企業(yè)物資集中采購管理方式剖析
作為一種相對先進(jìn)的物資采購方式，物資集中采購切實(shí)降低企業(yè)物資采購與物流成本，減少物資運輸所需的費用，在提高企業(yè)整體工作效率的同時(shí)有效避免各種暗箱操作行為的發(fā)生;與此同時(shí)，通過(guò)對物資集中采購方式的應用，企業(yè)購置物資的標準化程度將得到提升，產(chǎn)品的質(zhì)量也將因此而得到保障。盡管物資集中采購管理具備多方面的優(yōu)點(diǎn)，對企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展都有著(zhù)相對重要的推動(dòng)作用。
1.物資集中采購管理可能引發(fā)的問(wèn)題
1.1物資的及時(shí)供應得不到保障
企業(yè)實(shí)施物資集中采購管理之后，物資需求的信息需要經(jīng)過(guò)自下而上的傳遞過(guò)程，這使物資采購的流程變長(cháng)，處理環(huán)節和手續都相應增加，此時(shí)一旦需求信息出現問(wèn)題，物資采購的實(shí)施反應將會(huì )變慢，物資的及時(shí)供應則將無(wú)法得到保障。
1.2可能引發(fā)企業(yè)物資的積壓
企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，不免會(huì )基于市場(chǎng)及自身因素的考慮對生產(chǎn)計劃進(jìn)行調整，而這種生產(chǎn)計劃的調整則會(huì )影響企業(yè)對物資的需求。因此，在物資集中采購的管理模式下，企業(yè)物資有用無(wú)備或者是有備無(wú)用的問(wèn)題則會(huì )發(fā)生，企業(yè)物資將會(huì )出現積壓。
1.3整體費用可能因集中采購而增加
物資集中采購會(huì )形成倉儲費用和二次倒運費用的發(fā)生。但如果集中所降低的成本額不足這兩部分成本，企業(yè)將得不償失，反而造成采購成本費用的增加。
1.4有可能加重企業(yè)的債務(wù)負擔
實(shí)施物資集中采購管理之后，企業(yè)所承擔的應付賬款的數額將呈持續性增加，在物資大量采購的條件下，企業(yè)的.債臺高筑，其資金的周轉則將因此而出現問(wèn)題，進(jìn)而引發(fā)企業(yè)資金鏈的斷裂，使其物資采購活動(dòng)不得不終止。這一問(wèn)題的發(fā)生，主要是基于企業(yè)的流動(dòng)資金不足和企業(yè)資金調度的不暢兩方面原因影響。
1.5落實(shí)和推行方面存在部分障礙
作為一種新的物資采購方式，物資集中采購管理打破了企業(yè)各個(gè)部門(mén)和各個(gè)單位之間現有的利益格局，因此企業(yè)內部部分部門(mén)或者是部分崗位員工將會(huì )對物資的集中采購管理存有一定的偏見(jiàn)。再加上物資集中采購管理在實(shí)施的過(guò)程中確實(shí)也有可能為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展帶來(lái)一些不可避免的負面效應，因此很容易使基層單位和基層員工對這一物資采購方式的應用形成抵觸的情緒。
總之，物資集中采購管理作為一種新的物資采購手段，其在企業(yè)中的應用是可以為企業(yè)的運營(yíng)、管理和發(fā)展帶來(lái)一定的推動(dòng)作用和積極效益;但同時(shí)，也有可能是企業(yè)陷入到一定的負面影響之中。
2.企業(yè)物資集中采購管理的應用策略
2.1加強對采購計劃的管理
要保證物資集中采購管理模式下，各項物資的集中和及時(shí)供應，企業(yè)必須加強對采購計劃的有效管理，提升物資采購計的準確性與及時(shí)性，切忌物資的盲目采購。在對采購計劃進(jìn)行管理的過(guò)程中，要避免因用而無(wú)備問(wèn)題的發(fā)生而使企業(yè)面臨停工的風(fēng)險，同時(shí)，要對備而不用的情況進(jìn)行防范，避免企業(yè)物資的超儲和積壓。而要切實(shí)保證采購計劃的有效性，避免以上兩種情況的發(fā)生，企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)，需要根據實(shí)際的生產(chǎn)作業(yè)規劃和物資的消耗定額，分別以年、季、月為時(shí)間段進(jìn)行物資需求量的認真核算，并將核算結果逐級上報至物資的集中采購部門(mén);而后，采購部門(mén)按照實(shí)物資需求計劃和實(shí)際庫存情況進(jìn)行物資采購計劃的編制。但在進(jìn)行計劃編制的時(shí)候，要注意留有余地，考慮適當數量的保險儲備，以備生產(chǎn)的不時(shí)之需。
2.2保障采購信息傳遞的順暢
企業(yè)采用物資集中采購管理之后，物資的需求信息從需求部門(mén)傳遞至采購部門(mén)，信息的傳遞渠道加長(cháng)，審核環(huán)節變多，信息的失真和遲滯幾率也因此而增加。這是造成企業(yè)物資集中采購風(fēng)險的重要因素。所以，為避免因信息傳遞不暢而造成集中采購負面影響的發(fā)生，企業(yè)需要對采購信息傳遞的渠道進(jìn)行進(jìn)一步的改善也優(yōu)化，盡可能較少物資需求信息在傳遞上的中間環(huán)節。另外，企業(yè)還應當適當調整信息傳播的手段，在選擇性利用現代信息技術(shù)和計算機技術(shù)的前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )化的辦公形勢來(lái)提高信息傳輸的速度以及信息傳播的質(zhì)量。保證物資集中采購管理的有效性和及時(shí)性。
2.3加強對企業(yè)資金的統一調度
企業(yè)對資金的統一調度與集中是推動(dòng)物資集中采購管理的基礎條件。在缺乏資金保障的條件下，企業(yè)物資浸種采購猶如無(wú)本之木。在我國，部分企業(yè)，尤其是一些集團化的大企業(yè)，基于分支機構的獨立性，通常不會(huì )主動(dòng)將所獲取的營(yíng)業(yè)收入投入到物資的采購中，同時(shí)其也怠于對企業(yè)物資供應的資金進(jìn)行有效償還，如此變造成內部債務(wù)和債權的增多，企業(yè)資金的周轉因此而出現不暢。為避免這種狀況的發(fā)生，防治因資金周轉困難而加重企業(yè)物資采購的債務(wù)負擔，企業(yè)必須進(jìn)一步強化對資金的有效集中和統一調度，在企業(yè)內部建立起資金的結算平臺，負責對一切內部資金進(jìn)行統一管理和集中調度，在保證資金流轉順暢的基礎上，為物資集中采購管理的落實(shí)提供保障。
2.4完善物資采購部門(mén)的內控建設
要切實(shí)提高企業(yè)物資集中采購管理的有效性，避免各種消極影響的發(fā)生，同時(shí)防范企業(yè)物資采購過(guò)程中的徇私和舞弊行為，企業(yè)還必須對物資集中采購部門(mén)的內部控制建設進(jìn)行進(jìn)一步的強化。針對物資集中給采購部門(mén)的工作性質(zhì)，建立起相應的內部控制制度，對物資集中采購管理的基本操作流程、原則和規范等進(jìn)行明確，進(jìn)而實(shí)現對物資集中采購的規范化管理。避免物資采購過(guò)程中暗箱操作問(wèn)題的發(fā)生，以公平、公開(kāi)且公正的招標方式進(jìn)行采購，并利用采購決策錢(qián)的意見(jiàn)聽(tīng)取、采購過(guò)程的紀檢監督以及采購之后的集中核算等對物資的集中采購行為進(jìn)行有效控制。
3.結論
當然，要在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中對物資集中核算管理進(jìn)行有效利用，企業(yè)除了要對以上問(wèn)題進(jìn)行關(guān)注之外，還應當適當賦予集中采購部門(mén)以相應的權利，在避免一刀切的采購管理方式的條件下，使各方都能夠從物資的集中采購管理中獲取一定的利益，以便于推動(dòng)這一物資采購方式的落實(shí)和執行。
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