項目管理的流程和方法

　　隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，項目管理的流程也在不斷變化，下面yjbys小編為大家準備了一些項目管理的流程和方法，歡迎閱讀。

　　1 如何計劃項目

　　一個(gè)項目的生命周期包括四個(gè)明顯的階段：(1)計劃階段;(2)組織階段;(3)實(shí)施階段;(4)完成階段。每一個(gè)階段都有其自身的目標、工作任務(wù)、工具和技能。項目經(jīng)理需要認識到這些目標，并隨時(shí)準備采取具體的行動(dòng)，而且在必要的情況下，還要運用每一套工具和技能。

　　在計劃階段，主要包括：(1)確定真正的問(wèn)題。(2)確定利益相關(guān)者。(3)設定項目目標。(4)隨時(shí)準備做出取舍。(5)細分項目的工作任務(wù)。其中確定真正的問(wèn)題是最關(guān)鍵的一步。利益相關(guān)者是指任何一個(gè)得益于項目結果的人。相關(guān)責任者、顧客、經(jīng)理和財務(wù)人員都是利益相關(guān)者，因此，由他們來(lái)判斷項目的成功與否。確定了利益相關(guān)者之后，你就可以清楚而詳細地說(shuō)明項目的最終成功對于他們意味著(zhù)什么。在這一階段，最重要的任務(wù)之一就是要把所有利益相關(guān)者的期望值變成一系列協(xié)調一致、容易管理的項目目標。還應盡量想辦法得到上級領(lǐng)導的支持。通常情況下，客戶(hù)或上級領(lǐng)導對于所需完成任務(wù)的結果都存在一種不切實(shí)際的幻想。而作為項目經(jīng)理，就必須對所有這些要求和資源進(jìn)行公平、合理地分配，否則所負責的項目就可能失敗。一般情況下，要經(jīng)過(guò)反復幾次協(xié)商才可能使項目所要完成的任務(wù)與所需的資源相匹配。

　　設定項目目標時(shí)，要盡量做到SMART，也就是目標應當是具體的、可測量的、以行動(dòng)為導向的、現實(shí)的、有時(shí)間限制的。在設定項目目標時(shí)，要牢記以下幾個(gè)方面：(1)質(zhì)量。確定幾個(gè)與項目有關(guān)的質(zhì)量標準，并確定如何測量及達到這些標準。(2)組織。確定項目的角色分工和任務(wù)分工以及彼此之間的關(guān)系，并保證為項目管理安排最為合適的人選。(3)溝通。要知道每一個(gè)利益相關(guān)者需要什么樣的信息，并知道如何傳達這些信息。(4)風(fēng)險。確定可能會(huì )影響項目的那些風(fēng)險，并估計一下應該采取什么樣的措施來(lái)應付。

　　時(shí)間、成本和質(zhì)量是決定你能否取得成功的3個(gè)最關(guān)鍵的變量。質(zhì)量=時(shí)間+成本。改變其中的任何一個(gè)變量，結果都會(huì )發(fā)生變化。比如，要縮短時(shí)間的話(huà)，那要么就降低質(zhì)量，要么增加成本。要學(xué)會(huì )如何在這三者之間進(jìn)行取舍也是項目管理的重要內容之一。一般情況下，一個(gè)工作分解結構包括3～6個(gè)細分級別。項目越復雜，細分級別就越多。一個(gè)普通項目一般不可能超過(guò)20個(gè)細分級別。經(jīng)常作估計可以降低風(fēng)險，是被廣泛認可的一種方法，但是要公開(kāi)做，還要把這么做的理由清楚地告訴利益相關(guān)者。

　　2 如何組織項目

　　有了計劃之后，就要開(kāi)始采取行動(dòng)了。在項目的組織階段，就要把所設計的計劃付諸實(shí)施。在這一階段，時(shí)間預測就變成了日程安排，活動(dòng)方案變成關(guān)鍵路徑，成本估算變成項目預算，而項目經(jīng)理要把項目組緊密團結在一起，收集所有相關(guān)資源，并和大家一同努力。因此，組織階段主要包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：(1)組建項目組。(2)制訂日程安排。(3)制訂預算。

　　2.1 組建項目組

　　估計項目所需技能是組織階段的開(kāi)始，這個(gè)估計是根據計劃階段對項目的結構分解。在計劃階段，已經(jīng)對所需要完成的任務(wù)和活動(dòng)進(jìn)行了最佳判斷。根據這個(gè)估計，目前的團隊可能并不具備項目所需的某些技能，因此要吸收一些具備這些技能的人員，他們可以是臨時(shí)工作人員，也可以是公司內部員工。

　　一般情況下，部分甚至全部項目組成員都要由項目經(jīng)理來(lái)確定，當然也可能安排一個(gè)項目經(jīng)理去領(lǐng)導一個(gè)項目組。而作為項目經(jīng)理，應先了解一下這個(gè)項目組成員分別具備哪些不同技能，然后根據技能與任務(wù)的最佳搭配關(guān)系進(jìn)行任務(wù)分配，并對那些有必要為完成項目而掌握一些額外技能的人進(jìn)行培訓。事實(shí)上，項目經(jīng)理和項目組成員都需要參加一些培訓來(lái)彌補技能上的不足，但是也要對所花費的時(shí)間和金錢(qián)進(jìn)行預算。

　　分配任務(wù)：如果已經(jīng)建立了項目組，如果項目經(jīng)理和項目組成員曾經(jīng)合作過(guò)、比較熟悉的話(huà)，那么可以根據組內成員的個(gè)人的能力分配任務(wù)。而如果是新手，則必須先對項目組成員進(jìn)行一番了解，然后再給他們分配任務(wù)。給一個(gè)新的項目分配任務(wù)時(shí)，可以采用以下方法：(1)列出所有項目組成員名單。(2)列出所有所需技能。(3)讓每一個(gè)團隊成員分別談?wù)勊麄兏髯缘募寄堋?4)對技能和任務(wù)進(jìn)行最佳分配。這種方法有利于促進(jìn)團隊溝通并增加團隊凝聚力。

　　2.2 制訂日程安排

　　在現實(shí)中，大多數項目都有固定的開(kāi)始和結束日期，但卻完全不考慮現有的資源。比如，雖然你希望馬上就開(kāi)始做項目，但至少還需兩周時(shí)間才能配齊所需的人員或材料。因此，制訂日程安排事關(guān)全局，而且每個(gè)項目都要有日程安排。制訂方法有：關(guān)鍵路徑法、流程圖、條形圖。

　　2.3 制訂預算

　　預算是指一個(gè)項目的財務(wù)計劃或者行動(dòng)計劃，也就是把計劃變成一些可測量的量的過(guò)程，這些可測量的量是指在特定時(shí)間內所需資源的成本和預計得到的回報。多數項目經(jīng)理在做項目預算時(shí)都會(huì )給自己留有余地。然而在有些行業(yè)(如非營(yíng)利性的資金贊助行業(yè))，其預算就不如其他行業(yè)那么靈活。在這種情況下，預算就是一紙契約，如果沒(méi)有事先征得同意，用于一個(gè)項目的資金不可以被挪用到另一個(gè)項目上去。 　　預算不僅要列出實(shí)施項目所需的全部成本，還要判斷項目的收益是否值得花費這些成本。在制訂預算時(shí)，應該問(wèn)的第一個(gè)問(wèn)題是：“在這個(gè)項目的實(shí)際執行過(guò)程中需要那些資源?”為了確定項目成本，應將其細分為以下幾類(lèi)：人員、差旅、培訓、辦公用品、住宿、調研、資本支出、管理等。預算，無(wú)論計劃得多么精心，它終究只是一個(gè)最大限度的估計。而在實(shí)際操作中，實(shí)際發(fā)生的費用會(huì )與最初的估計有些偏差。這時(shí)，要盡量在所規定的時(shí)間、所要求達到的質(zhì)量和全部可支配的資金所允許的范圍內靈活處理。

　　3 如何管理項目

　　把計劃付諸實(shí)施是項目實(shí)施階段的開(kāi)始，這就意味著(zhù)工作真正開(kāi)始了，項目的進(jìn)展情況是顯而易見(jiàn)的。但是這個(gè)階段也充滿(mǎn)了讓人感到乏味的細節，因此只有處理好這些細節問(wèn)題，才能使項目進(jìn)行得更加順利。

　　這些細節問(wèn)題包括：(1)不要偏離要徑;(2)作好授權的準備;(3)監控項目實(shí)施過(guò)程;(4)監控項目預算;(5)保證質(zhì)量管理;(6)向利益相關(guān)者報告項目進(jìn)展情況。

　　4 如何進(jìn)行問(wèn)題管理

　　大多數意外事件都可以迅速而有效地得到解決。除了無(wú)法預料的變化之外，項目經(jīng)理還經(jīng)常要面對一個(gè)內部壓力，即變更項目范圍。當利益相關(guān)者要求變更項目范圍時(shí)，應清楚地告訴他們這些變更會(huì )對項目成本、時(shí)間和質(zhì)量造成哪些影響。但要注意千萬(wàn)不要絞盡腦汁去解決那些超出項目范圍之外的問(wèn)題，即使是目前急需解決的問(wèn)題。時(shí)間延誤問(wèn)題管理：在項目管理過(guò)程中，最常見(jiàn)的一個(gè)問(wèn)題就是項目開(kāi)始落后于計劃。某種程度上的時(shí)間延誤是不可能避免的，但是一般情況下，可以采取一些補救措施，或者至少可以改善。人員問(wèn)題管理：人員問(wèn)題常常是項目經(jīng)理必須要面對的一個(gè)最棘手的問(wèn)題。因此，要隨時(shí)準備處理人員問(wèn)題，并立刻采取行動(dòng)，千萬(wàn)不能耽擱。

　　5 如何做好項目收尾工作

　　在項目完成后，除了慶祝外，還要進(jìn)行項目后評價(jià)，寫(xiě)總結報告。

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