi)教學(xué)管理人員，作為最基層最直接參與教學(xué)管理的教務(wù)秘書(shū)，其能力素質(zhì)的高低對于一個(gè)院校提高教學(xué)質(zhì)量、穩定教學(xué)秩序都起著(zhù)至關(guān)重要的作用。
高等職業(yè)類(lèi)院校與本科院校相比存在著(zhù)一定的特殊性，一是由于高職院校培養的學(xué)生是生產(chǎn)、建設、管理和服務(wù)領(lǐng)域一線(xiàn)的應用型技能人才，更注重職業(yè)技能的培養，所以教師結構相比本科院校更多元，師資隊伍往往由多個(gè)院系組成，還有部分教師來(lái)自于企業(yè)和事業(yè)單位的兼職教師和外聘教師，這就大大增加了管理的難度。另一方面的特殊性表現在高職生源素質(zhì)參差不齊，在日常教學(xué)管理中需要對學(xué)生給予更多的關(guān)注與指導，有時(shí)需要付出更多的耐心和工作熱忱以及無(wú)私奉獻精神，對高職教務(wù)秘書(shū)隊伍能力素質(zhì)的要求較高。
一、教務(wù)秘書(shū)的作用
高職院校教務(wù)秘書(shū)的作用有多方面，在學(xué)院中起著(zhù)基層管理者的作用，需要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導完成管理教學(xué)方面的常規性工作，保障日常教學(xué)秩序的正常運行。教務(wù)秘書(shū)同時(shí)又要輔助學(xué)院教師和學(xué)生在考試、成績(jì)、檔案等教學(xué)信息的歸納工作。在學(xué)校職能部門(mén)之間、學(xué)院領(lǐng)導、教師和學(xué)生之間需要溝通時(shí)，又需要教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行協(xié)調安排，總之教務(wù)秘書(shū)起著(zhù)很重要的作用。
(一)協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導完成日常教學(xué)管理工作
首先要完成好教務(wù)處分派的任務(wù)：制定、安排、錄入和核對教學(xué)計劃;排課表、訂教材、安排考試、保證考卷的安全;組織重修重考和各種等級考試的報名、統計工作;協(xié)助教務(wù)處進(jìn)行學(xué)生的留退降補的核查;核算上報教師工作量和協(xié)助課題申報工作等。其次要完成好學(xué)院領(lǐng)導安排的任務(wù)：協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導進(jìn)行教學(xué)檢查，起草教學(xué)工作計劃和報告;組織安排教學(xué)會(huì )議及學(xué)生座談會(huì )等。還要協(xié)助收集整理學(xué)院教師和學(xué)生完成一系列的繁瑣工作，比如實(shí)習實(shí)訓安排、教師調串課、教學(xué)考核工作等，還要掌握學(xué)生考勤、實(shí)習實(shí)訓和畢業(yè)論文的進(jìn)展情況。此外做好試卷及各種相關(guān)紙質(zhì)檔案的整理、存檔工作。
(二)教務(wù)秘書(shū)是溝通協(xié)調的橋梁
教務(wù)秘書(shū)日常工作性質(zhì)決定了自身是學(xué)�；驅W(xué)院上下、平級之間溝通和教學(xué)情況反饋的主要樞紐，必須做好上情下達、下情上報的溝通協(xié)調作用。作為教務(wù)秘書(shū)，要把學(xué)校的各種教學(xué)管理文件精神傳達到學(xué)院教師、學(xué)生和相關(guān)人員;把學(xué)生、教師在教學(xué)中出現的問(wèn)題和意見(jiàn)反饋給領(lǐng)導;還要主動(dòng)與相關(guān)學(xué)院，多溝通了解，促進(jìn)教學(xué)合作。
(三)協(xié)調學(xué)院與外聘教師的能力
外聘教師多是來(lái)自企事業(yè)單位的專(zhuān)家，他們對實(shí)踐教學(xué)方面的經(jīng)驗是很有借鑒價(jià)值的，是職業(yè)教育類(lèi)學(xué)校不可缺少的師資力量。但由于他們對學(xué)校的教學(xué)管理規定不熟悉，加大了教學(xué)管理的難度。這就需要教學(xué)秘書(shū)在學(xué)院領(lǐng)導、外聘教師和學(xué)生之間多溝通協(xié)調，主動(dòng)協(xié)助外聘教師規范、負責地完成好各項工作。
(四)掌握多種工作技能的能力
教務(wù)秘書(shū)由學(xué)院的主管教學(xué)的院長(cháng)領(lǐng)導，主要負責本學(xué)院教學(xué)管理工作，往往由于學(xué)院規模小、人員壓縮，一人身兼數職的情況也比較多見(jiàn)。教務(wù)秘書(shū)往往還擔當辦公室主任、資產(chǎn)管理員、黨員信息管理員、兼職黨務(wù)秘書(shū)等工作。這就要求教務(wù)秘書(shū)既要做好日常管理工作還要具備處理諸多方面事務(wù)的能力。在教務(wù)秘書(shū)工作范圍擴大的情況下，要有不斷學(xué)習新知識和新技能的能力和熱情，才能更好地適應學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展，體現自身工作中的作用和價(jià)值，為學(xué)院、學(xué)生、領(lǐng)導、教師服務(wù)。
二、影響高職院系教務(wù)秘書(shū)隊伍素質(zhì)建設的原因
(一)工作涉及范圍廣，容易分身乏術(shù)
教務(wù)秘書(shū)在行政上隸屬本學(xué)院管理，但在業(yè)務(wù)上接受學(xué)校職能部門(mén)比如教務(wù)處、學(xué)生處、黨委等多部門(mén)的統一領(lǐng)導，所以這決定了教務(wù)秘書(shū)業(yè)務(wù)范圍廣、工作量較大。工作對象涉及到的各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導、教師、各個(gè)學(xué)院的學(xué)生，人際關(guān)系也比較復雜。同時(shí)還要應付許多突發(fā)情況，學(xué)生和教師在日常教學(xué)過(guò)程中出現任何事情第一時(shí)間求助的總是教務(wù)秘書(shū)，所以往往感到分身乏術(shù)。
(二)自主學(xué)習能力有待加強
教務(wù)秘書(shū)由于工作性質(zhì)的原因，除了需要熟悉掌握日常教學(xué)管理業(yè)務(wù)，由于面對的人群廣需要掌握一些公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、秘書(shū)學(xué)等方面的知識，還要對學(xué)校最新的教學(xué)管理規定熟記于心。特別是身兼多職的教務(wù)秘書(shū)，需要學(xué)習的內容更寬泛。實(shí)際上，既有教育學(xué)專(zhuān)業(yè)背景和一定教學(xué)經(jīng)歷，又有教學(xué)管理經(jīng)驗的教務(wù)秘書(shū)是最佳的。從現在高校的教務(wù)秘書(shū)人員構成來(lái)看，青年教師、應屆畢業(yè)生所占比例最大，但是絕大多數并沒(méi)有公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、秘書(shū)學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識，但是工作中又非常重要，所以自主學(xué)習的任務(wù)擔子很重。
(三)工作得不到重視，進(jìn)修機會(huì )少
教務(wù)秘書(shū)工作繁雜瑣碎，頭緒多，在許多人看來(lái)都是在忙“小事”，在教學(xué)秩序正常運行下，甚至感覺(jué)不到他們發(fā)揮的作用。如果說(shuō)教師是教育事業(yè)舞臺上的一線(xiàn)明星，那么教務(wù)秘書(shū)就是幕后工作者，多數工作都是默默服務(wù)，另外還要受學(xué)院和學(xué)校各職能部門(mén)的雙重管轄和領(lǐng)導，所以有些人看來(lái)，教務(wù)秘書(shū)無(wú)非是“打雜”的小角色而已，工作的重要性得不到重視，這都是對教務(wù)秘書(shū)工作不了解造成的。另外由于教務(wù)秘書(shū)工作強度大，基本沒(méi)有自己的時(shí)間，所以很少深入思考或者搞教學(xué)管理研究，參加各種提高業(yè)務(wù)水平和工作能力培訓班的機會(huì )更是少之又少。
(四)待遇與付出不成比例
教務(wù)秘書(shū)與教師或輔導員在薪金、職稱(chēng)、晉升、評獎、學(xué)年評優(yōu)、外出培訓方面有較大差距，這樣也使得教學(xué)秘書(shū)對付出與回報的“不對等”現象產(chǎn)生困惑，久而久之會(huì )影響工作熱情和工作態(tài)度，挫傷工作積極性，最終導致一些高學(xué)歷、能力強的教務(wù)秘書(shū)轉崗或調出高校。
三、加強高職院系教務(wù)秘書(shū)能力素質(zhì)的途徑和方法
(一)提高對教務(wù)秘書(shū)重要性的認識
教務(wù)秘書(shū)作為學(xué)院教學(xué)管理工作的主要執行者，有必要提高對其重要性的認識。首先學(xué)校領(lǐng)導應給予充分重視，要給教務(wù)秘書(shū)工作科學(xué)的定位，肯定其價(jià)值，使他們多參與教學(xué)管理相關(guān)活動(dòng)和學(xué)院內外教研科研項目、學(xué)術(shù)交流會(huì )議等，提供其發(fā)展進(jìn)修機會(huì )。也可以組織外出調研、考察，學(xué)習吸收各大高校先進(jìn)和優(yōu)秀的管理經(jīng)驗。
(二)教務(wù)秘書(shū)自身要努力
教務(wù)秘書(shū)的機械性和重復性的工作比較多，久而久之就淡化了創(chuàng )新學(xué)習的勁頭，所以想要提高自身素質(zhì)，最大程度的發(fā)揮自身價(jià)值，就必須要通過(guò)不斷學(xué)習、參加培訓和工作實(shí)踐，努力提高各方面能力和學(xué)歷層次。多學(xué)習先進(jìn)的教學(xué)理論和教學(xué)經(jīng)驗，熟練掌握日常業(yè)務(wù)，具備系統的高職教育管理知識，還要通過(guò)自學(xué)掌握一些公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)及秘書(shū)學(xué)等方面的知識，做好領(lǐng)導的得力助手。
(三)增加教務(wù)秘書(shū)人員的培訓進(jìn)修機會(huì )
知識的創(chuàng )新是工作創(chuàng )新的前提，教務(wù)秘書(shū)每天工作任務(wù)多，很難有時(shí)間和機會(huì )參加培訓學(xué)習，這不利于教學(xué)管理工作的創(chuàng )新，也不利于高職院校的發(fā)展，也不利于個(gè)人事業(yè)發(fā)展，久而久之與其他教職工的差距越來(lái)越大。因此學(xué)校應該為教務(wù)工作人員提供條件，擴大教學(xué)秘書(shū)隊伍的知識面，使他們將現代教學(xué)管理理念運用到實(shí)踐中去。特別是高職類(lèi)院校注重培養學(xué)生實(shí)踐能力，相應的教務(wù)秘書(shū)需要熟悉職業(yè)教育的相關(guān)培養模式和流程，才能更科學(xué)的指導教學(xué)管理工作�？梢圆捎玫呐嘤栃问饺缗e辦崗前培訓、給年輕教務(wù)秘書(shū)名額參加教學(xué)管理研討會(huì )、鼓勵參與科研項目等。還可以定期派人員到外�；蚱髽I(yè)考察學(xué)習，建立人員互通交流機制等新方式。
(四)建立保障機制，改進(jìn)工作條件
教務(wù)秘書(shū)技術(shù)職稱(chēng)一般走教育管理系列，即研究實(shí)習員、助理研究員、副研究員和研究員。比相應的教師系列如助教、講師、副教授、教授在崗位津貼上低很多，教務(wù)秘書(shū)在職稱(chēng)和職務(wù)上均處劣勢，這與實(shí)際工作強度不成正比。建議學(xué)校專(zhuān)門(mén)針對教學(xué)管理人員設置獎勵機制，以便于在職稱(chēng)評定上減少劣勢，另外可以對有突出工作業(yè)績(jì)和教學(xué)管理科研成果的教學(xué)秘書(shū)加大獎勵力度，鼓勵其提高技術(shù)職稱(chēng)。另外，在職稱(chēng)評定、職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)進(jìn)修上應該考慮教務(wù)秘書(shū)的發(fā)展需要，確立相關(guān)制度并予以落實(shí)。
其次，高職院校各院系可根據學(xué)院規模成立專(zhuān)門(mén)的教務(wù)科，適當增加教務(wù)秘書(shū)人員數量以分擔和緩輕工作量，確保工作質(zhì)量。學(xué)校還需要不斷完善校園網(wǎng)及教務(wù)管理信息系統，借助現代化手段提高工作效率。
總之，教務(wù)秘書(shū)的工作既關(guān)鍵又繁雜，需要領(lǐng)導重視、全校支持、自身努力才能發(fā)揮作用。教務(wù)秘書(shū)工作也蘊涵著(zhù)許多管理科學(xué)的內容，需要不斷探討，不斷分析新情況、解決新問(wèn)題，才能提高工作水平。教學(xué)管理工作需要相互配合、相互理解、相互支持，服從和服務(wù)于學(xué)校教學(xué)大局，才能使教學(xué)管理走上科學(xué)化、制度化、規范化的軌道。
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