對小議制造型企業(yè)固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的原因進(jìn)行研究論文
一、固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的原因
固定資產(chǎn)作為制造型企業(yè)的一項重要的資源需加強管理。但在實(shí)際工作中大多數企業(yè)比較重視能直接產(chǎn)生利潤的生產(chǎn)和銷(xiāo)售環(huán)節，忽略了對固定資產(chǎn)的管理，而在戰略上的不重視直接導致固定資產(chǎn)控制環(huán)節的薄弱.隨著(zhù)固定資產(chǎn)的種類(lèi)和數量逐漸增多、資產(chǎn)管理人員的頻繁變更、文件記錄的缺失最終會(huì )造成企業(yè)賬目不清資產(chǎn)不明，或給企業(yè)帶來(lái)較大的損失和風(fēng)險。一般來(lái)說(shuō)企業(yè)賬實(shí)不符存在以下幾種情況：
(一)有物無(wú)賬固定資產(chǎn)已經(jīng)投入使用，但在財務(wù)賬簿上未做登記。造成的原因主要是以下幾種情況：固定資產(chǎn)采購后未及時(shí)辦理相關(guān)的入庫驗收手續，就投入使用;固定資產(chǎn)已報廢但仍繼續使用;在建工程項目已竣工決算并投入使用，但未辦理相關(guān)的驗收手續。
(二)有賬無(wú)物財務(wù)賬簿上還存在此固定資產(chǎn)，但實(shí)物資產(chǎn)已不存在。造成的原因可能有以下幾種情況：實(shí)物資產(chǎn)缺乏管理，遺失或毀損后沒(méi)有及時(shí)向財務(wù)部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)報告;實(shí)物資產(chǎn)對外借出，未告之資產(chǎn)管理部門(mén)，也未到財務(wù)部門(mén)辦理相關(guān)手續;實(shí)物資產(chǎn)對外送修，但未辦理相關(guān)的手續，以至于固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)，找不到相應的實(shí)物資產(chǎn)。
(三)賬物不符財務(wù)賬簿上和實(shí)物資產(chǎn)都存在，但財務(wù)記錄和實(shí)物資產(chǎn)的名稱(chēng)、型號或金額無(wú)法對應，又缺乏相應的文件資料無(wú)法查證導致實(shí)物資產(chǎn)和固定資產(chǎn)賬面記錄不符。造成的原因可能是單據出現問(wèn)題比如單據不全或傳遞不及時(shí)，導致資產(chǎn)管理部門(mén)賬卡與財務(wù)部門(mén)臺賬不一致;也可能是因固定資產(chǎn)實(shí)物名稱(chēng)和賬務(wù)賬簿記錄不統一，固定資產(chǎn)標簽脫落等原因無(wú)法核實(shí);亦或者是由于資產(chǎn)使用部門(mén)或個(gè)人變動(dòng)頻繁且未辦理或未及時(shí)辦理相關(guān)的資產(chǎn)轉移手續，導致賬簿記錄與實(shí)物資產(chǎn)信息不符。
二、針對企業(yè)固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的情況提出相應的固定資產(chǎn)管理建議
(一)為保證固定資產(chǎn)的安全完整、賬實(shí)相符，我們需建立健全固定資產(chǎn)管理制度
通過(guò)制度來(lái)規范資產(chǎn)管理過(guò)程中出現的不按照原則辦事的行為，提高資產(chǎn)管理的可操作性，使資產(chǎn)管理人員在工作時(shí)有據可依，從根本上改變固定資產(chǎn)工作不嚴謹、失誤頻發(fā)的現狀，為企業(yè)的良好運行提供有效保障。實(shí)施固定資產(chǎn)統一采購，建立供應商挑選制度，詢(xún)價(jià)制度，合同簽訂及集體審批聯(lián)簽制度。固定資產(chǎn)(特殊設備除外)由需求部門(mén)提出請購單并對需采購的設備提出可行性分析報告并提交資產(chǎn)管理部門(mén)，資產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行調研后做出是否需要采購的決定。對于需采購的固定資產(chǎn)提交申購單給采購部門(mén)，采購部門(mén)按照規定程序統一進(jìn)行采購并報有關(guān)部門(mén)審核批準。建立固定資產(chǎn)驗收制度。
固定資產(chǎn)需辦理驗收登記手續后，才可以領(lǐng)用和付款。通常情況下，固定資產(chǎn)驗收單由企業(yè)資產(chǎn)管理部門(mén)辦理，資產(chǎn)使用部門(mén)及其他主管部門(mén)需在驗收單上簽署驗收意見(jiàn)，屬于特種設備的還需附外部專(zhuān)業(yè)機構出具的驗收報告。財務(wù)部門(mén)及時(shí)審核驗收單對符合規定的固定資產(chǎn)辦理驗收手續并登記入賬。制定固定資產(chǎn)日常管理細則。固定資產(chǎn)作為一項長(cháng)期資產(chǎn)，在其使用周期內可能涉及資產(chǎn)的領(lǐng)用、出租、出借和轉讓等。企業(yè)應對資產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節加強控制，訂立相關(guān)的管理細則。比如：對已驗收合格的固定資產(chǎn)需制作資產(chǎn)卡片，粘貼固定資產(chǎn)標簽以備查驗;對需轉讓的固定資產(chǎn)需由專(zhuān)業(yè)機構做出資產(chǎn)評估報告。建立固定資產(chǎn)處置制度。首先明確可進(jìn)行固定資產(chǎn)處置需滿(mǎn)足的條件和需提供的資料;其次需對辦理固定處置的流程做出說(shuō)明，最后明確各部門(mén)的審批權限和責任。具體來(lái)說(shuō)對需報廢固定資產(chǎn)，由資產(chǎn)使用部門(mén)填制報廢單，并提供制度規定的證明資料，再交資產(chǎn)管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)及其他主管部門(mén)審核并提出處置意見(jiàn)。資產(chǎn)管理部門(mén)根據批準的報廢單及處置意見(jiàn)對實(shí)物資產(chǎn)做清理，財務(wù)部門(mén)負責監督和進(jìn)行賬務(wù)處理，列明報廢資產(chǎn)去向和殘值收入。
(二)明確劃分固定資產(chǎn)管理責任
資產(chǎn)管理部門(mén)負責對固定資產(chǎn)進(jìn)行統籌管理，根據生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況對資產(chǎn)進(jìn)行合理調配，提高資產(chǎn)利用率，降低企業(yè)成本。資產(chǎn)管理部門(mén)還需根據資產(chǎn)的使用和維護情況定期向管理層報送固定資產(chǎn)維修計劃和固定資產(chǎn)更新計劃。各資產(chǎn)使用部門(mén)或使用人對固定資產(chǎn)的安全完整負責，如有丟失或毀損，查明屬個(gè)人責任的需按企業(yè)規定接受處罰并賠償損失。財務(wù)部門(mén)負責固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理，建立固定資產(chǎn)臺賬，做好固定資產(chǎn)的預算跟蹤，報送管理層固定資產(chǎn)管理報表。嚴格審查固定資產(chǎn)采購、轉移、報廢是否符合固定資產(chǎn)管理制度的規定，是否提供了相關(guān)支持性憑證;對在日常核算工作中發(fā)現的問(wèn)題積極主動(dòng)的與資產(chǎn)管理部門(mén)、資產(chǎn)使用部門(mén)以及其他相關(guān)部門(mén)溝通，及時(shí)處理資產(chǎn)的增減變動(dòng)以防止因信息不對稱(chēng)造成的賬實(shí)不符。財務(wù)部門(mén)需定期組織資產(chǎn)清查，查明固定資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧的原因并按經(jīng)批準的處理意見(jiàn)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬實(shí)相符。
(三)加強固定資產(chǎn)的事前、事中和事后控制，使固定資產(chǎn)的日常管理工作科學(xué)化規范化
企業(yè)大多比較重視資產(chǎn)的采購，而忽視了固定資產(chǎn)的日常管理。在固定資產(chǎn)的管理中加強日常的科學(xué)化規范化管理是保證固定資產(chǎn)安全完整，實(shí)現資產(chǎn)的優(yōu)化使用和配置的基礎。首先企業(yè)應把固定資產(chǎn)管理思想灌輸到每一個(gè)員工身上,樹(shù)立員工保護固定資產(chǎn)、合理使用固定資產(chǎn)的意識，增強員工的責任感和使命感。定期組織資產(chǎn)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，深入講解固定資產(chǎn)管理制度。其次建立良好的溝通渠道和應變機制，加強各部門(mén)之間的聯(lián)系，減少因信息不對稱(chēng)造成的管理失誤，進(jìn)行資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)統籌管理。再次，定期維護更新固定資產(chǎn)相關(guān)資料。隨著(zhù)時(shí)間的推移或使用環(huán)境的影響，作為固定資產(chǎn)身份證的固定資產(chǎn)標簽可能會(huì )毀損和脫落，資產(chǎn)管理人員發(fā)現后應及時(shí)更換或補貼，或根據企業(yè)的實(shí)際需要選擇PVC或金屬材質(zhì)的標簽。另外為了更形象更直觀(guān)的了解固定資產(chǎn)還可以在建立固定資產(chǎn)卡片配上相關(guān)資產(chǎn)實(shí)物形態(tài)的圖片。最后企業(yè)應建立相應的獎懲機制。
對在資產(chǎn)管理工作中表現優(yōu)異的員工給予肯定和獎勵，給其他員工設立榜樣，調動(dòng)員工的積極性，使之主動(dòng)參與固定資產(chǎn)的管理。對于違反固定資產(chǎn)管理制度規定給企業(yè)造成損失的員工或部門(mén)，按情節輕重給予相應的處罰。
(四)加強固定資產(chǎn)管理的信息化建設
在傳統管理模式下企業(yè)多依賴(lài)紙質(zhì)單據或通過(guò)手工方式在財務(wù)軟件中錄入固定資產(chǎn)的相關(guān)數據，工作強度比較大還容易出錯�，F在企業(yè)可以借助條形碼信息技術(shù)建立信息庫，把實(shí)物資產(chǎn)的名稱(chēng)、種類(lèi)、購置時(shí)間、購進(jìn)價(jià)值、凈值、存放地點(diǎn)、使用人等信息以條碼的形式輸出并貼到相應的資產(chǎn)上。在資產(chǎn)發(fā)生變動(dòng)或毀損時(shí)，直接掃描就可以跟蹤資產(chǎn)變化的全過(guò)程。通過(guò)資產(chǎn)管理軟件和財務(wù)軟件之間對接的端口，還可以把信息直接導入財務(wù)軟件生成憑證，時(shí)時(shí)更新資產(chǎn)信息完成了資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。
在進(jìn)行固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)，也摒棄了傳統繁復的人工盤(pán)點(diǎn)方式，通過(guò)專(zhuān)門(mén)的實(shí)物資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)機掃描固定資產(chǎn)上的條形碼進(jìn)行數據收集，然后將盤(pán)點(diǎn)機中的數據信息導入固定資產(chǎn)信息管理系統就可以自動(dòng)生成盤(pán)點(diǎn)結果，出具盤(pán)點(diǎn)報告。由此可見(jiàn)固定資產(chǎn)的信息化管理，實(shí)現了信息流和實(shí)物流的統一，確保了賬卡物三者的對應，有效防止了企業(yè)資產(chǎn)流失。但我們仍需注意的是固定資產(chǎn)信息化管理是建立在企業(yè)良好的固定資產(chǎn)內部控制之上的，建立健全固定資產(chǎn)管理制度仍然是非常必要的。
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