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企業(yè)內部管理溝通的基本原則
在企業(yè)變化日益復雜和加快的今天，內部溝通在企業(yè)管理中的重要性已經(jīng)越發(fā)凸顯，對管理者而言，把握溝通原則、建立溝通機制、暢通溝通渠道將是改善企業(yè)內部溝通狀況，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)持續穩定發(fā)展的重要保障。
一、企業(yè)溝通
企業(yè)內部的管理溝通是指組織成員之間、部門(mén)之間為了達到管理目的、實(shí)現組織目標而進(jìn)行的信息傳遞與交流的過(guò)程。內部溝通的方式有會(huì )議、電話(huà)、傳真、電子郵件、網(wǎng)絡(luò )聊天、文件、報告、備忘錄等�，F在，大多數管理者都已經(jīng)認識到了內部溝通對于企業(yè)的重要意義，但溝通現狀卻不容樂(lè )觀(guān)，由于溝通障礙引起的問(wèn)題層出不窮。我們必須清醒地認識到，能否實(shí)現及時(shí)有效的溝通，是企業(yè)能否順利完成任務(wù)的關(guān)鍵因素之一，因此，企業(yè)要想實(shí)現良性發(fā)展，注重內部溝通、建立和完善溝通機制就顯得尤為重要。
二、管理與溝通
溝通和管理關(guān)聯(lián)緊密，包括計劃、組織、領(lǐng)導、控制在內的所有管理活動(dòng)都需要通過(guò)溝通來(lái)實(shí)現。從某種意義上來(lái)說(shuō)，溝通本身就是一項重要的管理職能。
(一)溝通的重要性。溝通把個(gè)體、群體和組織串聯(lián)起來(lái)，不僅是管理者與員工之間的紐帶，而且是管理者實(shí)現其管理職能的必要手段。溝通的目的在于傳遞信息、監控反饋，最終實(shí)現組織目標，計劃的制定、工作的組織、人事的管理以及部門(mén)間的協(xié)調，都離不開(kāi)溝通。
1.溝通有助于準確決策。在管理過(guò)程中，管理者經(jīng)常需要對各種決策進(jìn)行定奪，而準確決策是工作有效開(kāi)展和企業(yè)正常運轉的前提。在決策前，管理者需要通過(guò)與下屬溝通獲取信息、掌握情況，從而使決策更為正確、科學(xué)與合理。
2.溝通有助于控制協(xié)調工作進(jìn)程和方向。在日常工作中，工作目標、工作進(jìn)程、工作方法、工作要求等只有通過(guò)溝通才能達成共識，如果缺乏充分、有效的溝通，上下級之間、部門(mén)之間就可能出現對目標任務(wù)的理解偏差。因此，只有通過(guò)溝通來(lái)交換意見(jiàn)、明確任務(wù)、協(xié)作行動(dòng)，才能確保工作任務(wù)順利完成。
3.溝通有助于建立良好的企業(yè)氛圍。在企業(yè)內部，溝通不僅帶來(lái)工作信息和經(jīng)驗的傳遞，而且可以為員工提供一個(gè)釋放情緒和壓力的平臺，激勵部門(mén)間、員工間緊密合作，進(jìn)一步增強企業(yè)的凝聚力，使人際關(guān)系趨于融洽。
(二)影響溝通的障礙。在實(shí)際溝通中，常常存在著(zhù)種種障礙，使溝通無(wú)法有效進(jìn)行。一般而言，內部溝通的障礙主要包括主觀(guān)因素、客觀(guān)因素和技術(shù)因素三個(gè)方面。
從主觀(guān)上來(lái)講，溝通雙方如果在知識結構和經(jīng)驗水平上差距過(guò)大，就容易造成理解偏差，產(chǎn)生溝通障礙。此外，如果管理者和下屬之間相互不信任，或者下屬對管理者有畏懼感，那么溝通時(shí)就會(huì )有所顧忌，影響到溝通的順利進(jìn)行。
從客觀(guān)上來(lái)講，有些企業(yè)中間層次太多，信息從最高決策層傳遞到下級基層單位的過(guò)程中易導致信息失真，還會(huì )浪費時(shí)間，影響信息的及時(shí)性。此外，有些企業(yè)因為規模龐大，地理位置分散，人員相距較遠、接觸機會(huì )少，也會(huì )產(chǎn)生溝通障礙。
從技術(shù)上來(lái)講，如果溝通方式選擇不當，沒(méi)有根據工作目標及其實(shí)現策略運用相應的溝通原則和方法，那么溝通就不可能順暢。同時(shí)，語(yǔ)言使用不當也會(huì )造成溝通障礙，比如表達不清、措詞不當、使用方言或特有術(shù)語(yǔ)等，都易在信息傳遞過(guò)程中引發(fā)誤解和歪曲，從而影響溝通。
二、建立有效溝通的原則
溝通主要是為了信息的準確傳遞，因此，要實(shí)現有效的溝通，必須在信息傳遞上下功夫，牢牢把握好信息傳遞過(guò)程中的幾項原則。
(一)簡(jiǎn)明高效原則。在企業(yè)內部傳遞信息，要做到簡(jiǎn)明清晰、迅速及時(shí)。一是因為如果傳遞速度過(guò)慢，一條原本很有價(jià)值的信息就可能變得毫無(wú)價(jià)值;二是因為信息的簡(jiǎn)明扼要意味著(zhù)溝通效率的提高，意味著(zhù)節約溝通雙方的時(shí)間。要做到快速有效地傳遞信息，溝通者就需要盡可能地選擇那些能夠清晰地表達自己想法的詞匯，即要做到三個(gè)方面：一是避免冗長(cháng)乏味的語(yǔ)言表達;二是避免不必要的重復;三是表述的內容中只包括有用的信息。也就是說(shuō)，溝通的內容一定要針對性強，語(yǔ)意確切，盡量通俗化、具體化、數量化。
(二)多方溝通原則。為了提高溝通效率和效果，應提倡直接溝通、雙向溝通和平行溝通并重的多方溝通原則。一方面，高層管理者、部門(mén)主管和員工之間要進(jìn)行縱向的直接溝通。上級可以通過(guò)會(huì )議、面對面交談等形式向下屬傳達信息、布置任務(wù);而下屬需要對工作實(shí)施情況、完成情況或者遇到的問(wèn)題及時(shí)向上級報告，并且要注意明確上級的指示和要求，確保工作朝著(zhù)預期目標前進(jìn)。另一方面，部門(mén)之間要進(jìn)行橫向的相互溝通。在實(shí)際工作中，很多任務(wù)都要各部門(mén)合作完成，此時(shí)，部門(mén)主管之間或者是不同部門(mén)的員工之間就需要相互溝通、相互理解、相互協(xié)調，建立良好的合作關(guān)系。企業(yè)也可以通過(guò)召開(kāi)主管例會(huì )等形式，將各部門(mén)主管聚集在一起，互通工作情況，共同討論、解決問(wèn)題，從而形成共同的努力方向和目標。
(三)換位思考原則。在溝通中，換位思考可以使溝通更有說(shuō)服力。如果能夠注意角色互換，多站在對方立場(chǎng)思考問(wèn)題，把“對方需要什么”作為思考的起點(diǎn)，并且善于聆聽(tīng)對方的看法和意見(jiàn)，做到尊重他人、積極傾聽(tīng)，那么不但有助于問(wèn)題的解決，而且能夠建立良好的人際關(guān)系。
三、有效溝通的實(shí)現途徑
為了解決企業(yè)內部溝通上所存在的障礙和問(wèn)題，實(shí)現有效的溝通，除了把握以上的溝通原則之外，還應當掌握以下幾種改善企業(yè)內部溝通狀況的方法。
(一)倡導溝通文化。企業(yè)文化體現了企業(yè)的價(jià)值觀(guān)，影響著(zhù)員工的行為方式。管理者應當樹(shù)立全員溝通的理念，在企業(yè)內部構建起開(kāi)放的、分享的企業(yè)文化，營(yíng)造一個(gè)人人能溝通、時(shí)時(shí)能溝通、事事能溝通的良好氛圍，鼓勵員工之間相互交流、協(xié)作，提供上下互動(dòng)交流的機會(huì )，尤其是管理者應當從辦公室里走出來(lái)，多與員工交流，制造民主平等的氣氛，從而改善企業(yè)內部的人際關(guān)系，促進(jìn)員工間的相互合作。
(二)暢通溝通渠道。在創(chuàng )建良好溝通氛圍的同時(shí)，還應當建立一個(gè)良好的溝通機制，暢通溝通渠道，從而使內部管理溝通速度更快、覆蓋面更廣、準確性更高。除了會(huì )議、電話(huà)等常規溝通渠道，企業(yè)還可以嘗試建立頭腦風(fēng)暴、員工對話(huà)、合理化建議等溝通機制，使員工能與管理者保持實(shí)質(zhì)性的溝通，讓企業(yè)內部的各種意見(jiàn)得以公開(kāi)、正面地表達或宣泄出來(lái)，同時(shí)也能增強員工的主人翁意識，激勵員工發(fā)揮聰明才智，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展出謀劃策。此外，企業(yè)還應該充分利用內部網(wǎng)絡(luò )辦公，加強員工、部門(mén)間的溝通，提高企業(yè)內部的整體運營(yíng)效率。
(三)建立反饋機制。在管理溝通中，反饋有著(zhù)不可或缺的作用。雙向的反饋是指下級要對上級的指示進(jìn)行反饋，而上級也要對下級上報的信息進(jìn)行反饋。通過(guò)把信息加工處理的情況定期反饋給信息提供者，一方面，可以防止溝通信息被誤解，保證信息處理和工作方向的準確性;另一方面，可以加強管理者與員工之間的心理溝通，讓員工知道管理層樂(lè )于傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)和想法，他們所做的工作都被管理層所關(guān)注，從而增進(jìn)管理者與員工之間的相互理解和相互尊重。
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