試論會(huì )計電算化工作可能出現的問(wèn)題及對策

　　我國的會(huì )計電算化工作起步較晚，從20世紀70年代末才開(kāi)始，經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計劃地穩步發(fā)展階段，到目前的管理型會(huì )計軟件發(fā)展階段。在這20多年的發(fā)展過(guò)程中，已取得了長(cháng)足的進(jìn)步，商品化、通用化的財務(wù)軟件得到了廣泛的應用。許多會(huì )計軟件的開(kāi)發(fā)已經(jīng)走向專(zhuān)業(yè)化、商品化、社會(huì )化的軌道。但由于財務(wù)工作本身的特點(diǎn)，以及網(wǎng)絡(luò )的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等，一些先進(jìn)的、現代化的事物的不斷出現，對會(huì )計電算化系統提出了更高的要求，使建立符合現代企業(yè)發(fā)展需求的新型財務(wù)系統變得刻不容緩。由于會(huì )計電算化是一項系統工程，在發(fā)展過(guò)程中有許多工作要做，有許多問(wèn)題要及時(shí)解決，否則將嚴重阻礙我國會(huì )計電算化向更深層次的發(fā)展。本文就當前我國會(huì )計電算化進(jìn)程中必須重視和需要解決的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行闡述。

　　一、要解決人們思想認識問(wèn)題

　　我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀(guān)念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會(huì )計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會(huì )計信息系統對企業(yè)的重要性，使現有會(huì )計提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí)，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說(shuō)建立企業(yè)內部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站，根本沒(méi)能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來(lái)提高企業(yè)運作效率。這種認識對會(huì )計電算化的發(fā)展十分不利。

　　會(huì )計電算化，是電子計算機在會(huì )計工作中應用的簡(jiǎn)稱(chēng)，就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網(wǎng)絡(luò )等新興理論和技術(shù)應用于會(huì )計核算和財務(wù)管理工作中，以提高財會(huì )管理水平和經(jīng)濟效益，進(jìn)而實(shí)現會(huì )計工作的現代化。

　　我們必須認識到會(huì )計電算化不僅改變了會(huì )計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會(huì )計數據領(lǐng)域，提高了會(huì )計信息質(zhì)量，而且改變了會(huì )計內部控制與審計的方法和技術(shù)，因而推動(dòng)了會(huì )計理論與會(huì )計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會(huì )計管理制度的改革，是整個(gè)會(huì )計理論研究與會(huì )計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。從表面上來(lái)看，會(huì )計電算化只不過(guò)是將電子計算機應用于會(huì )計核算工作中，減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度，提高會(huì )計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。而實(shí)際上，會(huì )計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且必然會(huì )引起會(huì )計工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì )計人員素質(zhì)和知識結構，會(huì )計工作效率和質(zhì)量的全面提高，節省會(huì )計人員的時(shí)間和精力，轉變會(huì )計工作職能，推動(dòng)會(huì )計理論和會(huì )計技術(shù)的進(jìn)步，提高整個(gè)會(huì )計工作水平，大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會(huì )計理論和實(shí)務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。比如具有數據集中存放和管理特征的“電算化會(huì )計”，采用先進(jìn)的數據庫及數據倉庫技術(shù)，實(shí)現了數據分類(lèi)集中存放，完全取消了各種會(huì )計明細分類(lèi)帳和對帳操作，各種報表數據均能通過(guò)數據共享及時(shí)而準確地取得。

　　二、要重視會(huì )計電算化理論的研究

　　理論是行動(dòng)的先導，會(huì )計電算化事業(yè)的發(fā)展依賴(lài)于電算化會(huì )計理論的發(fā)展，電算化會(huì )計理論研究的滯后，會(huì )制約會(huì )計電算化軟件的成熟與發(fā)展，因此，電算化會(huì )計理論是指導、推動(dòng)會(huì )計電算化在新的基礎上不斷完善和發(fā)展的實(shí)踐指南。

　　從一定意義上講，電算化會(huì )計產(chǎn)生和發(fā)展的過(guò)程，也是突破傳統會(huì )計觀(guān)念，對現行會(huì )計理論和方法提出新問(wèn)題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過(guò)程。如電算化會(huì )計在系統設計、工作組織、信息處理及帳務(wù)處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現行會(huì )計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進(jìn)性的，但從長(cháng)期看，隨著(zhù)電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統的普及應用，新的問(wèn)題和新的課題將不斷出現，如：信息處理網(wǎng)絡(luò )建立后，企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會(huì )計信息，又能有效保護商業(yè)秘密;兩個(gè)會(huì )計子系統實(shí)現結合后，如何改進(jìn)現有財務(wù)報告;信息經(jīng)濟將對現行會(huì )計理論和方法產(chǎn)生什么影響等。對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會(huì )計理論和方法，而新的會(huì )計理論和方法的確立，又將使電算化會(huì )計在新的基礎上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。傳統的會(huì )計電算化理論主要研究如何用計算機實(shí)現手工系統的工作，而沒(méi)有對系統提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求，這是遠遠不夠的。電算化會(huì )計理論即研究實(shí)現電算化后的會(huì )計信息系統組織、會(huì )計核算的程序和管理制度，會(huì )計核算的方法，以及用計算機作為主要的核算工具后對會(huì )計理論、會(huì )計制度的影響和會(huì )計工作的新特點(diǎn)。電算化會(huì )計理論的研究確定了電算化會(huì )計信息系統的基本功能體系、運作規范及特點(diǎn)、審計接口、會(huì )計檔案等基本要求，它一方面符合手工會(huì )計的基本要求，同時(shí)又具有自身的獨有的特點(diǎn)。電算化會(huì )計理論的基本問(wèn)題研究透徹了，會(huì )計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合會(huì )計、審計工作的實(shí)際要求，會(huì )計電算化軟件才能更好地服務(wù)于會(huì )計工作，才能使會(huì )計工作在實(shí)現電算化后更加規范、效率更高、安全性更強，才能更好地為管理決策服務(wù)，以實(shí)現會(huì )計電算化的效益原則。

　　當前隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的大規模應用和發(fā)展，以及會(huì )計核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類(lèi)的繁多、對會(huì )計信息資料的分析與研究的深入，計算機單機處理的方式難以完成現有會(huì )計核算工作。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅速發(fā)展及應用領(lǐng)域的不斷拓寬，也使會(huì )計電算化系統出現許多新的特征。這些既推動(dòng)現有會(huì )計信息系統的發(fā)展，同時(shí)也對現有的會(huì )計電算化系統的發(fā)展產(chǎn)生障礙。為此就提出了一個(gè)挑戰性的課題，即會(huì )計電算化系統必然向網(wǎng)絡(luò )化的方向發(fā)展。這就要求我們必須加強電算化會(huì )計理論的研究，建立較完備的電算化會(huì )計理論體系，以適應會(huì )計電算化迅速發(fā)展的需要。

　　三、要做好管理基礎工作，尤其是會(huì )計基礎工作

　　管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據;會(huì )計基礎工作主要指會(huì )計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會(huì )計業(yè)務(wù)，必須是事先設置好的處理方法，因而要求會(huì )計數據輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規范化、標準化，才能使電算化會(huì )計信息系統順利進(jìn)行。沒(méi)有很好的基礎工作，電算化會(huì )計信息系統無(wú)法處理無(wú)規律、不規范的會(huì )計數據，電算化工作的開(kāi)展將遇到重重困難。

　　電算化會(huì )計雖然以計算機為計算工具，但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現為計算機與人工的結合。計算機對數據(信息)的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的，系統內部控制方式均要求程序化。比如，對操作權限的限制有密碼程序，驗證借貸金額是否平衡有校驗程序等。同時(shí)，由于數據處理的人機結合和系統內部控制方式程序化，使得系統控制復雜化。其控制點(diǎn)由手工會(huì )計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制，控制的內容涉及人員分工、職能分離和計算機軟、硬件的維護，以及會(huì )計信息和會(huì )計檔案的保存和保管。

　　網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，會(huì )計電算化系統要求原始會(huì )計數據標準化和規范化，所有錄入到電腦里面的會(huì )計信息必須代碼化，以便于電腦集中處理。同時(shí)，所使用的代碼必須與財政部規定相符，與網(wǎng)絡(luò )環(huán)境對會(huì )計數據的傳輸要求相一致，從而更好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )的優(yōu)勢。

　　理人員的現代化管理意識，在整個(gè)企業(yè)管理現代化總體規劃的指導下做好會(huì )計電算化的長(cháng)期、近期發(fā)展規劃和計劃并認真組織實(shí)施，重新調整會(huì )計及整個(gè)企業(yè)的機構設置、崗位分工，建立一系列現代企業(yè)管理制度，提高企業(yè)管理要求。還要修改擴建機房，選購、安裝、調試設備，自行開(kāi)發(fā)或購買(mǎi)會(huì )計軟件，培訓會(huì )計電算化人員，進(jìn)行系統的試運行等等工作。以上所列的各項工作必須做好，否則電算化會(huì )計系統將不能正常工作，有損于會(huì )計電算化的整體效益并使其不能深入持久地開(kāi)展下去，會(huì )計和企業(yè)管理現代化將無(wú)法實(shí)現。

　　四、要提高會(huì )計人員計算機操作業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　目前，不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì )計、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓而來(lái)，他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開(kāi)機使用財務(wù)軟件之外，對微機的軟硬件知識了解甚少，一旦微機出現故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí)，就束手無(wú)策，即使廠(chǎng)家在安裝會(huì )計軟件時(shí)都作了系統的培訓，但一些從未接觸過(guò)計算機的會(huì )計人員入門(mén)還是很慢，而且在上機時(shí)經(jīng)常出現誤操作，一旦出錯，可能就會(huì )使自己很長(cháng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰，這種低素質(zhì)的會(huì )計人員是不能勝任會(huì )計電算化工作的。

　　會(huì )計電算化，給會(huì )計工作增添了新內容，從各方面要求會(huì )計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結構，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習經(jīng)營(yíng)管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關(guān)知識，好的會(huì )計基礎工作和規范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現會(huì )計電算化的前提條件，所以會(huì )計電算化也要求促進(jìn)會(huì )計工作的規范化。

　　會(huì )計電算化促進(jìn)會(huì )計工作職能的轉變，引起會(huì )計人員知識結構的變化和會(huì )計人員素質(zhì)的提高。電算化會(huì )計使會(huì )計工作效率的提高和會(huì )計人員勞動(dòng)強度的降低，會(huì )計人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，促進(jìn)會(huì )計工作職能發(fā)生轉變。從而，引起會(huì )計人員知識結構的變化和素質(zhì)的提高。電算化會(huì )計下的人員除會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員外，還有計算機專(zhuān)業(yè)人員。一步發(fā)展的需要，形成復合型人才。

　　要提高會(huì )計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術(shù)人才，他們能夠掌握國際先進(jìn)技術(shù)，精通信息技術(shù)，熟練應用會(huì )計電算化，推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會(huì )計人員學(xué)習和提高會(huì )計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進(jìn)技術(shù)，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì )計信息系統創(chuàng )造條件。另外培養復合型人才，可以在大專(zhuān)院校開(kāi)設會(huì )計電算化專(zhuān)業(yè)或在財會(huì )專(zhuān)業(yè)中增設計算機編程、維護等課程，可以讓財會(huì )人員進(jìn)修計算機課程，還可以讓計算機人員、在崗人員實(shí)習并進(jìn)修財會(huì )知識。

　　同時(shí)，要加強并制定實(shí)事求是的會(huì )計電算化人員培訓計劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切。會(huì )計電算化考試、培訓應遵循自愿原則，只有準備實(shí)行會(huì )計電算化的單位，才要求其會(huì )計人員培訓，其會(huì )計人員必須取得會(huì )計電算化合格證，財政部門(mén)在進(jìn)行帳務(wù)審批的同時(shí)審查其會(huì )計人員的資格，這樣可以做到學(xué)以致用，學(xué)習目的性強，效果好;對暫時(shí)或一段時(shí)間內不準備實(shí)行會(huì )計電算化的單位，其會(huì )計人員的培訓則可以暫緩，避免人力、物力的浪費。培訓的內容要切合實(shí)際工作需要，學(xué)了就能用得上。對會(huì )計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進(jìn)行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會(huì )上的計算機專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計算機系統維護是一項專(zhuān)業(yè)性很強的工作，對這些計算機專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì )計培訓，就可以收到良好的效果。

　　五、要加強會(huì )計信息系統的安全性、保密性

　　財務(wù)上的數據往往是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存與發(fā)展。但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會(huì )計功能和適應財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒(méi)有幾家軟件公司認真研究過(guò)數據的保密問(wèn)題。

　　數據保密性、安全性差

　　(一)為了對付日益猖獗的計算機犯罪，國家應制定并實(shí)施計算機安全法律，在全社會(huì )加強對計算機安全的宏觀(guān)控制，政府主管部門(mén)還應進(jìn)一步完善會(huì )計制度，對危害計算機安全的行為進(jìn)行制裁，為計算機信息系統提供一個(gè)良好的社會(huì )環(huán)境。

　　(二)對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定，制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應急對策等。

　　(三)必要的內部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無(wú)意行為都可能造成會(huì )計信息的不安全性，因此建立內部控制制度是必要的。第一，實(shí)行用戶(hù)權限分級授權管理，建立網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的會(huì )計信息崗位責任。第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，從電算化網(wǎng)絡(luò )軟件的設計入手，增加軟件本身的限制功能。第四，建立會(huì )計信息資料的備份制度，對重要的會(huì )計信息資料要實(shí)行多級備份。第五，強化審計線(xiàn)索制。第六，建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的權限制。

　　(四)增強網(wǎng)絡(luò )安全防范能力。網(wǎng)絡(luò )會(huì )計實(shí)現了會(huì )計信息資源的共享，但同時(shí)也將自身暴露于風(fēng)險之中，這些風(fēng)險主要來(lái)自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等。為了提高網(wǎng)絡(luò )會(huì )計信息系統的安全防范能力應采用一些措施，例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。

　　(五)加強數據的保密與保護。在進(jìn)入系統時(shí)加一些諸如用戶(hù)口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶(hù)權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專(zhuān)門(mén)的管理制度，如專(zhuān)機專(zhuān)用、專(zhuān)室專(zhuān)用等。

　　(六)加強磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性，實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過(guò)渡。

　　六、要做好電算化會(huì )計檔案管理工作

　　隨著(zhù)我國會(huì )計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，應做好會(huì )計電算化會(huì )計檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大、更好的作用。

　　為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案管理工作，我們必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

　　(一)電算化會(huì )計檔案的收集。所謂電算化會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內如一個(gè)會(huì )計年度，把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內、在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。

　　除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類(lèi)型等;計算機操作系統

　　(二)電算化會(huì )計檔案的管理與保存。由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應準備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災等意外情況引起整個(gè)會(huì )計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時(shí)應遠離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查、復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

　　此外，還應注意電算化會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì )計檔案不能被調閱或產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議會(huì )計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數據外還應保存對應版本的會(huì )計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。

　　(三)電算化會(huì )計檔案的利用。即電算化會(huì )計檔案的調閱。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，隨著(zhù)軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況：(l)所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致，此時(shí)只需將你所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進(jìn)行調閱即可;(2)所調閱的會(huì )計檔案的版本號與前會(huì )計電算化系統版本號不一致，此時(shí)您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進(jìn)行調閱。

　　以上這些問(wèn)題是會(huì )計電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問(wèn)題。這些問(wèn)題如若不重視或不及時(shí)解決，它將嚴重阻礙我國會(huì )計電算化向更深層次的發(fā)展;如若重視并及時(shí)解決這些問(wèn)題，它必然會(huì )促進(jìn)我國會(huì )計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會(huì )計工作水平和會(huì )計信息的質(zhì)量，更好地為提高各級企、事業(yè)單位現代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù)。

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