25個(gè)超強的Office打印技巧

　　如今，很多人每天都會(huì )與Office辦公軟件打交道，以下是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于25個(gè)超強的Office打印技巧，供參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!

　　1，沒(méi)有打印機一樣可以打印預覽

　　在沒(méi)有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕后，Excel會(huì )卻提示沒(méi)有安裝打印機，且無(wú)法打印預覽。其實(shí)，只要單擊“開(kāi)始”→“設置”→“打印機”，然后雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個(gè)打印機的驅動(dòng)程序。重啟Excel，就會(huì )發(fā)現已經(jīng)可以打印預覽了。

　　2，打印指定頁(yè)面

　　一個(gè)由多頁(yè)組成的工作表，打印出來(lái)后，發(fā)現其中某一頁(yè)(或某幾頁(yè))有問(wèn)題，修改后，沒(méi)有必要全部都打印一遍!只要選擇“文件”→“打印”(不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個(gè)工作表全部打印出來(lái))，打開(kāi)“打印內容”對話(huà)框，選中“打印范圍”下面的“頁(yè)”選項，并在后面的方框中輸入需要打印的頁(yè)面頁(yè)碼，再按下“確定”按鈕即可。

　　3，首行重復打印

　　當工作表大于1頁(yè)時(shí)，用戶(hù)一般希望在打印時(shí)能在每一頁(yè)中均能包含首行，你可以這樣設置，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊“工作表”選項卡，接下來(lái)只需在“打印標題→頂端標題行”文本框中輸入：ũ:ũ類(lèi)似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過(guò)來(lái)也可以，以后就該表格首行就會(huì )打印在每頁(yè)了。

　　4，表格也縮印

　　有時(shí)為工作需要，可能要求將多頁(yè)內容調整為一頁(yè)打印出來(lái)(在Word中可以通過(guò)“縮放”技巧來(lái)實(shí)現)，可選擇“文件”→“頁(yè)面設置”，再在打開(kāi)的“頁(yè)面設置”對話(huà)框中單擊“頁(yè)面”標簽，在“縮放”組下有一個(gè)“調整為”選項，只要在這里鍵入打印工作表內容時(shí)所需要的頁(yè)數(注意頁(yè)寬和頁(yè)高兩個(gè)值必須一致)就可以了。不過(guò)，此功能對于與紙張高、寬比例嚴重不協(xié)調的工作表來(lái)說(shuō)，建議不要采用，否則會(huì )嚴重影響打印效果。

　　5，打印選定區域

　　選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內容”對話(huà)框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經(jīng)過(guò)這樣的設置后，無(wú)論是執行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來(lái)。

　　此時(shí)，如果想打印別的內容，就必須先執行“文件”→“打印區域”→“取消打印區域”命令，然后再進(jìn)行打印操作。

　　6，打印不連續的單元格(區域)

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)，選中多個(gè)不連續的單元格(區域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內容”對話(huà)框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統將選中的每一個(gè)不連續單元格(區域)分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……)。

　　如果需要經(jīng)常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話(huà)框“名稱(chēng)”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁(yè)面，執行打印操作就可以了。

　　7，打印不連續的行(或列)

　　有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來(lái)，可以在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標左鍵單擊行(列)標，選中不需要打印出來(lái)的多個(gè)不連續的行(列)，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來(lái)，然后再執行打印操作就可以了。

　　8，將公式打印出來(lái)

　　如果要將單元格中的公式打印出來(lái)，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來(lái)。

　　9，一次打印多個(gè)工作表

　　在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時(shí)，用鼠標在需要打印的工作表名稱(chēng)上單擊，即可選中多個(gè)連續(或不連續)的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來(lái)。在“打印內容”對話(huà)框中，選中“打印內容”下面的“整個(gè)工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表打印出來(lái)。

　　10，讓每一頁(yè)都打印出標題行

　　一個(gè)由多頁(yè)組成的表格，通常需要在每一頁(yè)上都打印出標題行：執行“文件”→“頁(yè)面設置”，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：ū:ū(這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)為每一頁(yè)加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁(yè)添加上列標題。

　　11，異地打印Excel表格

　　如果某臺電腦(A電腦)沒(méi)有安裝打印機，而另一臺有打印機的電腦(簡(jiǎn)稱(chēng)B電腦)上卻沒(méi)有安裝Excel，可這樣操作：先在A(yíng)電腦上安裝一下B電腦打印機的驅動(dòng)程序，再打開(kāi)需要打印的Excel工作簿，調出“打印內容”對話(huà)框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中“打印到文件”選項，并設置好其他選項，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話(huà)框中輸入一個(gè)文件名(如a.prn)后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn(保存在“我的文件”文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態(tài)下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以)，在文件所在的目錄中，執行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來(lái)。

　　12，讓工作表居中打印

　　有時(shí)，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會(huì )集中在紙張頂端，看起來(lái)很不美觀(guān)，但如果人工調整又非常麻煩。這時(shí)，只要選擇“文件”→“頁(yè)面設置”，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊“頁(yè)邊距”選項頁(yè)，如果希望工作表中的數據在左右頁(yè)邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節下勾選“水平”復選框即可;如果希望工作表中的數據在上下頁(yè)邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框，當然建議同時(shí)勾選這兩個(gè)復選項，這樣就美觀(guān)多了。

　　13，自動(dòng)避開(kāi)錯誤值打印

　　當工作表中存在公式時(shí)，有時(shí)難免會(huì )出現一些錯誤信息，當然不想在打印時(shí)將這些錯誤信息也顯示出來(lái)。選擇“文件”→“頁(yè)面設置”，單擊“工作表”標簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“<空白>”，這樣就不會(huì )將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來(lái)，而是只打印空白單元格。

　　14，打印公式原形

　　首先，需要在工作表中將公式顯示出來(lái)才行，在“工具”→“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項即可。然后選擇“文件”→“打印”，接著(zhù)單擊“選項”按鈕來(lái)選定區域、活動(dòng)工作表或整個(gè)工作簿。

　　15，調整打印機的分辨率

　　單擊“文件”→“打印”，在打開(kāi)的“打印內容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開(kāi)窗口的對話(huà)框下“打印質(zhì)量”下拉框中可以選擇一種點(diǎn)數較低的分辨率，例如360點(diǎn)/英寸，這樣打印起來(lái)速度就會(huì )快很多。

　　16，以草稿方式打印

　　以草稿方式打印工作表時(shí)，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的“按草稿方式”復選框。

　　17，以單色方式打印

　　如果工作表中有很多彩色格式設置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時(shí)就會(huì )自動(dòng)將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機設置框中的“單色打印”復選框。

　　18，不讓表頭到表格中

　　有時(shí)打印表格線(xiàn)時(shí)，經(jīng)常會(huì )把表頭也弄到表格里面。這時(shí)，可以選取表格中需要打印的區域(記住不要選擇表頭)，然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號，在出現的邊框樣式中選“所有框線(xiàn)”就行了。這樣，打印出來(lái)后，表頭就再也不會(huì )跑到表格里面去了。

　　19，快速打開(kāi)打印機窗口

　　Excel XP具有后臺打印功能，執行打印任務(wù)時(shí)，你可以在前臺繼續從事其他操作，而系統會(huì )在后臺進(jìn)行打印，狀態(tài)欄會(huì )顯示一個(gè)打印機圖標。此時(shí)，只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機圖標即可打開(kāi)打印機狀態(tài)窗口，從中可快速執行暫停、刪除打印等操作。

　　20，打印預覽的妙用

　　假設Excel的一個(gè)工作簿建有兩個(gè)工作表，現第二個(gè)工作表的頁(yè)碼要接著(zhù)第一個(gè)工作表的頁(yè)碼。只要選中第二個(gè)工作表，按“打印預覽”→“設置”，進(jìn)入“頁(yè)面設置”→“頁(yè)面”，最下面有一項“起始頁(yè)碼”，默認是自動(dòng)，現修改其默認值即可，如第一個(gè)工作表的結束頁(yè)碼是5，那么在起始頁(yè)碼中輸入6。

　　21，打印行號和列標

　　選擇“文件”→“頁(yè)面設置”命令，單擊“工作表”標簽，再選中“行號列標”復選框即可。

　　22，不打印圖形

　　對于一個(gè)圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過(guò)下面兩種方法來(lái)實(shí)現：(1)執行“工具”→“選項”，單擊“打印”標簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對象”復選框前面的對號去掉。(2)在“打印”對話(huà)框中，按下端的“選項”按鈕，即可單獨打開(kāi)“選項”對話(huà)框中的“打印”標簽，去掉“圖形對象”前面的對號去掉。

　　23，縱橫向紙張混合打印

　　有時(shí)，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時(shí)，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁(yè)(即需要橫向輸出的頁(yè))的開(kāi)頭，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，在“頁(yè)邊距”標簽下，將紙張類(lèi)型設置為“橫向”，按“應用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點(diǎn)之后”選項，確定退出;再將光標定位在后面需要恢復“縱向”輸出頁(yè)的開(kāi)頭，仿照上面的操作，將紙張類(lèi)型設置為“縱向”。

　　24，雙面打印

　　(1)在“打印”對話(huà)框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數頁(yè)”選項，“確定”打印，“奇數頁(yè)”打印完成后，將打印了內容的紙張翻過(guò)來(lái)裝入打印機(順序千萬(wàn)不要搞錯喲)，再將“偶數頁(yè)”打印上去就行了。(2)在“打印”對話(huà)框中，選中“人工雙面打印”選項，“確定”打印，“奇數頁(yè)”打印完成后，系統會(huì )彈出一個(gè)提示打印另一面的對話(huà)框，此時(shí)，將打印了“奇數頁(yè)”內容的紙張翻過(guò)來(lái)裝入打印機，按下上述對話(huà)框的“確定”按鈕，將“偶數頁(yè)”內容打印上去就好了。

　　小提示

　　如果打印機有夾紙的“不良”習慣，請采取前面的“打印指定頁(yè)面”的做法，一頁(yè)一頁(yè)實(shí)現雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠!

　　25，打印連續頁(yè)碼

　　默認情況下，打印Excel表格時(shí)，每個(gè)工作表中的表格頁(yè)碼都是從1開(kāi)始編號的。如果需要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個(gè)工作表的總頁(yè)數，接著(zhù)切換到第二個(gè)工作表。單擊“文件”→“頁(yè)面設置”，進(jìn)入“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項卡，再單擊“自定義頁(yè)眉”(或“自定義頁(yè)腳”)按鈕打開(kāi)對話(huà)框。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁(yè)碼]”放入框中。如果要讓第二個(gè)工作表的首頁(yè)碼接著(zhù)第一個(gè)工作表的尾頁(yè)碼，只須在“&[頁(yè)碼]”后輸入后者的總頁(yè)數(即尾頁(yè)碼，例如11)，使其變成“&[頁(yè)碼]+11”的樣子。如果必要，還可以在“&[頁(yè)碼]+15”前后加上“第”和“頁(yè)”字樣，使其變成“第&[頁(yè)碼]+11頁(yè)”。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁(yè)碼連續的多個(gè)工作表了。

　　小提示

　　采用上述方法打印連續頁(yè)碼時(shí)，“頁(yè)面設置”、“頁(yè)面”選項卡中的“起始頁(yè)碼”選項應為“自動(dòng)”。

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