人力資源表單設計技巧推薦

　　人力資源表單好比是設計者和使用者的一次對話(huà)，目的是進(jìn)行信息溝通。一個(gè)好的表單應該易于理解，以簡(jiǎn)單明了的方式傳遞大量的信息。本文是小編精心編輯的人力資源表單設計技巧推薦，希望能幫助到你！

　　1、分層次組織表單信息

　　一個(gè)人力資源工作表單根據需要可以包含很多信息，但這些信息的組織一定要形成內在的邏輯結構，層次清晰，這樣才讓使用者感覺(jué)表單簡(jiǎn)單易用。

　　一般而言，在表單設計的時(shí)候需要根據多個(gè)維度對信息進(jìn)行層次設計，比如根據信息屬性、必填信息與可選信息、一般信息和特殊信息、重要度優(yōu)先級等。避免大量信息堆砌在一起，沒(méi)有層次感。比如，一個(gè)《應聘人員登記表》可以按照“基本信息”、“教育經(jīng)歷”、“工作經(jīng)歷”、“培訓經(jīng)歷”、“社會(huì )關(guān)系”等進(jìn)行信息分類(lèi)，便于求職者快速理解并填寫(xiě)相關(guān)信息。

　　一般區分層次的方法有：通過(guò)添加分割邊框、添加類(lèi)別標題、陰影或者顏色區分、設置不同字體屬性等。

　　2、表單要素齊全

　　一個(gè)專(zhuān)業(yè)完整的人力資源表單一般包括以下要素：表單名稱(chēng)、版本號、表頭信息、具體內容信息、審批意見(jiàn)、填表說(shuō)明等，經(jīng)常被忽視的信息是填表說(shuō)明。一般填表說(shuō)明包括名詞解釋、填表簡(jiǎn)要說(shuō)明、授權說(shuō)明、特殊情況說(shuō)明、各重要信息填寫(xiě)指引、相關(guān)標準說(shuō)明等。

　　另外，在設計表單時(shí)還存在一個(gè)誤區，特別是需要關(guān)聯(lián)附件時(shí)，比如錄用審批流程，一般包含求職者簡(jiǎn)歷、面試意見(jiàn)、能力評估等附件。有些企業(yè)在設計錄用審批表時(shí)，僅僅體現了簽批信息，說(shuō)白了僅僅是一個(gè)“簽字表”，具體每一個(gè)審批人還是要打開(kāi)附件查找與自己相關(guān)的信息去審批。這是極其錯誤的，審批表單應該盡可能把所有核心信息體現出來(lái)，比如上面說(shuō)的錄用審批表應該包含求職者的基本信息、各環(huán)節面試意見(jiàn)、測試結果等，各節點(diǎn)審批負責人基于這些信息就可以進(jìn)行審批，當然如果想進(jìn)一步了解額外細節再打開(kāi)附件。

　　3、表單要精簡(jiǎn)

　　雖然人力資源資源工作表單化很重要，但并非說(shuō)表單越多越好。表單一定要盡可能整合精簡(jiǎn)，盡可能減少表單的數量。有的企業(yè)在工作申請時(shí)需要填寫(xiě)一個(gè)申請表，下一個(gè)部門(mén)處理后又要提供一個(gè)正式的信息反饋表，其實(shí)這兩個(gè)表格完全可以整合成一個(gè)表格。

　　就每一個(gè)表單而言，信息要盡量壓縮，盡量剔除一切非必要和重復的信息。比如，有些企業(yè)的《新員工試用期轉正表》里面，需要填寫(xiě)“身份證號”、“學(xué)歷”、“工作年限”等基本信息。其實(shí)，這些信息已經(jīng)在應聘時(shí)或者入職時(shí)提供過(guò)了，經(jīng)過(guò)試用期的熟悉，相關(guān)人員已經(jīng)了解，沒(méi)必要再重復填寫(xiě)�！缎聠T工試用期轉正表》的“基本信息”部分僅填寫(xiě)“姓名”、“崗位”、“入職時(shí)間”就足夠了。

　　表單精簡(jiǎn)的另一個(gè)層面的含義是減少“噪聲”信息，比如不必要的表格邊框、字體修飾、顏色等。過(guò)多的修飾會(huì )分散使用者的注意力，弱化主體信息。

　　【小貼士】不要陷入修飾的誤區：

　　我們需要謹記的是，表單的主體是表單中所承載的數據信息。在進(jìn)行表單的設計時(shí)，設計者尤其要注意去除所有非必要的視覺(jué)元素，讓用戶(hù)將所有的注意力集中在數據信息上，而不是無(wú)關(guān)的邊框、底色等。所有的視覺(jué)元素應該為更好的幫助用戶(hù)閱讀而服務(wù)，除此之外，再精美的設計都是對表格的破壞。

　　4、表單要集成設計

　　人力資源的各種表單不是孤立的，表單之間一定要充分考慮其邏輯關(guān)系，盡可能實(shí)現信息的整合集成。很多企業(yè)可能根據臨時(shí)需要設計各類(lèi)表單，有些表單僅僅使用一兩次便再無(wú)意義，這些表單的必要性值得懷疑，而且很多表單之間是重疊甚至沖突的。拿績(jì)效考核來(lái)說(shuō)，有的企業(yè)在年初要讓員工填一張《年度績(jì)效指標設定表》、年中又要根據工作實(shí)際變化填寫(xiě)一張《年中績(jì)效指標調整表》，年底又要填寫(xiě)《年度績(jì)效考核表》，績(jì)效指標、權重、考核目標等信息在這些表中重復出現，甚至是照搬復制。其實(shí)完全可以整合到一張表格里，按照績(jì)效目標設定、回顧、評估的時(shí)間邏輯逐步填寫(xiě)，即減少了信息的重復，又可以通過(guò)表單來(lái)推進(jìn)績(jì)效管理工作。

　　在實(shí)踐中，人力資源表單通常不像規章制度一樣需要經(jīng)過(guò)審批發(fā)布，隨意性比較強。其實(shí)，表單和制度一樣都應該是統一管理和受控的，這樣有利于確保表單的有效性和整合性。

　　5、表單設計要客戶(hù)化

　　任何表單都是用來(lái)獲取或者傳遞信息的，使用對象即使表單的“客戶(hù)”。因此，好的表單設計始終把客戶(hù)化放在首位，給予使用者的角度來(lái)考慮信息組織�？蛻�(hù)化需要考慮的因素很多、比如信息的數量、填寫(xiě)的便利性、表單的媒介、表達習慣、必要的提示信息等。

　　曾經(jīng)看到某一個(gè)企業(yè)的在內部舉行的培訓班結業(yè)儀式上，給每位學(xué)員發(fā)放的《培訓滿(mǎn)意度調查表》，設計時(shí)考慮的非常周全，整個(gè)調查表分10個(gè)大類(lèi)，每一個(gè)大類(lèi)分成若干個(gè)小類(lèi)，這樣需要填寫(xiě)70個(gè)信息。試想，在彼時(shí)培訓結業(yè)員工“歸心似箭”，有幾個(gè)學(xué)員會(huì )愿意仔細思考每一個(gè)問(wèn)題，認真填寫(xiě)，絕大多數都是草草填寫(xiě)應付差事。這樣的表單是不可能達到預期目的的。所以，表單的設計不能完全基于理論要求，而是要結合具體情況，以?xún)r(jià)值落地為最終目標。

　　【小貼士】表單客戶(hù)化設計有以下幾個(gè)角度供讀者參考：

　　還是那句話(huà)，信息盡量少；將開(kāi)放性問(wèn)題轉化成選擇題；表格大小與需要填寫(xiě)的文字數量相匹配；信息準確無(wú)疑義，符合日常使用習慣；添加必要的提示信息；同一類(lèi)信息盡量不跨頁(yè)；電子化的表單要設計好格式，并鎖定。

　　7、打磨表單中的細節

　　所有的表單內容都設計完以后，要逐項對表單的細節進(jìn)行打磨，目的是使表單的文字更準確、布局更整齊、排列更美觀(guān)、填寫(xiě)更方便。對于表單的細節可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行考慮：

　　l  調整相鄰字段的文字數量。如果可能的話(huà)，盡量讓相鄰的字段字數保持一致，或者在文字較少的字段中添加空格，這樣看起來(lái)整齊美觀(guān)。

　　l  格式化輸入信息。比如在需要輸入日期信息的位置格式化為“   年  月”，引導使用者按照預定的格式填寫(xiě)。再比如“目前薪資”字段，在輸入欄加入單位“元/月”。

　　l  增加提示項。有些容易產(chǎn)生歧義的信息要適當加入提示信息，以免造成填寫(xiě)困難或者理解不一致。比如，“教育背景”加入提示“從高中開(kāi)始填寫(xiě)”，“工作經(jīng)歷”加入提示“從最近工作開(kāi)始倒序填寫(xiě)”。

　　l  合理進(jìn)行頁(yè)面劃分。如果表單內容角度，需要分頁(yè)顯示，那么要合理調整信息分布，避免同一類(lèi)信息跨頁(yè)顯示。

　　l  為列表性信息增加斑馬條紋。加入交替行顏色可以幫助用戶(hù)集中視線(xiàn)，把在邊上或者底部設定好的分類(lèi)信息和表格中心的浮動(dòng)信息關(guān)聯(lián)在一起。這個(gè)簡(jiǎn)單的技術(shù)可以增加表格的可讀性。這確實(shí)是一個(gè)好的經(jīng)驗法則，如果你的表格需要用戶(hù)關(guān)聯(lián)分開(kāi)的信息，那么始終包含斑馬線(xiàn)（或其他視覺(jué)輔助）。

　　以下是加入斑馬條紋的效果：

　　8、發(fā)布之前要進(jìn)行填寫(xiě)測試

　　設計好的表單一定要進(jìn)行填寫(xiě)測試，而且最好是由設計者之外的其他人來(lái)填寫(xiě)。通過(guò)填寫(xiě)測試可以達到以下目的：發(fā)現表單文字錯誤；發(fā)現填寫(xiě)過(guò)程中的疑問(wèn)；測試填寫(xiě)空間大小是否合理；表單要求的信息填寫(xiě)著(zhù)是否都能提供；填寫(xiě)表單所需要的時(shí)間。

　　如果是需要電子化填寫(xiě)的表單，還能夠發(fā)現需要填寫(xiě)的空格是否格式一致；填寫(xiě)過(guò)程中是否使表單產(chǎn)生非預期的格式改變等。

　　測試過(guò)程發(fā)現的額問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行修訂，并再次測試，直到獲得滿(mǎn)意效果為止。

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